Configurer et modifier des rapports ordonnancés

Les rapports programmés sont une fonction de Quickbooks Desktop 2018 et versions ultérieures qui vous permet d’envoyer des rapports de manière régulière et récurrente. Si vous vous êtes déjà retrouvé à envoyer les mêmes rapports sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, vous pouvez configurer des rapports programmés pour automatiser cette tâche. Vous pouvez choisir l’heure et la fréquence d’envoi des rapports programmés. Vous pouvez également envoyer plusieurs rapports dans un seul calendrier.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Les exigences relatives aux rapports programmés
• Comment configurer un nouveau rapport programmé
• Comment modifier ou supprimer un rapport programmé existant
• Centre Rapports programmés
• Foire aux questions

Cet article fait partie d’une série qui couvre l’information de base sur les rapports dans Quickbooks Desktop.

Exigences relatives aux rapports programmés

QuickBooks peut envoyer vos rapports programmés, si à l’heure prévue d’envoi :

• L’ordinateur sur lequel vous configurez le rapport programmé est en cours d’exécution et N’EST PAS en mode veille ou hibernation.
  • Assurez-vous que le Contrôle de compte d’utilisateur est désactivé.
    Avertissement : La désactivation du contrôle de compte d’utilisateur peut entraîner un risque pour la sécurité de votre ordinateur.
• QuickBooks est en cours d’exécution.
  • Un fichier d’entreprise avec rapport programmé devrait être ouvert.
  • Si vous avez programmé des rapports pour plusieurs fichiers d’entreprise, AUCUN fichier d’entreprise ne doit être ouvert.
• QuickBooks a été mis à jour avec la version la plus récente.
  • Le fichier d’entreprise est en mode mono-utilisateur.
  • Un compte de courriel est configuré dans QuickBooks. Si la préférence de courriel est réglée sur Outlook, assurez-vous qu’il est ouvert et en cours d’exécution.
• La préférence Poursuivre l’exécution de QuickBooks pour les démarrages rapides est désactivée. Voici comment vérifier :
  1. Sélectionnez le menu Modifier , puis Préférences.
  2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Généralités, puis choisissez l’onglet Mes préférences .
  3. Décochez la case « Poursuivre l’exécution de QuickBooks pour un démarrage rapide ». Note : Cette préférence n’est PAS disponible pour QuickBooks 2018 et les versions plus récentes.

Si vous avez plusieurs versions de Quickbooks Desktop QuickBooks Desktop Pro 2018 et QuickBooks Enterprise 18.0 sont installés (par exemple, si vous avez installé QuickBooks Desktop Pro 2018 et QuickBooks Enterprise 18.0) et que le sous-menu Rapports programmés est grisé, assurez-vous de télécharger la dernière mise à jour.

Configurer un nouveau rapport programmé

Avant de programmer des rapports, assurez-vous qu’un compte de courriel est configuré et intégré à QuickBooks. Si vous ne l’avez pas encore fait, configurez votre service de courriel dans QuickBooks Desktop.

Suivez ces étapes pour créer un nouveau rapport programmé :

1. Dans le menu Rapports de QuickBooks, sélectionnez Rapports programmés > Configuration des horaires.
2. Sélectionnez le rapport que vous voulez envoyer. Vous pouvez sélectionner plusieurs rapports à envoyer dans le même calendrier. Une fois que vous avez sélectionné vos rapports, cliquez sur Suivant.
   Important: Vous pouvez uniquement configurer un échéancier pour les rapports mémorisés. Si vous ne voyez pas le rapport que vous voulez envoyer, ouvrez-le et mémorisez-le.
3. Configurer l’échéancier des rapports.
   1. Donnez un nom à votre nouvel horaire.
   2. Définissez la fréquence d’envoi du rapport.
   3. Sélectionnez une date de début et une heure. De plus, vous pouvez demander à QuickBooks de vous aviser quatre heures avant l’envoi des rapports.
   4. Cliquez sur Suivant pour continuer.
4. Composez le courriel des rapports programmés.
   1. Saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez envoyer le rapport. Vous pouvez envoyer à plusieurs adresses courriel en utilisant un point virgule pour les séparer.
   2. Avant de terminer la configuration, vous devez attribuer un mot de passe pour les pièces jointes des rapports. Pour des raisons de sécurité, ne saisissez PAS le mot de passe dans l’objet ou le corps du courriel.
   3. Cliquez sur Planifier pour terminer le processus.
5. Vérifiez si les préférences sont configurées correctement.
   1. Sélectionnez le menu Modifier , puis Préférences.
   2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Applis intégrées, puis choisissez l’onglet Préférences de l’entreprise .
   3. Cochez Rapports programmés, puis sélectionnez Propriétés.
   4. Sous l’onglet Droits d’accès, assurez-vous que les deux autorisations sont sélectionnées.
   5. Sélectionnez OK, puis cliquez sur OK.

Modifier ou supprimer un rapport programmé existant

Suivez ces étapes pour modifier un rapport programmé existant :

1. À partir du QuickBooks Dans le menu Rapports , sélectionnez Rapports programmés > Centre des rapports programmés.
2. Dans la liste déroulante Action , sélectionnez Modifier l’échéancier ou Supprimer.
3. Si vous voulez rendre un rapport programmé inactif, décochez la case Actif . Cela conservera les paramètres d’un rapport programmé, mais l’empêchera de s’exécuter jusqu’à ce qu’il soit réactivé.

Centre Rapports programmés

Une fois que vous avez créé des rapports programmés à l’aide de l’assistant Configurer le calendrier des rapports, vous pouvez les afficher, les exécuter et les modifier dans le centre Rapports programmés.

1. À partir de Rapports, sélectionnez Programmé , puis sélectionnez Rapports programmés Centre.
2. Mettez en surbrillance un rapport programmé et double-cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre Rapport programmé dans laquelle vous pouvez apporter des modifications. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Modifier dans le coin inférieur droit.
3. Sélectionnez les icônes plus et moins pour ajouter ou supprimer un échéancier. Vous pouvez également copier un échéancier.