Ajouter des factures existantes à des projets dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment ajouter des factures payées et impayées dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé ou Comptable.

Une fois que vous aurez configuré votre projet, vous pourrez facilement créer des factures et les ajouter à votre projet. Portez toutefois une attention particulière aux factures existantes, surtout si elles sont déjà liées à un paiement. Lorsque vous modifiez des factures liées à un paiement, vous dissociez le paiement de ces factures. Ne vous inquiétez pas! Nous vous expliquons comment ajouter des factures payées et impayées existantes à votre projet et comment associer de nouveau des paiements liés.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Ajouter des factures impayées à un projet
• En savoir plus sur les factures payées avant de les modifier
• Désactiver Appliquer automatiquement les crédits
• Ajouter la facture payée au projet
• Associer le paiement à la facture

Ajouter des factures impayées à un projet

Il est préférable d’ajouter des factures existantes à des projets avant qu’elles ne soient liées à un paiement. Voici comment ajouter une facture impayée :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Sélectionnez la facture impayée.
3. Allez à Modifier la facture.
4. Sélectionnez la liste déroulante Client ▼. Sélectionnez ensuite le projet. 
5. Sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur les factures payées avant de les modifier

Lorsque vous ajoutez une facture payée à votre projet, la facture n’est plus associée au paiement lié, et son état passe à « impayée ». Une fois que vous aurez modifié la facture, vous devrez l’associer de nouveau au paiement afin de ne pas facturer un montant en double à votre client.

Assurez-vous également que le paramètre Appliquer automatiquement les crédits est désactivé avant de modifier une facture payée. Si ce paramètre est activé lors de la modification d’une facture payée, QuickBooks applique automatiquement le paiement à la prochaine facture impayée du client.

Nous ne recommandons pas d’ajouter des factures liées à plus d’une opération, dépense facturable ou feuille de temps, car vous devrez corriger manuellement chaque poste.  Voici comment ajouter une facture payée à votre projet en quelques étapes simples :

Voici comment ajouter une facture payée à votre projet en quelques étapes simples :

Étape 1 : Désactiver le paramètre Appliquer automatiquement les crédits

Avant de modifier une facture payée, assurez-vous de désactiver le paramètre Appliquer automatiquement les crédits.

1. Sélectionner Paramètres , puis Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
3. Faites défiler jusqu’à la section Automatisation et sélectionnez l’icône du crayon ✎ pour la développer.
4. Désactivez le paramètre Appliquer automatiquement les crédits.
5. Sélectionnez Enregistrer et Terminer.

Une fois que vous aurez terminé d’ajouter des factures payées à votre projet, vous pourrez répéter ces étapes pour réactiver le paramètre.

Étape 2 : Ajouter la facture payée au projet

Pour ajouter la facture payée à votre projet : 

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Sélectionnez la facture payée que vous souhaitez ajouter à un projet.
3. Allez à Modifier la facture.
4. Sélectionnez la liste déroulante Client ▼. Sélectionnez ensuite le projet. 
5. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : Associer de nouveau le paiement à la facture

Une fois que vous aurez ajouté la facture au projet, vous devrez associer de nouveau le paiement à la facture pour que celle-ci soit marquée comme payée et liée à la bonne facture.

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Plan comptable.
2. Repérez le compte où le paiement a été déposé et sélectionnez Historique du compte.
3. Sélectionnez le paiement de la facture, puis Modifier.
4. Dans Opérations non réglées, cochez la case de la facture à laquelle le paiement s’applique.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.