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Rôles et droits d’accès des utilisateurs dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne10Mis à jour il y a 1 mois

Découvrez les différentes options liées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer leurs rôles et limiter leur accès à des tâches particulières. Vous pouvez également choisir les actions qu’ils ont le droit d’accomplir et les renseignements qu’ils peuvent consulter dans certaines sections de QuickBooks, notamment celles qui se rapportent aux clients et aux ventes ou aux fournisseurs et aux achats.

En savoir plus sur les rôles d’utilisateur

Les rôles d’utilisateur de QuickBooks sont des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme « à facturer » ou non. Les utilisateurs « à facturer » sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, contrairement aux autres. Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet pour qu’il puisse accéder aux fichiers de votre entreprise dans QuickBooks.

Rôles pris en compte dans votre limite d’utilisateurs

Apprenez-en plus à propos de chacun des rôles d’utilisateur à facturer qui sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs.

L’administrateur principal est en fait l’utilisateur principal, qui a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut gérer chacun des utilisateurs et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, le rôle d’administrateur principal est attribué à la personne qui a initialement configuré le compte.

Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.

L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf qu’il ne peut pas modifier ni supprimer les droits d’accès de l’administrateur principal.

Cet utilisateur peut accéder à certaines sections de QuickBooks en ligne. Cela vous donne encore plus de contrôle sur ce qu’il peut voir ou faire. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un utilisateur personnalisé puisse voir uniquement l’écran Dépôt bancaire. Découvrez comment ajouter des utilisateurs personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé.

Vous pouvez configurer différents niveaux d’accès pour ce type d’utilisateur. L’utilisateur standard peut accomplir des actions en lien avec les clients, les ventes, les fournisseurs et les dépenses. Il peut notamment saisir des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les renseignements sur l’entreprise et gérer les abonnements.

Rôles exclus de votre limite d’utilisateurs

Utilisateur de rapports seulement (disponible dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé)

Un utilisateur de rapports seulement peut voir tous les rapports, à l’exception des rapports qui affichent la paie ou des coordonnées. Ce type d’utilisateur ne peut pas accéder au journal de bord. Il peut créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher d’opérations réelles.

Utilisateur du suivi des heures travaillées seulement

Vous pouvez inviter des employés ou des fournisseurs en tant qu’utilisateurs du suivi des heures travaillées seulement. Ces utilisateurs peuvent ajouter uniquement leurs propres feuilles de temps, et accéder uniquement aux feuilles de temps et aux rapports des heures travaillées.

Droits d’accès du rôle d’utilisateur standard

Les administrateurs principaux et les administrateurs de l’entreprise disposent de tous les droits d’accès. Lorsque vous attribuez le rôle d’utilisateur standard, QuickBooks vous laisse sélectionner les droits d’accès que vous souhaitez accorder. Vous avez le choix d’accorder tous les droits d’accès ou des droits d’accès limités, ou de n’en accorder aucun.

Voici un aperçu des autorisations associées aux différentes options d’accès.

Cet utilisateur peut consulter tous les renseignements et accomplir toutes les tâches en lien avec :

  • les clients et les ventes
  • les fournisseurs et les achats

Il peut également :

  • modifier les préférences
  • afficher le registre des activités
  • créer, modifier et supprimer des budgets
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • effectuer des dépôts et transférer des fonds
  • rapprocher des comptes et créer des écritures de journal
  • afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie)
  • activer la taxe de vente (TPS/TVH, TVP et TVQ) pour l’entreprise
  • modifier la configuration de l’information existante sur la taxe de vente
  • apporter des rajustements et produire des déclarations de taxe de vente
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • transférer des reçus et des factures à payer à partir d’un courriel

Il ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des employés
  • ajouter, modifier et supprimer des opérations de paie
  • afficher les rapports de paie

Cet utilisateur peut :

  • ajouter, modifier et supprimer des employés
  • ajouter, modifier et supprimer des opérations de paie
  • modifier les préférences
  • afficher le registre des activités
  • créer, modifier et supprimer des budgets
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • effectuer des dépôts et transférer des fonds
  • rapprocher des comptes et créer des écritures de journal
  • afficher tous les rapports
  • activer la taxe de vente (TPS/TVH, TVP et TVQ) pour l’entreprise
  • modifier la configuration de l’information existante sur la taxe de vente
  • apporter des rajustements et produire des déclarations de taxe de vente
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • transférer des reçus et des factures à payer à partir d’un courriel

Cet utilisateur peut :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
  • saisir des frais et des crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
  • afficher les registres des clients et les rapports des comptes clients
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser/rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher l’historique du compte
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente
  • préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement d’impôt, ou produire une déclaration de revenus
  • ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxe
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale

Cet utilisateur peut :

  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
  • payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
  • ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe dans les opérations bancaires, d’achat et de carte de crédit (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente
  • préparer une déclaration de revenus, enregistrer un paiement ou un remboursement, ou soumettre des déclarations de revenus
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Il ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher les historiques de compte
  • configurer ou modifier les taux de taxe existants, la méthode comptable ou les paramètres de l’administration fiscale
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client

Cet utilisateur peut :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit, des remboursements, des frais et des crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher les registres des clients
  • afficher les rapports sur les clients et les comptes clients
  • afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs
  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • payer des factures, rédiger et imprimer des chèques, et afficher des rapports de chèques
  • créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit

Il ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher l’historique du compte
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client

Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Il ne peut pas non plus soumettre de feuilles de temps.

Cet utilisateur peut accéder à certaines sections de QuickBooks en ligne. Cela vous permet de mieux contrôler ce qu’il peut voir ou faire. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un utilisateur personnalisé puisse voir uniquement l’écran Dépôt bancaire. Découvrez comment ajouter des utilisateurs personnalisés.

Paramètres d’utilisateur pour le rôle d’utilisateur standard

Une fois que vous avez sélectionné les droits d’accès du rôle d’utilisateur standard, vous pouvez aussi sélectionner les paramètres de cet utilisateur. Vous pouvez l’autoriser à gérer d’autres utilisateurs, à modifier l’info sur l’entreprise ou à gérer les abonnements. Ou vous pouvez choisir une option en lecture seule ou aucune autorisation.

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