Faire le suivi manuel des prêts dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment configurer des comptes pour vos prêts et en faire le suivi manuellement dans QuickBooks Desktop.

Les prêts en espèces et en nature, comme les véhicules et le matériel de bureau, sont des passifs pour votre entreprise. QuickBooks vous permet de faire le suivi du montant du prêt et d’enregistrer vos paiements afin que vous puissiez garder vos paiements à jour et ne jamais en manquer un. Voici comment procéder.

Note : Si vous voulez faire le suivi de vos prêts et recevoir des rappels sur les paiements à venir avec le gestionnaire de prêts de QuickBooks.

Commencez à faire le suivi de vos prêts dans QuickBooks Desktop.

Étape 1 : Configurer un compte de passif

Configurez un compte de passif pour votre prêt. Vous en aurez besoin lorsque vous enregistrerez le montant de votre prêt et vos paiements.

1. Allez au menu Listes et sélectionnez Plan comptable ou appuyez sur les touches Ctrl  +  A de votre clavier.
2. Sélectionnez la liste déroulante Compte ▼ , puis sélectionnez Nouveau ou appuyez sur les touches Ctrl  +  N de votre clavier.
3. Sélectionnez Autres types de comptes, puis sélectionnez le type de compte pour votre prêt :
   • Sélectionnez Autre passif à court terme pour les prêts qui sont payables dans un délai d’un an.
   • Sélectionnez Passif à long terme pour les prêts remboursables sur plus d’un an.
4. Sélectionnez Continuer.
5. Remplissez les champs Nº de compte et Nom du compte .
   Notes :
   • Vous pouvez cocher la case Compte rattaché si vous voulez lier le compte à un compte existant.
   • Vous pouvez remplir les champs de la section FACULTATIF si vous voulez ajouter des renseignements pour faciliter le suivi.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Configurer un fournisseur

Créez un fournisseur pour la banque ou la société de prêt dont vous avez besoin pour payer le prêt.

1. Allez au menu Fournisseurs et sélectionnez Centre fournisseurs.
2. Sélectionnez la liste déroulante Nouveau fournisseur ▼ , puis sélectionnez Nouveau fournisseur.
3. Dans le champ NOM DU FOURNISSEUR , saisissez le nom de la banque ou de la société de prêt que vous devez payer pour le prêt.
   Notes :
   • Vous pouvez saisir un solde d’ouverture pour en faciliter le suivi.
   • Vous pouvez saisir d’autres détails sur le fournisseur lorsque vous sélectionnez Info sur l’adresse, Paramètres de paiementet autres onglets dans le menu de gauche.
4. Sélectionnez OK.

Étape 3 : Configurer un compte de dépenses

Créez un compte de dépenses pour faire le suivi des paiements d’intérêts ou des frais associés au prêt.

1. Allez au menu Listes et sélectionnez Plan comptable ou appuyez sur les touches Ctrl  +  A de votre clavier.
2. Sélectionnez la liste déroulante Compte ▼ , puis sélectionnez Nouveau ou appuyez sur les touches Ctrl  +  N de votre clavier.
3. Sélectionnez Dépense, puis sélectionnez Continuer.
4. Remplissez le champ Nom du compte .
   Notes :
   • Vous pouvez cocher la case Compte rattaché si vous voulez lier le compte à un compte existant.
   • Vous pouvez remplir les champs de la section FACULTATIF si vous voulez ajouter des renseignements pour faciliter le suivi.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Enregistrer le montant du prêt

Enregistrez le montant du prêt et associez-le au compte de passif que vous avez créé à l’étape 1.

Prêts en espèces

1. Allez au menu Banque et sélectionnez Faire des dépôts.
2. Si la fenêtre Paiements à déposer s’ouvre, sélectionnez Annuler pour la fermer.
3. Sélectionnez la liste déroulante Déposer sur ▼ , puis sélectionnez le compte dans lequel vous voulez déposer le prêt.
4. Sélectionnez la date à laquelle vous avez reçu le prêt en espèces. Vous pouvez également saisir une note facultative dans le champ Mémo .
5. Dans la colonne DU COMPTE , saisissez le nom du compte de passif que vous avez créé à l’étape 1.
   Note : Vous pouvez également utiliser la liste déroulante ▼ pour sélectionner une option.
6. Dans la colonne MONTANT , saisissez le montant du prêt. Vous pouvez également remplir d’autres champs pour faciliter le suivi.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Prêts autres qu’en espèces

Vous devrez créer un compte d’actif et une écriture de journal pour les prêts autres qu’en espèces.

1. Créer un compte d’actif
   1. Allez au menu Listes et sélectionnez Plan comptable ou appuyez sur les touches Ctrl  +  A de votre clavier.
   2. Sélectionnez la liste déroulante Compte ▼ , puis sélectionnez Nouveau ou appuyez sur les touches Ctrl  +  N de votre clavier.
   3. Sélectionnez le type de compte d’actif pour votre prêt autre qu’en espèces :
      • Sélectionnez Immobilisations corporelles (achats majeurs) pour les articles qui ont une valeur utile pendant plus d’un an, comme les bâtiments, les terrains, la machinerie et l’équipement, ou les véhicules.
      • Sélectionnez Autres types de comptes, puis sélectionnez Autres actifsà court terme pour les articles que vous pouvez convertir en espèces ou utiliser dans un délai d’un an.
      • Sélectionnez Autres types de comptes, puis sélectionnez Autre actif pour les articles qui ne sont pas des immobilisations corporelles ou des actifs à court terme.
   4. Sélectionnez Continuer.
   5. Remplissez les champs Nº de compte et Nom du compte .
      Notes :
      • Vous pouvez cocher la case Compte rattaché si vous voulez lier le compte à un compte existant.
      • Vous pouvez remplir les champs de la section FACULTATIF si vous voulez ajouter des renseignements pour faciliter le suivi.
   6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
2. Créer une écriture de journal.
   1. Allez au menu Entreprise , puis sélectionnez Écritures de journal général.
   2. Saisissez la DATE et le Nº D’INSCRIPTION. champs.
   3. Sélectionnez la première ligne. Dans la colonne COMPTE , saisissez le nom du compte d’actif que vous avez créé précédemment.
   4. Dans la colonne DÉBIT, saisissez le montant du prêt.
   5. Sélectionnez la deuxième ligne. Dans la colonne COMPTE, saisissez le nom du compte de passif que vous avez créé à l’étape 1.
   6. Si la colonne CRÉDIT n’est pas remplie automatiquement, saisissez le montant du prêt.
   7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Enregistrer les paiements de prêt

Suivez ces étapes pour enregistrer vos paiements de prêt.

1. Allez au menu Banque et sélectionnez Faire des chèques ou appuyez sur les touches Ctrl  +  W de votre clavier.
2. Dans la liste déroulante COMPTE BANCAIRE  ▼ , sélectionnez le compte bancaire que vous voulez utiliser pour rembourser le prêt.
3. Vérifiez les détails dans le champ No.et Date . Vous pouvez les modifier au besoin.
4. Dans la liste déroulante PAYER À LA COMMANDE DE ▼ , sélectionnez le fournisseur que vous avez créé à l’étape 2.
5. Dans le champ $ , saisissez le paiement pour le montant du capital.
   Note : Cela remplit automatiquement le champ MONTANT dans l’onglet Dépenses.
6. Dans l’onglet Dépenses , sélectionnez la première ligne, puis sélectionnez le champ COMPTE .
7. Saisissez le nom du compte de passif que vous avez créé à l’étape 1.
   Note : Vous pouvez également utiliser la liste déroulante ▼ pour sélectionner une option.
8. Sélectionnez la deuxième ligne. Dans le champ COMPTE , saisissez le nom du compte de dépenses que vous avez créé à l’étape 3.
9. Saisissez le montant du paiement pour les intérêts du prêt.
   Note : Si vous voulez que QuickBooks enregistre les paiements à intervalles réguliers pour ce prêt, suivez ces étapes :
   1. Sélectionnez Mémoriser.
   2. Dans la fenêtre Mémoriser l’opération, définissez vos préférences.
   3. Sélectionnez OK.
10. Sélectionnez Enregistrer et fermer.