Ajouter et gérer des groupes d’utilisateurs dans la Suite Intuit Comptable

Simplifiez la gestion des autorisations et l’organisation de votre cabinet avec les groupes d’utilisateurs dans la Suite Intuit Comptable. Créez des groupes en fonction des emplacements de bureaux, des lignes de service ou d’autres structures organisationnelles que votre cabinet pourrait utiliser. Lorsque vous créez un groupe, vous pouvez lui assigner des autorisations. Ensuite, ajoutez les membres de l’équipe au groupe et assignez les clients au groupe. Les autorisations accordées au groupe s’appliquent ensuite en cascade aux clients.

Créer un groupe d’utilisateurs

Créez un groupe d’utilisateurs pour assigner plusieurs membres de l’équipe à un groupe de clients. Vous pouvez définir le groupe à l’aide de tous les critères d’organisation que votre cabinet juge utiles. Dans le groupe, vous spécifierez les autorisations de client pour chaque membre de l’équipe. Ces autorisations s’appliquent à tous les clients que vous assignez au groupe. Nous vérifierons les conflits d’autorisations et vous donnerons l’occasion de les résoudre avant de finaliser le groupe.

1. Allez au Centre du cabinet , sélectionnez Gérer les utilisateurs , puis sélectionnez Groupes d’utilisateurs ( Accéder ).
2. S’il s’agit du premier groupe de l’équipe de votre cabinet ou si vous ajoutez un nouveau groupe à une liste de groupes déjà existante, sélectionnez Créer un nouveau groupe d’utilisateurs.
3. Saisissez un nom descriptif pour le nouveau groupe d’équipe. Ce nom sera indiqué sur toutes les références de la Suite Intuit Comptable au groupe. Par exemple, nommez le groupe « Toronto » pour décrire l’équipe de cette ville.
4. Sélectionnez les membres de l’équipe qui feront partie de ce groupe d’utilisateurs. Notez que le rôle du cabinet de chaque membre de l’équipe est indiqué avec son nom. Les rôles du cabinet correspondent aux autorisations et aux accès qu’un membre de l’équipe possède dans le compte du cabinet.
5. Sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres de l’équipe au groupe.
6. Pour chaque membre de l’équipe du groupe, sélectionnez le niveau d’accès au client dans la liste déroulante ▼ sous Accès client. Ce rôle s’applique à tous les clients qui seront ajoutés à ce groupe.
7. Sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé.
8. Dans la section Assigner des clients, sélectionnez les clients que vous voulez ajouter au groupe d’équipe. Lorsque vous aurez terminé d’ajouter des clients, sélectionnez Suivant.
9. Vous devrez peut-être résoudre tout conflit qui se produit lorsqu’un membre de l’équipe ou un client fait partie de plusieurs groupes d’utilisateurs et a des rôles d’accès différents dans ces groupes. Les membres de l’équipe et les clients peuvent faire partie de plusieurs groupes d’utilisateurs, mais ils ne peuvent accéder qu’à un seul niveau d’accès. Vous n’aurez qu’à sélectionner un seul rôle dans la combinaison membre de l’équipe/client. Notez que le rôle le plus récemment sélectionné écrasera tous les rôles précédents.
10. Après avoir résolu les conflits, sélectionnez Enregistrer les modifications. Les autorisations seront appliquées en cascade, accordant les droits d’accès définis aux utilisateurs sélectionnés pour tous les clients du groupe.

Gérer les membres d’un groupe existant

Une fois que vous avez créé un groupe d’utilisateurs, vous pouvez ajouter ou supprimer des membres de l’équipe ou modifier le niveau d’accès des membres de l’équipe.

1. Allez au Centre du cabinet , sélectionnez Gérer les utilisateurs , puis sélectionnez Groupes d’utilisateurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez Afficher dans la colonne Action à côté du groupe d’équipe que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez Modifier les utilisateurs et les accès.
4. Dans la section Modifier les utilisateurs, sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez ajouter ou supprimer, puis sélectionnez Suivant.
5. Sélectionnez les rôles pour les nouveaux membres de l’équipe ou rajustez les rôles pour les membres existants du groupe de l’équipe à partir de la liste déroulante ▼ sous Accès client.
6. Réglez tout conflit avec les niveaux d’accès des membres de l’équipe. N’oubliez pas qu’un membre de l’équipe ne peut avoir qu’un seul rôle d’accès et que le rôle le plus récemment assigné écrasera tous les rôles précédemment attribués.
7. Sélectionnez Enregistrer les modifications. Les modifications prennent effet immédiatement.

Gérer les clients assignés à un groupe existant

Une fois que vous avez créé un groupe d’utilisateurs, vous pouvez ajouter ou supprimer des clients du groupe.

1. Allez au Centre du cabinet , sélectionnez Gérer les utilisateurs , puis sélectionnez Groupes d’utilisateurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez Afficher sous la colonne Actions du groupe d’utilisateurs que vous voulez modifier.
3. Sélectionnez Clients.
4. Pour supprimer un client du groupe, sélectionnez Supprimer du groupe d’utilisateurs sous Actions dans la liste de clients, puis sélectionnez Supprimer un client pour confirmer.
5. Pour ajouter des clients au groupe, sélectionnez Assigner des clients.
6. Sélectionnez les clients que vous voulez ajouter ou supprimer du groupe.
7. Sélectionnez Enregistrer les modifications. Les modifications prennent effet immédiatement.