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Créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooks90Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment et quand accorder une note de crédit ou un crédit différé aux clients.

Au lieu d’un remboursement, certains clients préfèrent obtenir un crédit qu’ils peuvent utiliser pour réduire le solde de leur prochaine facture.

Il existe plusieurs façons de gérer les crédits dans QuickBooks. Vous pouvez créer une note de crédit pour réduire immédiatement le solde courant d’un client. Vous pouvez également saisir un crédit différé pour qu’il puisse l’utiliser à l’avenir.

La différence entre une note de crédit et un crédit différé et la façon de les appliquer aux opérations des clients sont expliquées ci-après.

Note : Si votre client veut simplement un remboursement, voici comment le rembourser.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Découvrir les différences entre les notes de crédit et les crédits différés

Dans QuickBooks, vous pouvez accorder un crédit au moyen d’une note de crédit ou d’un crédit différé. Voici les principales différences :

Note de crédit

  • Si votre client veut réduire immédiatement son solde courant, utilisez une note de crédit.
  • Votre client peut utiliser sa note de crédit pour payer une facture. Il peut utiliser la totalité de ses notes de crédit ou une partie de celles-ci.
  • Vous pouvez appliquer une note de crédit lors de l’enregistrement du paiement de la facture d’un client.
  • Les notes de crédit ont une incidence sur les rapports de vente, même si vous ne les appliquez pas aux factures.

Crédit différé

  • Si vous voulez faire le suivi d’un crédit client en vue d’une utilisation future et qu’il ne souhaite pas que le crédit ait un effet immédiat sur son solde courant, utilisez un crédit différé.
  • Votre client peut utiliser son crédit différé pour réduire le solde d’une facture.
  • Vous pouvez ajouter des crédits différés à de futures factures comme un poste.
  • Contrairement aux notes de crédit, les crédits différés n’ont aucune incidence sur les rapports de vente avant que vous les appliquiez aux factures.


Créer et appliquer une note de crédit

Étape 1 : Activer la fonction d’application automatique de note de crédit

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez demander à QuickBooks d’appliquer automatiquement les notes de crédit aux soldes des clients ou aux factures impayées. Pour activer la fonction d’application automatique de note de crédit :

  1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
  3. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Automatisation.
  4. Sélectionnez Appliquer automatiquement les crédits.
  5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Conseil : Vous pouvez désactiver cette fonction si vous voulez choisir les factures impayées auxquelles appliquer des notes de crédit.

Activez l’application automatique des crédits pour appliquer automatiquement les notes de crédit aux plus anciennes factures impayées du même client. Voici ce qui se passe si elle est activée :

  • Si vous avez des factures impayées plus anciennes, QuickBooks applique la note de crédit à la plus ancienne facture impayée. Sinon, QuickBooks applique la note de crédit à la prochaine facture. 
  • Si le crédit correspond au montant de la facture, la note du crédit et la facture s’affichent comme Fermé. Si le crédit est inférieur au montant de la facture, la note de crédit s’affichera comme Fermé et la facture s’affichera comme Partiel.
  • Si le crédit est supérieur au montant de la plus ancienne facture impayée, QuickBooks applique le reste à la suivante. S’il n’y a pas d’autres factures impayées, l’état de la note de crédit s’affichera comme Non appliqué.
  • Si vous créez une note de crédit et que votre client ne vous doit rien, il aura un solde négatif.

Désactivez l’application automatique des crédits si vous créez un grand nombre de factures et de notes de crédit pour les clients. Ainsi, si vous devez appliquer des notes de crédit particulières à des factures données. Voici ce qui se passe si le paramètre est désactivé :

  • Lorsque vous saisissez un crédit, QuickBooks ne l’applique pas aux factures impayées.
  • Lorsque vous recevez un paiement d’un client en utilisant Recevoir un paiement, la section Crédits s’affiche (si le client a des crédits). Vous pourrez ensuite choisir à quel moment appliquer les crédits et à quelles factures.
  • Si vous ne liez aucun crédit, le rapport Détails du solde du client indique que la facture et la note de crédit ont des soldes courants. Elles s’affichent également comme En cours dans les pages Clients et Ventes.
  1. Sélectionnez la facture à laquelle la note de crédit a été appliquée. 
  2. Sélectionnez l’hyperlien en bleu de la note de crédit appliquée, puis sélectionnez la date. L’opération de paiement s’ouvrira.
  3. Sélectionnez Plus, puis sélectionnez Supprimer.

Si vous voulez transférer un crédit d’un client à un autre, créez une écriture de journal, puis appliquez le crédit,

Étape 2 : Créer une note de crédit

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionner Note de crédit.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Saisissez les détails de la note de crédit, comme la date et le montant.
    Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux notes de crédit comme un seul poste.
  5. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note :Si votre client a retourné des stocks et que vous voulez mettre à jour votre quantité en stock, saisissez le produit en tant que poste dans la note de crédit.

Étape 3 : Appliquer la note de crédit à une facture

Si vous avez activé la fonction d’application automatique des notes de crédit, QuickBooks exécutera la tâche pour vous. Votre travail est terminé, et QuickBooks a appliqué le crédit pour vous.

Voici comment appliquer manuellement une note de crédit à une facture impayée :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, Sélectionnez le nom du client.
  4. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la facture impayée à laquelle vous voulez appliquer la note de crédit.
  5. Dans la section Crédits, sélectionnez les notes de crédit que vous voulez appliquer.
    Note :Vous ne pourrez pas voir la section des crédits si vous n’avez pas créé la note de crédit.
  6. Pour la facture impayée dans la colonne Paiement, saisissez le montant du crédit que vous voulez appliquer.
  7. Ne mettez rien dans les champs Mode de paiement, Nᵒ de référence, Déposer sur et Montant reçu.
  8. Remplissez le reste du formulaire, y compris le champ Date de paiement.
  9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué la note de crédit.
  10. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.


Créer et appliquer un crédit différé

Étape 1 : Créer un crédit différé

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Crédit différé.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Saisissez les détails, tels que la date et le montant. Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux crédits différés en un seul poste.
  5. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cela enregistre le crédit différé. Vous pouvez choisir de l’appliquer la prochaine fois que vous facturez au client.

Étape 2 : Appliquer le crédit différé à une facture

Gardez à l’esprit que l’ajout d’un crédit différé à une facture d’une période comptable précédente aura une incidence sur les soldes de cette période.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionner Facture.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le client. Cela ouvre une fenêtre contenant toutes les opérations non réglées du client, y compris les factures et les crédits différés.
    Note : Si vous ne voyez pas, sélectionnez le petite flèche à côté de la facture Solde à payer,
  4. Trouvez le crédit différé et sélectionnez Ajouter. Cela ajoute le crédit en tant que poste à la facture.
  5. Remplissez le reste de la facture au besoin.
  6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.


Personnalisation de note de crédit

Toute personnalisation appliquée au modèle standard sera prise en compte dans la note de crédit. Pour personnaliser une note de crédit, modifiez le modèle standard selon vos besoins.

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