Créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment et quand accorder une note de crédit ou un crédit différé aux clients.

Certains clients préfèrent une note de crédit plutôt qu’un remboursement. De cette façon, ils peuvent utiliser le crédit pour réduire le solde de leur prochaine facture.

Vous avez plusieurs options pour les notes de crédit dans QuickBooks. Vous pouvez créer une note de crédit pour réduire immédiatement le solde courant d’un client. Ou vous pouvez créer un crédit différé qu’ils pourront utiliser plus tard.

Note : Si votre client veut simplement un remboursement, voici comment le rembourser.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Découvrir les différences entre les notes de crédit et les crédits différés
• Créer et appliquer une note de crédit
  • Activer ou désactiver l’option Appliquer automatiquement les crédits
  • Créer une note de crédit
  • Appliquer la note de crédit à une facture
• Créer et appliquer un crédit différé
  • Créer un crédit différé
  • Appliquer le crédit différé à une facture
• Personnaliser une note de crédit

Découvrir les différences entre les notes de crédit et les crédits différés

Dans QuickBooks, vous pouvez accorder un crédit au moyen d’une note de crédit ou d’un crédit différé. Voici les principales différences :

Note de crédit

• Une note de crédit réduit immédiatement un solde courant.
• Votre client peut appliquer sa note de crédit à sa facture. Il peut utiliser la totalité de ses notes de crédit ou une partie de celles-ci.
• Vous pouvez appliquer une note de crédit lors de l’enregistrement du paiement de la facture d’un client.
• Les notes de crédit ont une incidence sur les rapports de vente, même si vous ne les appliquez pas aux factures.

Crédit différé

• Si vous voulez faire le suivi du crédit d’un client pour une utilisation future et qu’il ne souhaite pas que le crédit ait un effet immédiat sur son solde courant, utilisez un crédit différé.
• Votre client peut utiliser son crédit différé pour réduire le solde d’une facture.
• Vous pouvez ajouter des crédits différés à de futures factures comme un poste.
• Contrairement aux notes de crédit, les crédits différés n’ont aucune incidence sur les rapports de vente jusqu’à ce que vous les appliquiez aux factures.

Créer et appliquer une note de crédit

Étape 1 : Activer ou désactiver le paramètre Appliquer automatiquement les crédits

Note : L’application automatique des crédits n’a d’incidence que sur la prochaine facture créée. Cela n’a aucune incidence sur les factures existantes dans Recevoir un paiement.

Pour activer la fonction d’application automatique de note de crédit :

1. Allez au menu Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
3. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Automatisation.
4. Activez Appliquer automatiquement les crédits si vous voulez appliquer automatiquement les crédits aux soldes des clients ou aux factures impayées. Vous pouvez désactiver cette fonction si vous voulez choisir les factures impayées auxquelles appliquer des notes de crédit.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 2 : Créer une note de crédit

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Note de crédit.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
4. Saisissez les détails de la note de crédit, comme la date et le montant.
   Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux notes de crédit comme un seul poste.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si votre client a retourné des stocks et que vous voulez mettre à jour votre quantité en stock, saisissez le produit en tant que poste dans la note de crédit.

Étape 3 : Appliquer la note de crédit à une facture

Si vous activez l’application automatique des crédits, QuickBooks appliquera le crédit pour vous. Si vous le désactivez, voici comment appliquer manuellement une note de crédit à une facture.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
4. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la facture impayée à laquelle vous voulez appliquer la note de crédit.
5. Dans la section Crédits, sélectionnez les notes de crédit que vous voulez appliquer.
   Note : Vous ne verrez pas la section des crédits si vous n’avez pas créé la note de crédit.
6. Pour la facture impayée dans la colonne Paiement, saisissez le montant du crédit que vous voulez appliquer.
7. Ne mettez rien dans les champs Mode de paiement, Nᵒ de référence, Déposer sur et Montant reçu.
8. Remplissez le reste du formulaire, y compris le champ Date de paiement.
9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué la note de crédit.
10. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer et appliquer un crédit différé

Étape 1 : Créer un crédit différé

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Crédit différé.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
4. Saisissez les détails, comme la date et le montant.
   Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux crédits différés en un seul poste.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cela enregistre le crédit différé. Vous pouvez choisir de l’appliquer la prochaine fois que vous facturez au client.

Étape 2 : Appliquer le crédit différé à une facture

Gardez à l’esprit que l’ajout d’un crédit différé à une facture d’une période comptable précédente aura une incidence sur les soldes de cette période.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Facture.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le client. Cela ouvre une fenêtre contenant toutes les opérations non réglées du client, y compris les factures et les crédits différés.
   Note : Si vous ne la voyez pas, sélectionnez la petite flèche à côté du Solde à payer de la facture.
4. Trouvez le crédit différé et sélectionnez Ajouter. Cela ajoute le crédit à la facture sous forme de poste.
5. Remplissez le reste de la facture au besoin.
6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Personnaliser une note de crédit

Toute personnalisation appliquée au modèle standard sera prise en compte dans la note de crédit. Pour personnaliser une note de crédit, modifiez le modèle standard selon vos besoins.