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Créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne48Mis à jour le 30 mai, 2022

Apprenez comment et quand accorder une note de crédit ou un crédit différé aux clients.

Au lieu d’un remboursement, certains clients préfèrent obtenir un crédit qu’ils peuvent utiliser pour réduire le solde de leur prochaine facture.

Il existe plusieurs façons de gérer les crédits dans QuickBooks. Vous pouvez créer une note de crédit pour réduire immédiatement le solde courant d’un client. Vous pouvez également saisir un crédit différé pour que le client puisse l’utiliser à l’avenir.

La différence entre une note de crédit et un crédit différé et la façon de les appliquer aux opérations des clients sont expliquées ci-après.

Note : Si votre client veut simplement un remboursement, voici comment le rembourser.

Dans QuickBooks, vous pouvez accorder un crédit au moyen d’une note de crédit ou d’un crédit différé. Voici les principales différences :

Note de crédit

  • Si votre client veut réduire immédiatement son solde courant, utilisez une note de crédit.
  • Votre client peut utiliser sa note de crédit pour payer une facture. Il peut utiliser la totalité de sa note de crédit ou une partie de celle-ci.
  • Vous pouvez appliquer une note de crédit lors de l’enregistrement du paiement de la facture d’un client.
  • Les notes de crédit ont une incidence sur les rapports de vente, même si vous ne les appliquez pas aux factures.

Crédit différé

  • Si vous voulez faire le suivi du crédit d’un client en vue d’une utilisation future et qu’il ne souhaite pas que le crédit ait un effet immédiat sur son solde courant, utilisez un crédit différé.
  • Votre client peut utiliser son crédit différé pour réduire le solde d’une facture.
  • Vous pouvez ajouter des crédits différés à de futures factures sous forme de poste.
  • Contrairement aux notes de crédit, les crédits différés n’ont aucune incidence sur les rapports de vente avant que vous les appliquiez aux factures.

Étape 1 : Activer la fonction d’application automatique de note de crédit

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez demander à QuickBooks d’appliquer automatiquement les notes de crédit aux soldes des clients ou aux factures impayées. Pour activer la fonction d’application automatique de note de crédit :

  1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez onglet Options avancées.
  3. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Automatisation.
  4. Sélectionnez Appliquer automatiquement les crédits.
  5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Conseil : Vous pouvez désactiver cette fonction si vous voulez choisir les factures impayées auxquelles appliquer des notes de crédit.

Étape 2 : Créer une note de crédit

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Note de crédit.
  3. Dans menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Saisissez les détails de la note de crédit, comme la date et le montant. Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux notes de crédit comme un seul poste.
  5. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Appliquer la note de crédit à une facture

Si vous avez activé la fonction d’application automatique de note de crédit, QuickBooks exécutera la tâche pour vous. Votre travail est terminé, et QuickBooks a appliqué le crédit pour vous.

Si vous avez désactivé la fonction, voici comment appliquer manuellement une note de crédit à une facture :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le client.
  4. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la facture impayée à laquelle vous voulez appliquer la note de crédit.
  5. Dans la section Crédits, sélectionnez les notes de crédit que vous voulez appliquer.
  6. Pour la facture impayée dans la colonne Paiement, saisissez le montant du crédit que vous voulez appliquer.
  7. Ne mettez rien dans les champs Mode de paiement, Nᵒ de référence, Déposer sur et Montant reçu.
  8. Remplissez le reste du formulaire, y compris le champ Date de paiement.
  9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué la note de crédit.
  10. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 1 : Créer un crédit différé

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Crédit différé.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client
  4. Saisissez les détails, tels que la date et le montant. Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux crédits différés en un seul poste.
  5. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cela enregistre le crédit différé. Vous pouvez choisir de l’appliquer à la prochaine facture envoyée au client.

Étape 2 : Appliquer le crédit différé à une facture

Gardez à l’esprit que l’ajout d’un crédit différé à une facture d’une période comptable précédente aura une incidence sur les soldes de cette période.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le client. Une fenêtre avec toutes les opérations ouvertes pour le client s’ouvre, y compris les factures et les crédits différés. Remarque : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez petite flèche à côté de la facture Solde dû.
  4. Trouvez le crédit différé et sélectionnez Ajouter. Cela ajoute le crédit en tant que poste à la facture.
  5. Remplissez le reste de la facture au besoin.
  6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Il n’est pas possible de personnaliser une note de crédit comme telle. Cependant, si vous personnalisez votre modèle principal ou standard, les modifications seront appliquées à la note de crédit.

Pour personnaliser une note de crédit, modifiez le modèle principal ou standard selon vos besoins.

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