Configurer le poste de pointage dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer votre poste de pointage QuickBooks Time sur un ordinateur ou une tablette. 

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez y configurer le poste de pointage.

Une fois que vous avez configuré votre poste de pointage QuickBooks Time et sélectionné vos préférences d’utilisation, les membres de votre équipe pourront commencer à utiliser le poste de pointage pour faire le suivi de leurs heures travaillées. 

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Ajouter la fonction Poste de pointage
• Sélectionnez un appareil et installez l’application Poste de pointage
• Configurer les préférences du poste de pointage
• Limiter l’utilisation de l’appareil à Time Poste de pointage
• Définir le NIP des membres de l’équipe

Étape 1 : Ajouter la fonction Poste de pointage

Dans QuickBooks en ligne :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis sélectionnez Aperçu,
2. Sélectionner Gérer les postes de pointage,

Dans QuickBooks Time :

1. Ouvrez une session dans QuickBooks Time en tant qu’administrateur.
2. Allez à Paramètres de l'entreprise, puis Options liées aux heures,
3. Sélectionner Date et heure,
4. À partir du Fuseau horaire Sélectionnez votre fuseau horaire dans le menu déroulant.
5. Sélectionner Enregistrer et fermez la fenêtre.
6. Allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires,
7. Rechercher Horloge pointeuse Kiosque et sélectionnez Installer,

Étape 2 : Sélectionnez un appareil et installez l’application Poste de pointage

Avant de configurer votre poste de pointage, déterminez le type de poste que vous voulez installer. Vous devez tenir compte de certaines exigences relatives aux tablettes et aux ordinateurs lors du choix d’un poste de pointage. Une fois que vous avez choisi le type de compte à utiliser, vous pouvez configurer votre appareil.

Étape 3 : Définir les préférences du poste de pointage

Vous pouvez changer vos préférences pour le poste de pointage en tout temps. 

1. Dans Préférences de poste de pointage, sélectionnez le nom du poste de pointage pour ouvrir les préférences.
2. Si nécessaire, mettez à jour le nom du poste de pointage. 
3. Pour définir les utilisateurs qui pourront pointer sur ce poste de pointage, sous Membres de l’équipe, sélectionnez tous les membres de l’équipe et faites vos sélections.
4. Activer ou désactiver Photo requise lors du pointage, si vous voulez prendre des photos de vos employés qui pointent leur arrivée et leur départ.
5. Sélectionnez un Langue de l’appareil, La langue sélectionnée sert de langue par défaut pour l’appareil. Les membres de l’équipe peuvent choisir individuellement la langue préférée lorsqu’ils utilisent l’appareil pour chaque session.
6. Activer ou désactiver Enregistrer le lieu, Selon l’appareil, lorsque vous lancez le poste de pointage pour la première fois après avoir configuré cette exigence, l’application vous demandera d’utiliser la localisation de votre appareil. Si vous avez accidentellement désactivé la localisation sur l’appareil, allez dans les paramètres de localisation pour la réactiver.
7. Afficher ou masquer Liste des membres de l’équipe, Les membres de l’équipe saisiront manuellement leur nom si la liste est masquée.
8. Afficher ou masquer État de travail du membre de l’équipe, Ce paramètre affiche un point de couleur à côté de la photo de profil des membres de l’équipe. Vert = pointé; Orange = en pause; Pas de point = pas en poste.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier la durée du délai d’inactivité

Modifiez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant que le poste de pointage ferme automatiquement la session de votre membre de l’équipe. Il permet d’accélérer le processus d’ouverture de session lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent utiliser le poste de pointage.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Modules complémentaires, puis Kiosque de pointage,
2. Rajustez le temps (en secondes) dans le Durée de la minuterie d’inactivité,

Étape 4 : Limiter l’utilisation de l’appareil à Poste de pointage

Empêchez les membres de l’équipe de naviguer vers des applications autres que Time Kiosk en utilisant les paramètres de restriction de votre appareil. Nous vous déconseillons l’utilisation d’une application tierce. 

• Ordinateur : Vous ne pouvez pas verrouiller le poste de pointage sur un ordinateur.
• Appareil Android : Configurer système d’écran NIP,
• appareil iOS : Configurer Mode d’accès guidé,

Étape 5 : Définir le NIP des membres de l’équipe

Votre équipe pourra définir son propre NIP la première fois qu’elle sélectionne son nom dans le poste de pointage. Ou, si vous voulez définir son NIP :

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez le nom d’un membre de l’équipe pour afficher ses détails. 
3. Dans NIP du kiosque, saisissez un numéro à quatre chiffres et sélectionnez Enregistrer,

Les membres de l’équipe qui ont seulement besoin d’accéder au poste de pointage n’ont pas besoin d’être invités à utiliser QuickBooks Time. 

Au besoin, distribuez instructions de pointage aux membres de votre équipe ou publiez-les à côté de l’appareil.

Si l’un des membres de votre équipe oublie son NIP, vous devrez le réinitialiser dans la section Détails sur le membre de l’équipe de QuickBooks Time.