résoudre des problèmes courants lorsque vous appliquez un paiement à une facture

Découvrez les différents processus pour effectuer des paiements dans QuickBooks Desktop (comme les modes de paiement multiples, la réapplication des paiements, le remboursement des paiements, etc.).

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Utiliser plusieurs modes de paiement pour une facture
• Corriger et appliquer de nouveau les paiements appliqués à la mauvaise facture
• Utiliser un paiement déposé directement dans un compte bancaire pour payer une facture impayée
• Appliquer un paiement d’un client qui a des factures dans plus d’un compte CC
• Modifier un paiement de client qui a été enregistré de manière incorrecte
• Remboursement d’un paiement pour permettre à un client de payer avec un autre mode de paiement
• Votre client a payé directement votre fournisseur pour les matériaux que vous avez utilisés pour lui fournir un service

Utiliser plusieurs modes de paiement pour une facture

Suivez ces étapes si vous devez appliquer plusieurs modes de paiement (carte de crédit, argent comptant, chèque, etc.) à une facture.

1. Créez un article de paiement en argent.
   1. Dans le menu Listes , sélectionnez Liste d’articles .
   2. Sélectionnez la liste déroulante Article , puis Nouvel article ( Ctrl+N ).
   3. Pour le type d’article, sélectionnez Paiement .
   4. Dans le champ Nom/Numéro de l’article , saisissez Paiement en espèces .
   5. Sélectionnez le bouton radio Regrouper avec d’autres fonds non déposés si vous voulez que le paiement soit effectué dans votre compte de fonds non déposés. Sinon, sélectionnez le bouton radio Déposer sur et dans le menu déroulant, sélectionnez le compte bancaire sur lequel vous voulez déposer le paiement.
   6. Sélectionnez OK.
      
2. Créer la facture.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Créer des factures .
   2. Dans la liste déroulante Client :Projet , sélectionnez un projet de client. Si le client ou le projet ne fait pas encore partie de la liste, vous pouvez sélectionner Ajouter .
   3. Remplissez les renseignements pertinents dans le haut du formulaire, tels que la Date , le Nº de facture , le Facturer à/Vendre à et les Modalités de .
   4. Sous la section Détails, sélectionnez le ou les articles.
      Note : Vous devez utiliser deux lignes distinctes pour les articles qui seront payés en espèces et par carte de crédit.
   5. Sélectionnez le paiement au comptant que vous avez créé à l’étape 1. Dans la colonne montant, saisissez le montant des articles qui seront payés en espèces. Notez que lorsque l’élément de paiement au comptant indique un montant négatif et que le total et le solde à payer sont égaux au montant payé avec une carte de crédit.
   6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
      
3. Enregistrez le paiement.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Recevoir un paiement .
   2. Dans la liste déroulante Reçu de , sélectionnez le projet du client.
   3. Saisissez le montant.
   4. Assurez-vous que la date est correcte.
   5. (Facultatif) Saisissez la référence ou le chèque nº .
   6. Sélectionnez la carte de crédit appropriée pour le mode de paiement.
   7. Choisissez les factures que vous allez payer avec une carte de crédit.
   8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Corriger et appliquer de nouveau les paiements appliqués à la mauvaise facture

Si vous configurez QuickBooks de façon à appliquer automatiquement les paiements, vos paiements seront automatiquement affichés à la plus ancienne facture impayée. Certaines entreprises ne veulent pas que les paiements soient affichés dans cet ordre. Les étapes suivantes vous permettront de réappliquer les paiements aux bonnes factures sans affecter le rapprochement.

1. Ouvrez la facture à laquelle le paiement ne devrait pas avoir été appliqué.
2. Allez à l’onglet Rapports et sélectionnez Historique de l’opération .
   
3. Dans la fenêtre Historique de l’opération, sélectionnez le paiement et sélectionnez Aller à .
4. Dans la fenêtre Paiement du client, décochez la case des factures auxquelles le paiement ne devrait pas être appliqué.
   Note : Au besoin, vous pouvez modifier le montant dans la colonne Paiement en cliquant sur le montant et en le changeant.
5. Cochez la ou les factures auxquelles le paiement doit être appliqué.
6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau .
7. Le paiement sera appliqué aux factures que vous avez sélectionnées et elles seront supprimées de la facture originale à laquelle le paiement a été appliqué.

Pour que QuickBooks ne demande pas automatiquement les paiements, vous devez configurer vos préférences de paiement.

1. Dans le menu Modifier , sélectionnez Préférences .
2. Dans le volet de gauche, sélectionnez Paiements , puis allez à l’onglet Préférences de l’entreprise .
3. Dans la section Recevoir un paiement , cochez ou décochez la case Appliquer automatiquement les paiements selon vos préférences.

Utiliser un paiement déposé directement dans un compte bancaire pour payer une facture impayée

Les étapes suivantes montrent comment créer un crédit de client à partir d’un dépôt existant et comment appliquer ce crédit à une facture impayée. Comme cela peut changer l’incidence des comptes, vous devriez consulter votre comptable avant de suivre ces étapes, surtout si le paiement a été déposé au cours d’une période fermée .

1. Modifiez le dépôt pour créer un crédit au client.
   1. Ouvrez le dépôt original.
   2. Dans la colonne Reçu de , saisissez le nom du client utilisé sur la facture originale.
   3. Sélectionnez OK sur le message d’avertissement : « Le client a des factures impayées. Pour appliquer ce paiement à ces factures, utilisez la fenêtre Recevoir un paiement avant de déposer les paiements. »
   4. Dans la colonne Du compte , remplacez le compte de revenus ou un autre type de compte par le compte clients utilisé sur la facture originale.
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
      
2. Appliquer le crédit à la facture originale.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Recevoir un paiement .
   2. Dans la fenêtre Paiement du client , sélectionnez le nom du client utilisé sur la facture originale.
   3. Sélectionnez la facture à laquelle vous voulez demander le crédit.
   4. Sélectionnez Rabais et crédits, puis cochez la case à côté du montant du crédit que vous voulez appliquer.
   5. Sélectionnez Terminé.
   6. Sélectionnez Enregistrer et fermer .
      

Appliquer un paiement d’un client qui a des factures dans plus d’un compte CC

Suivez les étapes ci-dessous si votre client a envoyé un paiement pour couvrir plusieurs factures qui sont dans des comptes clients (CC) différents. Notez que QuickBooks ne permet qu’un seul compte client par écriture de journal. C’est pourquoi nous devons utiliser un compte provisoire lorsque nous transférons des soldes entre des comptes clients.

1. Appliquer le montant total du chèque à la facture ou aux factures dans l’un des comptes clients.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Recevoir un paiement .
   2. Sélectionnez la liste déroulante Compte CC , puis sélectionnez le premier compte CC.
   3. Saisissez le montant total du chèque.
   4. Choisissez les factures auxquelles appliquer une partie du paiement, en laissant le reste sous forme de crédit.
2. Déplacez le crédit du premier compte CC vers un compte provisoire.
   1. Dans le menu Entreprise , sélectionnez Créer des écritures de journal générales .
   2. Sur la première ligne, choisissez le premier compte client, puis saisissez le nom du client et le montant dans la colonne Débit .
   3. Sur la deuxième ligne, choisissez (ou créez un nouveau) un compte bancaire et dans la colonne Crédit , saisissez le montant que vous voulez déplacer du compte CC.
   4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
3. Déplacez le crédit du compte provisoire vers le deuxième compte CC.
   1. Dans le menu Entreprise , sélectionnez Créer des écritures de journal générales .
   2. Sur la première ligne, choisissez le deuxième compte client, saisissez le nom du client, puis inscrivez le montant dans la colonne Crédit .
   3. Sur la deuxième ligne, choisissez le compte provisoire, puis saisissez le montant dans la colonne Débit .
      Note : Continuez avec les écritures de journal jusqu’à ce que tous les crédits soient répartis sur les différents comptes clients avec le nom du client en pièce jointe. Lorsque vous avez terminé, le solde du compte provisoire devrait être à zéro.
4. Appliquer les crédits dans les comptes CC restants sur la ou les factures.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Recevoir un paiement .
   2. Sélectionnez le client :projet et le compte CC.
   3. Mettez en surbrillance la facture à laquelle vous voulez appliquer le crédit (ne cochez pas la case comme le montant dû dans le champ Montant du haut, comme un nouveau paiement au lieu d’appliquer le crédit existant).
   4. Sélectionnez le bouton Rabais et crédits .
   5. Utilisez le crédit disponible pour payer les factures.
      

Modifier un paiement de client qui a été enregistré de manière incorrecte

Vérifiez l’historique des opérations afin de trouver et de modifier le paiement qui a été enregistré comme paiement complet alors qu’il s’agissait d’un paiement partiel.

1. Repérez la facture à laquelle le montant de paiement erroné a été appliqué. La facture sera accompagnée d’un tampon Payé à l’écran.
2. Dans l’onglet Rapports , sélectionnez Historique de l’opération .
3. Dans la fenêtre Historique de la facture qui s’affiche, mettez la ligne de paiement en surbrillance et sélectionnez le bouton Aller à .
4. Changez le montant du paiement pour le montant que vous avez reçu.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
6. Sélectionnez Oui lorsque la fenêtre Enregistrement de l’opération s’affiche avec le message suivant : Ce paiement a été utilisé pour payer les factures. Son changement modifiera la façon dont il est appliqué à ces factures. Voulez-vous la changer quand même?

Remboursement d’un paiement pour permettre à un client de payer avec un autre mode de paiement

Suivez les étapes ci-dessous si vous devez rembourser un mode de paiement pour permettre à votre client de payer en utilisant un autre mode de paiement. Cela est particulièrement utile dans les cas où la mauvaise carte de crédit (ou le bon compte bancaire) a été facturée et que le client veut payer au comptant, avec un autre compte chèques, une autre carte de crédit ou tout autre mode de paiement.

Il est important d’étudier et de comprendre exactement ce qui s’est passé dans QuickBooks avant de changer quoi que ce soit dans QuickBooks. Si, par exemple, un montant de carte de crédit a été débité et a déjà été appelé par le service des comptes marchands et s’il a remboursé la carte de crédit, le processus de saisie des opérations dans QuickBooks pourrait être légèrement différent.

1. Traitez un remboursement du paiement original.
   1. Dans le menu Clients , sélectionnez Créer des notes de crédit/remboursements .
   2. Dans le champ Client:projet , saisissez le nom du client.
   3. Choisissez l’article et saisissez le montant.
   4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
   5. Dans la fenêtre Crédit disponible qui s’affiche, sélectionnez Accorder un remboursement , puis sélectionnez OK .
   6. Dans la fenêtre Émettre un remboursement, entrez le montant et sélectionnez le mode de paiement approprié pour le remboursement.
   7. Assurez-vous que Traiter un remboursement par carte de crédit lors de l’enregistrement est :
      • Vérifié : Si le paiement doit encore être traité en ligne.
      • Non coché : S’il n’est pas nécessaire de traiter le paiement en ligne ou s’il a déjà été traité.
   8. Sélectionnez OK.
2. Supprimez la note de crédit associée au remboursement. Cela dissociera les deux opérations.
   1. Trouvez la note de crédit et double-cliquez sur la note de crédit.
   2. Sur votre clavier, appuyez sur Ctrl+D .
   3. Sélectionner OK quand vous voyez la invite Supprimer l’opération.
3. Accédez au paiement original, décochez la facture et sélectionnez le remboursement. Cela permettra de lier le paiement au remboursement et de laisser la facture ouverte.
4. Payez la facture originale en utilisant le remplacement ou le nouveau mode de paiement.

Votre client a payé directement votre fournisseur pour les matériaux que vous avez utilisés pour lui fournir un service

1. Recevoir le paiement du client et laisser le solde comme sous-paiement.
   1. Dans le menu Client , sélectionnez Recevoir un paiement .
   2. Sélectionnez le client ou le projet.
   3. Choisissez la facture et saisissez le montant que le client paie.
   4. Sélectionnez Congé comme sous-paiement .
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer .
2. Créez un compte de compensation.
   1. À partir du menu Listes, sélectionnez Plan comptable.
   2. Sélectionnez la liste déroulante Compte , puis Nouveau .
   3. Sélectionnez Revenus comme type de compte et sélectionnez Continuer .
   4. Utilisez Compensation comme nom du compte et sélectionnez Enregistrer et fermer .
3. Créez deux écritures de journal pour transférer le solde des clients vers votre fournisseur.
   1. Dans le menu Entreprise , sélectionnez Créer des écritures de journal générales .
   2. Assigner la date et le numéro de l’entrée si nécessaire.
   3. Le premier journal devrait être Crédit sur les comptes clients et Débit du compte de compensation. Assurez-vous de sélectionner le bon client dans la ligne Comptes clients.
   4. Le deuxième journal doit être Débit sur les comptes fournisseurs et Crédit sur le compte de compensation. Assurez-vous de sélectionner le bon fournisseur sur la ligne Comptes fournisseurs.
4. Appliquer le crédit à la facture du fournisseur.
   1. Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Payer les factures.
   2. Sélectionnez le fournisseur et la facture à payer appropriés.
   3. Sélectionnez Configurer les crédits .
   4. Sélectionnez le crédit approprié et sélectionnez Terminer .
      Note : Le crédit s’affiche dans la colonne Crédits utilisés. (S’il y a un solde restant, vous pouvez entrer le montant que vous devez payer dans le champ Mnt. à payer.
   5. Sélectionnez Payer les factures sélectionnées .