Préparer et soumettre les feuillets T4 et le sommaire T4 dans QuickBooks en ligne

Les feuillets T4 sont utilisés pour déclarer à l’ARC tous les revenus versés à vos employés au cours de l’année civile précédente. Nous vous montrerons comment préparer et soumettre vos feuillets fiscaux.

• Quand devez-vous soumettre
• Types de revenus déclarés sur les feuillets T4
• Vérifiez l’info sur votre entreprise
• Réviser les renseignements de vos employés
• Préparer les feuillets T4 et le sommaire de fin d’année
• Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC
• Distribuer les feuillets T4 à vos employés
• Déclaration de clôture de l’entreprise

Note : Si vous produisez vos feuillets T4 dans QuickBooks en ligne Comptable Pro Tax, consultez plutôt cet article.

Pour une meilleure expérience, ouvrez cet article dans QuickBooks en ligne. Lancer la vuecôteà côte

Quand soumettre les feuillets T4

Vous devez produire des feuillets T4 pour vos employés si vous les avez payés plus de 500 $ ou si vous avez déduit des cotisations au RPC ou au RRQ, des cotisations à l’AE, des cotisations au RPAP ou de l’impôt sur le revenu. Vous devez fournir un feuillet T4 pour chaque province ou territoire où l’employé a travaillé.

Si vous ne savez toujours pas comment déclarer un avantage ou un montant sur le feuillet T4 après avoir lu cet article, consultez un comptable ou l’ARC.

Types de revenus déclarés sur les feuillets T4

Note :Déclarez les revenus sur un feuillet T4 pour l’année où l’employé a été payé, quelle que soit l’année où le travail a été effectué, même si l’employé est décédé. Par exemple, si vous payez un employé en janvier 2026 pour le travail effectué en décembre 2025, déclarez ce revenu sur son feuillet T4 de 2026, puisque c’est l’année où il a été payé.

Vérifiez l’info sur votre entreprise

La première chose à faire pour préparer les feuillets T4 est de vérifier les renseignements clés sur l’entreprise.

1. Sélectionnez Paramètres. ⚙, puis Paramètres de la paie (Aller à).
2. Sélectionnez Impôt fédéral sur la page Paramètres de la paie .
3. Saisissez le numéro de paie de l’ARCqui vous a été attribué.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Réviser les renseignements de vos employés

Assurez-vous que toutes les données personnelles et fiscales de l’employé sont à jour.

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Sélectionnez un employé.
2. Sélectionnez Modifier. pour ajouter ou modifier les renseignements suivants sur l’employé :
   • Les données des employés
   • Les renseignements relatifs aux avantages des employés
   • Les retenues sur la paie
3. Sélectionnez Enregistrer.

Préparer les feuillets T4 et le sommaire de fin d’année

Une fois que vos données sont vérifiées, générez les formulaires et le fichier XML requis pour la soumission à l’ARC.

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
2. Sélectionnez Réviser pour T4 Sommaire sous Action nécessaire pour vous assurer que les montants agrégés sont exacts.
   • Note : Cette section ouvre le 1er janvier.
3. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
4. Sous Feuillets T4 de l’employeur, sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer que les montants sont exacts, puis téléchargez le fichier XML qui doit être téléversé sur le site Web de l’ARC.
5. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
6. Sous Feuillets T4 de l’employé, sélectionnez Prévisualiser pour enregistrer ou imprimer la copie des feuillets T4 à envoyer aux employés. Sélectionnez Enregistrer la déclaration pour passer à l’écran suivant.
7. Sous Envoyer à Main-d’œuvre, sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les feuillets T4 dans Main-d’œuvre.
8. Sélectionnez Soumettre.
9. Sélectionnez Terminer pour terminer.

Remettez à chacun de vos employés leur feuillet T4 de l’une des façons suivantes avant le dernier jour du mois de février :

• Une copie est envoyée par voie électronique, par courriel sécurisé ou par le portail de l’employé Main-d’œuvre. Pour envoyer des feuillets T4 par voie électronique, vous devez avoir le consentement de l’employé, en format écrit ou électronique.
• Deux copies sont remises en personne.
• Deux copies sont envoyées par la poste à la dernière adresse connue de l’employé.

Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC

Voici comment soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC :

1. Après avoir téléchargé le fichier XML dans les étapes ci-dessus, accédez à la page Soumettre des déclarations de renseignements de l’ARC par voie électronique sur le site Web de l’ARC.
2. Sélectionnez Transfert de fichiers Internet. C’est la seule sélection que QuickBooks en ligne prend actuellement en charge.
3. Lisez l’avis de non-responsabilité et sélectionnez J’accepte.
4. Saisissez lenuméro de comptesans tirets ni espaces, et lecode d’accès Web sensible à la casse que vous avez reçu de l’ARC.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Repérez le fichier T4 XML sur votre ordinateur ettéléversez-le sur le site Web de l’ARC.
7. Soumettre votre déclaration.

Le fichier T4 XML généré par QuickBooks en ligne comprend vos feuillets T4 et le sommaire. Il est bon de noter la date et l’heure d’envoi du fichier.

Si vous avez de la difficulté à utiliser votre numéro d’identification Représenter un client pour soumettre des formulaires, consultez cet article sur les changements apportés à la soumission du fichier XML de l’ARC.

Délais et pénalités

• Date limite de soumission : Vous devez soumettre votre T4 Sommaire à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante. Les déclarations tardives peuvent entraîner des pénalités.
• Obligation de soumission par voie électronique : Si vous produisez plus de cinq feuillets T4 pour une année civile, l’ARC vous demande de les envoyer par voie électronique. Pour en savoir plus, consultez le guide de l’employeur – Produire le feuillet T4 et le sommaire sur le site Web de l’ARC.

Distribuer les feuillets T4 à vos employés

Méthode A : Envoyer par Main-d’œuvre

Inviter votre employé dans Main-d’œuvre :

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1. Sélectionnez Modifier l’info personnelle.
2. Saisissez l’adresse courriel de l’employé et sélectionnez Enregistrer. Votre employé recevra une invitation par courriel.

Une fois que votre employéa accepté l’invitation et s’est connecté à Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son feuillet T4. Pour en savoir plus, consultez notre article de soutienInviter les employés à accéder à leurs fiches de paie et feuilles de temps en ligne.

Si vous n’avez pas envoyé le feuillet T4 à vos employés lors de la préparation du feuillet T4 et des formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer le feuillet T4 de nouveau, suivez les étapes ci-dessous :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Sélectionnez l’onglet Déclarations , puis passez à la section Terminer .
2. Sélectionnez Envoyer dans la case Feuillets  T4 de l’employé .
3. Sélectionnez les employés à qui vous voulez envoyer les formulaires T4 par Main-d’œuvre et sélectionnez Soumettre.

Méthode B : répartition manuelle

Si vous n’utilisez pas Main-d’œuvre ou si un employé ne consent pas à la livraison électronique, vous devez fournir des copies papier :

• En personne : Livrez deux copies.
• Par la poste : Envoyez deux copies à la dernière adresse connue de l’employé.

Déclaration de clôture de l’entreprise

Lorsque vous fermez une entreprise, vous devez soumettre vos formulaires T4 dans les 30 jours. La section À venir affiche une année d’accumulation où vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour la production sur papier.

Suivez ces étapes pour obtenir les documents T4 dont vous avez besoin pour vos déclarations de fin d’année  :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Sélectionnez l’onglet Déclarations , puis allez à la section À venir .
2. Sélectionnez Prévisualiser pour afficher et imprimer les feuillets T4 Sommaire, T4 de l’employeur et T4 de l’employé.
3. Produisez les formulaires requis sur papier.