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Rôles et droits d’accès d’utilisateur dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne4Mis à jour il y a 6 jours

Apprenez à propos des différentes options en ce qui a trait aux rôles et aux droits d’accès accordés aux différents utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer leurs rôles et limiter leur accès à des tâches précises. Vous pouvez également choisir les actions qu’ils ont le droit d’effectuer et les renseignements qu’ils peuvent consulter dans certaines sections de QuickBooks, notamment Clients et ventes ou Fournisseurs et achats.

En savoir plus sur les rôles d’utilisateur

Les rôles d’utilisateur de QuickBooks correspondent en fait à des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme « à facturer » ou non. Les utilisateurs « à facturer » sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, contrairement aux autres. Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet pour lui permettre d’accéder aux fichiers de votre entreprise QuickBooks.

Rôles pris en compte dans votre limite d’utilisateurs

Apprenez en plus à propos de chacun des rôles d’utilisateur qui sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs.

L’administrateur principal est en fait l’utilisateur principal, qui a accès à toutes les sections de QuickBooks Comptable. Il peut gérer chacun des utilisateurs, et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, le rôle d’administrateur principal est attribué à la personne qui a initialement configuré le compte.

Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.

L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections de QuickBooks Comptable. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf qu’il ne peut pas modifier ou supprimer les accès de l’administrateur principal.

Vous pouvez configurer différents niveaux d’accès pour ce type d’utilisateur. Il peut travailler dans les sections relatives aux clients, aux ventes, aux fournisseurs et aux dépenses. Ce type d’utilisateur peut saisir des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les renseignements sur l’entreprise et gérer les abonnements.

Les rôles exclus de votre limite d’utilisateurs

Utilisateur Rapports seulement (offert seulement dans QuickBooks en ligne Plus)

Ils peuvent voir tous les rapports sauf le journal de bord (rapports qui affichent les coordonnées). Vous pouvez créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapport, mais ils ne peuvent pas voir les transactions. Ils n’ont pas accès aux rapports contenant des coordonnées.

Utilisateur du suivi des heures travaillées seulement

Vous pouvez inviter des employés ou des fournisseurs en tant qu’utilisateurs du suivi des heures travaillées seulement. Ils peuvent ajouter uniquement leurs propres feuilles de temps et leur accès leur permet de seulement consulter les feuilles et les rapports de temps.

Droits d’accès du rôle d’utilisateur standard

Les administrateurs principaux et les administrateurs de l’entreprise disposent de tous les droits d’accès. Lorsque vous attribuez le rôle d’utilisateur standard, QuickBooks vous laisse sélectionner les droits d’accès que vous souhaitez accorder. Vous avez le choix d’accorder tous les droits d’accès, des droits d’accès limités, ou de n’en accorder aucun.

Voici un aperçu des autorisations associées aux différentes options d’accès.

Cet utilisateur peut tout voir et effectuer toutes les tâches dans les sections suivantes :

  • Clients et ventes;
  • Fournisseurs et achats.

Il peut également :

  • ajouter, modifier et supprimer des employés;
  • modifier les préférences;
  • afficher le registre des activités;
  • créer, modifier et supprimer des budgets;
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes;
  • effectuer des dépôts et transférer des fonds;
  • rapprocher des comptes et créer des écritures de journal;
  • afficher tous les rapports;
  • activer la taxe de vente (TPS/TVH, TVP et TVQ) pour l’entreprise;
  • modifier les paramètres pour l’information existante sur la taxe de vente;
  • faire des rajustements et produire des déclarations de taxe de vente;
  • configurer la fonction multidevise;
  • effectuer des rajustements de la devise locale.
  • Transférer des reçus et des factures à partir d’un courriel

Il ne peut pas :

  • ajouter, modifier et supprimer des employés;
  • ajouter, modifier et supprimer des opérations de paie;
  • afficher les rapports de la paie.

Il peut :

  • ajouter, modifier et supprimer des employés;
    ajouter, modifier et supprimer des opérations de paie;
  • modifier les préférences;
  • afficher le registre des activités;
  • créer, modifier et supprimer des budgets;
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes;
  • effectuer des dépôts et transférer des fonds;
  • rapprocher des comptes et créer des écritures de journal;
  • afficher tous les rapports;
  • activer la taxe de vente (TPS/TVH, TVP et TVQ) pour l’entreprise;
  • modifier les paramètres pour l’information existante sur la taxe de vente;
  • faire des rajustements et produire des déclarations de taxe de vente;
  • configurer la fonction multidevise;
  • effectuer des rajustements de la devise locale.

Cet utilisateur peut :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements;
  • saisir des imputations et des crédits;
  • créer et supprimer des relevés de compte;
  • recevoir les paiements des clients;
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services;
  • afficher les registres et les rapports des comptes clients;
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales;
  • Utiliser/rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • ajouter, modifier et supprimer des devises;
  • modifier les taux de change.

Cet utilisateur ne peut pas :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes;
  • Afficher l’historique du compte
  • consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client;
  • exécuter des rapports ou consulter l’historique de la taxe de vente;
  • Préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement d’impôt, ou soumettre des déclarations de revenus
  • Ajouter ou modifier des administrations fiscales ou les paramètres de taxe
  • configurer la fonction multidevise;
  • effectuer des rajustements de la devise locale.

Cet utilisateur peut :

  • saisir les factures à payer aux fournisseurs;
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit;
  • payer des factures, écrire des chèques et consulter des rapports sur les chèques;
  • ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services;
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseur;
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales;
  • Utiliser et rajuster la taxe dans les opérations d’achat, de carte de crédit et bancaires (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • exécuter des rapports ou consulter l’historique de la taxe de vente;
  • Préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement, ou soumettre des déclarations de revenus
  • ajouter, modifier et supprimer des devises;
  • modifier les taux de change.

Il ne peut pas :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock;
  • afficher les historiques du compte;
  • configurer ou modifier les taux de taxe de vente existants, la méthode comptable ou les paramètres de l’administration fiscale;
  • configurer la fonction multidevise;
  • effectuer des rajustements de la devise locale.
  • consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client;

Cet utilisateur peut :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit, des remboursements, des frais et des crédits;
  • créer et supprimer des relevés de compte;
  • recevoir les paiements des clients;
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés;
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services;
  • afficher les registres des clients;
  • afficher les rapports sur les clients et les comptes clients;
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseur;
  • saisir les factures à payer aux fournisseurs;
  • payer des factures, écrire et imprimer des chèques et consulter des rapports sur les chèques;
  • créer des factures à payer et des achats facturables aux clients;
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit;

Il ne peut pas :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock;
  • Afficher l’historique du compte
  • consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client;

Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Il ne peut pas non plus soumettre de feuilles de temps.

Paramètres de l’utilisateur du rôle d’utilisateur standard

Une fois que vous avez sélectionné le type de droits d’accès pour un rôle d’utilisateur standard, vous pouvez aussi sélectionner les paramètres de l’utilisateur. Vous pouvez l’autoriser à gérer d’autres utilisateurs, à modifier l’info sur l’entreprise ou à gérer les abonnements. Vous avez aussi la possibilité d’autoriser uniquement le mode lecture, ou encore de ne lui accorder aucune permission.

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