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Intégrer Squarespace et QuickBooks en ligne à l’aide de OneSaas

by Intuit• Dernière mise à jour : 8 juillet 2024

Apprenez comment intégrer Squarespace à QuickBooks en ligne.

Avec QuickBooks Connector (OneSaas), vous pouvez configurer votre intégration complète entre Squarespace et QuickBooks en ligne en quelques minutes. Voici une procédure étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Connecter Squarespace et QuickBooks en ligne

Connectez les systèmes que vous voulez intégrer. Vous trouverez des guides sur la façon de connecter chaque système ici.

Pour cet exemple, nous allons connecter Squarespace à QuickBooks en ligne. Sélectionnez Gérer pour aller de l’avant.



Configurer votre connexion Squarespace et QuickBooks en ligne

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera différentes options sur la façon dont vous voulez que votre intégration Squarespace – QuickBooks en ligne fonctionne. Nous nous attendons à ce que vous ayez des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquez avec notre équipe de soutien pour obtenir de l’aide en tout temps.

  1. Configurer votre Options de synchronisation avant de commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :
  • Fuseau horaire du compte
  • Date de début des intégrations
  • Options du rapport de synchronisation des courriels

Vous verrez une liste des principaux flux de travaux. Ces options sont toutes facultatives, alors assurez-vous de lire attentivement chaque option. En général, notre synchronisation permet ce qui suit :

  • Les ventes de Squarespace seront envoyées à QuickBooks en ligne.
  • Les produits de Squarespace seront envoyés à QuickBooks en ligne.
  • Si vous avez activé la gestion des stocks dans QuickBooks, QuickBooks Connector peut lire cette information et mettre à jour Squarespace.

2. Commencez le processus de configuration en sélectionnant le premier flux de travaux à synchroniser les commandes Squarespace avec QuickBooks en ligne.

Ces paramètres de configuration aideront à déterminer certains comportements d’intégration de base :

  • Sélectionnez le États des commandes Squarespace à partir de laquelle l’application récupère les ventes à synchroniser avec QuickBooks en ligne. Selon la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être aussi synchroniser les ventes ayant les états En attente ou Exécuté.
  • Sélectionnez la façon dont les commandes Squarespace s’afficheront dans QuickBooks en ligne. Dans le cas de QuickBooks en ligne, choisissez si vous voulez que vos commandes Squarespace soient envoyées à QuickBooks en ligne comme factures de vente ou de reçus de vente. Sélectionnez l’option appropriée pour votre entreprise.

3. Il y a des paramètres avancés appelés Produit par défaut et options avancées.

  • Préfixe du numéro de commande -Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte Squarespace. Par exemple, Si vous avez la commande « 1234 » dans Squarespace et que vous ajoutez le préfixe « SQ » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « SQ-1234 » et envoyée à QuickBooks en conséquence.
  • Utiliser l’article d’expédition- Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire facilement le suivi des revenus générés par les frais d’expédition. Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne ici.
  • Produit de rabais- Tout comme pour l’option d’article d’expédition ci-dessus, vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
  • Produit de carte-cadeau– Tout comme pour les options d’expédition et d’articles de rabais ci-dessus, vous pouvez spécifier un article de carte-cadeau dédié afin de pouvoir faire le suivi de vos ventes avec carte-cadeau.
  • Client initial/Organisation du client/Client de vente en ligne générique : La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client initial. Toutefois, si vos clients Squarespace précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour l’option Organisation du client.

Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique, ce qui signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier de client Squarespace générique.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne ici.

  • Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Squarespace et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
  • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
  • Report de la date d’échéance : Une date d’échéance sera attribuée si les opérations n’ont pas de date d’échéance. Cet élément est calculé en fonction de la date de l’opération du report de la date d’échéance. S’il n’est pas défini, la date de l’opération est utilisée comme date d’échéance.

4. Activez l’option de création de notes de crédit dans QuickBooks si vous prévoyez synchroniser les commandes remboursées à partir de Squarespace.

  • Le compte à partir duquel l’argent du paiement est remboursé : Sélectionnez le compte dans lequel vous voulez que QuickBooks Connector tire le paiement remboursé de QuickBooks.
  • Préfixe du numéro de remboursement : Cela vous permet d’ajouter le préfixe de votre numéro de note de crédit préféré. QuickBooks Connector ajoutera vos nouvelles notes de crédit créées dans QuickBooks.
  • Produit de remboursement partiel : Produit utilisé pour représenter des remboursements partiels.

5 .Appariez les produits Squarespace avec QuickBooks en ligne. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, nous nous attendons à ce que tous vos articles Squarespace soient configurés avec des UGS uniques.

Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :

  • Nom : Nous faisons correspondre le produit UGS champ de Squarespacedans le produit NOM dans QuickBooks en ligne.
  • UGS : Nous faisons correspondre le produit UGS champ de Squarespacedans le produit UGS dans QuickBooks en ligne.
  1. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée ou définie dans Squarespace, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur la configuration de la taxe.

Note : Si le paramètre de taxe de vente est désactivé dans votre compte QuickBooks en ligne, ou si la taxe de vente automatisée est activée, vous pouvez sauter cette étape.

  1. Activez cette option si vous voulez que QuickBooks Connector crée de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne : Vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles qui ne sont pas stock.

Note :Pour la configuration des articles en stock, QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CPV aux produits au moment de la création, mais ne synchronise pas le prix CPV des produits.

En savoir plus sur l’intégration des articles.

  1. Les paramètres de configuration des paiements vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de Squarespace soient enregistrées et liées aux ventes dans QuickBooks en ligne.

Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, sélectionnez Mapper les modes de paiement individuels.

Note :Si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, consultez votre comptable. Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications. En savoir plus sur le mappage de vos paiements.

  1. Vous avez également la possibilité d’envoyer les frais de paiement de commande qui ont été traités par Squarespace en activant cette option.

Note : Si vous voulez envoyer des frais à QuickBooks en ligne, assurez-vous que cela est configuré avec l’aide de votre comptable.

De plus, dans le Paiements ,les comptes de mode de paiement doivent être configurés comme suit :

  • QuickBooks États-Unis et Canada : Cartes de crédit ou Compte chèques comptes.
  • QuickBooks Australie et Royaume-Uni : comptes de caisse.
  • Autres régions : Configurez n’importe quel compte.
  1. La prochaine option de flux de travaux permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles Squarespace et de les créer dans QuickBooks en ligne.

Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles qui sont utilisés dans les ventes réelles, tandis que d’autres préfèrent utiliser tous les articles Squarespace et les envoyer.

Note :Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus/dépenses différents, vous devrez configurer cette option dans votre système comptable après la création des articles par l’application.

Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

En savoir plus sur la gestion de l’intégration de vos produits.

  1. Si vous voulez que les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks soient synchronisées avec Squarespace, vous pouvez simplement sélectionner cette option. On vous demandera si vous voulez apparier les articles à ceux de QuickBooks en ligne en Nom ou UGS.

Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks SquareSpace. En savoir plus sur notre processus de suivi du stock.

Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications.



Synchronisez vos données de Squarespace avec QuickBooks en ligne

Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Il suffit de sélectionner Synchronisez maintenant bouton dans le Options de synchronisation en plus de votre Gérer onglet.

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