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Rôles et droits d’accès des utilisateurs dans QuickBooks en ligne

by Intuit•6• Dernière mise à jour : 10 octobre 2024

Découvrez les différentes options liées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez un utilisateur dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer ses rôles, ce qui vous aide à limiter son accès à des tâches et à des données spécifiques dans QuickBooks en ligne.

Note : L’appli mobile QuickBooks en ligne prend en charge les utilisateurs ayant un rôle d’accès administrateur et standard. Les utilisateurs ayant d’autres rôles devront utiliser la version Web à la place.

En savoir plus sur les rôles d’utilisateur

Les rôles d’utilisateur de QuickBooks sont des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme « à facturer » ou non. Les utilisateurs facturables sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, contrairement aux utilisateurs non facturables. En savoir plus sur les limites d’utilisateurs pour votre abonnement.

Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet afin qu’il puisse consulter votre fichier d’entreprise QuickBooks.

Note : Les utilisateurs ayant des rôles non administrateurs ne peuvent pas ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs administrateurs s’ils ont reçu l’autorisation de gérer les utilisateurs.

En savoir plus sur les différents rôles d’utilisateur disponibles dans QuickBooks en ligne.

Nom du rôle	Facturable (comptabilisé dans la limite d’utilisateurs) ou non facturable	Détails de l’accès
Administrateur principal	Facturable	L’administrateur principal est l’utilisateur principal qui a accès à toutes les parties du compte QuickBooks. Il peut gérer tous les utilisateurs et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, l’administrateur principal est la personne qui a initialement configuré le compte. Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.
Administrateur de l’entreprise	Facturable	L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf qu’il ne peut pas modifier ni supprimer les droits d’accès de l’administrateur principal.
Accès complet standard	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tout ce qui se trouve sous Clients et Ventes, ainsi que Fournisseurs et Achats. Il peut également : • Ajouter, modifier et supprimer des employés • Modifier les préférences • Afficher le journal des activités • Créer, modifier et supprimer des budgets • Ajouter, modifier et supprimer des comptes Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne • Effectuer des dépôts et virer des fonds • Rapprocher les comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer • Gérer la paie si QuickBooks en ligne Paie est activé
Comptable à l’interne	Facturable	Note : Ce rôle était auparavant appelé « Accès complet standard sans paie ». Il a été renommé en mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tous les outils de tenue des livres et de comptabilité, ainsi qu’aux rapports financiers. Il n’a pas accès à la paie ni à des tâches d’administration comme la gestion des utilisateurs. Ils peuvent accéder à tout ce qui se trouve sous Clients et Ventes, ainsi que Fournisseurs et Achats. Il peut également : • Afficher le journal des activités • Créer, modifier et supprimer des budgets • Ajouter, modifier et supprimer des comptes Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne • Effectuer des dépôts et virer des fonds • Rapprocher les comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports, sauf les rapports sur la paie • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer
Gestionnaire des comptes clients	Facturable	Note : Ce rôle s’appelait auparavant le rôle « Clients limités » standard. Il a été renommé en mai 2024 et mis à jour pour permettre l’enregistrement des dépôts bancaires. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour les rapports sur les ventes, les clients et les comptes clients (CC). Cet utilisateur peut : Saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements • Saisir des frais et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients • Remplir des feuilles de temps pour n’importe qui Ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services • Saisir des dépôts bancaires • Afficher les rapports sur les clients et les comptes clients • Afficher les taux de taxe et les paramètres de l’administration fiscale Utiliser et rajuster la taxe de vente dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés) • Ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier les taux de change • Ajouter, modifier et supprimer des projets Ajouter des factures, des heures travaillées, des devis et recevoir des paiements pour des projets Il ne peut pas faire ce qui suit : • Imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement) • Rendre les factures à payer et les achats facturables aux clients Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires Afficher le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client Préparer et soumettre une déclaration de taxe de vente et enregistrer les paiements de vente • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale Ajouter des dépenses, des factures à payer et des bons de commande à des projets
Gestionnaire des comptes fournisseurs	Facturable	Note : Ce rôle s’appelait auparavant le rôle « Fournisseurs limités » standard. Il a été renommé en mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour les rapports sur les dépenses, les fournisseurs et les comptes fournisseurs (CF). Cet utilisateur peut : • Saisir les factures à payer des fournisseurs • Saisir des achats en espèces et par carte de crédit • Payer des factures, écrire des chèques et consulter des rapports détaillés sur les chèques • Imprimer des chèques (sauf les chèques de remboursement) Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services • Afficher les rapports sur les fournisseurs et les CF • Afficher les taux d’imposition et les administrations fiscales Utiliser/rajuster la taxe de vente sur les achats, les opérations sur carte et les opérations bancaires, y compris remplacer les montants de taxe de vente calculés) • Exécuter des rapports d’impôt ou consulter l’historique des impôts Préparer et soumettre les déclarations de taxe de vente et enregistrer les paiements de taxe de vente • Ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier les taux de change Il ne peut pas faire ce qui suit : Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires • Configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres d’imposition ou modifier les taux d’imposition, les méthodes d’imposition ou les paramètres d’administration fiscale • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale
Standard – Pas d’accès	Facturable	Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Ils peuvent seulement soumettre des feuilles de temps.
Accès limité standard – Clients et fournisseurs	Facturable	Note : Ce rôle a été abandonné et ne peut plus être attribué à de nouveaux utilisateurs depuis mai 2024. Toutefois, pour les utilisateurs existants auxquels ce rôle a été assigné, le rôle continuera de fonctionner comme avant. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour Clients, Ventes, Fournisseurs et Achats. Cet utilisateur peut : Saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit, des remboursements, des imputations et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients • Remplir des feuilles de temps pour n’importe qui Ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services • Afficher les registres des clients • Afficher les rapports sur les clients et les comptes clients • Afficher les rapports sur les fournisseurs et les CF • Saisir les factures à payer des fournisseurs Payer des factures, écrire et imprimer des chèques et consulter des rapports sur les chèques • Rendre les factures à payer et les achats facturables aux clients • Saisir des achats en espèces et par carte de crédit • Ajouter, modifier et supprimer des projets Ajouter des factures, des dépenses, des factures à payer, des heures travaillées, des bons de commande, des devis de projet et recevoir des paiements pour des projets Il ne peut pas faire ce qui suit : Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires • Voir le total des revenus et les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client.
Utilisateur personnalisé	Facturable	Les rôles personnalisés vous permettent de créer vos propres rôles et de définir l’accès à des sections spécifiques de QuickBooks en ligne. Cela vous donne encore plus de contrôle sur ce que votre équipe peut voir ou faire. En savoir plus sur l’ajout d’utilisateurs clients dans QuickBooks en ligne Avancé.
Chef des ventes	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de vente et aux clients. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire des dépenses	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de dépenses et aux fournisseurs. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire des stocks	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux stocks et aux fournisseurs. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire de la paie	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement à la paie, aux dépenses et aux rapports de paie. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé.
Voir les rapports de l’entreprise	Non facturable	Un utilisateur de rapports seulement peut voir tous les rapports, à l’exception des rapports qui contiennent des données de paie ou des coordonnées. Ce type d’utilisateur ne peut pas accéder au journal de bord. Les utilisateurs de Rapports seulement peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ne peuvent pas afficher les opérations réelles.
Suivi des heures travaillées seulement	Non facturable	Adapté aux employés ou aux fournisseurs qui doivent faire le suivi de leurs heures travaillées. Ils peuvent seulement saisir des feuilles de temps pour eux-mêmes et ont seulement accès aux feuilles de temps et aux rapports d’heures travaillées. Ce rôle d’utilisateur n’est pas disponible pour les comptes QuickBooks en ligne connectés à QuickBooks Time. Le rôle d’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement est supprimé lorsque QuickBooks Time est intégré. Apprenez comment saisir les fournisseurs dont vous avez besoin pour faire le suivi des heures travaillées pour.
Suivi des heures travaillées et soumission de demandes de remboursement de dépenses	Non facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent ajouter leurs propres feuilles de temps et soumettre des demandes de remboursement de dépenses.
Demandeur de remboursement de dépenses	Non facturable	Ce rôle peut être utilisé pour les employés qui ont seulement besoin de soumettre des demandes de remboursement de dépenses. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé.

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