Utiliser le géorepérage dans QuickBooks Time

Apprenez comment ajouter un géorepérage à votre projet ou à votre client dans QuickBooks Time Elite afin que les membres de votre équipe reçoivent des rappels pour qu’ils pointent leur arrivée et leur départ d’un lieu de travail. Avant d’utiliser le géorepérage, assurez-vous de l’activer.

En savoir plus sur la mise à niveau vers QuickBooks Time Elite.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Ajouter un géorepérage à un projet ou à un client
• Pointer les arrivées et les départs à partir d’une notification de géorepérage
• Gérer les notifications de géorepérage

Ajouter un géorepérage à un projet ou à un client

1. Dans QuickBooks Time, allez à Projets ou Clients, puis sélectionnez Modifier.✎ pour le projet ou le client pour lequel vous voulez ajouter un géorepérage.
2. Sélectionnez Lieu et saisissez l’adresse ou les coordonnées de latitude/longitude.
   • Latitude/longitude est utile pour les sites qui n’ont pas encore d’adresse, comme les chantiers de construction. 
   • Si vous avez une intégration, reportez-vous à l’article sur l’intégration pour voir comment les adresses sont importées dans QuickBooks Time.
3. Une icône de lieu s’affiche à côté de l’adresse une fois qu’elle est ajoutée avec succès et reconnue par Google comme une adresse. Au fur et à mesure que vous tapez, choisissez parmi les suggestions qui s’affichent pour vous assurer qu’il s’agit d’une adresse reconnue.
   • Le géorepérage est activé dès que vous saisissez une adresse. Si vous ne voulez pas que le géorepérage soit activé pour un projet ou un client, désactivez le géorepérage sous le champ d’adresse.
4. Au besoin, rajustez la taille du rayon du géorepérage.
   • La taille par défaut et minimale du rayon est de 100 mètres et peut aller jusqu’à 1 000 mètres.

Pointer les arrivées et les départs à partir d’une notification de géorepérage

Notes :

• Des notifications apparaissent sur le téléphone d’un membre de l’équipe lorsqu’il arrive à un lieu ou quitte un lieu associé à un géorepérage.
• Un membre de l’équipe peut choisir de pointer son arrivée et son départ normalement et d’ignorer la notification de géorepérage.
• Si la notification est effacée par mégarde, vous pouvez y accéder de nouveau dans l’application : sélectionnez Plus, puis Notifications.
• Une notification n’est active que si aucune autre feuille de temps ou notification du même type n’a été créée.
• L’heure d’arrivée ou de départ affiche l’heure à laquelle un membre de l’équipe est entré ou a quitté le lieu du géorepérage, pas nécessairement l’heure à laquelle il a ouvert la notification et pointé son arrivée ou son départ.

Pointez votre arrivée à un géorepérage

1. Lorsque vous saisissez un géorepérage, vous recevrez une notification : Arrivé au lieu du projet.
2. Sélectionnez la notification pour ouvrir l’application.
3. Sélectionnez Pointer l’arrivée.
   • S’il y a plus d’un projet associé à ce lieu, choisissez le projet pour lequel vous souhaitez pointer votre arrivée en premier.

Pointez votre arrivée à l’extérieur d’un géorepérage

1. Lorsque vous pointez une heure d’arrivée pour un projet ou un client en dehors d’un géorepérage désigné, vous avez le choix entre deux options :
   • Pointez-moi à mon arrivée : vous serez automatiquement pointé une fois que vous serez à l’intérieur du lieu de géorepérage pour ce client.
   • Pointez immédiatement : Vous êtes immédiatement pointé, mais vous devez remplir une note pour expliquer pourquoi vous n’êtes pas sur place (par exemple, « je vais chercher des beignets pour l’équipe »).

Pointer votre départ 

1. Lorsque vous quittez un lieu de géorepérage, vous recevrez la notification : Lieu de projet abandonné.
2. Sélectionnez la notification pour accéder à deux ou trois options de suivi : Prendre une pause, Pointer le départ, Changer. Toutes ces actions mettent fin à la feuille de temps courante.
   • Sélectionnez Afficher les détails pour remplir tous les champs obligatoires avant de pointer votre départ.
   • Si vous choisissez Prendre une pause ou Changer, l’heure de début de cette nouvelle feuille de temps correspondra à l’heure de fin de celle qui vient d’être terminée par cette action, de sorte qu’aucune heure n’est perdue.

Gérer les notifications de géorepérage

Saisissez les heures de travail de votre entreprise afin que les membres de l’équipe ne reçoivent pas de notifications de géorepérage en dehors des heures de travail. Ce paramètre s’applique à tous les membres de l’équipe et à tous les projets.

1. Allez à Paramètres de l’entreprise et sélectionnez Avis.
2. Sous Géorepérage, sélectionnez les heures de début et de fin et sélectionnez ou désélectionnez les jours au besoin.
3. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
   Note : Les membres de l’équipe reçoivent uniquement des notifications pour les projets ou les clients auxquels ils sont affectés.