Intégrer QuickBooks Time et QuickBooks Desktop à l’aide du connecteur Web

Apprenez comment configurer l’intégration de QuickBooks Time et de QuickBooks Desktop à l’aide du connecteur Web.

Avant de commencer

Notes :

• Nous nous intégrons à n’importe quel compte QuickBooks Desktop.
• Un seul fichier d’entreprise QuickBooks peut être lié à un compte QuickBooks Time.

Dans QuickBooks Desktop :

1. Utilisez l’ordinateur que vous utiliserez pour synchroniser QuickBooks Time et QuickBooks Desktop. La synchronisation ne peut être effectuée qu’à un seul endroit.
2. Ouvrez le fichier d’entreprise que vous voulez intégrer à QuickBooks Time. Se connecter comme administrateur et dans mode mono-utilisateur.
3. Activer le suivi des heures travaillées
   1. Sélectionner Modifier, puis Préférences et sélectionnez Heures et dépenses.
   2. Sélectionner Préférences de l’entreprise, puis pour Faites-vous le suivi des heures travaillées?? sélectionner Oui.
   3. Sélectionnez OK.
4. Activer la préférence pour la paie :
   1. Sélectionner Modifier, puis Préférences et sélectionnez Paie et employés.
   2. Sélectionner Préférences de l’entreprise, puis sélectionnez Paie complète, et OK. 
5. Assurez-vous que la date de début de la semaine correspond à QuickBooks Desktop et à QuickBooks Time.
   1. Dans QuickBooks Desktop, sélectionnez Modifier, puis Préférences et sélectionnez Heures et dépenses.
   2. Sélectionner Préférences de l’entreprise, puis sélectionnez le jour de début approprié pour Premier jour de la semaine de travail, puis sélectionnez OK.
   3. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Paramètres de l’entreprise, puis Paie et heures supplémentaires.
   4. Assurez-vous que le Début de la semaine correspond à QuickBooks Desktop, puis sélectionnez Enregistrer.
6. Ajoutez tous les employés et fournisseurs (y compris les administrateurs) dans QuickBooks Desktop pour que les heures travaillées soient exportées vers QuickBooks.
7. Configurer l’info sur la paie de l’employé :
   1. Sélectionnez Employés, puis Centre employé.
   2. Sélectionnez un employé, puis Modifier ✎ et sélectionnez Info sur la paie.
   3. Sous le Revenus, cochez la case à côté de Utiliser les données d’heures pour créer des chèques de paie.
   4. Attribuez au moins un élément de paie à votre employé.
   5. Répétez pour chaque employé. 
8. Configurer l’employé de l’entreprise par défaut :
   1. Sélectionner Modifier, puis Préférences et sélectionnez Paie et employés.
   2. Sélectionner Préférences de l’entreprise, puis sélectionnez Valeurs par défaut de l’employé...
   3. Sélectionner Utiliser les données d’heures pour créer des chèques de paie, puis OK.  
9. Configurer correctement les fournisseurs qui doivent faire le suivi des heures travaillées :
   1. Sélectionner Fournisseurs, puis Centre fournisseurs.
   2. Sélectionnez un fournisseur, puis Modifier ✎ et assurez-vous d’ajouter le(la) Premier et Dernier nom.

Ces instructions supposent que vous intégrez QuickBooks Desktop à un compte QuickBooks Time existant. Si vous n’avez pas de compte QuickBooks Time ,s’inscrire et commencer.

Configurer l’intégration

Notes :

• QuickBooks Time ne modifie aucune information dans votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop pendant le processus d’intégration. Les seuls renseignements exportés par QuickBooks Time sont les données d’heures approuvées. 
• Les taux de rémunération des employés ne sont pas importés, seuls les éléments de paie sont importés.

Étape 1 : Installer le module complémentaire

1. Connectez-vous à QuickBooks Time en tant qu’administrateur.
2. Sélectionner Modules complémentaires de fonction, puis Gérer les modules complémentaires.
3. Sélectionner Installer à côté de QuickBooks Desktop Intégration.

Étape 2 : Sélectionner les options

Note : Toutes les options importées de QuickBooks Desktop (employés et fournisseurs, clients ou projets, éléments de paie, articles de service, articles facturables et classes) doivent être gérées dans QuickBooks Desktop.

1. Dans le Fenêtre Préférences d’intégration de QuickBooks Desktop, sélectionnez les renseignements que vous voulez importer. Ces sélections peuvent être changé plus tard :
   • Supprimer tous les membres de l’équipe : Si vous avez déjà ajouté des employés dans QuickBooks Time, ils ne seront pas liés à votre compte QuickBooks. Vous pouvez choisir de les archiver dès la première synchronisation.
   • Partager des clients et des projets de QuickBooks : Cela importe tous les clients actifs et leurs projets dans votre compte QuickBooks Time. Les employés peuvent ensuite faire le suivi de leurs heures travaillées. Vous pouvez les attribuer à tous les employés, ou les attribuer individuellement plus tard (décochez attribuer les clients et les projets importés). Si elle est disponible, l’adresse du client sera également synchronisée avec QuickBooks Time pour suivi par lieu.
   • Afficher les articles de service : Transfère votre liste d’articles de service sous forme de liste dans laquelle les employés peuvent choisir lorsqu’ils font le suivi de leurs heures travaillées.
   • Afficher les heures travaillées facturables : donne l’option aux employés d’indiquer si les heures dont ils font le suivi sont facturables ou pas. Lorsque les heures sont exportées vers QuickBooks Desktop, le taux facturable s’affiche dans la feuille de temps hebdomadaire si la feuille de temps est associée à un taux d’article de service et est marquée comme facturable.
   • Afficher la classe : Transfère votre liste de classes comme une liste à partir de laquelle les employés peuvent choisir lorsqu’ils font le suivi de leurs heures travaillées.
   • Importer des fournisseurs en tant que membres de l’équipe Si vous avez des fournisseurs ou des entrepreneurs qui doivent faire le suivi de leurs heures travaillées, vous pouvez choisir de les importer.
2. La première synchronisation supprime tous les projets ou les clients que vous avez configurés dans QuickBooks Time avant l’intégration. Cela ne supprimera aucune heure travaillée dans le compte QuickBooks Time. Si la fenêtre d’avertissement s’affiche, lisez l’avertissement. Si vous voulez continuer, sélectionnez Suivant, puis tapez supprimer.

Étape 3 : Configurer le connecteur Web

1. Dans la fenêtre suivante Étape 2 : Configurer le connecteur Web, sélectionnez Configuration avancée/manuelle.
2. Sélectionnez le connecteur_web et ouvrez le fichier téléchargé.
   Note : Si vous ne pouvez pas lancer le fichier du connecteur Web de QuickBooks Time, ouvrez le connecteur Web, sélectionnez Ajouter une application, allez à Téléchargements, puis sélectionnez et ouvrez le fichier_connecteur_web_XXXX.qwc.
3. Dans la fenêtre de sécurité, sélectionnez OK.
4. Dans la fenêtre de sécurité suivante, sélectionnez Oui, chaque fois que ce fichier d’entreprise QuickBooks est ouvert, puis Continuer.
5. Dans le Confirmation d’accès, sélectionnez Terminer.
6. Dans QuickBooks Time, repérez le mot de passe à 4 chiffres Configurer le connecteur Web.
7. Saisissez le mot de passe à 4 chiffres dans QuickBooks Connecteur Web et appuyez sur Entrer sur votre clavier. Enregistrer le mot de passe lorsque vous y êtes invité.
8. Cochez la case à côté de l’application QuickBooks Time et sélectionnez Mettre à jour la sélection.
9. Une fois la synchronisation terminée, retournez à QuickBooks Time. Dans le Félicitations! ,suivez les étapes qui s’y affichent, par exemple Comment mapper les éléments de paie.

Maintenant que l’intégration est configurée, vous pouvez synchroniser les données chaque fois que vous avez besoin d’importer des données dans QuickBooks Time ou d’exporter des feuilles de temps vers QuickBooks Desktop.