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Guide d’intégration de BigCommerce et de QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 22 août, 2022

Apprenez comment intégrer BigCommerce à QuickBooks en ligne.

Avec QuickBooks Connector, vous pouvez configurer votre intégration complète en quelques minutes à l’aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Se connecter

Commencez ici en connectant les systèmes que vous cherchez à intégrer. Vous trouverez des guides sur la façon de connecter chaque système. Pour cet exemple, nous allons connecter Bigcommerce et QuickBooks en ligne. Sélectionnez Configurer pour aller de l’avant.

Configuration

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera diverses options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration de BigCommerce et de QuickBooks en ligne fonctionne. Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec notre Équipe de soutien pour obtenir de l’aide en tout temps.

  1.  Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de pouvoir commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :
    • Fuseau horaire du compte
    • Date de début des intégrations
    • Options du rapport de synchronisation des courriels

      SynchronizationOptions_QBConnector_US_ExtInt_102721.png
  2. Vous verrez une liste des principaux flux de travaux. Ces options sont facultatives, alors assurez-vous de lire attentivement chaque option. En général, notre synchronisation permet ce qui suit :
    • Ventes de BigCommerce à envoyer dans QuickBooks en ligne.
    • Produits de BigCommerce à envoyer dans QuickBooks en ligne.
    • Si vous avez activé la gestion des stocks dans QuickBooks en ligne QuickBooks Connector peut lire cette information et mettre à jour BigCommerce.
  1. Commencez le processus de configuration en sélectionnant le premier flux de travaux pour synchroniser les commandes BigCommerce avec QuickBooks en ligne comme indiqué ci-dessous. Ces paramètres de configuration aideront à déterminer certains comportements d’intégration de base :
    • Sélectionner les états des commandes BigCommerce à partir desquels l’application récupère les ventes à synchroniser avec QuickBooks en ligne. Selon la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être aussi synchroniser les ventes dans ayant les États En attente ou En attente de paiement.
    • Sélectionnez la façon dont les commandes BigCommerce s’afficheront dans QuickBooks en ligne. Dans le cas de QuickBooks en ligne, choisissez si vous voulez que vos commandes BigCommerce soient envoyées à QuickBooks en ligne comme Factures de vente ou Reçus de vente. Sélectionnez l’option appropriée pour votre entreprise.
  2. Sélectionnez Produit par défaut et Options avancées pour voir les paramètres avancés.
    • Préfixe du numéro de commande – Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte BigCommerce. Par exemple, Si vous avez la commande « 1234 » dans BigCommerce et que vous ajoutez le préfixe « BC » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « BC-1234 » et envoyée à QuickBooks en conséquence.
    • Produit de carte-cadeau – Tout comme pour les options d’expédition et d’articles de rabais ci-dessus, vous pouvez spécifier un article de carte-cadeau dédié afin de pouvoir faire le suivi de vos ventes avec carte-cadeau.
    • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu – Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
    • Client initial/Organisation du client/Client de vente en ligne générique – La plupart des systèmes comptables exigent qu’un enregistrement du client soit spécifié lors de la création d’une facture de vente. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client d’origine, toutefois, si vos clients BigCommerce précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour l’option Organisation du client.
    • Numéros de facture automatiques – Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande BigCommerce et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable. Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier client générique BigCommerce. Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne ici.
    • Produit de rabais - Vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
    • Produit d’arrondissement – Ce produit sera utilisé pour répartir les montants s’il y a un écart d’arrondissement dans le total général d’une commande dans une facture ou un reçu de vente de QuickBooks en ligne.
    • Utiliser l’article d’expédition - Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire facilement le suivi des revenus générés par les frais d’expédition.
    • Utiliser le message client par défaut – Cette option vous permet d’utiliser le message qui existe sur le modèle dans QuickBooks au lieu de remplir les notes de BigCommerce.
    • Autoriser les paiements par carte de crédit – Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de crédit pour les opérations.
    • Report de la date d’échéance – Une date d’échéance sera attribuée si les opérations n’ont pas de date d’échéance. Cet élément est calculé en fonction de la date de l’opération du report de la date d’échéance. S’il n’est pas défini, la date de l’opération est utilisée comme date d’échéance.
    • Autoriser les paiements par carte de crédit – Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de crédit pour les opérations.
  3. Il existe une option pour synchroniser les commandes remboursées à partir de BigCommerce. Dans ce flux de travaux, on vous demandera de mapper un compte de remplacement à partir duquel l’argent du paiement est remboursé. On vous demandera également de saisir le préfixe de votre numéro de remboursement préféré qui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.

    Avec l’état de la commande - Sélectionnez les états des commandes de BigCommerce à partir desquels l’application récupérera les commandes annulées ou remboursées afin de les synchroniser avec votre système comptable.

    Retrieve_Refund_QBCOneSaas_EXT_US10262021.png
  4. Appariez les produits BigCommerce avec QuickBooks en ligne. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, tous vos articles BigCommerce doivent être configurés avec des UGS uniques.

    Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :
    • Nom : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de BigCommerce au champ du nom du produit dans QuickBooks en ligne.
    • UGS : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit BigCommerce au champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.
  5. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée/définie dans votre compte BigCommerce, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur la configuration de la taxe.

    Map_Big_Commerce_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.png
  6. Si vous voulez que QuickBooks Connector crée de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne, vous pouvez activer cette option. Pour l’inventaire, QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CPV aux produits au moment de la création, mais nous ne synchroniserons pas le prix CPV des produits.

    Createnew_Big_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

    Pour les articles hors stock, vous devez sélectionner les comptes Revenu et Dépenses.

    Createnew_Big2_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG
  1. Les paramètres Envoyer des paiements de BigCommerce à QuickBooks en ligne vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de BigCommerce soient enregistrées et liées à vos ventes dans QuickBooks en ligne. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire après avoir sélectionné Mapper les modes de paiement individuels. Si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, consultez votre comptable.

    SendPayments_1QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

    Sélectionnez Enregistrer.

Ceci permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles BigCommerce et de les créer dans QuickBooks en ligne. Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles qui sont utilisés dans les ventes réelles (mentionné ci-dessus), tandis que d’autres préfèrent utiliser tous les articles de BigCommerce et les envoyer.

Product_Big_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

Note : Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus et de dépenses différents, vous devrez configurer tout cela dans QuickBooks en ligne après la création des éléments par l’application.

Sélectionnez Enregistrer. En savoir plus sur l’intégration de produits.

Si vous voulez envoyer des données sur le niveau de stock de QuickBooks en ligne à vos produits BigCommerce, il vous suffit de sélectionner le flux de travaux final.

Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks BigCommerce. En savoir plus sur notre processus de suivi du stock.

Sélectionnez Enregistrer.

Stocklevels_BIG_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

Synchronisation

Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Il suffit de sélectionner Synchroniser maintenant dans les options de synchronisation en haut de l’onglet Gestion.

Une fois que vous avez accepté les conditions d’utilisation de QuickBooks Connector, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatisée.

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