Saisir et gérer les factures à payer et les paiements de factures dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment faire le suivi des factures à payer et des paiements de factures.

En plus d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Si vous prévoyez payer la dépense plus tard, saisissez-la comme une facture à payer. Vous pouvez consigner les factures une à la fois ou en lot pour plusieurs fournisseurs en même temps. D’autre part, si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme une dépense. Ces types d’opérations indiquent à QuickBooks comment tout enregistrer.

Apprenez la différence entre les factures, les chèques et les dépenses.

Voici comment saisir des factures à payer et consigner leur paiement dans QuickBooks.

Si vous n’avez pas encore payé une dépense, saisissez-la comme facture à payer. Vous pouvez enregistrer des factures à payer pour un ou plusieurs fournisseurs à la fois. Si vous avez déjà payé, saisissez-le comme dépense. 

Essentiellement, les factures à payer, les chèques et les dépenses indiquent à QuickBooks comment enregistrer les opérations.

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Apprenez comment effectuer les tâches suivantes :

• Révisez et gérez les factures à payer
• Ajouter une facture à payer manuellement
• Téléverser une facture à payer à partir d’un ordinateur
• Marquer une facture hors ligne comme étant payée
• Payer la facture par carte de crédit ou en espèces
• Payer la facture par chèque

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Les factures à payer ajoutées manuellement apparaissent directement dans l’onglet Impayées . Puisque vous avez ajouté la facture à payer, vous n’avez pas besoin de la vérifier.

Conseil : Si votre entreprise compte plusieurs lieux de travail ou secteurs d’activité, vous pouvez également sélectionner les emplacements à partir de la liste déroulante Lieu ▼. Découvrez comment activer et utiliser le suivi par lieu.

Si vous avez payé la facture au comptant ou par carte de crédit

Utilisez cette méthode pour consigner les paiements comptant ou par carte de crédit. Enregistrez les paiements séparément chaque fois que vous les faites, ou ils peuvent être enregistrés ensemble.

Note importante : Cette démarche ne vise qu’à enregistrer vos paiements de factures aux fins de comptabilité. Vous devez traiter les paiements conformément aux instructions de votre fournisseur.

1. Ouvrez Payer les factures.

Toutes les factures à payer que vous avez saisies dans QuickBooks s’afficheront avec leur solde et leur date d’échéance. Par défaut, les factures des 365 derniers jours s’affichent. Pour modifier la période ou pour voir un bénéficiaire en particulier (p. ex., un fournisseur), appliquez un filtre.

Pour enregistrer le paiement d’une facture :

1. Dans la liste déroulante Compte de paiement, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé la facture. Par exemple, si vous avez payé à partir de votre compte chèques, sélectionnez Compte chèques. 
   Conseil : Vous pouvez enregistrer des paiements pour la même facture à partir de différents comptes (par exemple, une partie par chèque et une partie par carte de crédit), ou enregistrer des paiements distincts à des jours différents.
2. Si vous sélectionnez un compte chèques ou d’épargne, vous pouvez saisir le Numéro du premier chèque. Cette étape est facultative.
3. Saisissez la Date de paiement.
4. Cochez les cases qui correspondent aux factures pour lesquelles vous avez effectué un paiement.
5. Dans la colonne Paiement, saisissez le montant payé pour chaque facture.
    Conseil : Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez l’inscrire dans la colonne Crédit appliqué .
6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Chaque fois que vous enregistrez un paiement, il s’affiche dans le menu Dépenses. Les factures sont marquées comme payées et les chèques sont prêts pour l’impression. Pour en savoir plus sur la fonction d’impression de chèques dans QuickBooks en ligne, cliquez ici.

Si vous avez payé la facture par chèque

Ne suivez ces étapes que si vous avez payé par chèque. Cette procédure consigne le paiement d’une façon précise qui assure l’exactitude des données dans QuickBooks :

1. Ouvrez un nouveau Chèque.
2. Dans la liste déroulante Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Une fenêtre contenant toutes les factures à payer en souffrance s’affichera.
3. Sélectionnez Ajouter pour ajouter une facture impayée au chèque.
    Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez la petite flèche à côté du montant. Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez également l’ajouter à partir de lasection Crédits.
4. Dans la liste déroulanteCompte bancaire , sélectionnez le compte à partir duquel vous avez effectué le paiement par chèque.
5. Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque.
6. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez les factures à payer pour lesquelles le chèque a été émis.
    Conseil : S’il couvre plusieurs factures à payer, cochez les cases correspondant à ces factures. Vous pouvez répartir le paiement et saisir un montant pour chaque facture dans la colonne Paiement.
7. Sélectionnez Imprimer ou Prévisualiser, puis Imprimer ou Imprimer un chèque.
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.