Utiliser les catégories d’articles dans QuickBooks Desktop Enterprise

Apprenez comment catégoriser vos articles de stock dans Quickbooks Desktop Enterprise.

Vous pouvez utiliser les catégories d’articles pour organiser vos articles. Vous pouvez également obtenir de précieux renseignements sur les catégories lorsque vous exécutez des rapports.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Modifier un article pour ajouter une catégorie
• Créer des catégories
• Modifier les catégories
• Supprimer les catégories
• Déplacer plusieurs articles dans une catégorie
• Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste comportant des catégories
• Filtrer, trouver et sélectionner des articles par catégorie
• Rapports avec catégories
• Configurer les règles de prix en fonction des catégories
• Personnaliser les colonnes

Note importante :Si vous utilisez des catégories dans QuickBooks Enterprise, mettez à niveau votre ou vos fichiers d’entreprise vers la version la plus récente. Nous avons amélioré la fonction des catégories et elle sera désactivée dans la version 1 (R1).

Modifier un article pour ajouter une catégorie

Vous pouvez sélectionner une catégorie lorsque vous modifiez un article par :

1. Allez à Listes, puis sélectionnez Liste des articles,
2. Sélectionnez l’article auquel vous ajoutez une catégorie et sélectionnez Article, puis sélectionnez Modifier l’article,
3. Sélectionner la catégorie. 
4. Sélectionnez une catégorie existante ou Nouveau + pour créer une nouvelle catégorie. Si vous avez une catégorie primaire, vous pouvez sélectionner Constitue une sous-catégorie de pour créer une sous-catégorie.
5. Saisissez une description facultative. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer ,puis OK,

Répétez ces étapes au besoin pour plusieurs articles et créez même jusqu’à 4 niveaux de catégorisation d’articles. 

gérer les catégories

Dans la nouvelle Liste d’articles, vous pouvez effectuer plusieurs opérations sur les catégories.

Créer des catégories :

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste des catégories,
2. Sélectionner Gérer les catégories puis sélectionnez Sélectionner .Ajouter une catégorie,
3. Nommez la catégorie. Si vous avez une catégorie primaire, vous pouvez sélectionner Constitue une sous-catégorie de pour créer une sous-catégorie.
4. Saisissez une description facultative. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer ,puis OK,

Modifier les catégories :

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste des catégories,
2. Cliquez avec le bouton droit sur la catégorie que vous voulez modifier.
3. Sélectionner Modifier la catégorie,
4. Vous verrez le nom de la catégorie. Elle sera également affichée si la catégorie Constitue une sous-catégorie de une catégorie primaire.
5. Vous pouvez maintenant modifier la catégorie en changeant le nom, le chemin d’accès ou la description.  
6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer, puis OK,

Supprimer les catégories :

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste des catégories,
2. Cliquez avec le bouton droit sur la catégorie que vous voulez supprimer.
3. Sélectionner Supprimer la catégorie,
4. Assurez-vous de déplacer tous les articles de cette catégorie ou de ses sous-catégories avant de pouvoir supprimer la catégorie.
5. Pour confirmer, sélectionnez Oui, supprimer,

Déplacer plusieurs articles dans une catégorie

Vous pouvez déplacer un ou plusieurs articles d’une catégorie à une autre.

1. Sélectionnez la catégorie.
2. Cochez tous les éléments de la catégorie que vous voulez déplacer.
3. Sélectionner Actions groupées en bas de la liste, puis choisissez Déplacer dans une autre catégorie.
4. Choisissez la nouvelle catégorie ou sous-catégorie où vous voulez déplacer les articles.
5. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.
6. Vous devrez confirmer les éléments que vous avez déplacés. Sélectionnez OK.

Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste comportant des catégories

Vous pouvez désormais intégrer plusieurs articles et catégories à l’aide de l’écran Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste. 

1. Allez à Listes,
2. Sélectionner Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste,
   Remarque : Vous pouvez aussi sélectionner Listes, puis Liste des catégories, puis Gérer les catégories, puis Ajouter/modifier plusieurs catégories et articles,
3. Sélectionner Liste, puis la liste que vous voulez utiliser pour les catégories d’articles.
   1. Pièces en stock
   2. Articles de services
   3. Pièces hors stock
   4. Assemblages de stocks
4. Pour ajouter des entrées dans la colonne Catégorie, tapez la première ligne vide à la fin de la liste.
   Vous pouvez également copier (Ctrl+C) les données d’Excel et les coller (Ctrl+V) dans la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste.
5. Pour modifier les saisies dans la colonne des catégories, sélectionnez n’importe quel champ et commencez à effectuer les modifications.
6. Pour copier :
   1. Un champ vers les autres documents comptables, mettez le champ en surbrillance, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Copier vers le bas, Toutes les données déjà saisies dans les champs seront écrasées.
   2. Copiez une ligne, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ligne en double, Le document est copié sur la ligne suivante et commence par le mot «DUP.»
7. Sélectionnez Enregistrer les changements.

Filtrer, trouver et sélectionner des articles par catégorie

Vous pouvez maintenant filtrer la recherche et la sélection des articles pour saisir vos opérations plus rapidement. 

1. Une fois que vous êtes dans la fenêtre d’opération, vous pouvez sélectionner article,
2. Sélectionner Trouver et sélectionner des articles/Filtre par catégorie,
3. Sélectionner Filtrer les articles par catégorie,
4. Sélectionnez la catégorie ou la sous-catégorie.
5. Sélectionnez l’article de votre choix dans cette liste réduite.

Rapports avec catégories

Vous pouvez voir les articles et leurs catégories dans les rapports énumérés ci-dessous.

1. Sélectionner Rapports, puis sélectionnez Inventaire.
2. Sélectionner l’un des rapports suivants :
   1. Vue hiérarchique : Sommaire de l’évaluation des stocks, État du stock par article, Sommaire des ventes par article.
   2. Vue à plat : Sommaire de l’évaluation des stocks, Feuille de prise d’inventaire (en activant la colonne Catégorie à partir de Personnaliser le rapport).
3. Sélectionner  Rapport, puis sélectionnez  Articles,
4. Sélectionner l’un des rapports ci-dessous :
   1. Liste de prix de l’article
   2. Liste d’articles

Le rapport s’affiche et vous pouvez voir la liste des articles avec leurs catégories et sous-catégories.

Vous pouvez également filtrer un rapport par catégorie.

1. Sélectionnez le. Personnaliser le rapport, puis allez à Filtres : onglet.
2. Dans la liste Filtrer, sélectionnez Catégorie,
3. Sélectionnez la catégorie de votre choix dans la liste, puis cliquez sur OK,

Configurer des règles de prix en fonction des catégories

Pour utiliser les catégories afin de configurer des règles de prix, vous devez activer la tarification avancée.

1. Allez à Modifier et sélectionnez Préférences.
2. Sélectionner Ventes et clients puis Préférences de l'entreprise,
3. Sélectionner Activer Tarification avancée,

Lorsque la tarification avancée est activée, vous pouvez créer des règles selon les catégories. Voici la procédure à suivre :

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste de règles sur les prix,
2. Sélectionner Règle de prix puis sélectionnez Nouv., Nommez la règle de prix.
3. Pour ajouter une condition, sélectionnez la bouton + et sélectionnez Articles,
4. Sélectionner Catégorie puis sélectionnez la catégorie de votre choix.
   Note : ​​Assurez-vous de choisir une catégorie autre que sans catégorie pour appliquer une règle de prix.​
5. Configurer le période et prix,
6. Sélectionner OK une fois que vous aurez terminé.

Cette règle s’appliquera à tous les articles qui sont assignés à la catégorie sélectionnée.

Pour voir la règle de prix en action dans une opération :

1. Allez à Clients et sélectionnez Créer des factures,
2. Configurer le Date de dans la période définie dans la règle de prix.
3. Sélectionnez un article dans la catégorie avec la règle de prix.
4. Sélectionner infobulle,
5. Le Règles sur les prix appliqués contiendra la règle de prix que vous avez appliquée.

Personnaliser les colonnes

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste des catégories,
2. Sélectionnez le .Article dans le menu déroulant du bas.
3. Sélectionner Personnaliser les colonnes,
4. Vous pouvez maintenant modifier l’ordre des catégories et ajouter ou supprimer les colonnes que vous souhaitez afficher dans l’écran Liste des catégories.

Note importante : Si vous avez déjà utilisé les catégories dans QuickBooks Enterprise 2023 R1 et R3, il se peut que vous ayez rencontré un problème lorsque vous utilisez la fonction Rechercher sur la liste d’articles. Voici comment résoudre ce problème :

1. Allez à Listes et sélectionnez Liste des catégories,
2. Sélectionner Gérer les catégories puis sélectionnez Sélectionner Ajouter une catégorie,
3. Nommez la catégorie C1, sélectionnez Enregistrer ,puis OK,
4. Dans la même catégorie ,C1, cochez tous les articles.
5. Sélectionner Actions groupées en bas de la liste, puis choisissez Déplacer dans une autre catégorie, sélectionnez Sans catégorie,
6. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.
7. Enfin, faites un clic droit sur cette catégorie C1 pour le supprimer.
8. Sélectionner Supprimer la catégorie,