Gérer les factures pour l’intégration de QuickBooks Time et de Xero

Apprenez comment créer, modifier et supprimer des factures et synchroniser les données de vos factures entre Xero et QuickBooks Time. 

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre le flux de facture de base
• Créer une facture
• Modifier une facture
• Supprimer une facture
• Synchronisez les factures entre QuickBooks Time et Xero

Note : Seuls les administrateurs peuvent gérer les factures pour l’intégration de Xero et de QuickBooks Time.

Flux de factures de base

1. Les contacts, les clients, les articles en stock (ainsi que leurs taux de facturation) et les employés sont configurés dans Xero.
2. Ces éléments sont ensuite importés dans QuickBooks Time.
3. Les employés utilisent QuickBooks Time pour faire le suivi des heures travaillées, indiquer les clients pour lesquels ils ont travaillé et préciser les services fournis.
4. L’administrateur ou le gestionnaire de la paie crée ensuite une facture dans QuickBooks Time. La facture est marquée comme ÉBAUCHE.
5. La facture est synchronisée avec Xero, où elle peut être révisée et envoyée aux clients. Elle est alors marquée comme ENVOYÉE.
6. Une fois la facture payée, celle-ci est automatiquement marquée comme PAYÉE dans QuickBooks Time.

Créer une facture

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Xero, puis Facturation.
2. Dans le Factures ,sélectionnez Nouvelle facture.
3. Dans le Options de facture, sélectionnez un client et filtre :
   • À qui souhaitez-vous envoyer une facture?  : Affiche tous les contacts de Xero. Si les heures travaillées ont été suivies pour ce contact, le nombre d’heures non facturées s’affiche à côté. Si vous sélectionnez un contact qui n’a pas été ajouté en tant que client dans QuickBooks Time ou qui n’a pas fait l’objet d’un suivi des heures travaillées, un message s’affiche .Sélectionner Travail à facturer pour choisir de facturer les heures travaillées d’un client de QuickBooks Time à ce contact.
   • Si vous choisissez Sélectionné(e) à côté de Filtrer par, les employés et les articles en stock importés de Xero s’affichent comme choix, ainsi que tous les éléments des champs personnalisés que vous avez ajoutés dans QuickBooks Time. Si aucune heure travaillée n’a pas été comptabilisée par les employés sélectionnés ni saisie pour un client ou un article en stock sélectionné, une facture sans poste s’affiche. Vous pouvez ensuite ajouter des articles à la facture manuellement.
   • Heure : Par défaut ,Toutes les heures travaillées non facturées est sélectionné. Sélectionnez le menu déroulant pour choisir une semaine, un mois ou une période.
   • Résumer la facture par... : Choisissez comment vous voulez que votre facture s’affiche. Il existe cinq options de facture :
     • Tout sur une ligne : Combine toutes les heures travaillées pour ce client en un (1) total. La description comprend une liste de tous les articles en stock suivis.
     • Membre de l’équipe : Combine le total de chaque employé. La description comprend le nom de l’employé et une liste des articles en stock suivis.
     • Article en stock : Combine le total de chaque article en stock. La description affiche uniquement l’article en stock.
     • Détaillée : Affiche tous les renseignements joints à une feuille de temps sur cette facture. Chaque feuille de temps est constituée d’un (1) poste.Le cas échéant, la description inclut la date (aaaa-mm-jj), l’employé, le code d’enfant/le projet rattaché, les notes, l’article en stock et les catégories.
     • Détaillée sans le nom de l’employé : La description comprend la date (aaaa-mm-jj), les notes et l’article en stock.
4. Affichez une ébauche de facture en sélectionnant Créer une facture.
5. Révisez la facture, apportez les modifications nécessaires et sélectionnez Enregistrer la facture ou Enregistrer la facture et l’afficher dans Xero.

Modifier une facture

1. Dans QuickBooks Time, allez à Xero et sélectionnez Facturation pour ouvrir la liste des factures.
2. Sélectionnez une facture et effectuez l’une des tâches suivantes :
   • Ajouter un poste : Au bas de l’écran, sélectionnez Ajouter un poste.
   • Modifier des entrées individuelles : Sélectionnez n’importe quel champ (sauf Montant, qui est calculé automatiquement), et apportez vos modifications.
   • Réorganiser une ligne : Sélectionnez le et faites glisser la ligne vers le haut, vers le bas ou dans la case Radier (si elle est affichée).
   • Radier un poste : À droite du montant, sélectionnez Radié. Le poste s’affiche dans la case Radier, sous la facture. Pour le remettre dans la section non facturée, faites-le glisser vers le haut ou décochez la case Radier.
   • Supprimer un poste : Sélectionner X. 
   • Note :Un poste supprimé ne sera pas considéré comme « facturé » et apparaîtra sur une facture ultérieure pour ce client. Un poste radié sera considéré comme « facturé » et ne figurera pas sur une facture ultérieure.
3. Sélectionnez Enregistrer la facture ou Enregistrer la facture et l’afficher dans Xero.

Dans Xero :Apportez vos modifications dans Xero. Celles-ci s’afficheront également dans QuickBooks Time.

Supprimer une facture

Note : Seuls les brouillons de factures (factures non envoyées) peuvent être supprimés.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Xero et sélectionnez Facturation pour ouvrir la liste des factures.
2. Sélectionnez une facture à ouvrir, puis sélectionnez Supprimer .
3. Cliquez de nouveau sur Supprimer pour confirmer.
4. Vous pouvez aussi supprimer la facture dans Xero. La facture sera aussi automatiquement supprimée de QuickBooks Time.

Synchronisez les factures entre QuickBooks Time et Xero

Les factures sont synchronisées lorsque vous sélectionnez l’une des options suivantes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Xero, puis Facturation.
2. Sélectionner Synchronisation .

Ou

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Xero, puis Importer.

Reportez-vous également aux sections suivantes :

• Intégrer QuickBooks Time et Xero (États-Unis et autres pays)