Pourquoi utiliser des comptes de compensation dans votre système comptable?

Apprenez pourquoi vous devez utiliser des comptes de compensation dans vos systèmes comptables.

Dans notre monde de l’information en temps réel, hautement connecté et en réseau, vous pourriez imaginer que lorsque vous effectuez un paiement sur une carte de crédit, le montant est immédiatement transféré au marchand. Toutefois, ce n’est généralement pas le cas.

Il faut en moyenne deux à trois jours pour que les fonds soient déposés dans les différents systèmes bancaires du monde. Plus il y a de parties entre les deux parties de l’opération, plus l’opération peut prendre de temps.

Pour l’instant, si vous êtes un marchand de commerce électronique et que vous utilisez une passerelle de paiement pour percevoir l’argent des clients, qu’il s’agisse d’une carte de crédit ou d’un autre mode de paiement, il y a un délai de 1 à 3 jours dans l’arrivée des fonds dans votre compte bancaire. . 

À quoi ressemble le flux de travaux sans compte de compensation

1. Un client consulte votre panier.
2. Vous produisez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
3. Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport à votre compte bancaire. C’est ici que commence le défi (sauf si vous utilisez PayPal – voir ci-dessous).

À quoi ressemble le flux de travaux avec PayPal

1. Un client consulte votre panier.
2. Vous produisez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
3. Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport au compte bancaire PayPal que vous avez configuré. Cela devrait s’apparier automatiquement avec les connexions bancaires provenant de votre compte PayPal. Travaillez avec votre aide-comptable pour que vos flux de travaux facilitent cette tâche.

Dans les cas ci-dessus, les reçus des clients dans votre système comptable ne correspondront pas aux connexions bancaires. Si vous effectuez une vente le 30 novembre, l’argent pourrait ne pas être dans votre compte bancaire avant le 2 décembre.

Un système comptable où la valeur en espèces de votre bilan n’est pas égale à celle du relevé de compte peut être difficile à travailler, de sorte que le temps nécessaire pour que la carte de crédit soit compensée peut être un problème. C’est pourquoi nous suggérons l’utilisation de comptes de compensation.

À quoi ressemble le flux de travaux avec un compte de compensation

1. Un client consulte votre panier.
2. Vous produisez une facture ou un reçu de vente qui augmente vos revenus et les comptes clients dans votre système comptable.
3. Vous payez la facture dans votre système comptable par rapport à votre compte de compensation de carte de crédit.
4. Vous marquez les reçus qui proviennent de votre connexion bancaire par rapport à ce compte de compensation - rentrée d’argent et sortie d’argent.

Le solde du compte de compensation à la fin du mois serait composé de deux montants. Exécutez un bilan pour le voir.

Les montants indiqués comme payés dans votre panier d’achat n’ont pas encore été reçus dans votre compte bancaire. En tant que chèque, il s’agit normalement de deux à trois jours de transaction. La plupart des marchands facturent les frais du marchand séparément, plutôt que de les déduire de vos reçus.

S’il y a des différences, il est possible que votre installation marchande soit encore en train d’effectuer une compensation. Les rétrofacturations des clients ne sont pas toujours faciles à détecter. Le rapprochement des comptes de compensation permet de s’assurer que vous les connaissez.

Ce n’est pas l’idéal, cependant. Il y a beaucoup de travail manuel à faire pour rapprocher les montants que vous recevez sous forme de reçus sur votre relevé bancaire par rapport aux ventes de votre panier d’achat. Et les dates différentes aggravent également le problème de l’appariement de ces rabais.

Utilisez un compte de compensation. À la fin du mois, jetez un coup d’œil au solde. Si les ventes diffèrent considérablement des ventes sur deux ou trois jours, il vaut la peine d’y jeter un coup d’œil pour vérifier les fuites dans votre entreprise.