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Transférer vos données de Xero vers QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour il y a 1 mois

Comment fonctionne le processus de transfert?

  1. Consultez la section Liste de contrôle prémigration du présent document.
  2. Préparez votre fichier Xero existant aux fins du transfert et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est bien configuré.
  3. Remplissez le formulaire de consentement à la migration de vos données de Xero vers QuickBooks en ligne.
  4. Indiquez le nombre d’années pour lesquelles vous avez des données Xero à transférer et le nom de tout module complémentaire facultatif dont vous pourriez avoir besoin (p. ex., Stocks).
  5. Téléversez votre fichier Xero dans l’outil Dataswitcher à l’aide d’un serveur sécurisé pour procéder à la migration vers QuickBooks en ligne.
  6. Commencez à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne dès la confirmation des résultats.

Note : Conservez vos sauvegardes et vos rapports exportés de Xero qui datent d’avant le transfert, en prévision d’une éventuelle vérification fiscale.  Il est important de conserver les sauvegardes ou les rapports extraits du système source dans un endroit sûr, même après la fin du transfert.

Combien de temps faut-il pour transférer mes données?

Le processus de transfert prend, en moyenne, jusqu’à 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher.

Communiquez avec l’équipe du soutien technique de QuickBooks en ligne si le transfert n’est pas terminé après 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées des manières suivantes :

  • si vous utilisez le formulaire en ligne pour téléverser vos données, elles sont protégées à l’aide du chiffrement par protocole SSL selon les normes de l’industrie;
  • vos données sont régies par la Principes de gérance des données (version anglaise seulement)

Quelles données de Xero ne seront pas transférées?

Les types de données suivants ne peuvent pas être transférés pour le moment :

  • budgets;
  • multidevise;
  • opérations mémorisées;
  • modèle de facture et autres modèles;
  • bulletins de vente;
  • dossiers de paie;
  • projets
  • pièces jointes;
  • entrées non reportées (devis).

Limites du transfert

Vous pourriez observer les limites de service suivantes lors du transfert de données de Xero vers QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher.

Solde d’ouverture pour les opérations effectuées en dehors de la période de transfert

Les opérations effectuées en dehors de la période de transfert seront consolidées en un solde automatiquement calculé pour les deux comptes du grand livre, soit les comptes clients et les comptes fournisseurs.  Dans le cadre de votre transfert gratuit, Dataswitcher transférera les deux derniers exercices. Les opérations des années précédentes sont consolidées en un solde d’ouverture calculé automatiquement, à moins que vous n’achetiez des années additionnelles.

Si les données de l’état des résultats et celles du bilan ne correspondent pas, Dataswitcher ajoutera une ligne de solde intitulée Profits non distribués pour les bénéfices non répartis.

Si vous voulez acheter des années additionnelles, mais que vous voulez tout de même les soldes comparatifs, vous pouvez diviser l’opération de solde d’ouverture post-transfert de Dataswitcher en plusieurs années.

Taxe de vente transférée comme un poste

Dataswitcher applique la taxe de vente de Xero comme un poste. Cela permet d’améliorer la qualité du transfert et d’effectuer la clôture financière. Assurez-vous toutefois d’ajouter une étape de vérification à la production de votre premier rapport de taxe de vente. Ce processus ne peut être effectué qu’une seule fois.

Mise en correspondance des écritures de journal avec les crédits connexes

Le transfert ne permet pas d’apparier les crédits à leurs écritures de journal respectives. Les écritures de journal sont tout de même reportées, mais ne sont pas appariées. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une étape obligatoire, nous vous recommandons d’apparier ces écritures dans Xero avant d’effectuer le transfert.

Comptabilité de caisse aux fins de l’impôt

Si vous utilisez la comptabilité de caisse, nous vous recommandons de migrer directement après la clôture (et le rapprochement) de votre période de taxe la plus récente. Cela vous évitera du travail supplémentaire après le transfert dans QuickBooks en ligne.

Si votre administration utilise la comptabilité de caisse au lieu de la comptabilité d’exercice (standard) pour faire les impôts, vous devez modifier manuellement les factures impayées après le transfert afin d’y inclure les taxes.

Si certaines factures ont été payées partiellement seulement à la fin de votre dernière déclaration de taxe de vente (dans votre système source), assurez-vous que cette facture est divisée en conséquence. Vous pouvez le faire manuellement dans QuickBooks en ligne, de manière à refléter le montant impayé et le taux de taxe de vente à appliquer aux deux parties de la facture.

Assurez-vous aussi de suivre la liste de contrôle prétransfert avant de procéder. Le rapprochement est une étape importante si vous utilisez la comptabilité de caisse puisqu’elle peut agir sur certains rapports de taxes.

Stocks

Dataswitcher prend en charge jusqu’à 1 000 articles avec Stocks. Les codes, codes d’inventaire, lieux, noms et descriptions sont publiés. La quantité actuelle, le prix d’acquisition et le prix d’achat sont aussi publiés. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas publiés dans QuickBooks.

Services et projets

Les catégories de suivi de Xero deviennent des lieux dans QuickBooks en ligne.

Fusion d’écritures de journaux

Xero tient un historique très détaillé de toutes les opérations effectuées. En raison d’une surabondance d’informations en ce qui concerne les comptes clients et fournisseurs, les écritures de journaux seront fusionnées en fonction de leur rapport aux crédits, aux paiements anticipés et aux trop-perçus afin d’assurer l’exactitude du solde de tous les comptes. Cela signifie toutefois qu’il est possible que les rapports plus anciens n’indiquent pas le bon solde, même si tous les soldes réels et impayés sont exacts.

Liste de contrôle prémigration

Vous devez obligatoirement effectuer les étapes suivantes avant de pouvoir téléverser votre fichier :

  • si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne et que vous l’avez déjà utilisé de quelque manière que ce soit, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Vous ne pouvez pas procéder à la migration de données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.
  • sauvegardez votre fichier Xero. Enregistrez le fichier de sauvegarde dans un emplacement facile d’accès. Ce fichier sera utilisé aux fins de téléversement à une étape subséquente.
  • Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de cartes de crédit jusqu’au relevé le plus récent. Une fois le rapprochement effectué, notez les soldes de votre compte bancaire. Vous en aurez besoin au moment d’effectuer le rapprochement post-transfert dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
  • Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le dernier trimestre. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, nous vous recommandons de procéder à la migration directement après la clôture (et le rapprochement) d’une période de taxe. Sinon, le travail à effectuer dans QuickBooks en ligne après le transfert sera considérable (en ce qui concerne les factures partiellement payées, par exemple).

Pour produire votre déclaration de taxe de vente trimestrielle :

  1. Cliquez sur Reports (rapports) sous Accounting (comptabilité).
  2. Choisissez l’option Déclaration de revenus.
  3. Cliquez sur View (afficher) sous Looking to see VAT/GST Transactions for your own date range? (afficher les opérations TVA/TPS pour la période sélectionnée?).
  4. Sélectionnez la plage de données. La période s’étend du début du trimestre jusqu’à la date du jour (soit la date du transfert).
  5. Cliquez sur Affichage.
  6. Exportez le rapport au format PDF.

Après le transfert, cette information sera utilisée pour générer un rapport complet. Cela est accompli en additionnant les montants des cases (dans l’ancien logiciel et le nouveau logiciel).

Exportez les rapports suivants pour vérifier vos données après le transfert :

  • état des résultats jusqu’à la date du transfert;
  • balance de vérification jusqu’à la date du transfert;
  • Soldes de vos comptes bancaires.

Imprimez la liste des factures impayées par vos clients et vos fournisseurs à la date du transfert.

Exportez les données suivantes aux fins de vérification :

  • Rapport de taxe de vente;
  • Opérations du compte.

Transférer vos données vers QuickBooks en ligne

Visitez l’assistant de migration de Dataswitcher pour commencer.

Note : L’assistant n’est offert qu’en anglais pour l’instant.

Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Communiquez avec l’équipe de soutien technique de QuickBooks en ligne si vous avez des questions au sujet de l’une de ces tâches.

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