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Comment comptabiliser une provision ou un acompte

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne14Mis à jour le 29 juin, 2021

La plupart des entreprises exigent que leurs clients versent une provision ou un acompte, qui sera ensuite appliqué au montant d’une prochaine facture. Dans le cadre de la terminologie comptable, ces montants perçus sont traités comme des passifs par la personne qui les reçoit jusqu’à ce qu’elle touche un revenu. La procédure suivante montre comment QuickBooks en ligne utilise les opérations de vente pour comptabiliser les deux étapes de ce processus.

Note : Les provisions sur honoraires et les acomptes sont aussi désignés comme des comptes de garantie bloqués ou de retenue. Vous pouvez également suivre les étapes ci-dessous pour configurer ces types de comptes.

Note : Les avocats et autres professionnels conservent les provisions dans un compte bancaire distinct. Les procédures et la marche à suivre ci-dessous s’appliquent à ce genre de situation. S’ils n’ont pas de compte bancaire distinct, passez l’étape du virement bancaire.

Si des utilisateurs demandent comment configurer une comptabilité de fonds IOLTA (intérêts de comptes en fidéicommis d’avocats), invitez-les à demander l’aide de leur comptable afin d’adapter les instructions ci-dessous pour répondre à leurs exigences. Nous ne pouvons pas prodiguer de conseils à ce sujet.

Apprenez comment comptabiliser une provision ou un acompte dans QuickBooks en ligne.

Certaines entreprises exigent que leurs clients versent une provision sur honoraires ou un acompte avant de fournir des services. Lorsqu’elles émettent la facture, elles y appliquent l’acompte pour réduire le montant à payer.

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez mettre en place un processus d’acompte ou de provision pour votre entreprise. Les provisions ou les acomptes sont traités comme des passifs pour indiquer que, même si votre entreprise détient cet argent, il ne lui appartient pas tant qu’il n’est pas utilisé pour payer les services rendus. Lorsque vos clients règlent le montant de leur facture, ce passif devient un revenu.

Étape 1 : Créer un compte de passif

En premier lieu, vous devez créer un compte de passif pour faire le suivi des montants des provisions versées par vos clients.

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Plan comptable.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. À partir du menu déroulant Type de compte ▼, sélectionnez Autres passifs à court terme.
  4. À partir du menu déroulant Sous-type ▼, choisissez Comptes en fiducie – Passif.
  5. Saisissez un nom pour le compte (p. ex., Passif mis en fiducie) ou acceptez le nom suggéré.
  6. Sélectionnez un code de taxe par défaut, puis remplissez les champs Solde impayé et En date du.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Créer un article pour les provisions

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Produits et services.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Dans le panneau Info sur le produit/service, cliquez sur Service.
  4. Saisissez un nom pour le nouvel article de produit ou de service (p. ex., Provision).
  5. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez Compte de passif en fiducie.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cet article peut maintenant être sélectionné à la création d’une facture ou d’un reçu de vente pour le paiement d’une provision ou d’un acompte.

(Pas toujours nécessaire) Étape 3 : Créer un compte bancaire de passif en fiducie

Vous n’avez pas nécessairement à effectuer la troisième étape. Réalisez cette étape si vous déposez l’argent provenant des provisions et des comptes versés par les clients dans un compte en fiducie distinct.

Toutefois, si vous conservez l’argent dans votre compte d’exploitation, cette procédure n’est pas nécessaire. Si vous hésitez, tentez autant que possible de refléter votre situation réelle.

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Plan comptable.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. À partir du menu déroulant Type de compte ▼, sélectionnez Autres passifs à court terme.
  4. À partir du menu déroulant Sous-type ▼, sélectionnez Comptes en fiducie – Passif.
  5. Saisissez un nom pour le compte (p. ex., Compte bancaire de passif en fiducie) ou acceptez le nom suggéré.
  6. Sélectionnez un code de taxe par défaut, puis remplissez les champs Solde impayé et En date du.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Créer un reçu de vente ou une facture pour les acomptes ou les provisions


Une fois que vous avez créé les comptes et les articles pour les acomptes ou provisions, vous pouvez commencer à créer des reçus de vente pour les provisions ou acomptes reçus.

Si vous préférez facturer les acomptes ou les provisions au client plutôt que de les percevoir directement, passez à l’option 2.

Option 1 : Créer un reçu de vente

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Reçu de vente.
  3. Sélectionnez le nom du client à partir de la liste déroulante.
  4. Dans le menu déroulant Déposer sur ▼ , sélectionnez le compte bancaire de passif en fiducie que vous avez créé, votre compte d’exploitation principal ou le compte dans lequel cet argent sera détenu.
  5. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’article Provision ou Acompte que vous avez créé.
  6. Saisissez le montant reçu pour l’acompte ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

En plus d’être ajouté au compte bancaire choisi, le montant de l’acompte ou de la provision est ajouté au solde de votre compte de passif pour indiquer que l’argent ne vous appartient pas encore, et ainsi vous éviter de le traiter comme un revenu pour le moment.

Option 2 : Facturer les acomptes ou les provisions aux clients

Plutôt que de créer un reçu de vente (option 1), vous pouvez remettre une facture à vos clients. Voici comment faire.

Les étapes à suivre sont semblables à celles de la création d’un reçu de vente, à une exception près; vous ne sélectionnez pas de compte dans le champ Déposer sur tant que vous n’avez pas reçu le paiement pour la facture en question.

Note : Les rapports de comptabilité de caisse n’incluront pas les acomptes ou provisions perçus jusqu’à ce que les factures soient payées en entier. Veuillez communiquer avec votre comptable pour trouver une solution qui permet d’inclure une écriture de journal.
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. Sélectionnez le nom du client à partir de la liste déroulante.
  4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’article Provision ou Acompte que vous avez créé.
  5. Saisissez le montant reçu pour l’acompte ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Transformer les provisions en crédits sur les factures

Lorsque vous facturez à un client les services que vous lui rendez, vous pouvez transformer la provision ou l’acompte qu’il vous a versé en crédit sur une facture et le percevoir à titre de paiement.

  1. Créez une facture pour votre client qui énumère les services ou produits que vous avez fournis.
  2. Sur la dernière ligne de la facture, dans le champ Produit/service, sélectionnez l’article Provision ou Acompte.
  3. Saisissez le montant de la provision comme une valeur négative pour le soustraire de la facture. Vous ne pouvez pas saisir une provision dont la valeur excède le montant total de la facture. Le total d’une facture peut être nul, mais pas négatif.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

En effectuant cette action, vous réduisez le solde de votre compte de passif, et le crédit est appliqué à la facture du client, dont le montant se transforme en revenus. L’argent est maintenant à vous.

Étape 6 : Transférer les fonds de votre compte de passif en fiducie vers votre compte d’exploitation


Vous avez créé un compte bancaire de passif en fiducie distinct pour conserver les provisions ou acomptes? Une fois les provisions transformées en revenus, vous pouvez transférer cet argent vers votre compte d’exploitation.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Virement.
  3. À partir du menu déroulant Transférer des fonds de ▼, sélectionnez votre compte bancaire de passif en fiducie.
  4. Dans le menu déroulant Transférer des fonds vers ▼, sélectionnez votre compte bancaire de passif en fiducie.
  5. Saisissez le montant du paiement que vous venez de recevoir.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’argent est comptabilisé comme ayant été transféré du compte en fiducie spécial vers le compte d’exploitation de votre entreprise.

Faire le suivi des acomptes ou des provisions des clients


Vous pouvez vérifier la somme des provisions ou des acomptes que vous détenez pour chaque client en consultant le bilan.

Pour passer en revue les acomptes ou provisions des clients à l’aide du bilan :

  1. Allez au menu Rapports, puis sélectionnez Bilan.
  2. Dans le menu déroulant Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez Toutes les dates. Sélectionnez ensuite Exécuter le rapport.
  3. Dans la section Passif, repérez votre compte de passif en fiducie.
  4. Sélectionnez le montant associé au compte en question pour ouvrir le rapport d’opérations du compte.
  5. Sélectionnez Personnaliser.
  6. Une fois le volet Personnaliser le rapport ouvert, sélectionnez Lignes/colonnes.
  7. Dans le menu déroulant Regrouper par ▼, sélectionnez Client
  8. Sélectionnez Exécuter le rapport.
Astuce : Sélectionnez le bouton Enregistrer les personnalisations pour enregistrer le rapport personnalisé. Vous pourrez y accéder plus tard à partir de l’onglet Rapports personnalisés.  Ensuite, sélectionnez Enregistrer.

Vous avez maintenant accès au solde des provisions ou acomptes de chaque client, ainsi qu’à un relevé des opérations qui ont affecté ce solde.

Pour réduire le nombre de résultats affichés, vous pouvez raccourcir la période du rapport ou cliquer sur le petit triangle à côté du nom d’un client pour masquer les renseignements le concernant.

Acquitter les frais des clients au moyen de l’argent conservé dans le compte de passif


Si votre entreprise acquitte les frais des clients au moyen de l’argent conservé dans le compte de passif, vous devez créer un article spécial pour faire le suivi de ces frais, puisqu’ils ne devraient pas figurer dans votre rapport État des résultats.

Par exemple, supposons que vous travaillez au sein d’un cabinet d’avocats qui reçoit un règlement d’un tribunal au nom d’un client. Si vous en utilisez une partie pour acquitter les frais médicaux du client avec l’intention de lui remettre la différence, vous devez déposer le montant du règlement dans un compte réservé à cet effet, que vous utiliserez pour acquitter les frais afin que ces opérations ne soient pas liées aux comptes de votre entreprise.

Pour créer l’article nécessaire, vérifiez d’abord que la fonction de suivi des dépenses et des articles est activée dans votre compte :

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Compte et paramètres.
  2. À partir du menu de gauche, sélectionnez Dépenses.
  3. Dans la section Factures à payer et dépenses, sélectionnez Modifier ✎.
  4. Cochez la case Faire le suivi des dépenses et des articles par client.
  5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Le suivi des dépenses et des articles par client est maintenant activé, ce qui vous permet de voir les opérations et leur incidence sur la provision du client.

La prochaine étape consiste à créer l’article servant à faire le suivi de ces dépenses :

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Sélectionnez Hors stock ou Service.
  4. Saisissez un nom indiquant ce pour quoi la provision est utilisée (p. ex., Frais médicaux ou Règlement net).
  5. Décochez la case Je vends ce produit/service à mes clients.
  6. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez votre compte de passif en fiducie.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’article pour la provision est créé. La prochaine étape consiste à régler les dépenses du client.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépense.
  3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire  ▼, choisissez l’option appropriée. Le bénéficiaire peut être un fournisseur, comme une autre entreprise, ou le client, si vous créez cette dépense dans le but de remettre la totalité ou une partie de la provision au client (par exemple, pour remettre un règlement net à un client).
  4. Sélectionnez le compte bancaire duquel prélever le montant des dépenses.
  5. Sélectionnez le compte de paiement à utiliser pour régler les dépenses.
  6. Si vous avez un compte bancaire en fiducie distinct, sélectionnez-le. Dans le cas contraire, sélectionnez votre compte d’exploitation principal.
  7. Dans la section Détails des articles, inscrivez des précisions au sujet des dépenses.
  8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Les dépenses réduisent le solde de votre compte de passif et du compte bancaire que vous avez choisi sans affecter les comptes de dépenses de votre entreprise.

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