Aperçu de l’outil IIF : trousse d’importation, exemples de fichiers et en-têtes

Format Interchange d’Intuit Les fichiers .IIF sont des fichiers de texte ASCII TSV (valeurs séparées par des tabulations) que QuickBooks Desktop utilise pour importer ou exporter des listes ou des opérations. Ces fichiers facilitent le transfert des données vers et depuis différentes plateformes afin de mieux gérer les dossiers de l’entreprise dans QuickBooks.

L’importation et l’exportation de fichiers .IIF dans QuickBooks Desktop sont faciles, car QuickBooks Desktop formate le fichier pour vous. Cependant, la création de fichiers .iif à partir de zéro ou l’adaptation de données d’un autre logiciel est techniquement complexe et peut être difficile si vous n’avez pas d’expérience dans le formatage de fichiers texte délimités. Cela permet de saisir plus rapidement et plus facilement les renseignements directement dans QuickBooks Desktop, à moins que vous n’ayez de très grandes quantités de données à importer.

Pour commencer, vous pouvez télécharger et installer la trousse d’importation .IIF pour gagner du temps et améliorer vos résultats. Vous pouvez également télécharger des exemples de fichiers .IIF pour vous entraîner ou les utiliser comme modèles pour importer des opérations dans QuickBooks.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre la trousse d’importation IIF
• Télécharger et installer la trousse d’importation .IIF
• Télécharger et utiliser des exemples de fichiers .IIF
• Comprendre les en-têtes .IIF
• Utiliser les en-têtes .IIF

La trousse d’importation IIF

Le Trousse d’importation QuickBooks IIF est un guide de référence pour la création et l’utilisation de fichiers d’importation .IIF. Il contient les éléments suivants :

• Manuel d’importation IIF : Un document .pdf qui décrit les pièges courants et les pratiques exemplaires de .iif.
• Aide de l’en-tête IIF : Les en-têtes de colonne utilisés pour importer les données de la liste.
• Fichiers d’exemple IIF : Un dossier qui contient des exemples d’opérations .iif propres à la version.

Télécharger et installer la trousse d’importation .IIF

1. Sélectionnez ce bouton pour lancer le téléchargement :
2. Sélectionnez le Enregistrer pour télécharger le fichier IIF_Import_Kit.zip sur votre bureau Windows.
3. Utiliser WinZip ou tout autre utilitaire de compression de fichier compatible pour extraire le contenu du fichier téléchargé. Le contenu sera automatiquement extrait dans un sous-dossier appelé Trousse d’importation .IIF.
4. Ouvrez le Trousse d’importation IIF pour afficher son contenu.

Note : Une trousse d’importation similaire pour importer des fichiers Microsoft Excel et CSV est également disponible.

Exemples de fichiers .IIF

Utiliser le fichier type

Recommandé : un programme de feuille de calcul qui prend en charge un format délimité par des tabulations, comme Microsoft Excel.

• Les données s’afficheront dans des colonnes plus faciles à lire et à modifier.
• L’ouverture des fichiers d’exemple dans n’importe quel éditeur de texte est beaucoup plus difficile.

Utilisez les exemples de fichiers .IIF comme modèles pour vos propres données.

• Le format .IIF doit être suivi à la lettre pour que vos opérations soient importées avec succès.
• L’utilisation des exemples de fichiers comme modèles vous donne une bonne longueur d’avance.

L’importation de fichiers IIF dans QuickBooks ne permet qu’une vérification limitée des erreurs.

• Un format incorrect peut entraîner une erreur ou les données seront importées incorrectement, sans erreur.
• Vérifiez toujours soigneusement vos données après l’importation pour vous assurer qu’elles sont complètes et exactes.

Chaque fichier .zip téléchargeable contient :

• Un ensemble complet d’exemples de fichiers IIF contenant uniquement des données d’opérations.
• Vous pouvez restaurer un exemple de sauvegarde de fichier d’entreprise dans QuickBooks pour vous exercer à importer des opérations.

Les téléchargements sont offerts en deux versions : l’une utilise la taxe de vente et l’autre non.

• Télécharger le fichier iif1.zip- Si vous avez le Préférences de taxe de vente ACTIVÉES
• Télécharger le fichier iif2.zip- Si vous avez le Préférences de taxe de vente DÉSACTIVÉES

Télécharger des exemples de fichiers

1. Sélectionnez le lien vers un exemple de fichier.
2. Sélectionner Enregistrer dans la fenêtre de téléchargement du fichier.
3. Enregistrez le fichier à un endroit pratique sur le disque dur de votre ordinateur, comme votre bureau.
4. Utiliser WinZip ou un utilitaire de compression de fichier compatible pour extraire le contenu du fichier téléchargé. Assurez-vous de noter dans quel dossier vous extrayez les fichiers afin de les retrouver.

Fichiers IIF individuels

• Contient un seul fichier .IIF et un fichier texte « Lisez-moi ».
• Contiennent à la fois les données d’opération et les données de liste associées (compte, client, article, etc.), ce qui montre comment vous pouvez combiner différents types de données dans un même fichier IIF.
• Peut être utilisé avec la sauvegarde du fichier de l’entreprise fictive pour s’exercer à importer. Téléchargez le fichier d’entreprise séparément et restaurez-le dans QuickBooks.

¹ Si la préférence Taxe de vente est activée dans votre fichier d’entreprise, téléchargez le fichier .iif avec la taxe même si vous ne facturez pas la taxe sur toutes vos opérations (entrez un zéro dans la colonne de taxe de vente pour les opérations sans taxe).

Note importante : Assurez-vous que tous les comptes de votre fichier .iif sont créés dans QuickBooks avant l’importation. Si vous importez une opération associée à un compte qui n’est pas déjà créé dans le fichier de données de QuickBooks, ce compte sera créé en tant que nouveau compte bancaire.

Comprendre les en-têtes .IIF

Les en-têtes de fichier d’un fichier IIF indiquent au programme comment importer le type de données qui suit (c.-à-d. une liste de clients ou une opération). Chaque en-tête définit précisément un champ dans le fichier d’entreprise. Les en-têtes de fichier sont dans des rangées qui commencent par un point d’exclamation. La première colonne de l’en-tête doit contenir un mot-clé.

Position de l’en-tête

Dans un fichier d’importation de liste, la ligne des en-têtes de fichier se trouve généralement sur la première ligne. Dans l’exemple ci-dessous pour une liste de clients, la ligne des en-têtes de fichier commence par !CUST.

Dans un fichier d’importation d’opérations, il y a généralement trois lignes d’en-tête de fichier qui occupent les première, deuxième et troisième lignes (lignes 1, 2 et 3 dans l’exemple ci-dessous). L’exemple ci-dessous montre une opération de chèque dans un fichier .IIF. Les lignes d’en-tête de fichier commencent par !TRNS, !SPL et !ENDTRNS.

Utiliser les en-têtes .IIF

L’orthographe et l’emplacement corrects de ces en-têtes de fichiers sont requis pour éviter les erreurs lors de l’importation. De plus, les en-têtes de fichier ne sont pas tous nécessaires dans un fichier .IIF pour importer des opérations dans QuickBooks. Plusieurs exemples sont disponibles dans la trousse d’importation .IIF. Pour en savoir plus

1. À partir de QuickBooks Aide menu, sélectionnez Aide de QuickBooks.
2. Sélectionnez l’onglet Rechercher.
3. Type Format de fichier IIF et sélectionnez le Commencer la recherche flèche.
4. Sélectionner Guide de référence pour importer des fichiers.

Lorsque vous exportez une liste d’une entreprise existante, QuickBooks crée un en-tête de fichier d’exportation :