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Rôles et droits d’accès des utilisateurs dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooks25Mis à jour le 01 décembre, 2023

Découvrez les différentes options liées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer leurs rôles et limiter leur accès à des tâches particulières. Vous pouvez également choisir les actions qu’ils ont le droit d’accomplir et les renseignements qu’ils peuvent consulter dans certaines sections de QuickBooks, notamment celles qui se rapportent aux clients et aux ventes ou aux fournisseurs et aux achats.

Dans cet article, vous apprendrez ce qui suit :



En savoir plus sur les rôles d’utilisateur

Les rôles d’utilisateur de QuickBooks sont des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme « à facturer » ou non. Les utilisateurs « à facturer » sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, contrairement aux autres. En savoir plus sur limites d’utilisateurs pour votre abonnement,

Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet afin qu’il puisse vérifier votre fichier d’entreprise QuickBooks.



Rôles pris en compte dans votre limite d’utilisateurs

Apprenez-en plus à propos de chacun des rôles d’utilisateur à facturer qui sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs.

L’administrateur principal est en fait l’utilisateur principal, qui a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut gérer chacun des utilisateurs et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, le rôle d’administrateur principal est attribué à la personne qui a initialement configuré le compte.

Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.

L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf qu’il ne peut pas modifier ni supprimer les droits d’accès de l’administrateur principal.

Cet utilisateur peut accéder à certaines sections de QuickBooks en ligne. Cela vous donne encore plus de contrôle sur ce qu’il peut voir ou faire. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un utilisateur personnalisé puisse voir uniquement l’écran Dépôt bancaire.

Découvrez comment ajouter des utilisateurs personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé.

Vous pouvez configurer différents niveaux d’accès pour ce type d’utilisateur. L’utilisateur standard peut accomplir des actions en lien avec les clients, les ventes, les fournisseurs et les dépenses. Il peut notamment saisir des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les renseignements sur l’entreprise et gérer les abonnements.

Remarque : L’appli QuickBooks en ligne ne prend pas en charge les utilisateurs standard en ce moment.



Rôles exclus de votre limite d’utilisateurs

Apprenez-en plus à propos des rôles d’utilisateur qui ne sont pas pris en compte dans votre limite d’utilisateurs.

Si vous avez des employés ou des fournisseurs qui doivent effectuer le suivi des heures travaillées, vous pouvez en faire un utilisateur de suivi des heures travaillées seulement. Il peut uniquement saisir des feuilles de temps pour lui-même, Et il peut accéder uniquement aux feuilles de temps et aux rapports de temps.

Ce rôle d’utilisateur n’est pas disponible dans les comptes QuickBooks en ligne qui sont connectés à QuickBooks Time. Le rôle d’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement est supprimé lorsque QuickBooks Time est intégré.

Un utilisateur de rapports seulement peut voir tous les rapports, à l’exception des rapports qui contiennent des données de paie ou des coordonnées. Ce type d’utilisateur ne peut pas accéder au journal de bord.

Seuls les utilisateurs de rapports peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ils ne peuvent pas afficher les opérations réelles.



Droits d’accès du rôle d’utilisateur standard

Les administrateurs principaux et les administrateurs de l’entreprise disposent de tous les droits d’accès. Lorsque vous attribuez le rôle d’utilisateur standard, QuickBooks vous laisse sélectionner les droits d’accès que vous souhaitez accorder. Vous avez le choix d’accorder tous les droits d’accès ou des droits d’accès limités, ou de n’en accorder aucun.

Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur standard, vous verrez ce qu’il peut faire ou ne peut pas faire à l’écran. Voici un aperçu des autorisations associées aux différentes options d’accès.

Cet utilisateur peut accéder à certaines sections de QuickBooks en ligne. Cela vous permet de mieux contrôler ce qu’il peut voir ou faire. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un utilisateur personnalisé puisse voir uniquement l’écran Dépôt bancaire. Découvrez comment ajouter des utilisateurs personnalisés.

Cet utilisateur peut consulter tous les renseignements et accomplir toutes les tâches en lien avec :

  • les clients et les ventes
  • les fournisseurs et les achats

Il peut également :

  • Ajouter, modifier et supprimer des employés Accès à la paie case cochée)
  • Ajouter, modifier et supprimer des opérations de paie (si Accès à la paie case cochée)
  • modifier les préférences
  • afficher le registre des activités
  • créer, modifier et supprimer des budgets
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • effectuer des dépôts et transférer des fonds
  • rapprocher des comptes et créer des écritures de journal
  • Afficher tous les rapports (y compris les rapports sur la paie, si Accès à la paie case cochée)
  • activer la taxe de vente (TPS/TVH, TVP et TVQ) pour l’entreprise
  • modifier la configuration de l’information existante sur la taxe de vente
  • apporter des rajustements et produire des déclarations de taxe de vente
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • Transférer les reçus et les factures à payer à partir du courriel (si Accès à la paie case cochée)

Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Il peut uniquement soumettre des feuilles de temps,

Lorsque vous sélectionnez Limités accès, puis Clients, l’utilisateur peut :

  • Saisir devis, les factures, les reçus de vente, les notes de crédit et les remboursements.
  • saisir des frais et des crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
  • afficher les registres des clients et les rapports des comptes clients
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser/rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher l’historique du compte
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente
  • préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement d’impôt, ou produire une déclaration de revenus
  • ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxe
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • créer, modifier et supprimer des budgets

Lorsque vous sélectionnez Limités accès, puis Fournisseurs, l’utilisateur peut :

  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
  • payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
  • ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe dans les opérations bancaires, d’achat et de carte de crédit (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente
  • préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement, ou soumettre des déclarations de revenus
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher les historiques de compte
  • configurer ou modifier les taux de taxe existants, la méthode comptable ou les paramètres de l’administration fiscale
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • créer, modifier et supprimer des budgets

Lorsque vous sélectionnez Limités l’accès, puis sélectionnez les deux Clients et Fournisseurs, l’utilisateur peut :

  • Saisir devis, les factures, les reçus de vente, les notes de crédit, les remboursements, les frais et les crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher les registres des clients
  • afficher les rapports sur les clients et les comptes clients
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs
  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • payer des factures, rédiger et imprimer des chèques, et afficher des rapports de chèques
  • créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • Afficher l’historique du compte
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • créer, modifier et supprimer des budgets


Paramètres de l’utilisateur pour le rôle d’utilisateur standard

Une fois que vous avez sélectionné les droits d’accès du rôle d’utilisateur standard, vous pouvez aussi sélectionner les paramètres de cet utilisateur. Vous pouvez l’autoriser à :gérer les utilisateurs, modifier l’info sur l’entreprise, ou gérer les abonnements, Vous avez aussi la possibilité d’autoriser uniquement le mode lecture, ou encore de ne lui accorder aucune permission.

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