Résoudre les problèmes courants lors de l’application d’un paiement à une facture

Apprenez-en plus sur les différents processus impliqués dans les paiements dans QuickBooks Desktop (tels que les modes de paiement multiples, la réapplication des paiements, le remboursement des paiements et plus).

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Utiliser plusieurs modes de paiement pour une facture
• Corriger et appliquer de nouveau les paiements qui ont été appliqués à la mauvaise facture
• Utiliser un paiement déposé directement dans un compte bancaire pour payer une facture impayée
• Appliquer un paiement d’un client qui a des factures dans plus d’un compte client
• Modifier un paiement de client qui a été enregistré incorrectement
• Rembourser un paiement pour permettre à un client de payer avec un autre mode de paiement
• Votre client a payé votre fournisseur directement pour les matériaux que vous avez utilisés pour lui fournir un service.

Utiliser plusieurs modes de paiement pour une facture

Suivez ces étapes si vous devez appliquer plusieurs modes de paiement (carte de crédit, argent comptant, chèque, etc.) à une facture.

1. Créez un paiement en espèces.
   1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
   2. Sélectionnez le Article menu déroulant et sélectionnez Nouvel article (Ctrl+N).
   3. Pour Type d’article, sélectionnez Paiement.
   4. Le Nom/Numéro de l’article champ, type Paiement en espèces.
   5. Sélectionnez le bouton radio pour Regrouper avec d’autres fonds non déposés si vous voulez que le paiement soit versé dans votre compte Fonds non déposés. Sinon, sélectionnez le Déposer sur bouton radio et à partir de la liste déroulante, sélectionnez le compte bancaire dans lequel vous voulez déposer le paiement.
   6. Sélectionnez OK.
      
2. Créez la facture.
   1. À partir du Clients, sélectionnez Créer des factures.
   2. Le Client : Projet, sélectionnez un client ou un projet de client. Si le client ou le projet ne figure pas encore dans la liste, vous pouvez sélectionner Ajouter.
   3. Indiquez les renseignements pertinents dans le haut du formulaire, comme Date, Nº de facture , Facturer à/Vendu à, et Conditions.
   4. Dans la zone des détails, sélectionnez le(s) article(s).
      Note : Vous devez utiliser deux lignes distinctes pour les articles qui seront payés en espèces et par carte de crédit.
   5. Sélectionnez l’élément Paiement en espèces que vous avez créé à l’étape 1. Dans la colonne Montant, saisissez le montant du ou des articles qui seront payés en espèces. Notez que le paiement en espèces affichera un montant négatif et que Total et Solde à payer est égal au montant qui sera payé par carte de crédit.
   6. Sélectionner Enregistrer et fermer.
      
3. Enregistrer le paiement
   1. À partir du Clients, sélectionnez Recevoir des paiements.
   2. Le Reçu de, sélectionnez le client ou le projet du client.
   3. Saisissez le montant.
   4. Assurez-vous que la date est correcte.
   5. (Facultatif) Saisissez le Référence ou Nº de chèque .
   6. Choisissez la carte de crédit appropriée pour le mode de paiement.
   7. Choisissez la ou les factures que vous allez payer par carte de crédit.
   8. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Corriger et appliquer de nouveau les paiements qui ont été appliqués à la mauvaise facture

Si vous configurez QuickBooks pour appliquer automatiquement les paiements, vos paiements seront automatiquement reportés sur la facture impayée la plus ancienne. Certaines entreprises voudront peut-être pas que les paiements s’affichent dans cet ordre. Les étapes suivantes appliqueront de nouveau les paiements aux bonnes factures sans incidence sur votre rapprochement.

1. Ouvrez la facture à laquelle le paiement n’aurait pas dû être appliqué.
2. Aller à Rapports et sélectionnez Historique des opérations.
   
3. Dans la fenêtre Historique des opérations, sélectionnez le paiement et sélectionnez Aller à.
4. Dans la fenêtre Paiement du client, supprimez coche(s) de la ou des factures auxquelles le paiement n’aurait pas dû être appliqué.
   Note : Au besoin, vous pouvez modifier le montant dans la colonne Paiement en cliquant sur le montant.
5. Cochez la ou les factures auxquelles le paiement doit être appliqué.
6. Sélectionner Enregistrer et nouveau.
7. Cela appliquera le paiement à la ou aux factures que vous avez sélectionnées et le supprimera de la facture initiale à laquelle il était appliqué.

Pour empêcher QuickBooks de demander automatiquement des paiements, vous devez définir vos préférences de paiement.

1. Dans le menu Modifier, sélectionnez Préférences.
2. Dans le volet de gauche, sélectionnez Paiements puis allez à Préférences de l’entreprise onglet.
3. Le Recevoir des paiements, cochez ou décochez la Appliquer automatiquement les paiements de préférence.

Utiliser un paiement déposé directement dans un compte bancaire pour payer une facture impayée

Les étapes suivantes montrent comment créer un crédit de client à partir d’un dépôt existant et comment appliquer ce crédit à une facture impayée. Comme cela peut changer la façon dont les comptes sont touchés, vous devriez vérifier auprès de votre comptable avant de suivre ces étapes, en particulier si le paiement a été déposé à l’origine dans une période fermée.

1. Modifiez le dépôt pour créer un crédit pour le client.
   1. Ouvrez le dépôt original.
   2. Dans le Reçu de, saisissez le nom du client utilisé sur la facture originale.
   3. Sélectionner OK sur le message d’avertissement : « Le client a des factures impayées. Pour appliquer ce paiement à ces factures, utilisez la fenêtre Recevoir des paiements avant de déposer les paiements. »
   4. Dans le Du compte, remplacez le compte de revenus ou un autre type de compte par Comptes clients compte utilisé sur la facture originale.
   5. Sélectionner Enregistrer et fermer.
      
2. Appliquez le crédit à la facture originale.
   1. À partir du Clients, sélectionnez Recevoir un paiement.
   2. Dans le Paiement du client, sélectionnez le nom du client utilisé sur la facture originale.
   3. Choisissez la facture à laquelle vous voulez demander le crédit.
   4. Sélectionner Rabais et crédits puis cochez la case à côté du montant du crédit que vous voulez appliquer.
   5. Sélectionnez Enregistrer.
   6. Sélectionner Enregistrer et fermer.
      

Appliquer un paiement d’un client qui a des factures dans plus d’un compte client

Suivez les étapes ci-dessous si votre client a envoyé un paiement pour couvrir plusieurs factures qui se trouvent dans différents comptes clients (CC). Notez que QuickBooks n’autorise qu’un seul compte client par écriture de journal. C’est pourquoi nous devons utiliser un compte provisoire lorsque nous transférons des soldes entre comptes clients.

1. Appliquez le montant total du chèque aux factures dans l’un des comptes clients.
   1. À partir du Clients, sélectionnez Recevoir des paiements.
   2. Sélectionnez le Compte CC et sélectionnez le premier compte client.
   3. Saisissez le montant total du chèque.
   4. Choisissez la ou les factures auxquelles vous voulez imputer une partie du paiement, en laissant le reste sous forme de crédit.
2. Transférez le crédit du premier compte client vers un compte provisoire.
   1. À partir du Entreprise, sélectionnez Faire des écritures de journal général.
   2. Sur la première ligne, choisissez le premier compte client, puis saisissez le nom du client et le montant dans le champ Débit colonne.
   3. Sur la deuxième ligne, choisissez (ou créez un nouveau) un compte provisoire et dans le Crédit, saisissez le montant que vous voulez transférer du compte CC/R1.
   4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
3. Transférez le crédit du compte provisoire vers le deuxième compte client.
   1. À partir du Entreprise, sélectionnez Faire des écritures de journal général.
   2. Sur la première ligne, choisissez le deuxième compte client, saisissez le nom du client et saisissez le montant dans le champ Crédit colonne.
   3. Sur la deuxième ligne, choisissez le compte provisoire, puis saisissez le montant dans le Débit colonne.
      Note : Continuez avec les écritures de journal jusqu’à ce que tout le crédit soit réparti dans les différents comptes clients avec le nom du client joint. Lorsque vous aurez terminé, le solde du compte provisoire devrait être nul.
4. Appliquez les crédits des comptes clients restants à la ou aux factures.
   1. À partir du Clients, sélectionnez Recevoir des paiements.
   2. Sélectionnez le client :projet et le compte client.
   3. Mettez en surbrillance la facture à laquelle vous voulez appliquer le crédit (ne cochez pas la case correspondant au montant à payer dans le champ Montant supérieur, en tant que nouveau paiement au lieu d’appliquer le crédit existant).
   4. Sélectionnez le Rabais et crédits bouton.
   5. Utilisez le crédit disponible pour payer les factures.
      

Modifier un paiement de client qui a été enregistré incorrectement

Vérifiez l’historique des opérations pour pouvoir trouver et modifier le paiement qui a été enregistré comme paiement intégral alors qu’il s’agissait en fait d’un paiement partiel.

1. Repérez la facture associée au paiement incorrect. La facture aura une Payé tampon à l’écran.
2. À partir du Rapports, sélectionnez Historique des opérations.
3. Le Historique des opérations- Facture fenêtre contextuelle qui s’affiche, mettez en surbrillance la ligne de paiement et sélectionnez Aller à bouton.
4. Remplacez le montant du paiement par le montant que vous avez reçu.
5. Sélectionner Enregistrer et fermer.
6. Sélectionner Oui lorsque le Opération d’enregistrement s’affiche avec le message suivant : Ce paiement a été utilisé pour payer des factures. Son changement modifiera la façon dont il est appliqué à ces factures. Voulez-vous le changer quand même?

Rembourser un paiement pour permettre à un client de payer avec un autre mode de paiement

Effectuez les étapes suivantes si vous devez rembourser un mode de paiement pour permettre à votre client de payer avec un autre mode de paiement. Cette fonction est particulièrement utile lorsque la mauvaise carte de crédit (ou compte bancaire) a été débitée et que le client souhaite plutôt payer comptant, utiliser un autre compte chèques, une autre carte de crédit ou tout autre mode de paiement.

Il est important de sonder et de comprendre exactement ce qui s’est passé dans la réalité avant de changer quoi que ce soit dans QuickBooks. Par exemple, si la carte de crédit a été débitée et que le client a déjà appelé et demandé le remboursement de la carte par le service des comptes marchands, le processus de saisie des opérations dans QuickBooks pourrait être légèrement différent.

1. Remboursez le paiement original.
   1. À partir du Clients, sélectionnez Créer des notes de crédit et des remboursements.
   2. Dans le Client : projet, saisissez le nom du client.
   3. Choisissez l’article et saisissez le montant.
   4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
   5. Dans la fenêtre Crédit disponible qui s’affiche, sélectionnez Accorder un remboursement puis sélectionnez OK.
   6. Dans la fenêtre Émettre un remboursement, saisissez le montant et sélectionnez le mode de paiement approprié pour le remboursement.
   7. Assurez-vous Traiter un remboursement sur carte de crédit lors de l’enregistrement est :
      • Compte chèques : Si le paiement doit encore être traité en ligne.
      • Non cochée : S’il n’est pas nécessaire de traiter le paiement en ligne ou s’il a déjà été traité.
   8. Sélectionnez OK.
2. Supprimez la note de crédit associée au remboursement. Cela dissociera les deux opérations.
   1. Repérez et double-cliquez sur la note de crédit.
   2. Sur votre clavier, appuyez sur Ctrl + D.
   3. Sélectionner OK lorsque vous recevez l’invite Supprimer l’opération.
3. Allez au paiement original, décochez la facture et cochez le remboursement. Cela permettra de lier le paiement au remboursement et de laisser la facture ouverte.
4. Payez la facture originale en utilisant le nouveau ou le nouveau mode de paiement.

Votre client a payé votre fournisseur directement pour les matériaux que vous avez utilisés pour lui fournir un service.

1. Recevoir le paiement du client et laisser le solde comme moins-perçu.
   1. À partir du Client, sélectionnez Recevoir des paiements.
   2. Sélectionnez le client ou le projet.
   3. Choisissez la facture et saisissez le montant que le client doit payer.
   4. Sélectionner Laisser comme moins-perçu.
   5. Sélectionner Enregistrer et fermer.
2. Créer un compte de compensation
   1. À partir du menu Listes, sélectionnez Plan comptable.
   2. Sélectionnez le Compte menu déroulant et sélectionnez Nouveau.
   3. Sélectionner Revenu comme type de compte et sélectionnez Continuer.
   4. Utiliser Compensation comme nom du compte et sélectionnez Enregistrer et fermer.
3. Créez deux écritures de journal pour transférer le solde du client à votre fournisseur.
   1. À partir du Entreprise, sélectionnez Faire des écritures de journal général.
   2. Attribuer Date et Nº d’entrée au besoin.
   3. Le premier journal devrait être Crédit aux comptes clients et Débit au compte de compensation. Assurez-vous de sélectionner le bon client dans la ligne Comptes clients.
   4. Le deuxième journal devrait être Débit aux Comptes fournisseurs et Crédit au compte de compensation. Assurez-vous de sélectionner le bon fournisseur dans la ligne Comptes fournisseurs.
4. Appliquez le crédit à la facture du fournisseur.
   1. À partir du Fournisseurs, sélectionnez Payer les factures.
   2. Sélectionnez le fournisseur et la facture appropriés.
   3. Sélectionner Définir des crédits.
   4. Sélectionnez le crédit approprié et sélectionnez Terminer.
      Note : Le crédit s’affiche dans la colonne Crédits utilisés. (S’il y a un solde restant, vous pouvez saisir le montant que vous devez payer dans le champ Montant. à Payer.
   5. Sélectionner Payer les factures sélectionnées.