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Intégration de QuickBooks Time et de Xero : Créer, modifier et supprimer une facture

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour il y a 1 mois

Note : Seuls les administrateurs de compte dans QuickBooks Time peuvent créer, modifier ou supprimer des factures. Les factures se synchronisent facilement entre QuickBooks Time et Xero et apparaissent aux deux endroits.

Flux de factures de base

  1. Les contacts, les clients, les articles en stock (ainsi que leurs taux de facturation), de même que les employés (en Australie) sont configurés dans Xero.
  2. Ces éléments sont ensuite importés dans QuickBooks Time.
  3. Les employés utilisent QuickBooks Time pour faire le suivi des heures travaillées, indiquer les clients pour lesquels ils ont travaillé et préciser les services fournis.
  4. L’administrateur ou le gestionnaire de la paie crée ensuite une facture dans QuickBooks Time. La facture est marquée comme ÉBAUCHE.
  5. La facture est synchronisée avec Xero, où elle peut être révisée et envoyée aux clients. Elle est alors marquée comme ENVOYÉE.
  6. Une fois la facture payée, celle-ci est automatiquement marquée comme PAYÉE dans QuickBooks Time.

Créer une facture

  1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Xero en haut à droite > Facturation.
  2. Dans la fenêtre Factures, sélectionnez Nouvelle facture.
  3. Dans la fenêtre Options de facturation, sélectionnez un client et configurez les filtres suivants :
    • À qui souhaitez-vous envoyer une facture?  : Affiche tous les contacts Xero. Si les heures travaillées ont été comptabilisées pour ce contact, le nombre d’heures non facturées s’affiche à côté. Si vous sélectionnez un contact qui n’a pas été ajouté en tant que client dans QuickBooks Time ou pour lequel aucune heure travaillée n’est comptabilisée, l’option « Sélectionner les travaux à facturer » s’affiche et vous permet de choisir les heures du client QuickBooks Time à facturer à ce contact.
    • Si vous choisissez Sélectionné à côté des filtres Trier par, les employés et les articles de stock importés de Xero s’affichent comme des choix. Il en va de même pour tous les items provenant des champs personnalisés que vous avez ajoutés dans QuickBooks Time. Si aucune heure travaillée n’a pas été comptabilisée par les employés sélectionnés ni saisie pour un client ou un article en stock sélectionné, une facture sans poste s’affiche. Vous pouvez ensuite ajouter des articles à la facture manuellement.
    • Heures travaillées : L’option Toutes les heures non facturées est sélectionnée par défaut. Sélectionnez le menu déroulant pour choisir une semaine, un mois ou une période.
    • Sommaire de la facture par... : Choisissez comment afficher votre facture. L’affichage détaillé permet de voir toutes les informations jointes à une feuille de temps pour cette facture.
  4. Affichez une ébauche de facture en sélectionnant Créer une facture.
  5. Révisez la facture, apportez les modifications nécessaires et sélectionnez Enregistrer la facture ou Enregistrer la facture et l’afficher dans Xero.

Modifier une facture

  1. Dans QuickBooks Time, allez à la liste Factures, sélectionnez une facture et effectuez l’une des opérations ci-dessous.
    • Ajouter un poste : Au bas de la page, sélectionnez Ajouter un poste.
    • Modifier des entrées individuelles : Sélectionnez une entrée de n’importe quel champ (sauf le champ Montant, qui est calculé automatiquement), et apportez vos modifications.
    • Réorganiser un poste : Sélectionnez le Xero et déplacez le poste vers le haut, le bas ou la case Radier (si celle-ci est affichée).
    • Radier un poste : À droite du montant, sélectionnez Radier. Le poste s’affiche dans la case Radier, sous la facture. Pour le remettre dans la section non facturée, faites-le glisser vers le haut ou décochez la case Radier.
    • Supprimer un poste : Sélectionnez X.
    • Note :Un poste supprimé ne sera pas considéré comme « facturé » et apparaîtra sur une facture ultérieure pour ce client. Un poste radié sera considéré comme « facturé » et ne figurera pas sur une facture ultérieure.
  2. Sélectionnez Enregistrer la facture ou Enregistrer la facture et l’afficher dans Xero.

Dans Xero :Apportez vos modifications dans Xero. Celles-ci s’afficheront également dans QuickBooks Time.

Supprimer une facture

Note : Seuls les brouillons de factures (factures non envoyées) peuvent être supprimés.

  • Dans QuickBooks Time, ouvrez une facture, sélectionnez l’icône de corbeille (Trashcan) en bas à gauche, puis confirmez en sélectionnant Supprimer.
  • Vous pouvez aussi supprimer la facture dans Xero. La facture sera aussi automatiquement supprimée de QuickBooks Time.

Synchroniser des factures entre QuickBooks Time et Xero

Les factures sont synchronisées lorsque vous sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Xero > Facturation
  • Xero > Importer
  • Sélectionnez l’icône Sync (Sync)
  • Enregistrer la facture

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