Configurer le poste de pointage dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer votre poste de pointage dans QuickBooks Time sur un ordinateur ou une tablette. 

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez y configurer un poste de pointage dans QuickBooks Time.

Une fois que vous avez configuré votre poste de pointage dans QuickBooks Time et défini vos préférences d’utilisation, les membres de votre équipe pourront y faire le suivi de leurs heures travaillées. 

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Ajouter la fonction de poste de pointage
• Sélectionner un appareil et installer l’application du poste de pointage
• Configurer les préférences de poste de pointage
• Limiter l’utilisation de l’appareil au poste de pointage
• Définir le NIP des membres de l’équipe

Étape 1 : Ajouter la fonction de poste de pointage

Dans QuickBooks en ligne :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Aperçu.
2. Sélectionnez Gérer les postes de pointage.

Dans QuickBooks Time :

1. Connectez-vous à QuickBooks Time en tant qu’administrateur.
2. Allez à Paramètres de l’entreprise, puis Options liées aux heures.
3. Sélectionnez Date et heure.
4. Dans le menu déroulant Fuseau horaire , choisissez votre fuseau horaire. 
5. Sélectionnez Enregistreret fermez la fenêtre.
6. Allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires.
7. Recherchez l’ Horloge pointeuseet sélectionnez Installer.

Étape 2 : Sélectionner un appareil et installer l’application du poste de pointage

Avant de configurer votre poste de pointage, vous devez décider le type de poste de pointage que vous voulez installer. Vous devez tenir compte de certaines exigences relatives aux tablettes et aux ordinateurs lors du choix d’un poste de pointage Une fois que vous avez choisi le type de compte à utiliser, vous pouvez configurer votre appareil.

Étape 3 : Configurer les préférences du poste de pointage

Vous pouvez modifier vos préférences pour le poste de pointage en tout temps. 

1. Dans Préférences de poste de pointage, sélectionnez le nom du poste de pointage pour ouvrir les préférences. 
2. Au besoin, mettez à jour le nom du poste de pointage. 
3. Pour définir les utilisateurs qui pourront pointer sur ce poste de pointage, sous Membres de l’équipe, sélectionnez Tous les membres de l’équipe et faites vos sélections. 
4. Activez ou désactivez l’option Photo requise pour pointer l’arrivée et le départ si vous voulez prendre des photos des membres de votre équipe qui pointent leur arrivée et leur départ. 
5. Choisissez la Langue de l’appareil. La langue sélectionnée sert de langue par défaut. Chaque membre de l’équipe peut choisir individuellement sa langue de préférence pendant qu’il utilise l’appareil pendant sa session.
6. Activez ou désactivez Enregistrer le lieu. Selon l’appareil, lorsque vous lancez le poste de pointage pour la première fois après l’avoir configuré, l’application vous demandera si vous souhaitez utiliser la localisation de votre appareil. Si vous avez accidentellement désactivé la localisation sur l’appareil, allez dans les paramètres de localisation pour la réactiver.
7. Affichez ou masquez la Liste des membres de l’équipe. Les membres de l’équipe saisiront leur nom manuellement si la liste est masquée. 
8. Affichez ou masquez l’ État de travail du membre de l’équipe. Ce paramètre affiche un point de couleur à côté de la photo de profil des membres de l’équipe. Vert = pointé; Orange = en pause; Pas de point = pas en poste.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier la durée du délai d’inactivité 

Modifiez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant que le poste de pointage ferme automatiquement la session du membre de votre équipe. Cela permet d’accélérer le processus d’ouverture de session lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent utiliser le poste de pointage.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Modules complémentaires, puis Kiosque de pointage.
2. Rajustez le temps (en secondes) dans Durée de la minuterie d’inactivité.

Étape 4 : Limiter l’utilisation de l’appareil au poste de pointage

Empêchez les membres de l’équipe de naviguer vers des applications autres que le poste de pointage en utilisant les paramètres de restriction de votre appareil. Nous ne recommandons pas l’utilisation d’une application tierce. 

• Ordinateur : Vous ne pouvez pas verrouiller le poste de pointage sur un ordinateur.
• Appareil Android : Configurer l’épinglage des écrans.
• Appareil iOS : Configurer le mode d’accès guidé.

Étape 5 : Définir le NIP des membres de l’équipe

Les membres de votre équipe pourront définir leur propre NIP la première fois qu’ils sélectionnent leur nom sur le poste de pointage pour pointer leur arrivée. Vous pouvez également configurer leur NIP comme suit : 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe. 
2. Sélectionnez le nom d’un membre de l’équipe pour afficher ses détails. 
3. Dans NIP du kiosque, saisissez un numéro à quatre chiffres et sélectionnez Enregistrer.

Les membres de l’équipe qui ont seulement besoin d’un accès au poste de pointage n’ont pas besoin d’être invités à utiliser QuickBooks Time. 

Au besoin, distribuez des instructions de pointage aux membres de votre équipe ou affichez-les près de l’appareil.

Si l’un des membres de votre équipe oublie son NIP, vous devrez le réinitialiser dans la section Détails sur le membre de l’équipe dans QuickBooks Time.