Préparer et soumettre les feuillets T4 et le sommaire T4 dans QuickBooks en ligne

Les feuillets T4 sont utilisés pour déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) tous les revenus versés à vos employés durant l’année civile précédente. Nous vous montrerons comment préparer et soumettre vos feuillets fiscaux.

• Quand devez-vous soumettre
• Conseils pour la déclaration des revenus
• Vérifiez l’info sur votre entreprise
• Réviser les renseignements de vos employés
• Préparer les feuillets T4 et le formulaire de fin d’année
• Envoyer des feuillets T4 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre
• Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC
• Déclaration de clôture de l’entreprise

Quand devez-vous soumettre

Vous devrez remplir des feuillets T4 pour vos employés si vous avez :

• Vous avez payé un employé plus de 500 $.
• déduit des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), à l’assurance-emploi (AE), au régime provincial d’assurance parentale (RPAP) (Québec) ou de l’impôt sur le revenu.

Vous devez fournir à vos employés un feuillet T4 pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pour votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment faire pour déclarer un avantage spécifique ou un montant sur un feuillet T4, consultez un comptable ou l’ARC.

Conseils pour la déclaration des revenus

Types de revenus à déclarer sur les feuillets T4

• Salaire, traitement (y compris l’indemnité tenant lieu de préavis de licenciement), pourboires ou gratifications, primes, indemnités de congés payés, commissions d’emploi, gains bruts et assurables des travailleurs autonomes de la pêche et toute autre rémunération que vous avez versée aux employés durant l’année (voir Case 14 - Revenus d’emploi pour une liste détaillée)
• ​Avantages imposables ou allocations
• Allocations de retraite
• Les différentes retenues que vous avez effectuées sur la rémunération pendant l’année.
• Le facteur d’équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé un droit à des prestations pendant l’année selon votre régime de pension agréé (RPA) ou votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).

Note :Déclarez les revenus sur un feuillet T4 pour l’année au cours de laquelle l’employé a été payé, peu importe la date à laquelle les services ont été rendus ou si l’employé est décédé. Par exemple, si vous payez un employé en janvier 2024 pour le revenu qu’il a gagné en décembre 2023, déclarez ce revenu sur son feuillet T4 pour 2024, puisque c’est l’année où il a été payé.

Types de revenus à ne pas déclarer sur les feuillets T4

• Pensions, paiements forfaitaires, rentes ou autres revenus (y compris les montants payés à un propriétaire ou à un associé d’une entreprise non constituée en société).
• Honoraires (sauf les jetons de présence versés aux administrateurs), commissions ou autres montants versés à un non-résident pour des services rendus au Canada, autres que des situations d’emploi.
• Montants provenant d’une entente sur les prestations de retraite.
• Montants payés aux sous-traitants pour des biens et des services rendus dans le cadre des activités de construction, lorsque la construction est la principale source de revenus de votre entreprise.

Vérifiez l’info sur votre entreprise

La première chose à faire pour préparer les feuillets T4 est de vérifier les renseignements clés sur l’entreprise.

1. Sélectionnez Paramètres . ⚙, puis Paramètres de la paie (Aller à).
2. Sélectionnez Impôt fédéral sur la page Paramètres de la paie .
3. Saisissez le numéro de la paie de l’ARC et le numéro de préparateur  T4qui vous ont été attribués par l’ARC.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Réviser les renseignements de vos employés

Ensuite, vérifiez les renseignements clés sur les employés.

1. Naviguez vers Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez un employé.
3. Sélectionnez Modifier . ✏ pour ajouter ou modifier les renseignements suivants sur l’employé :
   • Les données des employés
   • Les renseignements relatifs aux avantages des employés
   • Les retenues sur la paie
4. Sélectionnez Enregistrer.

Préparer les feuillets T4 et le formulaire de fin d’année

1. Naviguez vers Taxes et sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
3. Sélectionnez Réviser pour T4 Sommaire sous Action nécessaire pour vous assurer que les montants agrégés sont exacts. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
   Note : Cette section ouvre le 1er janvier.
4. Sous Feuillets T4 de l’employeur, sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer que les montants sont exacts, puis téléchargez le fichier XML qui doit être téléversé sur le site Web de l’ARC. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran suivant.
5. Sous Feuillets T4 de l’employé, sélectionnez Prévisualiser pour enregistrer ou imprimer la copie des feuillets T4 à envoyer aux employés. Sélectionnez Enregistrer la déclaration pour passer à l’écran suivant.
6. Sous Envoyer à Main-d’œuvre, sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les formulaires T4 par Main-d’œuvre et sélectionnez Soumettre.
7. Sélectionnez Terminer pour terminer.

Remettez à chacun de vos employés leur feuillet T4 de l’une des façons suivantes avant le dernier jour du mois de février :

• Une copie est envoyée par voie électronique, par courriel sécurisé ou par le portail de l’employé Main-d’œuvre. Pour envoyer des feuillets T4 par voie électronique, vous devez avoir le consentement de l’employé, en format écrit ou électronique.
• Deux copies sont remises en personne.
• Deux copies sont envoyées par la poste à la dernière adresse connue de l’employé.

Envoyer des feuillets T4 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre

Inviter votre employé dans Main-d’œuvre :

1. Naviguer vers Paie, sélectionnez Employés (Accéder), puis sélectionnez l’employé que vous voulez inviter.
2. Sélectionnez le widget Modifier l’info personnelle .
3. Saisissez l’adresse courriel de l’employé et sélectionnez Enregistrer. Votre employé recevra une invitation par courriel.

Une fois que votre employé aaccepté l’invitation et s’est connecté à Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son feuillet T4. Pour en savoir plus, consultez notre article de soutienInviter les employés à accéder à leurs fiches de paie et feuilles de temps en ligne.

Si vous n’avez pas envoyé le feuillet T4 à vos employés lors de la préparation du feuillet T4 et des formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer le feuillet T4 de nouveau, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez vers Taxes et sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations , puis faites défiler l’écran jusqu’à la section Terminer .
3. Sélectionnez Envoyer dans la case Feuillets  T4 de l’employé .
4. Sélectionnez les employés à qui vous voulez envoyer les formulaires T4 par Main-d’œuvre et sélectionnez Soumettre.

Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC

Voici comment soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC :

1. Après avoir téléchargé le fichier XML dans les étapes ci-dessus, accédez à la page Soumettre des déclarations de renseignements de l’ARC par voie électronique sur le site Web de l’ARC.
2. Sélectionnez Transfert de fichiers Internet. C’est la seule sélection que QuickBooks en ligne prend actuellement en charge.
3. Lisez l’avis de non-responsabilité et sélectionnez J’accepte.
4. Saisissez lenuméro de comptesans tirets ni espaces, et lecode d’accès Web sensible à la casse que vous avez reçu de l’ARC.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Repérez le fichier T4 XML sur votre ordinateur ettéléversez-le sur le site Web de l’ARC.
7. Soumettre votre déclaration.

Note :Le fichier T4 XML généré par QuickBooks en ligne comprend vos feuillets T4 ainsi que le T4 Sommaire.

Il est bon de noter la date et l’heure de soumission du fichier.

Note : 

• Si vous envoyez vos formulaires à l’ARC par la poste au lieu d’utiliser le fichier XML généré par QuickBooks en ligne, vous devrez envoyer les versions imprimées des feuillets T4 (employeur) pour tous vos employés ainsi que le Sommaire T4. Vous pouvez télécharger le formulaire Sommaire T4 à partir du site Web de l’ARC.
• Vous devez soumettre le T4 Sommaire à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante. Si vous ne respectez pas la date limite, vous risquez d’être pénalisé par l’ARC.
• Si vous produisez plus de cinq feuillets T4 pour une année civile, ils doivent être transmis par voie électronique. Pour en savoir plus, consultez le guide de l’employeur – Produire le feuillet T4 et le sommaire sur le site Web de l’ARC.

Déclaration de clôture de l’entreprise

Lorsque vous fermez une entreprise, vous devez soumettre vos formulaires T4 dans les 30 jours suivant la fermeture de l’entreprise. La section À venir affiche une année d’accumulation où vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour la production sur papier.

Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir les documents T4 requis pour vos déclarations de clôture de l’entreprise  :

1. Allez à Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations , puis accédez à la section À venir .
3. Sélectionnez Prévisualiser pour afficher et imprimer les feuillets T4 Sommaire, T4 de l’employeur et T4 de l’employé.
4. Produisez les formulaires requis sur papier.