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Gérez vos fichiers de données pour corriger les problèmes de performance de QuickBooks Desktop

by Intuit• Mis à jour 2 moiss TIME_RANGE_AGO

Si vous avez des problèmes avec les performances de votre QuickBooks Desktop, votre fichier d’entreprise peut en être la cause profonde.

Les performances de QuickBooks diminuent à mesure que la taille du fichier d’entreprise augmente. Il n’y a pas de limites à la taille de votre fichier de données d’entreprise.Des problèmes de performance peuvent survenir si votre réseau ne peut pas gérer des fichiers de données volumineux.

Cet article est Partie 2 d’une série sur les problèmes de performance dans QuickBooks Desktop et sur la façon de les résoudre. Si ces étapes ne résolvent pas vos problèmes, essayez les étapes décrites Gérez vos ordinateurs pour corriger les problèmes de performance de QuickBooks Desktop.

Avant de continuer, mettez à jour QuickBooks Desktop et Gestionnaire de serveur de bases de données sur votre hôte ou serveur.



Configurer l’entreprise et les préférences personnelles

Les fenêtres contextuelles automatiques dans QuickBooks peuvent ralentir la réponse. Pour éviter cela, vous pouvez désactiver les fenêtres contextuelles automatiques dans QuickBooks. Nous vous montrerons comment faire.

Note : Si vous êtes en mode multi-utilisateur, assurez-vous de passer en mode mono-utilisateur. Assurez-vous également de sélectionner Oui pour enregistrer vos modifications avant vous passez à la préférence suivante.

Factures à payer

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Factures à payer, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise onglet.
  4. Décocher Avertir des numéros de factures à payer en double du même fournisseur.
  5. Sélectionnez OK.

Articles et stocks

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Articles et stocks, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise.
  4. Décocher Avertir des numéros de bons de commande en double.
  5. Sélectionnez OK.

Ventes et clients

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Ventes et clients, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise.
  4. Décocher Avertir des numéros de facture en double et Avertir des numéros de bulletin de vente en double
  5. Sélectionnez OK.

Rechercher

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Rechercher, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise.
  4. Décochez la case Mise à jour automatique.
  5. Sélectionnez OK.

Vue Desktop

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Vue Desktop, puis sélectionnez Mes préférences.
  4. Décocher Afficher la page d’accueil à l’ouverture d’un fichier d’entreprise.
  5. Sélectionnez OK.

Rappels

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Rappels, puis Mes préférences onglet.
  4. Décocher Afficher la liste des rappels à l’ouverture d’un fichier d’entreprise.
  5. Sélectionnez OK.

Rapports et graphiques

  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
  2. Aller à Modifier, puis sélectionnez Préférences.
  3. Sélectionner Rapports et graphiques, puis sélectionnez Mes préférences.
  4. Dans la section Rapports et graphique, sélectionnez Ne pas actualiser.
  5. Sélectionner Me demander de modifier les options de rapport avant d’ouvrir un rapport.
  6. Sélectionnez OK.

Mises à jour automatiques

  1. Aller à Aide et sélectionnez Mettre à jour QuickBooks.
  2. Sélectionnez Options.
  3. Dans la section Mises à jour automatiques, sélectionnez Non.
  4. Sélectionnez Fermer.
  5. Sélectionnez OK.

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Réduire la taille du fichier d’entreprise

Si vous avez un fichier volumineux et que les performances sont lentes, vous pouvez réduire la taille de votre fichier d’entreprise. Ces options peuvent prendre plus de temps et de travail.

Vous pouvez exécuter le Utilitaire de données condensées pour réduire la taille de votre fichier ou créer un nouveau fichier d’entreprise.

Créer un nouveau fichier à partir de zéro. Cette option peut demander plus de travail et de temps.

  1. Aller à Fichier, puis sélectionnez Nouvelle entreprise. Suivez les étapes de l’assistant qui s’affiche.
  2. Ouvrez votre fichier original et exporter vos listes.
  3. Ouvrez les fichiers exportés et supprimez toutes les entrées de liste dont vous n’avez pas besoin.
  4. Importez vos fichiers propres dans le nouveau fichier. Voir Aperçu de l’outil IIF : trousse d’importation, exemples de fichiers et en-têtes.
  5. Configurez les soldes d’ouverture.

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Améliorer les performances de QuickBooks

  • Réduisez votre Fragments de fichiers de base de données. Trop de fragments de fichier DB ralentiront votre ordinateur.
  • Vérifiez votre fichier d’entreprise chaque semaine. Voir Corriger les données endommagées dans votre fichier d’entreprise.
  • Les fichiers journaux des opérations permettent de faire le suivi des changements apportés au fichier depuis la dernière sauvegarde. Les fichiers TLG volumineux peuvent entraîner des problèmes de performance. Effectuez une sauvegarde manuelle avec vérification complète pour réinitialiser le TLG.
  • Les lignes vides ralentissent les performances et, si vous exécutez des rapports de comptabilité de caisse avec des stocks, votre coût des marchandises vendues (CMV) pourrait être erroné. Supprimez toutes les lignes de détails avec un prix ou une quantité nulle.
  • Effacez les files d’attente de formulaires que vous voulez imprimer ou envoyer par courriel.
  • Désactiver l’indexation de la recherche dans QuickBooks Desktop :
    Note importante :Vous pouvez toujours effectuer une recherche dans votre fichier d’entreprise lorsque vous désactivez l’index de recherche automatique, mais cela prendra plus de temps. Nous vous recommandons de réactiver la recherche automatique si les performances ne s’améliorent pas.​​
    1. Allez à Modifier et sélectionnez Préférences.
    2. Sélectionner Rechercher puis sélectionnez Préférences de l’entreprise. 
    3. Décocher Mettre à jour automatiquement et renommez le fichier .qbw.SearchIndex.
    4. Vous trouverez le fichier .qbw.SearchIndex au même endroit que votre fichier d’entreprise. (Par exemple : C :\Utilisateurs\Public\Documentspublics\Intuit\QuickBooks\CompanyFIles\NomFichierEntreprise.qbw.IndexRecherche)
  • Exécutez des rapports selon la méthode de comptabilité d’exercice plutôt que selon la méthode de comptabilité de caisse. Les rapports de comptabilité de caisse prennent plus de temps, car QuickBooks doit vérifier l’état du paiement de chaque opération.
  • Si QuickBooks Paie s’exécute lentement, demandez aux autres utilisateurs de se déconnecter et d’exécuter la paie en mode mono-utilisateur.
  • Fermez les fenêtres de QuickBooks que vous n’utilisez pas.
  • Si vous êtes le seul utilisateur dans le fichier de données, passez en mode mono-utilisateur.
  • Redémarrez vos postes de travail tous les jours.
  • Déconnectez-vous du fichier de données lorsqu’il n’est pas utilisé et ne restez pas connecté au fichier d’entreprise pendant la nuit.
  • Effectuez de longues tâches (comme envoyer par courriel ou imprimer des lots de factures ou de relevés de compte) en dehors des heures normales (avant les heures normales, l’heure du midi ou la nuit). De cette façon, il n’utilisera pas les ressources d’autres utilisateurs.
  • Lorsque vous exécutez des rapports, QuickBooks extrait beaucoup de données. Si vous optimisez la façon dont vous exécutez et imprimez les rapports, vous pouvez économiser beaucoup de temps et économiser des ressources. Voici quelques conseils :
    • Exécutez de longs rapports pendant les heures de congé, pendant le dîner, la nuit et la fin de semaine.
    • Personnalisez et mémorisez les rapports longs.
    • Copiez votre fichier d’entreprise sur un poste de travail inutilisé, configurez le pilote pour qu’il imprime directement sur l’imprimante et imprimez votre rapport.

Vous utilisez vos listes chaque fois que des données sont saisies dans QuickBooks. Assurez-vous que vos listes sont à jour et triées. Voici quelques façons dont les listes peuvent ralentir les performances :

  • Vos listes approchent Limites de la liste.
  • Vos listes contiennent plusieurs entrées que vous n’utilisez pas.
  • Vos listes comportent de nombreuses entrées rattachées (comme des projets sous Clients, des comptes rattachés sous Comptes et des articles rattachés sous Articles).

Une façon d’assurer le bon fonctionnement de vos listes est de trier de nouveau vos listes hebdomadaire. Vous pouvez également fusionner des entrées ou des sous-entrées dans vos listes que vous n’utilisez pas.

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