Configurez vos stocks et faites-en le suivi dans QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne comprend des fonctions pour vous aider à faire le suivi de ce qui est en stock, à recevoir des alertes lorsqu’il est temps de se réapprovisionner et à obtenir des indications sur ce que vous achetez et vendez. Vous pouvez également saisir des produits et services hors stock pour les ajouter rapidement à vos formulaires de vente.

Les fonctions de gestion des stocks sont incluses dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Si vous n’avez pas la version Plus ou Avancé, mettez à niveau votre abonnement QuickBooks pour commencer à faire le suivi de vos stocks.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Activer le suivi du stock
• Ajouter vos articles en stock
• Faites le suivi de ce qui se vend
• Réapprovisionner votre stock
• Utiliser des rapports pour vérifier l’état de vos stocks

Conditions préalables

• Les fonctions de gestion des stocks ne sont disponibles que pour QuickBooks en ligne Plus et Avancé.
• Si vous n’avez pas la version Plus ou la version Avancé, passez à QuickBooks pour commencer à faire le suivi de vos stocks.

Étape 1 : Activer le suivi des stocks

Si vous ne l’avez pas encore fait, activez ces paramètres afin de pouvoir ajouter vos stocks.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Sélectionnez Modifier ✎ dans la section Produits et services.
4. Activer
   • Afficher la colonne Produit/Service sur les formulaires de vente.
   • Vous pouvez également activer des règles de prix si vous souhaitez définir des prix flexibles pour les produits que vous vendez.
5. Activer les deux
   • Suivi de la quantité et des prix/taux.
   • Faites le suivi de la quantité en stock.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 2 : Ajouter vos articles en stock

Vous pouvez maintenant ajouter vos articles en stock ainsi que d’autres produits et services que vous vendez dans QuickBooks. Cela vous permet de les ajouter rapidement en tant que postes dans vos formulaires de vente. Les étapes pour ajouter des articles en stock, hors stock et de service sont légèrement différentes :

Ajouter les produits dont vous voulez faire le suivi à vos stocks

Suivez les étapes pour ajouter des articles en stock. Il s’agit des produits que vous vendez qui vous permettent de configurer les quantités de produits et d’en faire le suivi.

Ajouter les produits et services que vous achetez ou vendez sans en faire le suivi dans vos stocks

QuickBooks ne fera pas le suivi des quantités pour ces articles.

• Suivez les étapes pour ajouter des articles de service. Il s’agit des services que vous vendez aux clients, par exemple des services d’aménagement paysager ou de tenue de livres.
• Suivez les étapes pour ajouter des articles hors stock. Il s’agit des articles que vous achetez ou vendez, mais dont vous ne faites pas (ou ne pouvez pas faire) le suivi, par exemple les boulons utilisés dans une installation.
• Créez des offres groupées : les offres groupées vous permettent de regrouper plusieurs produits ou services, par exemple un panier-cadeau de fruits, de fromages ou de vins. L’ajout de produits dans une offre groupée vous évite de devoir les sélectionner un par un dans les factures ou les reçus.

Lorsque des stocks sont ajoutés à QuickBooks en ligne sans facture à payer, on suppose que les articles en stock ont déjà été ajoutés au compte Coût des marchandises vendues avant que le client n’utilise QuickBooks en ligne.

Chaque fois que des stocks doivent être ajoutés à QuickBooks en ligne et que le client veut attribuer un coût des marchandises vendues aux articles en stock, une facture à payer doit être créée pour les articles en stock et antidatée au besoin.

Tous les articles en stock qui ne sont pas associés à des factures à payer se verront attribuer une valeur nulle pour le coût des marchandises vendues.

Étape 3 : Faire le suivi des ventes

Après avoir configuré tous vos articles en stock, vous pouvez en faire le suivi lorsqu’ils sont vendus. Il existe deux façons d’effectuer le suivi de vos ventes :

• Créer une facture si le client vous paiera plus tard
• Ajouter un reçu de vente si le client a payé sur-le-champ

QuickBooks puis réduit la quantité en stock du montant figurant sur la facture ou le reçu de vente.

Vérifier les articles en stock et en commande au fur et à mesure

• Vérifiez les articles en stock et en commande pendant que vous travaillez sur une facture ou un reçu de vente ou que vous effectuez une autre opération. Il vous suffit de pointer le curseur de la souris sur la quantité que vous avez saisie pour en afficher les détails.
• Si vous définissez des seuils de renouvellement, QuickBooks vous avisera également lorsqu’un montant est faible. Si vous configurez une alerte de stock faible, QuickBooks vous avisera également lorsqu’un montant est faible.

Étape 4 : Réapprovisionner vos stocks

QuickBooks vous indique quand il est temps de vous réapprovisionner. Vous pouvez commander des stocks directement dans QuickBooks. Vous pourrez ensuite faire le suivi des articles que vous recevez de vos fournisseurs et de ceux que vous avez commandés. Lorsque vous procédez ainsi, la quantité en stock augmente automatiquement en fonction du nombre d’articles que vous recevez.

Découvrez comment commander à nouveau un article en rupture de stock ou sur le point de s’épuiser.

Étape 5 : Utiliser des rapports pour vérifier l’état de vos stocks

Accédez à des rapports pour voir instantanément vos meilleurs vendeurs, ce qui est en stock, le coût des marchandises, et plus encore.

Découvrez comment utiliser des rapports pour vérifier l’état de vos stocks et leur rendement.