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Transférer vos données de Xero vers QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour le 29 septembre, 2022

Vous pouvez transférer vos données de Xero vers QuickBooks en ligne grâce à la puissance de Commutateur de données, le partenaire d’Intuit en matière de conversion de données. Voir ci-dessous pour savoir comment convertir vos données.

  1. Consultez la section Liste de contrôle prémigration du présent document.
  2. Préparez votre fichier Xero existant aux fins du transfert et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est bien configuré.
  3. Remplissez le formulaire de consentement à la migration de vos données de Xero vers QuickBooks en ligne.
  4. Sélectionnez le nombre d’années de données Xero que vous voulez transférer, ainsi que les modules complémentaires facultatifs, tels que Inventaire, dont vous pourriez avoir besoin.
  5. Téléversez votre fichier Xero dans l’outil Dataswitcher à l’aide d’un serveur sécurisé pour procéder à la migration vers QuickBooks en ligne.
  6. Commencez à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne dès la confirmation des résultats.

Note : Conservez vos sauvegardes et vos rapports exportés de Xero qui datent d’avant le transfert, en prévision d’une éventuelle vérification fiscale.  Assurez-vous de bien les conserver dans un emplacement sécurisé, même une fois le transfert effectué.

Combien de temps faut-il pour transférer mes données?

Le processus de transfert prend, en moyenne, jusqu’à 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher.

Communiquez avec l’équipe du soutien technique de QuickBooks en ligne si le transfert n’est pas terminé après 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées des manières suivantes :

  • si vous utilisez le formulaire en ligne pour téléverser vos données, elles sont protégées à l’aide du chiffrement par protocole SSL selon les normes de l’industrie;
  • vos données sont gouvernées par les principes de gérance des données d’Intuit.

Quelles données de Xero ne seront pas transférées?

Les types de données suivants ne peuvent pas être transférés pour le moment :

  • budgets
  • Fonction multidevise
  • opérations mémorisées
  • modèle de facture et autres modèles
  • bulletins de vente
  • dossiers de paie
  • projets
  • pièces jointes
  • entrées non reportées (devis)

Limites du transfert

Vous pourriez observer les limites de service suivantes lors du transfert de données de Xero vers QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher.

Solde d’ouverture pour les opérations effectuées en dehors de la période de transfert

Les opérations effectuées en dehors de la période de transfert seront consolidées en un solde automatiquement calculé pour les deux comptes du grand livre, soit les comptes clients et les comptes fournisseurs.Dans le cadre de votre transfert gratuit, Dataswitcher transférera les 2 derniers exercices. Les opérations des années précédentes sont consolidées en un solde d’ouverture calculé automatiquement, à moins que vous n’achetiez des années additionnelles.

Si les données de l’état des résultats et celles du bilan ne correspondent pas, Dataswitcher ajoutera une ligne de solde intitulée Profits non distribués pour les bénéfices non répartis.

Si vous voulez acheter des années additionnelles, mais que vous voulez tout de même les soldes comparatifs, vous pouvez diviser l’opération de solde d’ouverture post-transfert de Dataswitcher en plusieurs années.

Taxe de vente transférée comme un poste

Dataswitcher applique la taxe de vente de Xero comme un poste. Cela permet d’améliorer la qualité du transfert et d’effectuer la clôture financière. Assurez-vous toutefois d’ajouter une étape de vérification à la production de votre premier rapport de taxe de vente. Ce processus ne peut être effectué qu’une seule fois.

Mise en correspondance des écritures de journal avec les crédits connexes

Le transfert ne permet pas d’apparier les crédits à leurs écritures de journal respectives. Les écritures de journal seront quand même reportées, mais elles ne seront pas liées. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une étape obligatoire, nous vous recommandons d’apparier ces écritures dans Xero avant d’effectuer le transfert.

Comptabilité de caisse aux fins de l’impôt

Si vous utilisez le Comptabilité de caisse plan comptable, nous vous conseillons d’attendre la migration jusqu’à la fin (et le rapprochement) de votre période d’impôt la plus récente. Cela vous évitera du travail supplémentaire après le transfert dans QuickBooks en ligne.

Si votre administration utilise Comptabilité de caisse comptabilité au lieu de Standard (autre qu’en espèces) schéma comptable pour les taxes, vous devrez modifier manuellement vos factures impayées après le transfert pour y inclure les taxes.

Si certaines factures ont été payées partiellement seulement à la fin de votre dernière déclaration de taxe de vente (dans votre système source), assurez-vous que cette facture est divisée en conséquence. Vous pouvez le faire manuellement dans QuickBooks en ligne, de manière à refléter le montant impayé et le taux de taxe de vente à appliquer aux deux parties de la facture.

Assurez-vous aussi de suivre la liste de contrôle prétransfert avant de procéder. Le rapprochement de la banque est important pour Comptabilité de caisse la comptabilité, car cela pourrait avoir une incidence sur certains rapports fiscaux.

Stocks

Dataswitcher prend en charge jusqu’à 1 000 articles avec Stocks. Les codes, codes d’inventaire, lieux, noms et descriptions sont publiés. La quantité actuelle, le prix d’acquisition et le prix d’achat sont aussi publiés. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas enregistrés dans QuickBooks.

Services et projets

Suivi des classes dans Xero deviendra Lieux dans QuickBooks en ligne.

Fusion d’écritures de journaux

Xero tient un historique très détaillé de toutes les opérations effectuées. En raison d’une surabondance d’information au niveau des clients/fournisseurs, les journaux seront fusionnés lorsqu’ils se rapportent à Crédits ,Prépaiements, et Paiements en trop afin de maintenir un solde exact sur tous les comptes. Cela signifie toutefois qu’il est possible que les rapports plus anciens n’indiquent pas le bon solde, même si tous les soldes réels et impayés sont exacts.

Vous devez obligatoirement effectuer les étapes suivantes avant de pouvoir téléverser votre fichier :

  • Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé de quelque façon que ce soit, vous devrez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Vous ne pouvez pas procéder à la migration de données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.
  • Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de carte de crédit avec le relevé le plus récent possible. Une fois le rapprochement effectué, notez les soldes de votre compte bancaire. Vous en aurez besoin au moment d’effectuer le rapprochement post-transfert dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
  • Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le trimestre restant. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, il est conseillé d’attendre pour migrer directement après la clôture (et le rapprochement) d’une période de taxe. Sinon, vous pourriez avoir beaucoup de travail après le transfert dans QuickBooks en ligne, comme le traitement de factures partiellement remplies.

Pour produire votre déclaration de taxe de vente trimestrielle :

  1. Sélectionner Rapports de la Comptabilité menu.
  2. Choisissez l’option Tax Return (déclaration de revenus).
  3. Cliquez sur View (afficher) sous Looking to see VAT/GST Transactions for your own date range? (afficher les opérations TVA/TPS pour la période sélectionnée?).
  4. Sélectionnez la plage de données. La période s’étend du début du trimestre jusqu’à la date du jour (soit la date du transfert).
  5. Sélectionner Affichage.
  6. Exportez le rapport au format PDF.

Après le transfert, cette information sera utilisée pour générer un rapport complet. Cela se fait en additionnant les montants dans les cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Exportez les rapports suivants pour vérifier vos données après le transfert :

  • état des résultats jusqu’à la date du transfert
  • balance de vérification jusqu’à la date du transfert
  • soldes de vos comptes bancaires

Imprimez la liste des factures impayées par vos clients et vos fournisseurs à la date du transfert.

Exportez les données suivantes aux fins de vérification :

  • rapport de taxe de vente
  • opérations du compte

Visitez l’assistant de migration de Dataswitcher pour commencer.

Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Communiquez avec le Équipe de soutien de QuickBooks en ligne si vous avez des questions sur l’une de ces tâches.

Bien que nous essayions de rendre les conversions de données aussi complètes que possible, vous devrez effectuer quelques tâches avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de terminer ces tâches dès que possible, avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Les renseignements sur l’entreprise comprennent des éléments tels que l’adresse, le numéro de téléphone, le courriel, etc.

  1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Dans l’onglet Entreprise, saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
  3. Mettez à jour ou vérifiez les adresses courriel pour vous assurer que les communications relatives à la facturation et aux clients sont correctes.
  4. Saisissez l’adresse courriel dans la boîte de courriel de l’entreprise où vous voulez recevoir les factures mensuelles pour votre abonnement à QuickBooks en ligne. Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez l’adresse courriel dans la boîte de courriel destinée aux clients.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurez le mois de début de l’exercice :

  1. Sélectionnez l’onglet Options avancées dans le menu de gauche.
  2. Sélectionnez le premier mois de votre exercice dans le menu déroulant Premier mois de l’exercice.
  3. Sélectionnez Enregistrer dans cette section, puis sélectionnez Terminer en bas à droite.

Nous vous suggérons de comparer les rapports suivants dans QuickBooks en ligne et dans Xero pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement.

Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports suivants avec Cet exercice ou Cette année dans QuickBooks en ligne :

  • Rapport du bilan
  • Balance de vérification
  • Sommaire du classement chronologique des CC
  • Sommaire du classement chronologique des CF
  • État des résultats

Note : vous pouvez sauter ces étapes si votre entreprise n’est pas inscrite à la taxe de vente.

Il est important que Taxe de vente être activé dans QuickBooks en ligne avec le bon numéro d’entreprise de l’ARC et la bonne fréquence de déclaration avant de commencer à l’utiliser :

  1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Taxes dans le menu de gauche, puis Taxe de vente.
  2. Suivez les instructions pour activer la taxe de vente pour votre province. Assurez-vous de sélectionner correctement votre province de résidence, car cela ne peut pas être corrigé après.
  3. Saisissez votre Numéro d’entreprise de l’ARC et Fréquence de déclaration. Réglez votre Méthode comptable sur Exercice à moins que votre comptable ne vous ait dit le contraire.

Note : Il est essentiel que vous effectuiez cette étape avant de connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit aux services bancaires en ligne.

Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel présume que toutes les opérations bancaires n’ont pas été rapprochées.

Vous devez indiquer à QuickBooks en ligne de marquer toutes les opérations qui ont eu lieu avant la date de conversion comme étant rapprochées, afin qu’il ne prenne en compte que les opérations futures pour le rapprochement :

  1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis sélectionnez Rapprocher.
  2. Choisissez le compte bancaire approprié dans le menu déroulant, puis sélectionnez Rapprocher maintenant. Une fenêtre Commencer le rapprochement s’affiche.
  3. Saisissez la date du dernier rapprochement dans le champ Date de fin du relevé de compte et saisissez le solde compensé tel qu’il était lors de votre dernier rapprochement dans le champ Solde de fermeture. Laissez le reste du formulaire vide.
  4. Cliquez sur OK. Une liste d’opérations s’affiche.
  5. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes.
  6. Décochez les opérations qui ne sont pas encore compensées. Lorsque la différence est nulle, cela veut dire que vous avez terminé ces étapes avec succès.
  7. Sélectionnez Terminer maintenant.
  8. Répétez le processus pour tous les comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks en ligne.

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