Utiliser des catégories d’articles dans QuickBooks Desktop Enterprise

Apprenez à catégoriser vos articles en stock dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Vous pouvez utiliser des catégories d’articles pour organiser vos articles. Grâce aux catégories, vous pouvez également obtenir des indications utiles lorsque vous exécutez des rapports.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer des catégories
• Modifier des catégories
• Supprimer des catégories
• Modifier un article pour ajouter une catégorie
• Déplacer plusieurs articles vers une catégorie
• Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste avec des catégories
• Filtrer par catégorie dans la fonction de recherche et de sélection d’articles
• Exécuter des rapports avec des catégories
• Définir des règles de prix en fonction des catégories
• Personnaliser les colonnes
• Résoudre les problèmes courants

Note importante : Si vous utilisez des catégories dans QuickBooks Enterprise, mettez à niveau vos fichiers d’entreprise vers la version la plus récente. Nous avons amélioré la fonction de catégories et elle sera désactivée dans la version 1 (R1).

Gérer les catégories

Dans la nouvelle liste d’articles, vous pouvez effectuer plusieurs actions concernant les catégories.

Créer des catégories :

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Category List (Liste de catégories).
2. Sélectionnez Manage Categories ▼ (Gérer les catégories), puis Add new category (Ajouter une catégorie). 
3. Saisissez le nom de la catégorie. Si vous avez une catégorie primaire, vous pouvez sélectionner Is a sub-category of (Constitue une sous-catégorie) pour créer une sous-catégorie.
4. Saisissez une description (facultatif). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Modifier des catégories :

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Category List (Liste de catégories).
2. Cliquez avec le bouton droit sur la catégorie que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez Edit category (Modifier la catégorie).  
4. Vous verrez le nom de la catégorie. Vous verrez également si elle constitue une sous-catégorie d’une catégorie primaire.
5. Vous pouvez maintenant modifier la catégorie en changeant le nom, le chemin d’accès ou la description.  
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Supprimer des catégories :

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Category List (Liste de catégories).
2. Cliquez avec le bouton droit sur la catégorie que vous voulez supprimer.
3. Sélectionnez Delete category (Supprimer la catégorie).  
4. Assurez-vous de déplacer tous les articles de cette catégorie ou de ses sous-catégories avant de supprimer la catégorie.
5. Pour confirmer, sélectionnez Yes, delete (Oui, supprimer). 

Déplacer plusieurs articles vers une catégorie

Vous pouvez déplacer un ou plusieurs articles d’une catégorie à une autre.

1. Sélectionnez la catégorie.
2. Cochez tous les articles que vous voulez déplacer de la catégorie.
3. Sélectionnez Batch actions ▼ (Actions groupées) sous la liste, puis choisissez Move to a different category (Déplacer vers une autre catégorie).
4. Choisissez la catégorie (ou la sous-catégorie) vers laquelle vous voulez déplacer les articles.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Save (Enregistrer).
6. On vous demandera de confirmer le déplacement des articles. Sélectionnez OK.

Modifier un article pour ajouter une catégorie

Vous pouvez sélectionner une catégorie lorsque vous modifiez un article. Pour ce faire :

1. Allez à Lists (Listes), puis sélectionnez Item List (Liste d’articles).
2. Sélectionnez l’article auquel vous voulez ajouter une catégorie. Ensuite, sélectionnez Item ▼ (Article) et cliquez sur Edit Item (Modifier l’article).
3. Sélectionnez Category (Catégorie). 
4. Sélectionnez une catégorie existante ou cliquez sur Add New (Ajouter) pour créer une catégorie. Si vous avez une catégorie primaire, vous pouvez sélectionner Is a sub-category of (Constitue une sous-catégorie) pour créer une sous-catégorie.
5. Saisissez une description (facultatif). Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK, puis cliquez à nouveau sur OK.

Répétez ces étapes au besoin pour plusieurs articles. Vous pouvez créer jusqu’à 4 niveaux de catégories d’articles. 

Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste avec des catégories

Vous pouvez maintenant intégrer plusieurs articles et catégories à l’écran Add/Edit Multiple List Entries (Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste). 

1. Allez à Lists (Listes).
2. Sélectionnez Add/Edit Multiple List Entries (Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste).
   Note : Vous pouvez également sélectionner Lists (Listes), puis Category List (Liste de catégories), puis Manage Categories ▼ (Gérer les catégories), puis Add/edit multiple categories and items (Ajouter/modifier plusieurs catégories et articles).
3. Sélectionnez List (Liste), puis cliquez sur la liste que vous voulez utiliser pour les catégories d’articles.
   1. Articles de services
   2. Pièces en stock
   3. Pièces hors stock
   4. Assemblages des stocks
4. Pour ajouter des entrées dans la colonne des catégories, saisissez-les dans la première ligne vide à la fin de la liste.
   Vous pouvez également copier (Ctrl+C) des données d’Excel et les coller (Ctrl+V) dans la fenêtre Add/Edit Multiple List Entries (Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste).
5. Pour modifier les entrées de la colonne des catégories, sélectionnez n’importe quel champ et commencez à apporter des changements.
6. Pour copier :
   1. Pour copier les données d’un champ dans d’autres champs, mettez le champ en surbrillance, cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Copy Down (Copier vers le bas). Toutes les données déjà présentes dans les champs seront remplacées.
   2. Copiez une ligne, cliquez avec le bouton droit sur la ligne et sélectionnez Duplicate Row (Dupliquer la ligne). La ligne est copiée dans la ligne suivante, qui commence toutefois par « DUP ».
7. Sélectionnez Save Changes (Enregistrer les changements).

Filtrer par catégorie dans la fonction de recherche et de sélection d’articles

Vous pouvez maintenant filtrer la fonction de recherche et de sélection d’articles pour saisir vos opérations plus rapidement. 

1. Une fois que vous êtes dans la fenêtre d’opérations, vous pouvez sélectionner la liste déroulante ▼ sous la colonne Item (Article).
2. Sélectionnez Find and Select items/Filter by Category (Rechercher et sélectionner des articles/Filtrer par catégorie).
3. Sélectionnez Filter items by category (Filtrer les articles par catégorie). 
4. Sélectionnez la catégorie et la sous-catégorie.
5. Sélectionnez l’article de votre choix dans la liste filtrée.

Exécuter des rapports avec des catégories

Vous pouvez personnaliser les rapports pour voir les articles et leurs catégories.

Rapport sur les stocks

1. Sélectionnez Reports (Rapports), puis Inventory (Stocks).
2. Sélectionnez l’un des rapports ci-dessous :
   1. Vue hiérarchique : Sommaire de l’évaluation des stocks, État des stocks par article, Sommaire des ventes par article. Note : Vous pouvez sélectionner Hide Category (Masquer la catégorie) pour passer de la vue des catégories à la vue des articles dans ces rapports.
   2. Vue 2D : Sommaire de l’évaluation des stocks, Rotation des stocks par article, Feuille de prise d’inventaire (en activant la colonne des catégories à partir de la fonction Customize Report [Personnaliser le rapport]).
3. Sélectionnez Report (Rapport), puis List (Liste).
4. Sélectionnez l’un des rapports ci-dessous :
   1. Liste de prix des articles
   2. Liste d’articles

Le rapport s’affiche et vous pouvez voir la liste des articles, ainsi que leurs catégories et sous-catégories.

Rapport sur les articles

1. Sélectionnez Report (Rapport), puis Items (Articles).
2. Sélectionnez l’un des rapports ci-dessous :
   1. Liste de prix des articles
   2. Liste d’articles

1. Sélectionnez Report (Rapport), puis Items (Articles).
2. Sélectionnez l’un des rapports ci-dessous :
   1. Liste de prix des articles
   2. Liste d’articles

Rapport du détail de l’opération personnalisée

1. Sélectionnez Reports (Rapports), puis Custom Reports (Rapports personnalisés), puis Transaction Detail (Détail de l’opération).
2. Allez à Display (Affichage), et sélectionnez Columns (Colonnes), puisTotal by (Total par).
3. Sélectionnez Category: Item Detail (Catégorie : Détail de l’article).

Vous pouvez également filtrer un rapport par catégorie.

1. Sélectionnez Customize Report (Personnaliser le rapport), puis allez à l’onglet Filters (Filtres).
2. Dans la liste des filtres, sélectionnez Category (Catégorie).
3. Sélectionnez la catégorie voulue dans la liste, puis cliquez sur OK.

Définir des règles de prix en fonction des catégories

Pour utiliser des catégories afin d’établir des règles de prix, vous devez vous assurer que la tarification avancée est activée.

1. Allez à Edit (Modifier) et sélectionnez Preferences (Préférences).
2. Sélectionnez Sales & Customers (Ventes et clients), puis Company Preferences (Préférences de l’entreprise).
3. Sélectionnez Enable Advanced Pricing (Activer la tarification avancée).

Une fois la tarification avancée activée, vous pouvez créer des règles en fonction des catégories. Voici comment :

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Price Rule List (Liste de règles de prix).
2. Sélectionnez Price Rule (Règle de prix), puis New (Nouveau). Donnez un nom à la règle de prix.
3. Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton + et sélectionnez Items (Articles).
4. Sélectionnez Category (Catégorie), puis sélectionnez la catégorie voulue.
   Note : ​Assurez-vous de choisir une catégorie autre que Uncategorized (Sans catégorie) pour appliquer une règle de prix.
5. Définissez la période et le prix. 
6. Cliquez sur OK une fois que vous avez terminé.

Cette règle s’appliquera à tous les articles qui appartiennent à la catégorie sélectionnée.

Pour voir la règle de prix à l’œuvre dans une opération :

1. Allez à Customers (Clients) et sélectionnez Create Invoices (Créer des factures).
2. Indiquez une date qui fait partie de la période définie dans la règle de prix.
3. Sélectionnez un article dans la catégorie ayant la règle de prix.
4. Cliquez sur l’infobulle située près du taux dans la colonne Rate (Taux).
5. La boîte de dialogue Applied Price Rules (Règles de prix appliquées) affichera la règle de prix que vous avez appliquée.

Personnaliser les colonnes

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Category List (Liste de catégories).
2. Sélectionnez la liste déroulante Item ▼ (Article) dans le volet inférieur.
3. Sélectionnez Customize columns (Personnaliser les colonnes). 
4. Vous pouvez maintenant modifier l’ordre des catégories et ajouter ou supprimer les colonnes que vous voulez voir à l’écran Category List (Liste des catégories).

Dépannage

Voici comment régler une panne lors de l’utilisation de la fonction de recherche dans la liste d’articles sous Categories (Catégories) pour QuickBooks Enterprise 2023 R1 et R3.

1. Allez à Lists (Listes) et sélectionnez Category List (Liste de catégories).
2. Sélectionnez Manage Categories ▼ (Gérer les catégories), puis Add new category (Ajouter une catégorie).
3. Nommez la catégorie « C1 » et cliquez sur OK.
4. Cochez tous les articles de la catégorie C1.
5. Sélectionnez Batch actions (Actions groupées), puis Move to a different category (Déplacer vers une autre catégorie).
6. Dans la liste déroulante Category (Catégorie), sélectionnez Uncategorized (Sans catégorie). Sélectionnez ensuite Save (Enregistrer).
7. Cliquez avec le bouton droit sur C1, puis sélectionnez Delete category (Supprimer la catégorie).