Découvrez pourquoi vous devez utiliser des comptes de compensation dans vos systèmes comptables.
Dans notre monde de l’information en temps réel, réseauté et hautement connecté, vous pouvez imaginer que lorsque vous effectuez un paiement par carte de crédit, le montant est immédiatement transféré au marchand. Cependant, ce n’est généralement pas le cas.
Il faut en moyenne 2 à 3 jours pour que les fonds soient compensés dans les différents systèmes bancaires du monde. Plus il y a de parties entre une opération et plus l’opération peut prendre du temps.
Pour l’instant, si vous êtes un marchand de commerce électronique et que vous utilisez une passerelle de paiement pour percevoir l’argent de vos clients, qu’il s’agisse d’une carte de crédit ou d’un autre mode de paiement, il y a un délai de un à trois jours pour les fonds déposés dans votre compte bancaire. ,
À quoi ressemble un flux de travaux sans compte de compensation
- Un client finalise les paiements de votre panier d’achat.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
- Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport à votre compte bancaire. Le défi commence à ce stade (sauf si vous utilisez PayPal - Voir ci-dessous).
Avantages des flux de travaux avec PayPal
- Un client finalise les paiements de votre panier d’achat.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
- Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport au compte bancaire PayPal que vous avez configuré. Cela devrait être apparié automatiquement avec les connexions bancaires provenant de votre compte PayPal. Collaborez avec votre aide-comptable pour que vos flux de travaux facilitent cette tâche.
Dans les cas ci-dessus, les reçus des clients dans votre système comptable ne correspondront pas aux connexions bancaires. Si vous effectuez une vente le 30 novembre, l’argent pourrait ne pas être déposé dans votre compte bancaire avant le 2 décembre.
Un système comptable où la valeur en espèces de votre bilan ne correspond pas à celle du relevé de compte peut être difficile à gérer, de sorte que le temps nécessaire pour que la carte de crédit soit compensée. C’est pourquoi nous vous suggérons l’utilisation de comptes de compensation.
À quoi ressemble un flux de travaux avec un compte de compensation
- Un client finalise les paiements de votre panier d’achat.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
- Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport à votre compte de compensation de carte de crédit.
- Vous comptabilisez les reçus provenant de votre connexion bancaire par rapport à ce compte de compensation (rentrée d’argent, sortie d’argent).
Le solde du compte de compensation à la fin du mois serait composé de deux montants. Exécutez un bilan pour le voir.
Les montants sont indiqués comme payés dans votre panier d’achat qui n’a pas encore été reçu dans votre compte bancaire. Comme chèque, la période est normalement de 2 à 3 jours. La plupart des marchands facturent les frais du marchand séparément, au lieu de les compenser sur vos reçus.
S’il y a des écarts, il se pourrait que votre centre de services marchands fasse encore une compensation. Les rétrofacturations des clients ne sont pas toujours faciles à détecter. Le rapprochement du compte de compensation s’assure que vous en êtes conscient.
Ce n’est pas idéal, cependant. Le rapprochement des montants reçus sur votre relevé de compte par rapport aux ventes provenant de votre panier d’achat est un travail manuel considérable. Et les différentes dates ont également compliqué le problème de leur appariement.
Utilisez un compte de compensation. À la fin du mois, jetez un œil au solde. S’il est considérablement différent de celui des ventes sur 2 ou 3 jours, il vaut la peine d’examiner les pertes pour votre entreprise.