Importer des styles de formulaire personnalisés pour les factures ou les devis

Les champs EZ Map comprennent des ensembles de mots-clés ou de champs connus dans QuickBooks en ligne. Pendant le téléversement, QuickBooks recherche le texte placé entre chevrons dans votre modèle .docx. QuickBooks repère les parties du modèle qui sont dynamiques et apparie ces parties aux champs de QuickBooks afin de faciliter le mappage de votre formulaire personnalisé.

Par exemple, si vous utilisez les mots-clés date expédition et adresse expédition, QuickBooks pourra apparier vos champs avec les champs Date d’expédition et Adresse d’expédition de QuickBooks.

Champs scalaires et de table

Les champs scalaires sont des champs indépendants les uns des autres qui ne se répètent pas.

• Vous pouvez placer des champs scalaires séparément ou dans des tableaux.
• N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans le même tableau.

Les champs de table sont des champs qui se répètent et qui se combinent dans le cadre d’un plus large groupe de données. Par exemple, les champs qui constituent un tableau d’activité ou un sommaire de compte sur une facture.

• Intégrez les champs de table à l’intérieur de tableaux. Les champs de table placés en dehors d’un tableau extrairont des données de la première rangée de champs.
• Dans le modèle, mappez la première rangée du tableau qui n’est pas un en-tête. QuickBooks ignore toutes les autres rangées.
• Ne mélangez pas des champs de table appartenant à des tableaux différents. Par exemple, ne combinez pas des champs de table d’activité avec des champs de sommaire de compte.
• N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans le même tableau.

Astuce : Séparez vos tableaux pour éviter les problèmes lors de l’impression. Un tableau placé dans un autre tableau, ou la fusion et la division de cellules, peut occasionner des résultats imprévus. Essayez d’utiliser des tableaux composés de colonnes et de lignes simples.

Voici les polices que vous pouvez utiliser dans votre formulaire personnalisé.

• Arial Unicode MS
• Courier, Courier Bold, Courier Oblique, Courier Bold-Oblique
• Helvetica, Helvetica Bold, Helvetica Oblique, Helvetica Bold-Oblique
• Times Roman, Times Bold, Times Italic, Times Bold-Italic
• Symbol
• Zapf Dingbats

Ces types de fichiers peuvent entraîner des problèmes lors du téléchargement de votre formulaire personnalisé. Évitez-les.

• Fichiers audio
• Clipart, Word Art
• GIF animés
• Fichiers incorporés
• Liens cachés ajoutés ou mis à jour ou champs fusionnés.
• Fichiers de plus de 2 Mo
• Types de fichiers autres que .docx ou documents Microsoft Word plus anciens renommés avec l’extension .docx

1. Ouvrez votre modèle DOCX.
2. Lorsque vous concevez votre modèle, définissez le texte ou les champs qui ne changent pas à chaque impression. Les logos, les renseignements sur la société, les certifications et autres sont des données statiques. Intégrez-les à votre modèle.
3. Remplacez tous les champs par des champs scalaires ou de table, en fonction du type de formulaire choisi.
4. Assurez-vous que les champs sont appariés aux champs EZ Map définis dans le catalogue EZ Map.

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
2. Sélectionnez le menu déroulant Nouveau style ▼, puis Importer le style.
3. Sélectionnez un type de formulaire et sélectionnez Suivant.
4. Sélectionnez le champ Téléverser votre fichier .DOCX, puis repérez et sélectionnez votre modèle au format .docx.
5. Sélectionnez Suivant.

Les styles de formulaires personnalisés prennent en charge les pages uniques. En fonction du nombre de postes, votre facture finale peut comprendre plusieurs pages.

Vous n’avez pas besoin d’effectuer d’autres mises en correspondance si vous avez utilisé les champs EZ Map. Par contre, vous pouvez facilement modifier les champs QuickBooks correspondants si vous le souhaitez.

1. Vérifiez si les champs de votre modèle correspondent bien aux champs de QuickBooks. Vous pouvez modifier les champs de QuickBooks si ce n’est pas le cas.
2. Sélectionnez Suivant si tout semble en règle.

Note : Le style que vous voulez importer doit avoir au moins un champ mappé aux champs de QuickBooks.

Avant d’enregistrer, prévisualisez votre style pour vous assurer qu’il ressemble précisément à ce que vous voulez.

• Si vous êtes satisfait de l’apparence de votre style, sélectionnez Enregistrer, et nommez votre style.
• Pour effectuer des modifications, sélectionnez Précédent ou modifiez le fichier dans votre éditeur de fichiers DOCX, puis importer-le de nouveau.

Vous pouvez enregistrer une copie de votre style de formulaire personnalisé au format PDF. Enregistrez une copie locale du modèle que vous avez téléversé et prenez une note brève de la mise en correspondance que vous avez faite.

Prêt à utiliser votre style de formulaire personnalisé? Commencez à créer des factures ou des devis en utilisant votre style.

Si vous avez de la difficulté à afficher plusieurs taux de taxe, assurez-vous d’afficher les taux dans le format de tableau suivant.

Note : Il est important de laisser la ligne du bas vide. QuickBooks en ligne déterminera si c’est nécessaire ou non et redimensionnera le tableau au besoin (par exemple, si seule la TVH s’applique, QuickBooks en ligne la réduira à 2 x 1. Et si la TVH, la TPS, la TVQ et la TVP s’appliquent, QuickBooks en ligne les étendra à 2 x 4).

Certains champs sont prévus au sein des tableaux. Par exemple, des renseignements sur les lignes de formulaire comme Quantité, Produit et Prix sont sous forme de tableau (ou de champs de table) et devraient être compris dans des tableaux. Assurez-vous de mettre en correspondance ces champs dans les tableaux de votre fichier DOCX. Apprenez-en plus sur les champs de table en consultant la section « Créez des modèles de mappage particulièrement faciles à utiliser avec les champs EZ Map ».

Votre style de formulaire principal détermine comment les données sont traitées et affichées dans tous vos formulaires. Par exemple, si le champ « Numéros de formulaire » de votre formulaire principal n’est pas coché, votre numéro de facture n’apparaîtra pas dans vos styles de formulaire personnalisés, peu importe si vous l’avez ajouté à la facture.

Pour activer les paramètres voulus dans votre style de formulaire principal :

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
2. Trouvez le De luxe modèle (le type de formulaire est Principal), puis sélectionnez Modifier.
3. Personnalisez le modèle selon vos préférences, puis sélectionnez Terminé.

Vous avez l’option de modifier ce que voit votre client lorsque vous créez une facture.
Note : Vous pouvez accéder à cette option en sélectionnant l’icône des Paramètres ⚙ (à côté du point d’interrogation dans un cercle) à partir de votre facture.

Lorsque vous utilisez l’option d’importation de formulaires personnalisés, il est impossible de choisir entre ce que vous et vos clients voyez parce que votre style de formulaire principal détermine comment les données s’afficheront dans tous vos formulaires.