Préparer et soumettre des feuillets T4 et le sommaire T4 dans QuickBooks en ligne

Les feuillets T4 sont utilisés pour déclarer à l’ARC tous les revenus versés à vos employés au cours de l’année civile précédente. Nous vous montrerons comment préparer et soumettre ces feuillets.

• Quand devez-vous soumettre ces feuillets?
• Types de revenus déclarés sur les feuillets T4
• Vérifier l’info sur votre entreprise
• Réviser les infos sur vos employés
• Préparer les feuillets T4 et le sommaire de fin d’année
• Soumettre les feuillets T4 et le sommaire T4 de vos employés à l’ARC
• Distribuer les feuillets T4 à vos employés
• Déclaration de clôture de l’entreprise

Note : Si vous produisez vos feuillets T4 dans QuickBooks en ligne Comptable Pro Tax, consultez plutôt cet article.

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Quand faut-il produire des feuillets T4?

Vous devez produire des feuillets T4 pour vos employés si vous les avez payés plus de 500 $ ou si vous avez déduit des cotisations au RPC ou au RRQ, à l’AE ou au RPAP, ou encore de l’impôt sur le revenu. Vous devez fournir un feuillet T4 pour chaque province ou territoire où l’employé a travaillé.

Si vous ne savez toujours pas comment déclarer un avantage ou un montant sur le feuillet T4 après avoir lu cet article, consultez un comptable ou communiquez avec l’ARC.

Types de revenus déclarés sur les feuillets T4

Note : Déclarez les revenus sur un feuillet T4 pour l’année où l’employé a été payé, quelle que soit l’année où le travail a été effectué, même si l’employé est décédé. Par exemple, si vous payez un employé en janvier 2026 pour le travail effectué en décembre 2025, déclarez ce revenu sur son feuillet T4 de 2026, puisque c’est l’année où il a été payé.

Vérifier l’info sur votre entreprise

La première chose à faire pour préparer les feuillets T4 est de vérifier les renseignements clés sur votre entreprise.

1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie (Accéder).
2. Sélectionnez Impôts fédéraux sur la page Paramètres de la paie.
3. Saisissez le numéro de paie de l’ARC qui vous a été attribué.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Réviser les infos sur vos employés

Assurez-vous que toutes les données personnelles et fiscales des employés sont à jour.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Paie, puis sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez un employé.
3. Sélectionnez Modifier pour ajouter ou modifier les renseignements suivants sur l’employé :
   • Les données des employés
   • Les renseignements relatifs aux avantages des employés
   • Les retenues sur la paie
4. Sélectionnez Enregistrer.

Préparer les feuillets T4 et le sommaire de fin d’année

Une fois que vous avez vérifié vos données, générez les feuillets et le fichier XML requis pour l’envoi à l’ARC.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Paie, puis Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
3. Sélectionnez Réviser pour T4 Sommaire sous Action requise pour vous assurer que les montants totaux sont exacts.
   • Note : Cette section ouvre le 1er janvier.
4. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
5. Sous Feuillets T4 de l’employeur, sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer que les montants sont exacts, puis téléchargez le fichier XML qui doit être téléversé sur le site Web de l’ARC.
6. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
7. Sous Feuillets T4 de l’employé, sélectionnez Prévisualiser pour enregistrer ou imprimer la copie des feuillets T4 à envoyer aux employés. Sélectionnez Enregistrer la soumission pour passer à l’écran suivant.
8. Sous Envoyer à Main-d’œuvre, sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les feuillets T4 dans Main-d’œuvre.
9. Sélectionnez Soumettre.
10. Sélectionnez Terminé lorsque vous avez terminé.

Remettez à chacun de vos employés leur feuillet T4 de l’une des façons suivantes avant le dernier jour du mois de février :

• Une copie est envoyée par voie électronique (par courriel sécurisé ou par le portail Main-d’œuvre des employés). Pour envoyer des feuillets T4 par voie électronique, vous devez avoir le consentement de l’employé, en format écrit ou électronique.
• Deux copies sont remises en personne.
• Deux copies sont envoyées par la poste à la dernière adresse connue de l’employé.

Soumettre les feuillets T4 et le sommaire T4 de vos employés à l’ARC

Voici comment soumettre les feuillets T4 et le sommaire T4 de vos employés à l’ARC :

1. Après avoir téléchargé le fichier XML dans les étapes ci-dessus, accédez à la page Produire les déclarations de renseignements par voie électronique sur le site Web de l’ARC.
2. Sélectionnez Transfert de fichiers par Internet. C’est la seule sélection que QuickBooks en ligne prend actuellement en charge.
3. Lisez l’avis de non-responsabilité et sélectionnez J’accepte.
4. Saisissez le numéro de compte (sans tirets ni espaces) et le code d’accès Web (sensible à la casse) que vous avez reçus de l’ARC.
5. Sélectionnez Suivant.
6. Repérez le fichier XML T4 sur votre ordinateur et téléversez-le sur le site Web de l’ARC.
7. Soumettez votre déclaration.

Le fichier XML T4 généré par QuickBooks en ligne comprend vos feuillets T4 et le sommaire. Il est bon de noter la date et l’heure d’envoi du fichier.

Si vous avez de la difficulté à utiliser votre numéro Représenter un client pour soumettre des feuillets, consultez cet article sur les changements apportés à la transmission de fichiers XML à l’ARC.

Délais et pénalités

• Date limite de production : Vous devez produire votre sommaire T4 à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante. La production tardive peut entraîner des pénalités.
• Obligation de transmission par voie électronique : Si vous produisez plus de cinq feuillets T4 pour une année civile, l’ARC exige la production par voie électronique. Pour en savoir plus, consultez la page Guide de l’employeur – Comment produire le feuillet T4 et le Sommaire sur le site Web de l’ARC.

Distribuer les feuillets T4 à vos employés

Méthode A : Envoyer par Main-d’œuvre

Invitez votre employé dans Main-d’œuvre :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Paie, puis sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez Modifier l’info personnelle.
3. Saisissez l’adresse courriel de l’employé et sélectionnez Enregistrer. Votre employé recevra une invitation par courriel.

Une fois que votre employé accepte l’invitation et se connecte à Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son feuillet T4. Pour en savoir plus, consultez notre article d’aide Inviter les employés à accéder à leurs fiches de paie et à leurs feuilles de temps en ligne.

Si vous n’avez pas envoyé les feuillets T4 à vos employés lors de la préparation des T4 et des formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer les feuillets T4 de nouveau, suivez les étapes ci-dessous :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Paie, puis Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations, puis passez à la section Terminé.
3. Sélectionnez Envoyer dans la case Feuillets T4 d’employés.
4. Sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les feuillets T4 par Main-d’œuvre et sélectionnez Soumettre.

Méthode B : Distribuer manuellement

Si vous n’utilisez pas Main-d’œuvre ou si un employé ne consent pas à la livraison électronique, vous devez fournir des copies papier :

• En personne : Remettez deux copies.
• Par la poste : Envoyez deux copies à la dernière adresse connue de l’employé.

Déclaration de clôture de l’entreprise

Si vous fermez votre entreprise, vous devez produire vos feuillets T4 dans les 30 jours. La section À venir affiche une année d’accumulation où vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour la production sur papier.

Suivez ces étapes pour obtenir les documents T4 dont vous avez besoin pour vos déclarations de clôture d’entreprise :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Paie, puis Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations, puis allez à la section À venir.
3. Sélectionnez Prévisualiser pour afficher et imprimer les feuillets T4 Sommaire, T4 de l’employeur et T4 de l’employé.
4. Produisez les formulaires requis sur papier.