Accumulation de congés annuels dans QuickBooks Paie

Si vous accumulez des vacances pour vos employés, vous avez le choix entre différentes options. Peu importe l’option que vous choisissez, le montant d’argent accumulé pour les vacances correspond à un pourcentage du salaire admissible de l’employé.

Par exemple, si vous gagnez 1 000 $ en salaire admissible et que votre taux de congé annuel est de 4 %, vous avez droit à 40 $ (1 000 $ x 4 %) en congés cumulés.

Les types de politiques ci-dessous varient selon le moment auquel a lieu l’accumulation. Prenez note que les employés rémunérés à commission ne peuvent pas accumuler de vacances.

Dans cet article, vous apprendrez comment accumuler les congés annuels dans la paie avec les méthodes suivantes :

• Par heure travaillée
• Chaque période de paie
• Début de l’année
• Date d’anniversaire
• Rapport de congés annuels

Par heure travaillée

1. Saisissez le taux de congé annuel sous forme de pourcentage.
2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) correspond à votre taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles et des heures travaillées admissibles de l’employé.
• Un taux de 4 % du salaire admissible et des heures travaillées admissibles sera accumulé.
• Par exemple, un employé a travaillé 40 heures admissibles et a gagné 1 000 $ en salaires admissibles pour cette semaine. Cet employé accumule donc :
  • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
  • 1,60 heure (4 % x 40 heures).

Grâce à cette méthode, plus un employé travaille, plus il accumule d’heures de congé annuel.

Chaque période de paie

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel. Le total des heures de vacances représente le total des heures auxquelles l’employé a droit au cours d’une année :

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à deux semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à deux semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier et effectuez les modifications appropriées.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) correspond à votre taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles.
• Le nombre d’heures de congé annuel est calculé en fonction de la fréquence de la paie.
• Par exemple, un employé rémunéré à la semaine a travaillé 40 heures et a gagné 1 000 $ en salaire admissible. Cet employé accumule donc :
  • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
  •  1,54 heure (80 heures/52 semaines).

Grâce à cette méthode, l’employé gagne les mêmes congés annuels pour chaque période de paie, sans égard au nombre d’heures travaillées.

Début de l’année

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel. Le total des heures de vacances représente le total des heures auxquelles l’employé a droit au cours d’une année :

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à 2 semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à 2 semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier pour effectuer les modifications appropriées.
• Les heures de congé sont accumulées d’un coup en date du 1er janvier.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) correspond à votre taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles de l’employé.
• Les congés annuels (en heures) s’accumulent le 1er janvier.
• Par exemple, un employé rémunéré à la semaine a travaillé 40 heures et a gagné 1 000 $ en salaire admissible. Cet employé accumule donc :
  • s’il s’agit de son premier chèque de paie de l’année (le 1er janvier ou après cette date);
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 80 heures
  • s’il ne s’agit pas du premier chèque de paie de l’employé pour l’année;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 0,00 heure

Avec cette méthode, les dollars et les heures de vacances sont rarement rapprochés, de sorte que vous pourriez avoir des cas où les heures de vacances passent dans le négatif si les heures sont prises avant le 1er janvier. Ce n’est pas un problème, tant que votre employé comprend que l’accumulation d’heures et d’argent, en ce qui a trait aux congés, ne survient pas au même moment.

Date d’anniversaire

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel. Le total des heures de vacances représente le total des heures auxquelles l’employé a droit au cours d’une année :

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à 2 semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à 2 semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier et effectuez les modifications appropriées.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage que vous avez saisi (par exemple, 4,00 %) correspond au taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles de l’employé.
• Les heures de congé annuel sont accumulées chaque année à la date d’entrée en service de l’employé.
• Par exemple, un employé rémunéré à la semaine a travaillé 40 heures et a gagné 1 000 $ en salaire admissible. Cet employé accumule donc :
  • s’il s’agit du premier chèque de paie de l’employé daté de la date d’entrée en service de l’employé ou plus tard;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 80 heures
  • s’il s’agit ne s’agit pas du premier chèque de paie de l’employé daté de sa date d’entrée en service ou plus tard;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 0,00 heure

Avec cette méthode, les dollars et les heures de vacances sont rarement rapprochés, de sorte que vous pourriez avoir des cas où les heures de vacances passent dans le négatif si les heures sont prises avant la date d’entrée en service. Ce n’est pas un problème, tant que votre employé comprend que l’accumulation d’heures et d’argent, en ce qui a trait aux congés, ne survient pas au même moment.

Politiques de congé annuel cumulé : écritures comptables dans votre plan comptable

Voici quelques règles comptables pour votre plan comptable – lorsqu’un employé est admissible à une politique de congés annuels cumulés (par heure travaillée, chaque période de paie, au début de l’année ou à la date d’entrée en service).

Lorsqu’un montant est accumulé

• Débit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés augmente.
• Crédit – le passif lié aux congés annuels augmente.

Lorsque des heures de congés annuels sont prises (saisies lors du calcul de la paie).

• Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
• Crédit – le solde bancaire – paie nette diminue.

Lorsque des montants en dollars sont payés pour les congés (aucune heure de congé annuel n’est prise)

• Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
• Crédit – le solde bancaire – paie nette diminue.

Comment payer les congés annuels accumulés dans Exécuter la paie (deux méthodes)

Congé de vacances (heures de vacances utilisées)

Dans cet exemple, lorsqu’un employé prend 8 heures de vacances :

• Saisissez 8 heures dans le champ Indemnité de congés payés du calcul de la paie.
• Ce montant est ensuite multiplié par le taux de rémunération horaire.
• Cela réduira le solde de vacances (en dollars) et les heures de vacances.

Indemnité de congés cumulés (heures de congés non utilisées)

Dans cet exemple, lorsqu’un employé est licencié ou que l’employeur veut réduire le solde du passif lié aux congés annuels.

Vous devez activer Paiement des congés cumulés pour l’employé :

1. Sélectionnez le profil de l’employé que vous voulez modifier.
2. Dans la section Combien payez-vous , sélectionnez Modifier ✎ icône.
3. Cochez Paiement des congés cumulés.
4. Sélectionnez Terminer, puis Terminer.

Dans Exécuter la paie, saisissez le montant en dollars des congés annuels à payer dans le champ Paiement des congés cumulés :

• Cela réduira le solde des congés annuels (montants en dollars).
• Cela ne réduira pas les congés annuels (en heures).

Comment effectuer les rajustements

L’employeur peut mettre à jour le solde des heures de congé annuel ou le montant en dollar qui y est associé à tout moment. Lorsque vous rajustez le solde en dollars des congés annuels (à la hausse ou à la baisse), une écriture comptable est créée, ce qui a une incidence sur le plan comptable :

• Le fait d’augmenter le montant en dollars associé aux congés annuels modifie les données des comptes suivants :
  • Débit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés augmente.
  • Crédit – le passif lié aux congés annuels augmente.
• Le fait de diminuer le montant en dollars associé aux congés annuels modifie les données des comptes suivants :
  • Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
  • Crédit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés diminue.

Rapport de congés annuels

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

Sélectionnez Rapports sur la paie, puis sélectionnez Congé annuel et congé de maladie pour trouver un rapport Accumulation de vacances .

Vous pouvez accéder à une ventilation détaillée des heures de vacances de l’employé et de son solde en dollars.