Ajouter et gérer des groupes et des gestionnaires

Apprenez comment ajouter et gérer des groupes et des gestionnaires dansQuickBooks en ligne etQuickBooks Time .

Un groupe est un ensemble de membres d’une équipe qui partagent certaines caractéristiques telles que l’emplacement géographique, la fonction, ou qui travaillent sur le même projet ou pour le même client. Les administrateurs peuvent désigner un membre de l’équipe pour qu’il soit le gestionnaire d’un groupe sélectionné de membres de l’équipe (un groupe).

Dans cet article, vous apprendrez à faire ce qui suit :

• Comprendre les autorisations du gestionnaire
• Ajouter un groupe
• Renommer un groupe
• Supprimer un groupe
• Attribuer et retirer l’affectation d’un membre de l’équipe à un groupe
• Affecter un gestionnaire à un groupe
• Afficher les membres de l’équipe dans QuickBooks Main-d’œuvre

Notes :

• Les rapports sur les feuilles de temps peuvent inclure tous les membres de l’équipe ou seulement les membres d’un groupe sélectionné.
• Chaque membre de l’équipe ne peut être membre que d’un seul groupe. Un gestionnaire peut gérer plusieurs groupes.
• Si un gestionnaire fait également partie du groupe qu’il gère, il aura des autorisations de gestion sur lui-même.
• Les gestionnaires d’un groupe auront une option Équipe dans leur QuickBooks Main-d’œuvre pour gérer leur groupe en déplacement.

autorisations du gestionnaire

Les gestionnaires reçoivent les autorisations suivantes pour les membres de leur groupe :

• Gérer les comptes d’utilisateurs
• Gérez les feuilles de temps 
• approuver des feuilles de temps;
• Gérer les horaires
• Exécuter les rapports

Ajouter un groupe

QuickBooks en ligne

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Affectations ( Aller à ).
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Sélectionnez + Créer un groupe.
4. Saisissez un nom unique pour le groupe.
5. Sélectionnez Ajouter des travailleurs pour assigner des membres à ce groupe.
6. Recherchez le membre de l’équipe que vous voulez assigner à ce groupe. Vous pouvez assigner :
   • Les membres qui font partie d’autres groupes. Cela les déplacera de l’autre groupe vers le groupe actuel où ils sont réaffectés.
   • Les membres qui ne font partie d’aucun groupe (doivent être des utilisateurs actifs).
   • Les membres ne peuvent faire partie que d’un seul groupe à la fois.
7. Sélectionnez Créer un groupe .

QuickBooks Time

Sur un ordinateur

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires, puis + Ajouter un groupe.
3. Saisissez un nom de groupe, puis sélectionnez Enregistrer.

Renommer un groupe

QuickBooks en ligne

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Affectations ( Aller à ).
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Repérez le groupe que vous voulez renommer. Vous pouvez également saisir le nom du groupe dans le champ de recherche.
4. Sous Actions, sélectionnez ▼ à côté de Afficher.
5. Sélectionnez Modifier le groupe .
6. Modifiez le nom du groupe, puis sélectionnez Enregistrer .

QuickBooks Time

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires.
3. À côté du nom du groupe, sélectionnez la modification ✎ icône.
4. Saisissez le nom et sélectionnez Enregistrer.
5. Une fois que vous avez terminé, sélectionnezFermer.

Supprimer un groupe

QuickBooks en ligne

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Affectations ( Aller à ).
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Repérez le groupe que vous voulez supprimer. Vous pouvez également saisir le nom du groupe dans le champ de recherche.
4. Sous Actions, sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Afficher.
5. Sélectionnez Supprimer le groupe .
6. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

QuickBooks Time

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires.
3. À côté du nom du groupe, sélectionnez l’icône de suppression. , puis OK.
4. Une fois que vous avez terminé, sélectionnezFermer.

Attribuer et retirer l’affectation d’un membre de l’équipe à un groupe

QuickBooks en ligne

Affecter un membre de l’équipe

Après avoir créé un groupe, sélectionnez Attribuer les travailleurs , puis ajouter des travailleurs pour ce groupe.

Pour ajouter d’autres membres à un groupe existant :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Affectations ( Aller à ).
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Trouvez le groupe.
4. Sous Actions , sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Afficher et sélectionnez Affecter les travailleurs .
   • ou sélectionnez Afficher pour afficher les détails du groupe. Sélectionnez Affecter , puis Affecter les travailleurs .
5. Sélectionnez d’autres travailleurs pour ce groupe, puis cliquez sur Enregistrer .

Supprimer un membre de l’équipe

1. Aller à Toutes les applications , puis Heure , puis Affectations .
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Repérez le groupe, sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Afficher et sélectionnez Modifier le groupe .
4. Sélectionnez Affecter des travailleurs et décochez les travailleurs que vous voulez supprimer du groupe.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez un membre de l’équipe et sélectionnez Modifier à partir de l’icône des points de suspension ⋮.
3. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Pour assigner : Dans la liste déroulante Groupe ▼, sélectionnez un groupe, puis Enregistrer.
   • Pour désassigner : Dans la liste déroulante Groupe ▼, sélectionnez (aucun groupe), puis Enregistrer.

Affecter des clients potentiels ou un gestionnaire à un groupe

QuickBooks en ligne

Après avoir créé un groupe, sélectionnez Attribuer les responsables, puis pour attribuer un gestionnaire à ce groupe.

Pour ajouter un gestionnaire à un groupe existant :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Affectations ( Aller à ).
2. Sélectionnez Travailleurs .
3. Repérez le groupe que vous voulez modifier.
4. Sous Actions, sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Afficher.
5. Sélectionnez Attribuer un responsable de groupe pour affecter un ou plusieurs responsables de groupe.
6. Sélectionnez les travailleurs, puis sélectionnez Enregistrer .

Note : L’affectation d’un responsable de groupe ne fait pas automatiquement de ce dernier un membre du groupe, car il arrive parfois que les responsables de groupe appartiennent à un groupe et à des politiques complètement différents.

QuickBooks Time

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Groupes et gestionnaires.
3. Repérez le groupe et sélectionnez Gestionnaires. 
4. Recherchez et sélectionnez le membre de l’équipe qui gérera le groupe, sélectionnez + Ajouter, puis sélectionnez Fermer.
   Note : Pour supprimer un gestionnaire, sélectionnez l’icône Supprimer ce gestionnaire à côté du gestionnaire, puis sélectionnez Fermer.
5. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Fermer.

Afficher les membres de l’équipe sur QuickBooks Main-d’œuvre

Dans votre Appli Main-d’œuvre, la fonction de groupe s’appelle « équipe ». 

Vérifiez si vous avez la fonction Équipe :

1. Dans votre Appli Main-d’œuvre, allez à Plus, puis à Équipe.
2. Si vous ne voyez pas cette option, votre administrateur de compte devra peut-être configurer un groupe et vous désigner comme gestionnaire. Veuillez consulter les sections Ajouter un groupe et Affecter un gestionnaire à un groupe. 

Pour accéder à la fonction Équipe en tant qu’administrateur :

1. Dans votre Appli Main-d’œuvre, allez à Plus, puis à Paramètres.
2. Sélectionnez Général, puis activez Afficher l’équipe d’administrateur.