Comptabiliser une provision ou un dépôt

Apprenez comment enregistrer une provision ou un dépôt dans QuickBooks en ligne.

Certaines entreprises exigent que leurs clients versent une provision ou un dépôt avant de fournir des services. Lorsqu’elles facturent leurs services aux clients, ces factures sont payées à l’aide de l’argent du dépôt.

Vous pouvez configurer un processus de dépôt ou de provision pour votre entreprise dans QuickBooks en ligne. Les provisions ou les dépôts sont traités comme des passifs pour indiquer que, même si votre entreprise détient cet argent, il ne lui appartient pas tant qu’il n’est pas utilisé pour payer les services rendus. Lorsque vous facturez des services au client et que vous recevez le paiement, ce passif devient un revenu.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer un compte de passif
• Créer un article pour les provisions
• Créer un compte bancaire de passif en fiducie
• Créer un reçu de vente ou une facture pour les dépôts ou les provisions
• Convertir les provisions en crédits sur les factures
• Transférer les fonds de votre compte de passif en fiducie à votre compte d’exploitation
• Faire le suivi des dépôts ou des provisions par client
• Payer les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif

Étape 1 : Créer un compte de passif

En premier lieu, vous devez créer un compte de passif pour faire le suivi des montants des provisions versées par vos clients.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Plan comptable ( Accéder ).
2. Sélectionnez Nouveau compte.
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼ , sélectionnez Autres passifs à court terme .
4. Dans la liste déroulante Sous-type ▼ , sélectionnez Comptes en fiducie - Passif .
5. Dans le champ Nom du compte , saisissez un nom pour le compte (par exemple, Passifs en fiducie ) ou acceptez le nom suggéré et saisissez tout autre champ obligatoire.
6. Sélectionnez un Code de taxe par défaut , saisissez un Solde impayé et une En date du .
7. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et nouveau .

Deuxième étape : Créer un article pour les provisions

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et Se faire payer , puis sélectionnez Produits et services ( Aller à ).
2. Dans la liste déroulante Nouveau produit/service ▼ , sélectionnez Service .
3. Donnez un Nom au nouveau produit ou service (par exemple, Provision).
4. Dans la liste déroulante Compte de revenus ▼ , sélectionnez le compte de passif créé à l’ étape 1 .
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pourrez désormais sélectionner cette provision lorsque vous créerez une facture ou un reçu de vente pour le paiement d’une provision ou d’un dépôt.

Étape 3 : Créer un compte bancaire de passif en fiducie (pas toujours nécessaire)

Vous n’avez pas nécessairement à suivre l’étape 3. Suivez cette étape si vous conservez l’argent des provisions et des dépôts des clients dans un compte en fiducie distinct.

Toutefois, si vous conservez l’argent dans votre compte d’exploitation, cette procédure n’est pas nécessaire. Dans le doute, essayez autant que possible de refléter votre situation réelle.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Plan comptable ( Accéder ).
2. Sélectionnez Nouveau compte .
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼ , sélectionnez Banque .
4. Dans la liste déroulante Sous-type ▼ , sélectionnez Compte en fiducie .
5. Dans le champ Nom du compte , saisissez un nom pour le compte (par exemple, Compte bancaire de passif en fiducie ) ou acceptez le nom suggéré.
6. Sélectionnez un Code de taxe par défaut , saisissez un Solde d’ouverture et une En date du.
7. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et nouveau .

Étape 4 : Créer un reçu de vente ou une facture pour les dépôts ou les provisions

Une fois que vous aurez configuré les comptes et la provision ou le dépôt, vous pourrez commencer à créer des Reçus de vente pour les dépôts ou les provisions que vous recevez.

Si vous préférez facturer les dépôts ou les provisions à vos clients au lieu de les recevoir directement, passez à l’Option 2.

Option 1 : Créer un reçu de vente

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Reçu de vente.
3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
4. Dans la liste déroulante Déposer sur ▼ , sélectionnez le compte bancaire de passif en fiducie que vous avez créé, votre compte d’exploitation principal ou le compte dans lequel l’argent sera conservé.
5. Dans la colonne Produit/Service, sélectionnez la Provision ou le Dépôt que vous avez créé.
6. Saisissez le montant reçu pour le dépôt ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
7. Saisissez les détails requis, s’il y a lieu.
8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

En plus d’être ajouté au compte bancaire choisi, le montant de la provision ou du dépôt est ajouté au solde de votre compte de passif pour indiquer que l’argent ne vous appartient pas encore, et éviter ainsi de le traiter comme un revenu pour le moment.

Option 2 : Facturer les dépôts ou les provisions aux clients

Au lieu de créer des Reçus de vente (Option 1), vous pouvez facturer les dépôts ou les provisions aux clients. Voici comment procéder.

Les étapes sont semblables à celles de la création d’un reçu de vente, sauf que vous ne sélectionnez pas de compte de dépôt tant que vous n’avez pas reçu le paiement de la facture.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
4. Dans la colonne Produit/service , sélectionnez la Provision ou le Dépôt que vous avez configuré.
5. Saisissez le montant reçu pour le dépôt ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
6. Saisissez les détails requis, s’il y a lieu.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Transformer les provisions en crédits sur les factures

Lorsque vous facturez vos services à un client, vous pouvez convertir la provision ou le dépôt qu’il vous a versé en crédit sur une facture et le percevoir à titre de paiement.

1. Créez une facture qui répertorie les produits ou services que vous avez fournis au client.
2. Sur la dernière ligne de la facture, dans le champ Produit/Service, sélectionnez Provision ou Dépôt.
3. Saisissez le Montant de la provision comme montant négatif pour le soustraire de la facture. Le montant de la provision ne doit pas dépasser le montant total de la facture. Le total d’une facture peut être nul, mais pas négatif.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cette étape réduit le solde de votre compte de passif et applique le crédit à la facture du client, dont le montant est converti en revenu. L’argent est maintenant à vous.

Étape 6 : Transférer des fonds de votre compte de passif en fiducie à votre compte d’exploitation

Vous avez créé un compte bancaire de passif en fiducie distinct pour conserver les provisions ou dépôts? Une fois que vous aurez converti les provisions en revenus, vous pourrez transférer cet argent à votre compte bancaire d’exploitation.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Virement.
3. Dans la liste déroulante Transférer des fonds de ▼ , sélectionnez votre compte bancaire de passif en fiducie.
4. Dans la liste déroulante Transférer des fonds à ▼ , sélectionnez votre compte bancaire d’exploitation.
5. Saisissez le montant dans Montant du virement que vous venez de recevoir à titre de paiement pour la facture.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’argent est comptabilisé comme ayant été transféré du compte en fiducie spécial au compte d’exploitation de votre entreprise.

Faire le suivi des dépôts ou des provisions par client

Vous pouvez faire le suivi du montant d’une provision ou d’un dépôt que vous détenez pour chaque client à partir du rapport Bilan.

Pour passer en revue les provisions ou les dépôts par client dans le rapport Bilan :

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. SélectionnezAperçu de l’entreprise.
3. Sélectionnez le rapport Bilan . 
4. Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼ , sélectionnez Toutes les dates .
5. Dans la section des passifs, repérez votre compte de passif en fiducie.
6. Sélectionnez le montant associé au compte en question pour ouvrir le Rapport d’opérations du compte.
7. Sélectionnez Personnaliser et allez à la liste déroulante Groupes ▼ .
8. Dans la liste déroulante Regrouper par ▼ , sélectionnez Clients .

Vous avez maintenant accès au solde des provisions ou dépôts de chaque client, ainsi qu’à un relevé des opérations qui ont eu une incidence sur ce solde.

Pour réduire le nombre de résultats affichés, vous pouvez raccourcir la période couverte par le rapport ou sélectionner le petit triangle à côté du nom d’un client pour masquer les renseignements le concernant.

Payer les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif

Si votre entreprise paie les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif, vous devez créer un article spécial pour faire le suivi de ces dépenses, car celles-ci ne devraient pas apparaître dans votre rapport État des résultats.

Par exemple, supposons que vous travaillez au sein d’un cabinet d’avocats qui reçoit un règlement d’un tribunal au nom d’un client. Si vous en utilisez une partie pour régler les frais médicaux du client avec l’intention de lui remettre la différence, vous devez déposer le montant du règlement dans un compte réservé à cet effet, que vous utiliserez pour régler les frais afin que ces opérations ne soient pas liées aux comptes de votre entreprise.

Pour configurer l’article nécessaire, vérifiez d’abord que l’option Faire le suivi des dépenses et des articles par client est activée :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Allez à Dépenses et sélectionnez Modifier .
3. Dans la section Factures et dépenses , activez l’option Faire le suivi des dépenses et des articles par client .
4. Sélectionnez Enregistrer.

Le suivi des dépenses et des articles par client est maintenant activé, ce qui vous permet de voir les opérations et leur incidence sur la provision du client.

La prochaine étape consiste à créer un article pour faire le suivi de ces dépenses.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et Se faire payer , puis sélectionnez Produits et services ( Aller à ).
2. Sélectionnez la liste déroulante Nouveau produit/service ▼.
3. Sélectionnez Article hors stock ou Service .
4. Inscrivez un Nom qui décrit l’objet de la provision (par exemple, Frais médicaux ou Règlement net).
5. Décochez la case Je vends ce produit à mes clients .
6. Dans la liste déroulante Compte de dépenses ▼ , sélectionnez le compte de passif en fiducie que vous avez créé.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’article pour la provision est créé. La prochaine étape consiste à payer les dépenses du client.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Sélectionnez votre Bénéficiaire ▼ dans le menu déroulant. Le bénéficiaire peut être un fournisseur, par exemple une autre entreprise. Si vous créez cette dépense dans le but de remettre la totalité ou une partie de la provision au client (par exemple, pour remettre un règlement net à un client), sélectionnez le client comme bénéficiaire.
4. Sélectionnez lecompte de paiementbancaire à partir duquel vous voulez payer la dépense. Si vous avez un compte bancaire en fiducie distinct, sélectionnez-le. Sinon, sélectionnez votre compte d’exploitation principal.
5. Dans le menu déroulant Produit/Service ▼ de la section Détail des articles, sélectionnez la provision que vous venez de créer.
6. Saisissez le Taux, le Montant ou d’autres détails relatifs à la dépense, au besoin.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Les dépenses réduisent le solde de votre compte de passif et du compte bancaire que vous avez choisi sans affecter les comptes de dépenses de votre entreprise.