Importer ou exporter des fichiers MS Excel

Apprenez comment importer et exporter des données de QuickBooks avec des fichiers MS Excel.

Vous pouvez importer et exporter divers types de listes et d’opérations vers et depuis QuickBooks Desktop en utilisant différents formats de fichier.

Importer des fichiers Excel

Vous pouvez importer des clients, des fournisseurs, des articleset des plans comptables à partir d’une feuille de calcul Excel. Plusieurs options s’offrent à vous lorsque vous importez des fichiers Excel à partir de QuickBooks.

Pour articles

Suivez les étapes ci-dessous si vous importez des articles et que vous n’avez pas encore de fichier Excel ou CSV :

Étape 1 : Activer les préférences de gestion des stocks

1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur.
2. Assurez-vous que vous êtes en mode mono-utilisateur.
   Note : Dans le menu Fichier , une option permettant de passer en mode multi-utilisateur devrait être disponible. Sinon, sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur.
3. Dans le menu Modifier de QuickBooks, sélectionnez Préférences.
4. Sélectionnez Articles et stocks dans le volet de gauche, puis allez à l’onglet Préférences de l’entreprise .
5. Cochez la case Le stock et les bons de commande sont actifs, puis cliquez sur OK.

Étape 2 : Configurer des comptes dans votre fichier de données

1. Dans le menu Listes , sélectionnezPlan comptable.
2. Cliquez avec le bouton droit n’importe où dans le plan comptable, puis sélectionnez Nouveau.
3. SélectionnezType de compte. Pour cette étape, vous devez créer les types de comptes suivants :
   • Compte de revenus pour faire le suivi des ventes.
   • Compte Coût des marchandises vendues (CMV)*
   • Compte de stock.*

Étape 3 : Créer vos données avec ce qui suit pour chaque article :

• Nom de l’article : Nom que vous voulez ajouter à votre liste d’articles.
  1. Si vous importez des articles rattachés, l’ article principal doit déjà exister dans la liste d’articles ou se trouver au-dessus de l’ article rattaché, dans l’ordre de la liste, sur la feuille de calcul que vous importez.
  2. Si vous importez des articles rattachés, le nom de l’article sera formaté avec l’ article principal séparé de l’ article rattaché par un deux- points.

     Exemple :
     Widgets
     Widgets : Widget001
     Widgets : Widget002
     Widgets : Widget003

• Type d’article : Incluez le type d’article, c.-à-d. pièce en stock, service, etc. Le nom de l’article doit être épelé comme vous le voyez dans QuickBooks.
• Description de l’article : Description écrite de l’article qui apparaîtra dans la liste d’articles, les bulletins de vente, les reçus de vente et les factures.
• Compte de revenus : Nom du compte de revenus dans lequel les ventes de l’article seront enregistrées.
• Compte de stock : Nom du compte de stock dans lequel la valeur du stock sera enregistrée.
• Nom du compte CMV : Nom du compte CMV dans lequel les achats de l’article seront enregistrés.
• Quantité en stock : quantité en stock de l’article (articles en stock seulement).
• Coût de l’article : Le coût de l’article.
• Prix de vente : Prix de vente de l’article.
• Valeur totale : La valeur totale de l’article (nouveaux articles en stock seulement).
• En date du : Date du dernier achat de l’article (nouveaux articles en stock seulement).
• Est transmis à : Assurez-vous de mettre un Y dans cette colonne afin de pouvoir faire le suivi du coût et du prix de l’article.

IMPORTANT : Vous devez utiliser le même nom, la même orthographe et la même majuscule que dans le plan comptable.

Renseignements facultatifs :

• Numéro de pièce du fabricant ou UGS : Vous pouvez également importer le numéro de pièce ou d’UGS d’un article.
• Seuil de renouvellement : Une fois que le nombre d’articles en stock atteint ce montant, QuickBooks vous demandera de commander d’autres articles.

Étape 4 : Créer la feuille de calcul

Créez la feuille de calcul en utilisant ces tableaux comme guides :

Étape 5 : Préparer l’importation

Assurez-vous de connaître l’emplacement de la feuille de calcul Excel. QuickBooks se synchronisera avec la feuille de calcul pendant le processus.

1. Démarrez QuickBooks.
2. Ouvrez votre fichier de données d’entreprise.
3. Sauvegardez le fichier d’entreprise QuickBooks sans écraser les sauvegardes précédentes.

Étape 6 : Importer la feuille de calcul

1. Allez au menuFichier , sélectionnezUtilitaires , puis Importer , puis Fichiers Excel.
2. Dans Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste, sélectionnezNon.
3. SélectionnezImportation avancée.
4. Configurez un mappage.
   1. SélectionnezParcourir et choisissez le fichier Excel.
   2. Choisissez la bonne feuille dans le classeur Excel.
   3. Cochez la caseCe fichier de données a des lignes d’en-tête pour identifier les en-têtes disponibles dans votre fichier.
   4. Dans la liste déroulanteChoisir un mappage , sélectionnez Ajouter.
5. Dans la fenêtre Mappages :
   1. Dans le champ Nom du mappage, saisissez un nom pour identifier facilement le mappage (Client, Fournisseurs, etc.).
   2. Dans la liste déroulante Type d’importation , choisissez les données que vous importez.
   3. Appariez les colonnes QuickBooks et Importer les données, puis sélectionnez Enregistrer.
      Note : La colonne QuickBooks affiche les champs clients disponibles dans QuickBooks et la colonne Importer les données affiche les en-têtes de ligne disponibles dans votre fichier Excel. Si vous n’avez pas de données de votre fichier qui correspondent aux champs dans QuickBooks, laissez ce champ vide.
   4. SélectionnezPrévisualiser pour vérifier le mappage.
   5. SélectionnezImporter pour terminer l’importation.
6. Si vous recevez le message d’erreur Enregistrement en double trouvé, ces options s’afficheront :
   • Conservez les données existantes et supprimez les données importées.
   • Remplacez les données existantes par les données importées, en ignorant les champs vides.
   • Remplacez les données existantes par les données importées, y compris les champs vides.

   Pour corriger les erreurs :

   1. Choisissez l’option appropriée.
   2. SélectionnezAppliquer ou Appliquer à tous.
   3. Vous recevrez une notification indiquant le nombre d’importations réussies et le nombre d’erreurs. Si vous avez des erreurs, sélectionnez Enregistrer pour le journal des erreurs et passez-le en revue pour déterminer l’action nécessaire pour corriger les erreurs.
   4. Importez de nouveau la liste au besoin.

Pour les données sur les clients, les fournisseurs et d’autres listes

Utilisez cette option si vous importez des clients, des fournisseurs, des articles et d’autres données de listes et que vous avez un fichier Excel ou des données CSV déjà formatées pour QuickBooks.

1. Dans le menu Fichier , sélectionnezUtilitaires , puis Importer , puis Fichiers Excel.
2. Dans Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste, sélectionnezNon.
3. SélectionnezImportation avancée.
4. Configurez un mappage.
   1. SélectionnezParcourir et choisissez le fichier Excel.
   2. Choisissez la bonne feuille dans le classeur Excel.
   3. Cochez la caseCe fichier de données a des lignes d’en-tête pour identifier les en-têtes disponibles dans votre fichier.
   4. Dans la liste déroulante Choisir un mappage , sélectionnez Ajouter.
5. Dans la fenêtre Mappages :
   1. Dans le champ Nom du mappage, saisissez un nom pour identifier facilement le mappage (Client, Fournisseurs, etc.).
   2. Dans la liste déroulante Type d’importation , choisissez les données que vous importez.
   3. Appariez les colonnes QuickBooks et Importer les données, puis sélectionnez Enregistrer.
      Note : La colonne QuickBooks affiche les champs clients disponibles dans QuickBooks et la colonne Importer les données affiche les en-têtes de ligne disponibles dans votre fichier Excel. Si vous n’avez pas de données de votre fichier qui correspondent aux champs dans QuickBooks, laissez ce champ vide.
   4. SélectionnezPrévisualiser pour vérifier le mappage.
   5. SélectionnezImporter pour terminer l’importation.
6. Si vous recevez le message d’erreur Enregistrement en double trouvé, ces options s’afficheront :
   • Conserver les données existantes et rejeter les données d’importation.
   • Remplacer les données existantes par les données d’importation, en ignorant les champs vides.
   • Remplacer les données existantes par les données d’importation, en incluant les champs vides.

     Pour corriger les erreurs :

   1. Choisissez l’option appropriée.
   2. SélectionnezAppliquer ou Appliquer à tous.
   3. Vous recevrez une notification indiquant le nombre d’importations réussies et le nombre d’erreurs. Si vous avez des erreurs, sélectionnez Enregistrer pour le journal des erreurs et passez-le en revue pour déterminer l’action nécessaire pour corriger les erreurs.
   4. Importez de nouveau la liste au besoin.

Cette option vous permet d’ajouter et de modifier plusieurs clients, fournisseurs et articles. Ceci est pour l’information de la liste (nom, description, etc.) et ne peut pas être utilisé pour importer des opérations (factures, factures à payer, etc.).

1. Dans le menu Listes , sélectionnez Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste.
2. Sélectionnez la liste déroulante Liste et choisissez la liste avec laquelle vous voulez travailler.
3. Filtrez la liste pour voir un enregistrement particulier.
4. (Facultatif) Sélectionnez le bouton Personnaliser les colonnes pour choisir les colonnes que vous voulez voir dans la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste. De cette façon, vous pouvez facilement travailler sur les colonnes dont vous avez besoin. Sélectionnez le bouton Par défaut pour revenir aux colonnes prédéfinies de la liste.
   1. Pour ajouter : dans le volet de gauche, sélectionnez une colonne et sélectionnezAjouter.
   2. Pour supprimer : dans le volet de droite, sélectionnez une colonne et sélectionnezSupprimer.
   3. Pour réorganiser l’ordre des colonnes : dans le volet de droite, sélectionnez la colonne et sélectionnezDéplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas.
   4. SélectionnezOK.
      Note : Les colonnes comme le nom du client ou du fournisseur sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimées. Vous pouvez seulement changer leur ordre.
5. Ajoutez ou modifiez les entrées en cliquant sur les champs appropriés. Notez que vous pouvez copier (Ctrl+C) les données d’Excel et les coller (Ctrl+V) dans cette fenêtre. Vous pouvez également Copier vers le bas et Lignes en double (mettez en surbrillance n’importe quel champ et sélectionnez Copier vers le bas et Ligne en double).
6. SélectionnezEnregistrer les changements.

Après avoir enregistré vos modifications, vous recevrez un avertissement vous indiquant le nombre d’enregistrements enregistrés. QuickBooks vous indiquera également s’il y a des erreurs qui doivent être corrigées.

Pour corriger les erreurs :

1. Cliquez ou passez votre souris dans n’importe quel champ pour voir l’erreur.
2. Mettez à jour l’enregistrement pour corriger les erreurs.
3. Sélectionnez Enregistrer les changements et répétez le processus jusqu’à ce que toutes les erreurs soient corrigées. Notez que si vous ne voulez pas corriger une erreur, vous pouvez enregistrer les modifications que vous avez apportées jusqu’à présent et sélectionnerFermer sans apporter d’autres modifications. QuickBooks n’enregistre pas les modifications qui contiennent des erreurs.

Exporter des fichiers Excel

Vous pouvez exporter des listes et des opérations de clients, de fournisseurs et de paie, ainsi que des listes d’articles dans une feuille de calcul Excel. Si vous devez modifier l’apparence ou le contenu d’un rapport d’une manière qui n’est pas disponible dans QuickBooks, vous pouvez également exporter des rapports et les personnaliser dans Excel sans affecter vos données QuickBooks.