Faire le suivi manuel des prêts dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment configurer des comptes pour vos prêts et en faire le suivi manuellement dans QuickBooks Desktop pour Windows.

Les prêts en espèces et en nature, comme les véhicules et le matériel de bureau, sont des passifs pour votre entreprise. QuickBooks vous permet de faire le suivi du montant du prêt et d’enregistrer vos paiements afin que vous puissiez garder le contrôle. Nous allons vous montrer comment procéder.

Note : Si vous voulez faire le suivi de vos prêts et recevoir des rappels sur les paiements à venir, vous pouvez faire le suivi et gérer vos prêts avec le gestionnaire de prêts de QuickBooks.

QuickBooks Desktop pour Windows

Commencez à faire le suivi de vos prêts dans QuickBooks Desktop pour Windows.

Étape 1 : Configurer un compte de passif

Lorsque vous enregistrez un prêt dans QuickBooks, vous devez sélectionner un compte de passif pour ce prêt. Voici comment configurer un compte de passif pour votre prêt.

1. Aller à Listes menu, puis sélectionnez Plan comptable.
2. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Autres types de comptes, puis sélectionnez le type de compte approprié pour votre prêt :
   • Autres passifs à court terme : Utilisez-le pour les prêts à court terme payables sur plus d’un an.
   • Passif à long terme : Utilisez-le pour les prêts à long terme payables sur une longue période.
4. Sélectionnez Continuer.
5. Saisissez le nom et le numéro du compte.
6. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Configurer le fournisseur (banque ou société de prêt)

Créez un nouveau fournisseur pour la banque ou l’entreprise dont vous avez besoin pour payer le prêt.

1. Aller à Fournisseurs menu, puis sélectionnez Centre fournisseurs.
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque ou de l’entreprise qui doit rembourser le prêt.
4. (Facultatif) Saisissez d’autres détails sur le fournisseur, comme le numéro de téléphone et l’adresse courriel.
5. Sélectionnez OK.

Étape 3 : Configurer un compte de dépenses

Créez un compte de dépenses pour faire le suivi des paiements d’intérêts ou des frais.

1. Aller à Listes menu, puis sélectionnez Plan comptable.
2. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionner Dépense, puis Continuer.
4. Saisissez le nom du compte pour les paiements d’intérêts ou les frais.
5. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Enregistrer le montant du prêt

Maintenant que vous avez un compte de passif pour le prêt, voici comment enregistrer le montant du prêt.

Prêts en espèces

1. Aller à Banque menu, puis sélectionnez Faire des dépôts.
2. Si la fenêtre Paiements à déposer s’ouvre, sélectionnez Annuler.
3. Dans la fenêtre Faire des dépôts :
   1. Dans le Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel déposer le prêt.
   2. Vérifiez le Date et saisissez un facultatif Mémo.
   3. Dans le Du compte, sélectionnez le compte de passif que vous avez créé à l’étape 1.
   4. Dans le Montant, saisissez le montant du prêt.
   5. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Prêts autres qu’en espèces

1. Créez un compte d’actif.
   1. Aller à Listes menu, puis sélectionnez Plan comptable.
   2. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
   3. Sélectionnez le type de compte pour votre prêt autre qu’en espèces :
      • Immobilisation corporelle : Utilisez cette option pour les articles qui ont une valeur utile pendant plus d’un an (véhicules, immeubles, etc.)
      • Autres actifs à court terme : Utilisez-le pour les articles ayant une valeur qui peuvent être convertis en espèces (comme les dépenses payées d’avance)
      • Autre actif : Utilisez cette option pour les articles qui ne sont pas des immobilisations corporelles ou des autres actifs à court terme.
   4. Sélectionnez Continuer.
   5. Saisissez le nom et le numéro du compte.
   6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.
2. Saisissez une écriture de journal.
   
   1. Aller à Entreprise menu, puis sélectionnez Faire des écritures de journal général.
   2. Saisissez le Date et journal Nº d’entrée.
   3. Sélectionnez la première ligne et débitez le compte de prêt.
   4. Sélectionnez la deuxième ligne et créditez le compte de passif.
   5. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Enregistrer les remboursements du prêt