Configurer et enregistrer les dons en nature dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment configurer et enregistrer des dons en nature dans QuickBooks en ligne.

Un don en nature est un service ou un bien donné à une organisation. Il peut s’agir de services d’impression, de fournitures de bureau, d’espaces loués ou de services professionnels. Cela vous prépare à enregistrer les dons en nature et autres dons de bienfaisance.

Note : Revérifiez auprès de votre comptable si un don doit être comptabilisé comme étant en nature.

Configurer des dons en nature

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez créer un compte de revenus et un compte de compensation dans votre plan comptable.

Étape 1 : Vérifier si vous avez déjà un compte de dons en nature

Assurez-vous de ne pas avoir déjà un compte de dons en nature dans votre plan comptable afin d’éviter les doublons.

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Dans le champ Filtrer par nom ou par numéro, saisissez Dons en nature.
3. Si aucun compte ne s’affiche, vous pouvez maintenant créer un compte de dons en nature.
   Note : Si vous voyez un compte nommé « Dons en nature », votre plan comptable est déjà configuré.

Étape 2 : Créer un compte de dons en nature

Si vous avez déjà un compte de dons en nature, vous n’avez plus besoin d’en créer un. Vous pouvez sauter cette étape et passer à l’étape 3.

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼, sélectionnez Revenus.
4. Dans la liste déroulante Sous-type ▼, sélectionnez Revenu autre que les profits.
5. Dans le champ Nom, saisissez Dons en nature.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Créer un compte de compensation

Pour faire le suivi de vos dons en nature, créez un compte de compensation. Cela vous aide à enregistrer vos reçus de vente ou vos paiements de factures pour dons en nature.

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼, sélectionnez Banque.
4. Dans la liste déroulante Sous-type ▼, sélectionnez Chèques.
5. Dans le champ Nom, saisissez Compensation des dons en nature.
6. Dans le champ Solde, saisissez le montant du solde d’ouverture. Sélectionnez ensuite la date de début dans le champ En date du.
   Note : Le solde peut être 0 $ CA.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Créer un article de produit ou de service

Créez un produit ou un service pour chaque don en nature que vous recevez et faites un suivi précis de ce que vous avez. Cela vous permet d’enregistrer des dons en nature dans vos documents comptables pour obtenir un rapport financier plus détaillé. 

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau, puis Service.
3. Dans le volet Info sur le produit/service, ajoutez un nom et une description pour les ventes, les promesses de don ou les reçus de don.
4. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez le compte de revenus de dons en nature que vous avez créé.
5. Sous Renseignements sur l’achat, cochez la case J’achète ce produit/service d’un fournisseur.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comptabiliser les dons en nature

Pour comptabiliser les dons en nature, vous pouvez créer un reçu de vente et une facture à payer, puis les marquer comme étant compensés.

Note : Si vous recevez des immobilisations corporelles comme des véhicules, des ordinateurs ou des terrains, utilisez un compte de dépenses ou d’immobilisations corporelles sur la facture. Vous pouvez consulter votre comptable si vous n’êtes pas certain qu’un article est une immobilisation corporelle.

Étape 1 : Créer un reçu de vente

1. Allez à + Nouveau et sélectionnez Reçu de vente.
2. Dans la liste déroulante Clients▼, sélectionnez un client.
   Note : Si vous n’avez pas encore configuré votre client, sélectionnez + Ajouter.
3. Dans le champ Date du reçu de vente, saisissez la date du don.
4. Dans la liste déroulante Déposer sur ▼, sélectionnez le compte bancaire Compensation des dons en nature que vous avez créé.
5. Dans la liste déroulante Produit/service ▼, sélectionnez le don en nature. Ensuite, ajoutez une description dans le champ Description.
6. Dans le champ Montant, saisissez la juste valeur marchande (JVM) du don.
   Note : Si vous n’êtes pas certain de la juste valeur marchande du don, consultez votre comptable.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Créer une facture à payer

1. Allez à + Nouveau et sélectionnez Facture à payer.
2. Dans la liste déroulante Fournisseur ▼, sélectionnez le nom du donateur.
   Note : Si vous n’avez pas configuré le nom de votre donateur dans la liste de fournisseurs, sélectionnez + Ajouter.
3. Dans la section Détails des articles, sélectionnez le don en nature dans la liste déroulante Produit/service ▼.
4. Dans le champ Montant, saisissez la juste valeur marchande (JVM) du don.
   Note : Si vous n’êtes pas certain de la juste valeur marchande du don, consultez votre comptable.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Marquer la facture à payer comme étant compensée

1. Allez à + Nouveau et sélectionnez Payer les factures.
2. Dans la liste déroulante Compte de paiement ▼, sélectionnez Compensation des dons en nature.
3. Cochez la case correspondant à la facture à payer que vous avez créée.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.