Apprenez quoi faire si vos comptes Quickbooks Desktop ne correspondent pas à vos relevés bancaires à la fin du rapprochement.
Pour rapprocher un compte, vous devez comparer les opérations qui se trouvent dans QuickBooks avec celles de vos relevés de compte. À la fin du processus, la différence entre les deux soldes devrait être de 0,00 $.
Si ce n’est pas le cas, ou si vous avez rapproché un compte avant et que le solde de fermeture a changé, ne vous inquiétez pas. Voici comment résoudre les problèmes afin de bien terminer votre rapprochement.
- Découvrez les causes des problèmes liés au solde de fermeture
- Étape 1 : Réviser vos soldes d’ouverture et de départ
- Étape 2 : Rechercher des opérations modifiées, supprimées ou ajoutées
- Étape 3 : Rechercher les rajustements de rapprochement
- Terminer le rapprochement
| Vous n’avez jamais effectué de rapprochement? Consultez d’abord notre guide sur le processus de rapprochement. |
En savoir plus sur les causes des problèmes liés au solde de fermeture
- Quelqu’un a saisi un solde de fermeture incorrect au début du rapprochement.
- Quelqu’un peut avoir modifié ou supprimé des opérations déjà rapprochées.
- Certaines opérations s’affichent en double ou sont manquantes dans QuickBooks.
- Quelqu’un a saisi des opérations dans QuickBooks sans les rapprocher de celles de votre compte bancaire.
- Quelqu’un a fait un rajustement à votre dernier rapprochement avec une écriture de journal.
Étape 1 : Réviser vos soldes d’ouverture et de départ
Si vous ne l’avez pas déjà fait, assurez-vous que votre ouverture et soldes d’ouverture sont exacts. Une fois que vous aurez établi que ces renseignements sont exacts, vous pourrez commencer à chercher d’autres problèmes.
Étape 2 : Rechercher des opérations modifiées, supprimées ou ajoutées
Il existe plusieurs rapports dans QuickBooks qui vous indiquent si des éléments ont été modifiés, supprimés ou ajoutés :
Exécuter un rapport de l’écart de rapprochement
Ce rapport indique les opérations modifiées depuis votre dernier rapprochement. Ils sont triés selon la date du relevé.
- Allez au menu Rapports. Survoler Banque et sélectionnez Écart de rapprochement,
- Sélectionnez le compte à rapprocher, puis cliquez sur OK,
- Révisez le rapport. Vérifiez s’il y a des écarts.
- Parlez à la personne qui a apporté le changement. Il peut y avoir une raison pour laquelle il a fait le changement. Par la suite, modifiez l’opération au besoin.
Exécuter un rapport sur les chèques manquants
Ce rapport indique les chèques manquants. Ces opérations peuvent entraîner un écart avec le solde de fermeture de votre rapprochement.
- Allez au menu Rapports. Survoler Banque et sélectionnez Chèques manquants,
- Sélectionnez le compte à rapprocher, puis cliquez sur OK,
- Révisez le rapport. Recherchez des opérations sur le rapport qui ne se trouvent pas sur votre relevé de compte. Si elles ne figurent pas sur votre relevé de compte, elles ne devraient pas figurer sur votre rapprochement.
Exécuter un rapport Détails des opérations
Utilisez ce rapport pour voir si des opérations ont changé.
- Allez au menu Rapports. Survoler Rapports personnalisés et sélectionnez Détails sur l’opération,
- Sélectionnez le .Afficher onglet.
- Dans le À partir du, sélectionnez la date la plus ancienne dans QuickBooks pour le compte. Vous pouvez également laisser le champ vide.
- Dans le Date du, sélectionnez la date de votre dernier rapprochement.
- Allez à Filtres : onglet.
- Dans le Compte, sélectionnez le compte que vous rapprochez
- Dans le Entré ou dernière modification, configurez le Date du à la date de votre dernier rapprochement. puis réglez le Date du à la date du jour.
- Sélectionner OK pour exécuter le rapport.
- Recherchez tout écart ou toute opération qui ne correspond pas à ce qui figure sur votre relevé de compte.
- Parlez à la personne qui a apporté le changement. Il peut y avoir une raison pour laquelle il a fait le changement. Par la suite, modifiez l’opération au besoin.
Si vous avez besoin d’aide, communiquez avec votre comptable.
| Note importante : Si vous devez ajouter des opérations ou modifier des opérations déjà rapprochées, vous devrez peut-être effectuer un mini-rapprochement, Communiquez avec votre comptable pour obtenir de l’aide à ce sujet. |
Étape 3 : Rechercher les rajustements de rapprochement
Il arrive que des utilisateurs effectuent un rajustement de rapprochement pour forcer un compte dans QuickBooks à correspondre à celui de leurs registres bancaires. Vous ne devriez pas effectuer un rajustement de rapprochement sans l’aide de votre comptable. Les rajustements ne corrigent pas les erreurs. Et si vous corrigez les erreurs plus tard, un rajustement entraîne des problèmes à un moment ou à un autre.
Vérifiez le compte et assurez-vous que personne n’a fait un rajustement inexact.
- Allez à Listes menu et sélectionner Plan comptable,
- Ouvrez le Écarts de rapprochement compte.
- À partir du Date, fixez les dates pour vos derniers rapprochements.
- Si vous constatez des rajustements qui rendent le solde du compte inexact, communiquez avec la personne qui a fait le rajustement. Assurez-vous que vos corrections ne entrent pas en conflit avec le rajustement.
Terminer le rapprochement
Quand tout est réglé, vous pouvez terminer le rapprochement,
Si vous ne trouvez aucun problème dans vos comptes, vous devrez peut-être annuler le rapprochement précédent jusqu’à ce que le solde d’ouverture soit correct.
Si quelqu’un a modifié ou supprimé une opération il y a plusieurs années, vous pourriez devoir annuler vos rapprochements des dernières années pour atteindre le solde d’ouverture correct.