Clôturer les comptes dans Quickbooks Desktop

Apprenez comment fermer vos documents comptables dans QuickBooks Desktop.

Dans QuickBooks Desktop, vous n’avez pas à vous soucier de fermer vos documents comptables à la fin de chaque exercice. QuickBooks effectue des rajustements automatiques en préparation pour l’année à venir.

Les rajustements de fin d’année effectués automatiquement par QuickBooks

QuickBooks effectue certains rajustements de fin d’année en fonction du mois de début de votre exercice.

• QuickBooks rajuste vos comptes de revenus et de dépenses à la fin de l’année pour les annuler afin que vous commenciez votre nouvel exercice avec un revenu net nul.
• QuickBooks effectue une écriture de rajustement de votre revenu net. Par exemple, si votre bénéfice de l’année est de 12 000 $, la section des capitaux propres de votre bilan affiche une ligne pour un revenu net de 12 000 $ au dernier jour de votre exercice.
• Au premier jour du nouvel exercice, QuickBooks augmente votre compte de capital de bénéfices non répartis d’un montant équivalent au revenu net de l’année précédente et soustrait votre revenu net du même montant. Ainsi, vous commencez chaque nouvel exercice avec un revenu net de zéro.

Avantages de la fermeture des documents comptables

Accès restreint : Vous pouvez créer un mot de passe de date de fermeture pour restreindre l’accès aux données de la période comptable précédente, y compris les détails de chaque opération. Un utilisateur doit connaître le mot de passe associé à la date de fermeture et disposer des autorisations nécessaires pour modifier ou supprimer une opération faisant partie d’une période fermée.

Déclaration : Toute modification apportée après la date de clôture aux opérations datées avant ou à la date de clôture figurera dans le rapport Exceptions à la date de clôture. Pour exécuter le rapport :

1. Allez au menu Rapports .
2. Sélectionnez Comptable et impôts , puis sélectionnez Fermeture du rapport Exceptions aux données .
3. L’ historique des dates de fermeture affiche les dates de fermeture actuelles et passées, ainsi que l’utilisateur qui les a configurées.

Avantages de ne pas fermer vos documents comptables

Détail : Accès facile aux données de l’an dernier, y compris les détails de chaque opération.

Rapports : Vous pouvez créer des rapports comparatifs entre l’année en cours et l’année précédente.

Écritures de clôture

Les écritures de clôture sont des écritures effectuées à la fin de l’exercice pour transférer le solde des comptes de revenus et de dépenses aux bénéfices non répartis. L’objectif est de mettre à zéro vos comptes de revenus et de dépenses, puis d’ajouter le revenu net de votre exercice aux bénéfices non répartis.

Les écritures de clôture sont effectuées après que vous avez enregistré toutes les écritures de rajustement. Une fois les documents comptables fermés, vous n’êtes pas censé saisir une entrée pour cet exercice. Certains programmes vous interdisent de faire une entrée même si cette entrée corrige ou rend vos documents comptables plus exacts. QuickBooks Desktop vous permet de saisir des opérations qui ont une incidence sur le solde de l’exercice fermé, mais il vous indiquera que cette option n’est pas recommandée ou qu’il vous demandera le mot de passe associé à la date de fermeture (si vous en avez configuré un).

QuickBooks Desktop n’a pas d’opération réelle pour les écritures de clôture qu’il crée automatiquement. Le programme calcule les rajustements lorsque vous exécutez un rapport (par exemple, Rapport éclair sur les bénéfices non répartis), mais vous ne pouvez pas « QuickZoom » sur ces opérations, contrairement aux rajustements manuels que vous avez enregistrés.