Créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés dans QuickBooks en ligne

Certains clients préfèrent une note de crédit plutôt qu’un remboursement . De cette façon, ils peuvent utiliser le crédit pour réduire le solde de leur prochaine facture.

• Créez une note de crédit pour réduire immédiatement le solde courant d’un client.
• Vous pouvez aussi saisir un crédit différé pour qu’il puisse l’utiliser plus tard.

Vous avez plusieurs options pour les notes de crédit dansQuickBooks . Vous pouvez créer une note de crédit pour réduire immédiatement le solde courant d’un client. Ou vous pouvez créer un crédit différé qu’ils pourront utiliser plus tard.

Note : Si votre client veut simplement un remboursement, voici comment le rembourser.

Dans cet article, vous apprendrez tout sur les éléments suivants :

• Découvrir les différences entre les notes de crédit et les crédits différés
• Créer et appliquer une note de crédit
  • Activer ou désactiver l’application automatique des crédits
  • Créer une note de crédit
  • Appliquer la note de crédit à une facture
• Créer et appliquer un crédit différé
  • Créer un crédit différé
  • Appliquer le crédit différé à une facture
• Personnaliser une note de crédit

Découvrir les différences entre les notes de crédit et les crédits différés

Dans QuickBooks, vous pouvez accorder un crédit au moyen d’une note de crédit ou d’un crédit différé. Voici les principales différences :

Note de crédit

• Une note de crédit réduit immédiatement un solde courant.
• Votre client peut appliquer sa note de crédit à sa facture. Il peut utiliser la totalité de ses notes de crédit ou une partie de celles-ci.
• Vous pouvez appliquer une note de crédit lors de l’enregistrement du paiement de la facture d’un client.
• Les notes de crédit ont une incidence sur les rapports de vente, même si vous ne les appliquez pas aux factures.

Crédit différé

• Si vous voulez faire le suivi du crédit d’un client pour une utilisation future et qu’il ne souhaite pas que le crédit ait un effet immédiat sur son solde courant, utilisez un crédit différé.
• Votre client peut utiliser son crédit différé pour réduire le solde d’une facture.
• Vous pouvez ajouter des crédits différés à de futures factures comme un poste.
• Contrairement aux notes de crédit, les crédits différés n’ont aucune incidence sur les rapports de vente jusqu’à ce que vous les appliquiez aux factures.

Créer et appliquer une note de crédit

Ce dont vous aurez besoin

• Un compte QuickBooks en ligne actif.
• Le nom du client et les détails de l’opération (date, articles et montant).

Facultatif : Si vous voulez que QuickBooks applique automatiquement des crédits à la facture impayée la plus ancienne, activez le paramètre Appliquer automatiquement les crédits .

Étape 1 : Activer ou désactiver le paramètre Appliquer automatiquement les crédits

Note : L’application automatique des crédits ne concerne que les factures nouvellement créées. Cela n’a aucune incidence sur les factures existantes dans Recevoir un paiement.

Pour activer la fonction d’application automatique de note de crédit :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
3. Dans la section Automatisation , sélectionnez Modifier .
4. Activez le commutateur Appliquer automatiquement les crédits si vous voulez appliquer automatiquement les crédits aux soldes des clients ou aux factures impayées. Vous pouvez désactiver cette fonction si vous voulez choisir les factures impayées auxquelles appliquer des notes de crédit.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 2 : Créer une note de crédit

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Note de crédit.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client.
4. Saisissez les détails de la note de crédit, comme la date et le montant.
   Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux notes de crédit comme un seul poste.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si votre client a retourné des stocks et que vous voulez mettre à jour votre quantité en stock, saisissez le produit en tant que poste dans la note de crédit.

Étape 3 : Appliquer la note de crédit à une facture

Si vous activez l’application automatique des crédits, QuickBooks appliquera le crédit pour vous. Si vous le désactivez, voici comment appliquer manuellement une note de crédit à une facture.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client.
4. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la facture impayée à laquelle vous voulez appliquer la note de crédit.
5. Dans la section Crédits, sélectionnez les notes de crédit que vous voulez appliquer.
   Note : Vous ne verrez pas la section des crédits si vous n’avez pas créé la note de crédit.
6. Dans la colonne Paiement de la facture impayée, saisissez le montant du crédit que vous voulez appliquer.
7. Laissez les champs Mode de paiement , Nº de référence , Déposer sur et Montant reçu vides.
8. Remplissez le reste du formulaire, y compris la date du paiement .
9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué la note de crédit.
10. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer et appliquer un crédit différé

Étape 1 : Créer un crédit différé

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Crédit différé.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client.
4. Saisissez les détails, comme la date et le montant.
   Conseil : Vous pouvez créer un article de service de crédit personnalisé afin que vous puissiez l’ajouter rapidement aux crédits différés en un seul poste.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cela enregistre le crédit différé. Vous pouvez choisir de l’appliquer la prochaine fois que vous facturez au client.

Étape 2 : Appliquer le crédit différé à une facture

N’oubliez pas que l’ajout d’un crédit différé à une facture d’une période comptable précédente aura une incidence sur les soldes de cette période.

Si vous utilisez la nouvelle mise en page de facture :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Dans la liste déroulante Ajouter un client ▼, sélectionnez le client. Cela ouvre une fenêtre contenant toutes les opérations non réglées du client, y compris les factures et les crédits différés.
   Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez Gérer , puis sélectionnez la liste déroulante Suggestions ▼. Cochez la case Afficher automatiquement les opérations suggérées .
4. Trouvez le crédit différé et sélectionnez Ajouter. Cela ajoute le crédit à la facture sous forme de poste.
5. Remplissez le reste de la facture au besoin.
6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si vous utilisez l’ancienne mise en page de facture :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client. Cela ouvre une fenêtre contenant toutes les opérations non réglées du client, y compris les factures et les crédits différés.
   Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez la petite flèche à côté de la facture Solde à payer .
4. Trouvez le crédit différé et sélectionnez Ajouter. Cela ajoute le crédit à la facture sous forme de poste.
5. Remplissez le reste de la facture au besoin.
6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Personnaliser une note de crédit

Pour personnaliser une note de crédit, modifiez le modèle standard selon vos besoins. Toutes les modifications apportées au modèle standard seront reportées dans la note de crédit.

Étapes suivantes

Si vous voulez transférer un crédit d’un client à un autre, créez une écriture de journal, puis appliquez le crédit.

Liens connexes

• Rembourser un client pour une facture payée dans QuickBooks en ligne
• Ajouter des produits et des services
• Transférer un crédit d’un client à un autre