Utiliser le gestionnaire de serveur de bases de données QuickBooks

Apprenez comment héberger vos fichiers d’entreprise sur un réseau avec le gestionnaire de serveur de bases de données dans QuickBooks Desktop.

Après avoir installé le gestionnaire de serveur de bases de données , vous devez numériser vos fichiers d’entreprise. Une fois que vous les avez numérisés, vous pouvez accéder à vos fichiers d’entreprise à partir d’autres ordinateurs de votre réseau. Cela vous permet, ainsi qu’à d’autres personnes sur votre réseau, de travailler ensemble dans QuickBooks Desktop à partir de plusieurs ordinateurs.

Si vous avez des questions sur l’hébergement, apprenez-en plus sur la configuration des réseaux pour QuickBooks Desktop.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Numériser vos dossiers
• Surveillez vos déplacements
• Gérer le gestionnaire de serveur de bases de données
• Redémarrer le gestionnaire de serveur de bases de données

Étape 1 : Numériser vos dossiers

Avant de partager vos fichiers, vous devez rechercher les dossiers qui les contiennent. Vous ne devez les numériser qu’une seule fois.

1. Sur votre ordinateur serveur (celui qui héberge vos fichiers d’entreprise), ouvrez le menu Démarrer de Windows.
2. Tapez « Base de données » dans le champ de recherche et ouvrez le gestionnaire de serveur de bases de données QuickBooks .
3. Allez à l’onglet Numériser les dossiers .
   Note importante : Si vous utilisez le gestionnaire de serveur de bases de données 2019, ce processus partage tous vos dossiers. Vous voudrez peut-être définir les autorisations de votre dossier afin de ne donner l’accès qu’à certains utilisateurs.
4. Sélectionnez Parcourir. Sélectionnez ensuite les dossiers qui contiennent vos fichiers d’entreprise (QBW).
5. Sélectionnez OK lorsque vous aurez terminé.
6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Commencer le balayage .

Une fois l’analyse terminée, les dossiers apparaissent dans la section Fichiers d’entreprise QuickBooks trouvés . Vous pouvez maintenant accéder aux fichiers d’entreprise qui se trouvent dans ces dossiers à partir d’autres ordinateurs de votre réseau.

Étape 2 : Surveiller vos déplacements

Une fois que vous avez numérisé des dossiers, les unités qui les contiennent s’affichent dans l’onglet Unités surveillées . Sélectionnez le lecteur pour surveiller ces dossiers. De cette façon, vous n’aurez pas besoin d’effectuer une nouvelle analyse des dossiers si vous modifiez ou déplacez les fichiers d’entreprise qu’ils contiennent.

1. Allez à l’onglet Unités surveillées .
2. Cochez les cases des disques durs qui contiennent vos fichiers d’entreprise. Note : Ajoutez uniquement les lecteurs où vous détenez vos fichiers d’entreprise.

Note : Vous ne pouvez pas surveiller les unités mappées.

Étape 3 : Gérer le gestionnaire de serveur de bases de données

Il y a d’autres onglets dans le gestionnaire de serveur de bases de données pour que tout fonctionne comme sur des roulettes.

• L’onglet Système vous indique où le gestionnaire de serveur de bases de données est installé sur votre ordinateur.
• L’onglet Serveur de bases de données vous indique en temps réel l’état de l’outil et les personnes qui y sont connectées.

Redémarrer le gestionnaire de serveur de bases de données

Si vous ne pouvez pas ouvrir le gestionnaire de serveur de bases de données ou si vous voyez un message d’erreur, nous vous recommandons de le redémarrer sur votre ordinateur serveur (celui qui héberge vos fichiers d’entreprise). Pour redémarrer, suivez les étapes de votre configuration actuelle.

Si vous avez installé QuickBooks Desktop et le gestionnaire de serveur de bases de données

1. Ouvrez QuickBooks Desktop sur votre ordinateur serveur.
2. Allez à Fichier, puis sélectionnez Ouvrir ou restaurer un fichier d’entreprise.
3. Sélectionnez Ouvrir un fichier d’entreprise . Trouvez et ouvrez votre fichier d’entreprise. Ensuite, sélectionnez Suivant.
4. Cochez la case Ouvrir le fichier en mode multi-utilisateur , puis sélectionnez Ouvrir .
5. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise.
6. Allez à Fichier et sélectionnez Fermer l’entreprise/Fermer la session . Cette action ferme votre fichier d’entreprise sur le serveur.
7. Ouvrez le menu Démarrer de Windows .
8. Saisissez « Base de données » dans le champ de recherche et ouvrez le gestionnaire de serveur de bases de données QuickBooks .

Si tout fonctionne, vous êtes prêt. Si vous voyez toujours un message d’erreur, suivez les étapes de la section « Si vous avez seulement installé le gestionnaire de serveur de bases de données ».

Si vous avez seulement installé le gestionnaire de serveur de bases de données

1. Sélectionnez le menu Démarrer de Windows.
2. Recherchez et ouvrez le Panneau de configuration .
3. Sélectionnez et ouvrez Outils d’administration .
4. Sélectionnez Services dans la liste.
5. Cliquez avec le bouton droit sur le service QuickBooksDBXX , puis sélectionnez Redémarrer . Note : XX est l’année de votre gestionnaire de serveur de bases de données. Par exemple, la version de 2021 est : QuickBooksDB31.

Si le gestionnaire de serveur de bases de données ne redémarre pas, redémarrez votre ordinateur serveur. Suivez ensuite ces étapes.