Apprenez comment fermer vos documents comptables dans QuickBooks Desktop.
Dans QuickBooks Desktop, vous n’avez pas à vous soucier de fermer vos documents comptables à la fin de chaque exercice. QuickBooks crée des rajustements automatiques en prévision de l’année à venir.
Rajustements de fin d’année effectués automatiquement par QuickBooks
QuickBooks effectue certains rajustements de fin d’exercice en fonction du mois de début de votre exercice.
- QuickBooks rajuste vos comptes de revenus et de dépenses à la fin de l’année pour les mettre à zéro afin que vous commenciez votre nouvel exercice avec un revenu net nul.
- QuickBooks fait une écriture de rajustement à votre revenu net. Par exemple, si votre bénéfice pour l’exercice était de 12 000 $, la section des capitaux propres de votre bilan affiche une ligne pour un revenu net de 12 000 $ le dernier jour de votre exercice.
- Le premier jour du nouvel exercice, QuickBooks augmente votre compte de capitaux propres de bénéfices non répartis du revenu net de l’exercice précédent et réduit votre revenu net du même montant. Ainsi, vous commencez chaque nouvel exercice avec un revenu net de zéro.
Avantages de la fermeture des documents comptables
Droits d’accès restreints : Vous pouvez créer un mot de passe de date de clôture pour restreindre l’accès aux données de la période comptable précédente, y compris les détails de chaque opération. Un utilisateur doit connaître le mot de passe associé à la date de clôture et avoir les autorisations appropriées pour modifier ou supprimer une opération qui appartient à une période fermée.
Rapports : Toute modification apportée après la date de fermeture à des opérations datées avant ou à la date de fermeture apparaîtra dans le rapport Exceptions à la date de fermeture. Pour exécuter le rapport :
- Allez à Rapports menu.
- Sélectionner Comptable et taxes, puis sélectionnez Rapport Exceptions à la clôture des données,
- Le Historique de la date de clôture affiche les dates de clôture actuelles et passées ainsi que l’utilisateur qui les a fixées.
Avantages de ne pas fermer vos documents comptables
Détails : Accédez facilement aux données de l’an dernier, y compris les détails de chaque opération.
Rapports : Vous pouvez créer des rapports comparatifs entre l’année en cours et l’année précédente.
Écritures de clôture
Les écritures de clôture sont des écritures effectuées à la fin de l’exercice pour transférer le solde des comptes de revenus et de dépenses aux bénéfices non répartis. L’objectif est de mettre à zéro vos comptes de revenus et de dépenses, puis d’ajouter le revenu net de votre exercice aux bénéfices non répartis.
Les écritures de clôture sont effectuées après que vous ayez enregistré toutes les écritures de rajustement. Une fois les comptes clôturés, vous n’êtes pas censé saisir une écriture pour cet exercice. Certains programmes vous interdisent de faire des écritures même si cette écriture corrige ou rend vos documents comptables plus exacts. QuickBooks Desktop vous permet de saisir des opérations qui affectent le solde de l’exercice fermé, mais il vous indiquera que ce n’est pas recommandé ou vous demandera le mot de passe de la date de fermeture (si vous en configurez un).
QuickBooks Desktop n’a pas d’opération réelle pour les écritures de clôture créées automatiquement. Le programme calcule les rajustements lorsque vous exécutez un rapport (par exemple, QuickRapport sur les bénéfices non répartis), mais vous ne pouvez pas « QuickZoom » sur ces opérations, contrairement aux rajustements manuels que vous avez consignés.