Saisir et gérer les factures à payer et les paiements de factures dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment faire le suivi des factures à payer et des paiements de factures.

En plus d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Vous pouvez saisir les dépenses que vous n’avez pas encore payées comme factures à payer. Vous pouvez consigner les factures une à la fois ou en lot pour plusieurs fournisseurs en même temps. Si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme dépense.

Apprenez comment effectuer les tâches suivantes :

• Révisez et gérez les factures à payer
• Ajouter une facture à payer manuellement
• Téléverser une facture à payer à partir d’un ordinateur
• Marquer une facture hors ligne comme étant payée
• Payer la facture par carte de crédit ou en espèces
• Payer la facture par chèque

Révisez et gérez les factures à payer

1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
2. Allez à Dépenses et sélectionnez Factures à payer (Amenez-moi là-bas).
3. La page Factures contient les onglets Pour révision, Impayé et Payé. Sélectionnez l’un des onglets pour afficher les factures à payer dans cet état et voir les actions possibles :
   • Pour révision : Cet onglet répertorie toutes les factures à payer en attente de votre révision.
     • Réviser : Ouvre les détails de la facture à payer pour que vous puissiez vérifier son exactitude, puis Enregistrer pour la déplacer vers l’onglet Impayé.
     • Enregistrer : ajoute la facture à payer à votre onglet Impayé. Si la facture à payer est pour $ CA0,00, elle est ajoutée à l’onglet Payé. Conseil : Pour enregistrer la facture à payer, sélectionnez Réviser dans la colonne Action, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
   • Impayées : Cet onglet répertorie toutes les factures à payer non réglées et indique si elles sont dues plus tard, bientôt ou en souffrance.
     • Marquer comme payé : à utiliser pour les paiements hors ligne qui ne sont pas directement programmés dans QuickBooks.
     • Afficher/modifier la facture : Apportez les modifications nécessaires à la facture, puis sélectionnez Enregistrer et fermerou Enregistrer et nouveau.
   • Payé : Cet onglet répertorie toutes les factures payées et tous les paiements liés. Sélectionnez une facture à payer pour en afficher les détails.

Saisir les factures à payer dans QuickBooks

Ajouter une facture à payer manuellement

Voici comment consigner la facture que vous envoie un fournisseur :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Facture à payer.
3. Dans la liste déroulante Fournisseur ▼, sélectionnez le fournisseur.
4. Dans la liste déroulante Modalités ▼, sélectionnez les modalités de la facture à payer. Il s’agit du délai dans lequel le fournisseur s’attend à recevoir le paiement.
5. Saisissez laDate de la facture,la Date d’échéanceetle Nº de la facture. au fur et à mesure qu’ils sont consignés sur la facture.
6. Saisissez les détails de la facture à payer dans la section Détails de la catégorie. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez le compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des opérations de dépenses. Saisissez ensuite une description. 
   Conseil : Vous pouvez également saisir des produits et services spécifiques dans la section Détail des articles pour détailler la facture. Pour configurer, allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres. Sélectionnez Dépenses. Dans la section Factures et dépenses, sélectionnez le crayon ✎ icône. Ensuite, activez le commutateur Afficher le tableau des articles sur les formulaires de dépenses et d’achats .
7. Saisissez lemontant et taxe de vente.
8. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable et sélectionnez son nom dans la liste déroulanteClient ▼ . En savoir plus à propos des dépenses facturables.
9. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Les factures à payer ajoutées manuellement apparaissent directement dans l’onglet Impayées . Puisque vous avez ajouté la facture à payer, vous n’avez pas besoin de la vérifier.

Téléverser des factures à payer à partir d’un ordinateur

1. Aller à Dépenses et sélectionnez Factures à payer (Amenez-moi là-bas).
2. À partir du menu déroulant Ajouter une facture à payer ▼, sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur.
3. Glissez et déplacez les fichiers dans la fenêtre Téléverser ou sélectionnez la touche Téléverser pour choisir les fichiers sur votre ordinateur.
   Note : QuickBooks prend en charge les images PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG.

La facture à payer est ajoutée à l’onglet Pour révision, où vous pouvez vérifier l’information et enregistrer le paiement ou payer plus tard.

Conseil : Si votre entreprise compte plusieurs lieux de travail ou secteurs d’activité, vous pouvez également sélectionner les emplacements à partir de la liste déroulante Lieu ▼. Découvrez comment activer et utiliser le suivi par lieu.

Enregistrer des paiements de factures

Il y a deux façons d’enregistrer le paiement d’une facture. Suivez les étapes pertinentes ci-dessous.

Marquer une facture hors ligne comme étant payée

Si vous avez payé votre fournisseur hors ligne ou si vous n’avez pas encore enregistré le paiement dans QuickBooks, vous pouvez marquer la facture comme étant payée dans la page Factures à payer.

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Factures à payer (Amenez-moi là-bas).
2. Sélectionnez l’onglet Impayé .
3. Pour la facture à payer que vous voulez marquer comme payée, dans la colonne Action , sélectionnez Marquer comme payée.
4. Sur le formulaire de paiement de facture, vérifiez que les renseignements sont exacts, comme les champs Bénéficiaire, Date de paiementet Compte bancaire/de crédit . Apportez les modifications nécessaires.
5. Dans le champ Montant , saisissez le montant total payé.
6. Dans la section Opérations non réglées , sélectionnez les factures à payer sur lesquelles le paiement a été effectué.
   Conseil : S’il couvre plusieurs factures à payer, cochez les cases correspondant à ces factures. Vous pouvez répartir le paiement et saisir un montant pour chaque facture dans la colonne Paiement .
7. Si vous avez un crédit pour ce fournisseur, vous pouvez le sélectionner dans la section Crédits .
8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si vous avez payé la facture au comptant ou par carte de crédit

Utilisez cette méthode pour consigner les paiements comptant ou par carte de crédit. Enregistrez les paiements séparément chaque fois que vous les faites, ou ils peuvent être enregistrés ensemble.

Note importante : Cette démarche ne vise qu’à enregistrer vos paiements de factures aux fins de comptabilité. Vous devez traiter les paiements conformément aux instructions de votre fournisseur.

1. Ouvrez Payer les factures.

Toutes les factures à payer que vous avez saisies dans QuickBooks s’afficheront avec leur solde et leur date d’échéance. Par défaut, les factures des 365 derniers jours s’affichent. Pour modifier la période ou pour afficher un bénéficiaire spécifique (par exemple, un fournisseur), sélectionnezFiltres. .

Pour enregistrer le paiement d’une facture :

1. Dans la liste déroulanteCompte de paiement ▼ , sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé la facture. Par exemple, si vous avez payé à partir de votre compte chèques, sélectionnez Compte chèques. 
   Conseil : Vous pouvez enregistrer des paiements pour la même facture à partir de différents comptes (par exemple, une partie par chèque et une partie par carte de crédit), ou enregistrer des paiements distincts à des jours différents.
2. Si vous sélectionnez un compte chèques ou un compte d’épargne, vous pouvez saisir lenuméro du premier chèque. Cette étape est facultative.
3. Saisissez la Date de paiement.
4. Cochez les cases qui correspondent aux factures pour lesquelles vous avez effectué un paiement.
5. Dans la colonne Paiement, saisissez le montant payé pour chaque facture.
    Conseil : Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez l’inscrire dans la colonne Crédit appliqué .
6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Chaque fois que vous enregistrez un paiement, il s’affiche dans le menu Dépenses. Les factures sont marquées comme payées et les chèques sont prêts pour l’impression. Pour en savoir plus sur la fonction d’impression de chèques dans QuickBooks en ligne, cliquez ici.

Si vous avez payé la facture par chèque

Ne suivez ces étapes que si vous avez payé par chèque. Cette procédure consigne le paiement d’une façon précise qui assure l’exactitude des données dans QuickBooks :

1. Ouvrez un nouveau Chèque.
2. Dans la liste déroulanteBénéficiaire ▼ , sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Une fenêtre contenant toutes les factures à payer en souffrance s’affichera.
3. Sélectionnez Ajouter pour ajouter une facture impayée au chèque.
    Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez la petite flèche à côté du champ Montant . Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez également l’ajouter à partir de la sectionCrédits .
4. Dans la liste déroulanteCompte bancaire/crédit ▼ , sélectionnez le compte à partir duquel vous avez effectué le paiement par chèque.
5. Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque.
6. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez les factures à payer pour lesquelles le chèque a été émis.
    Conseil : S’il couvre plusieurs factures à payer, cochez les cases correspondant à ces factures. Vous pouvez répartir le paiement et saisir un montant pour chaque facture dans la colonne Paiement.
7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnezEnregistrer et nouveau ouEnregistrer et fermerou Enregistrer et envoyer.
   Conseil : Vous pouvez également sélectionner Imprimer ou Prévisualiser, puis Imprimer un chèque pour imprimer un chèque physique.

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