Démarrer avec le créateur de contrats

Apprenez comment utiliser, envoyer et gérer un contrat à l’aide du créateur de contrat dans QuickBooks en ligne.

Le créateur de contrat vous aide à simplifier votre processus de signature de contrat en vous permettant d’envoyer un contrat pour signature électronique directement dans le produit. Pas besoin de passer d’une application à l’autre.

Connaître ses principales fonctions

• Téléverser des contrats existants : Téléversez un contrat existant au format PDF. (jusqu’à 25 Mo et jusqu’à 5 fichiers par demande).
• Ajouter des champs de signature électronique :Ajoutez des champs de signature, des champs de date et des champs de texte pour votre entreprise et votre client dans le PDF téléversé.
• Sécurité du code d’accès : Ajoutez un code d’accès à votre contrat pour une sécurité accrue. Votre client doit saisir ce code pour consulter et signer le document. Le système conserve une piste de vérification complète indiquant qui a signé et quand.
• Avis et rappels par courriel : Envoyez des contrats par courriel avec un message personnalisé. Configurez des rappels automatiques et des paramètres d’expiration pour inviter les clients ayant des signatures en attente.
• Expérience de signature du client : Votre personne-ressource ou responsable reçoit un courriel contenant un lien pour consulter et signer le contrat. Ils peuvent ajouter leur signature en tapant leur nom, qui se transforme en signature numérique. Ce champ est toujours obligatoire.
• Ajouter des initiales : Vous et votre personne-ressource ou responsable pouvez paraphé chaque page d’un contrat. Cela permet de s’assurer que vous avez lu et accepté les conditions. 
• Gestion des contrats : Faites le suivi de l’état des contrats dans le centre Clients actuels et potentiels. Téléchargez les contrats signés pour vos dossiers avec une piste de vérification complète.

Créer et envoyer un contrat

Créez une demande de signature électronique et envoyez un contrat à votre contact ou à votre responsable à l’aide du créateur de contrat.

Étape 1 : Accéder au créateur de contrat

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients , puis sélectionnez Contrats ( Accéder ).
2. Sélectionnez Créer un contrat.
3. Dans les onglets Client ou Piste , sélectionnez un client ou une piste dans la liste déroulante ▼ .
4. Sélectionnez Continuer.

Étape 2 : Téléverser un contrat

1. Sélectionnez Téléverser des documents.
2. Parcourez vos fichiers, puis sélectionnez le contrat que vous voulez envoyer.
   Note : Le format de fichier acceptable est le format PDF. Vous pouvez téléverser jusqu’à 5 fichiers par demande de signature. La taille maximale est de 25 Mo. Vous verrez un aperçu du contrat téléversé.
3. Sélectionnez Ouvrir.
4. Configurez la protection par mot de passe, au besoin. Vous pouvez configurer un code d’accès de 6 à 9 chiffres manuellement ou laisser le système en générer un automatiquement.
5. Sélectionnez Suivant.

Étape 3 : Ajouter des champs de signature électronique

1. Pour ajouter un champ, sélectionnez Signature, Initiales, Date de signatureou Texte.
2. Sélectionnez le lieu où vous voulez qu’ils apparaissent dans le contrat.
   Note : Faites glisser et redimensionnez les champs au besoin.
3. Pour ajouter un champ de signature électronique, sélectionnez le nom dans la liste déroulante Ajouter des champs pour ▼ .
4. Pour signer le contrat vous-même :
   • Dans la liste déroulante Ajouter des champs pour ▼, sélectionnez votre nom.
   • Sélectionnez Signature et saisissez votre nom légal complet. QuickBooks génère une signature numérique pour vous.
   • Sélectionnez Signer.
5. Sélectionnez Prévisualiser le document ou Suivant.

Étape 4 : Envoyer le contrat

1. Revérifiez les renseignements de votre client.
   Important : Assurez-vous d’envoyer le code d’accès à votre client ou à votre responsable dans un courriel, un message texte ou un autre moyen sécurisé.
2. Ajoutez un message personnalisé pour votre client.
3. Configurez des rappels automatiques et des paramètres d’expiration.
4. Cliquez sur Envoyer.

Réviser et signer le contrat

Votre client recevra un courriel contenant un lien vers le contrat. Demandez à votre client :

1. Ouvrez le courriel à partir du produit.
2. Sélectionnez Révision, puis saisissez le code d’accès que vous avez configuré pour lui permettre de consulter les documents.
3. Sélectionnez Vérifier, puis Démarrer.
4. Remplissez les champs requis, puis sélectionnez Suivant.
5. Ajoutez sa signature en entrant son nom légal complet. QuickBooks génère une signature numérique pour eux.
   Note : La date de signature est automatiquement inscrite en fonction du moment où le client signe.
6. Sélectionnez Signer, puis sélectionnez Envoyer. Une fois envoyé, vous recevrez une notification par courriel.

Gérer les contrats

Gérez tous vos contrats au même endroit.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients , puis sélectionnez Contrats ( Accéder ).
2. Consultez l’état de chaque contrat (livré/achevé).
3. Téléchargez le document PDF signé pour vos dossiers. Chaque contrat comprend un certificat de signature électronique qui donne un historique de vérification complet des signataires.

Résoudre les problèmes avec le créateur de contrat

• Si vous ne pouvez pas téléverser votre contrat, assurez-vous qu’il respecte la limite de taille (25 Mo) et que vous téléversez un fichier PDF valide.
• Vos clients ont droit à trois tentatives pour saisir le bon code d’accès. S’ils échouent, le système bloque l’accès au contrat. Si cela se produit, vous devrez envoyer une nouvelle demande de signature électronique avec un nouveau code d’accès.