Importer des styles de formulaire personnalisés pour des factures ou des devis dans QuickBooks en ligne

Apprenez à importer et à créer des styles de formulaires personnalisés pour vos factures ou vos devis dans QuickBooks en ligne.

Des styles de formulaires personnalisés vous sont offerts dans QuickBooks en ligne. Les différents modèles vous permettent d’importer les renseignements de votre entreprise (comme son logo) afin de la mettre en valeur. La fonction vous aide à rapidement et facilement intégrer votre image de marque dans vos formulaires de ventes.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer votre style de formulaire personnalisé
• Importer votre style de formulaire personnalisé
• Obtenez de l’aide si vous rencontrez des erreurs
• Foire aux questions

Concevoir votre style de formulaire personnalisé

Nous vous montrons comment créer un modèle au format .docx pour peaufiner votre formulaire personnalisé. Voici la marche à suivre.

Créer des modèles de mappage particulièrement facile à utiliser avec les champs EZ Map

Les champs EZ Map comprennent des ensembles de mots-clés ou de champs connus dans QuickBooks en ligne. Pendant le téléversement, QuickBooks recherche le texte placé entre chevrons dans votre modèle .docx. QuickBooks repère les parties du modèle qui sont dynamiques et apparie ces parties aux champs de QuickBooks afin de faciliter le mappage de votre formulaire personnalisé.

Par exemple, en utilisant les mots-clés date d’expédition et adresseexpédition permet à QuickBooks de faire correspondre vos champs correctement avec les champs de QuickBooks Date d’expédition et Adresse d’expédition.

Champs scalaires et de table

Les champs scalaires sont des champs indépendants les uns des autres qui ne se répètent pas.

• Vous pouvez placer des champs scalaires séparément ou dans des tableaux.
• N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans le même tableau.

Les champs de table sont des champs qui se répètent et qui se combinent dans le cadre d’un plus large groupe de données. Par exemple, les champs qui constituent un tableau d’activité ou un sommaire de compte sur une facture.

• Intégrez les champs de table à l’intérieur de tableaux. Les champs de table placés en dehors d’un tableau extrairont des données de la première rangée de champs.
• Dans le modèle, mappez la première rangée du tableau qui n’est pas un en-tête. QuickBooks ignore toutes les autres rangées.
• Ne mélangez pas des champs de table appartenant à des tableaux différents. Par exemple, ne combinez pas des champs de table d’activité avec des champs de sommaire de compte.
• N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans le même tableau.

Astuce : Séparez vos tableaux pour éviter les problèmes lors de l’impression. Un tableau placé dans un autre tableau, ou la fusion et la division de cellules, peut occasionner des résultats imprévus. Essayez d’utiliser des tableaux composés de colonnes et de lignes simples.

Quels styles de polices utiliser

Voici les polices que vous pouvez utiliser dans votre formulaire personnalisé.

• Arial Unicode MS
• Courier, Courier Bold, Courier Oblique, Courier Bold-Oblique
• Helvetica, Helvetica Bold, Helvetica Oblique, Helvetica Bold-Oblique
• Times Roman, Times Bold, Times Italic, Times Bold-Italic
• Symbol
• Zapf Dingbats

Les types de fichiers à éviter

Ces types de fichiers peuvent entraîner des problèmes lors du téléchargement de votre formulaire personnalisé. Évitez-les.

• Fichiers audio
• Clipart, WordArt
• GIF animés
• Fichiers incorporés
• Liens cachés ajoutés ou mis à jour ou champs fusionnés.
• Fichiers de plus de 2 Mo
• Types de fichiers autres que .docx ou documents Microsoft Word plus anciens renommés avec l’extension .docx

Importer votre propre style de formulaire personnalisé

Étape 1 : Mettre en correspondance les champs de votre modèle

1. Ouvrez votre modèle DOCX.
2. Lorsque vous concevez votre modèle, définissez le texte ou les champs qui ne changent pas à chaque impression. Les logos, les renseignements sur la société, les certifications et autres sont des données statiques. Intégrez-les à votre modèle.
3. Remplacez tous les champs par des champs scalaires ou de table, en fonction du type de formulaire choisi.
4. Assurez-vous que les champs sont appariés aux champs EZ Map définis dans le catalogue EZ Map.

Étape 2 : Enregistrer et téléchargez votre modèle DOCX

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
2. Sélectionnez le menu déroulant Nouveau style ▼, puis Importer le style.
3. Sélectionnez un type de formulaire et sélectionnez Suivant.
4. Sélectionnez le champ Téléverser votre fichier .DOCX, puis repérez et sélectionnez votre modèle au format .docx.
5. Sélectionnez Suivant.

Les styles de formulaires personnalisés prennent en charge les pages uniques. En fonction du nombre de postes, votre facture finale peut comprendre plusieurs pages.

Étape 3 : Apparier vos champs à ceux de QuickBooks

Vous n’avez pas besoin d’effectuer d’autres mises en correspondance si vous avez utilisé les champs EZ Map. Par contre, vous pouvez facilement modifier les champs QuickBooks correspondants si vous le souhaitez.

1. Vérifiez si les champs de votre modèle correspondent bien aux champs de QuickBooks. Vous pouvez modifier les champs de QuickBooks si ce n’est pas le cas.
2. Sélectionnez Suivant si tout semble en règle.

Note :Le style que vous voulez importer doit avoir au moins un champ mappé aux champs de QuickBooks.

Étape 4 : Afficher l’aperçu et confirmez votre style

Avant d’enregistrer, prévisualisez votre style pour vous assurer qu’il ressemble précisément à ce que vous voulez.

• Si vous êtes satisfait de l’apparence de votre style, sélectionnez Enregistrer et nommez votre style.
• Pour effectuer des modifications, sélectionnez Précédent ou modifiez le fichier dans votre éditeur de fichiers DOCX, puis importer-le de nouveau.

Vous pouvez enregistrer une copie de votre style de formulaire personnalisé au format PDF. Enregistrez une copie locale du modèle que vous avez téléversé et prenez une note brève de la mise en correspondance que vous avez faite.

Prêt à utiliser votre style de formulaire personnalisé? Commencez à créer des factures ou des devis en utilisant votre style.

Obtenir de l’aide si des erreurs surviennent

Si vous rencontrez des problèmes lors de l’importation de votre formulaire ou des champs correspondants, voici des moyens de les résoudre :

Corriger des erreurs lors du téléchargement

Corriger des erreurs lors de la mise en correspondance des champs

Corriger les erreurs d’affichage de plusieurs taux de taxe

Si vous avez de la difficulté à afficher plusieurs taux de taxe, assurez-vous d’afficher les taux dans le format de tableau suivant.

Note : Il est important de laisser la ligne du bas vide. QuickBooks en ligne déterminera si c’est nécessaire ou non et redimensionnera le tableau au besoin (par exemple, si seule la TVH s’applique, QuickBooks en ligne la réduira à 2 x 1. Et si la TVH, la TPS, la TVQ et la TVP s’appliquent, QuickBooks en ligne les étendra à 2 x 4).

Foire aux questions

Voici les réponses aux questions fréquemment posées sur l’importation de styles de formulaire personnalisés.