Clôturer vos comptes dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment fermer vos documents comptables dans QuickBooks Desktop.

Dans QuickBooks Desktop, vous n’avez pas à vous préoccuper de la fermeture de vos documents comptables à la fin de chaque exercice. QuickBooks crée des rajustements automatiques en prévision de l’année à venir.

Rajustements de fin d’année effectués automatiquement par QuickBooks

QuickBooks effectue certains rajustements de fin d’exercice en fonction du mois de début de votre exercice.

• QuickBooks rajuste vos comptes de revenus et de dépenses à la fin de l’exercice pour les mettre à zéro afin que vous commenciez votre nouvel exercice avec un revenu net nul.
• QuickBooks ajoute une écriture de rajustement à votre revenu net. Par exemple, si votre profit pour l’exercice est de 12 000 $, la section des capitaux propres de votre bilan affiche une ligne pour un revenu net de 12 000 $ le dernier jour de votre exercice.
• Le premier jour du nouvel exercice, QuickBooks augmente votre compte capital de bénéfices non répartis du revenu net de l’exercice précédent et diminue votre revenu net du même montant. De cette façon, vous commencez chaque nouvel exercice avec un revenu net de zéro.

Avantages de la fermeture des documents comptables

Accès restreint : Vous pouvez créer un mot de passe pour la date de clôture afin de restreindre l’accès aux données de la période comptable précédente, y compris les détails de chaque opération. Un utilisateur doit connaître le mot de passe associé à la date de fermeture et disposer des autorisations appropriées pour modifier ou supprimer une opération dans une période fermée.

Rapports : Toutes les modifications apportées après la date de clôture aux opérations datées à ou avant la date de clôture apparaîtront dans le rapport Exceptions à la date de clôture. Pour exécuter le rapport :

1. Aller à Rapports menu.
2. Sélectionner Comptable et impôts, puis sélectionnez Fermeture du rapport Exceptions aux données.
3. Le Historique de la date de fermeture indique les dates de fermeture actuelles et passées ainsi que l’utilisateur qui les a configurées.

Avantages de ne pas fermer vos comptes

Détails : Accès facile aux données de l’an dernier, y compris les détails de chaque opération.

Rapports : Vous pouvez créer des rapports comparatifs entre l’année en cours et l’année précédente.

Écritures de clôture

Les écritures de clôture sont des écritures effectuées à la fin de l’exercice pour transférer le solde des comptes de revenus et de dépenses aux bénéfices non répartis. L’objectif est de mettre à zéro vos comptes de revenus et de dépenses, puis d’ajouter le revenu net de votre exercice aux bénéfices non répartis.

Les écritures de clôture sont créées après avoir enregistré toutes les écritures de rajustement. Une fois que les documents comptables sont fermés, vous n’êtes pas censé saisir d’entrées pour cet exercice. Certains programmes vous interdisent d’effectuer une entrée, même si cette entrée corrige ou rend vos documents comptables plus précis. QuickBooks Desktop vous permet de saisir des opérations qui affectent le solde de l’exercice clôturé, mais il vous dira que ce n’est pas recommandé ou vous demandera le mot de passe de la date de clôture (si vous en avez configuré un).

QuickBooks Desktop n’a pas d’opération réelle pour les écritures de clôture qu’il crée automatiquement. Le programme calcule les rajustements lorsque vous exécutez un rapport (par exemple, Rapport éclair sur les bénéfices non répartis), mais vous ne pouvez pas effectuer un zoom rapide sur ces opérations, contrairement aux rajustements manuels que vous avez enregistrés.