Changement QuickBooks Main-d’œuvre paramètres et autorisations

Apprenez comment activer les paramètres et les autorisations dans votre tableau de bord Web QuickBooks Time pour que vous et votre équipe puissiez commencer à utiliser QuickBooks Main-d’œuvre. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez activer différentes fonctions pour Appli Main-d’œuvre. 

Ces paramètres doivent être gérés par un administrateur de QuickBooks Time : 

• Saisie des heures sur appareil mobile
• Configuration du GPS et autorisations
• Soumission de la feuille de temps
• Suivi du kilométrage
• Géorepérage
• Notifications
• Qui travaille autorisations
• Fuseau horaire de l’appareil mobile

Si vous voulez que les membres de votre équipe ajoutent ou demandent des congés dans l’application, assurez-vous de leur accorder cette autorisation lorsque vous configurez des congés. 

Lorsque la saisie des heures sur appareil mobile est désactivée, un membre de l’équipe ne peut pas utiliser son appareil mobile pour pointer son arrivée et son départ. Il peut ouvrir une session et consulter ses heures travaillées, mais il ne peut pas faire le suivi de ses heures travaillées.

Activer la saisie des heures sur appareil mobile pour tous les membres de l’équipe

Note : La modification manuelle des autorisations d’un membre de l’équipe remplacera les paramètres du compte. Si l’autorisation d’un membre de l’équipe est incorrecte, vous pouvez activer la saisie des heures travaillées sur appareil mobile pour un membre de l’équipe.

1. Allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Options des heures travaillées, puis Saisie des heures travaillées.
2. Sélectionner une option :
   • Pour accorder l’autorisation de saisie des heures sur appareil mobile : Sélectionnez Permettre aux membres de l’équipe de faire le suivi des heures travaillées sur l’application mobile, puis Enregistrer.
   • Pour permettre à tous les membres de l’équipe de se connecter de n’importe où (ordinateur ou appareil mobile) et de gérer leurs feuilles de temps : Sélectionnez Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps, puis Enregistrer. Par défaut, cette option active l’autorisation de saisie des heures sur appareil mobile (et la grise) dans les paramètres de l’entreprise et dans les autorisations individuelles des membres de l’équipe. Au besoin, vous pouvez personnaliser la saisie des heures sur appareil mobile pour certains membres de l’équipe. 

Activer la saisie des heures sur appareil mobile pour un employé

Si vous ne voulez pas que tous les membres de votre équipe aient accès au suivi des heures travaillées dans le Appli Main-d’œuvre, vous pouvez limiter l’accès par membre de l’équipe.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Options des heures travaillées, puis Saisie des heures travaillées.
2. Décochez Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps, et Permettre aux membres de l’équipe de faire le suivi de leurs heures travaillées sur l’appli mobile, puis Enregistrer.
3. Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
4. Sélectionnez l’onglet Autorisations.
5. Sélectionnez Saisie des heures sur appareil mobile, puis Enregistrer.
   1. Si vous voulez qu’il puisse gérer ses feuilles de temps à partir de n’importe quelle plateforme, sélectionnez Gérer mes feuilles de temps, puis Enregistrer.
6. Répétez l’opération pour chaque membre de l’équipe que vous voulez avoir accès à la saisie des heures travaillées sur appareil mobile.

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Configuration du GPS et autorisations

Suivez ces étapes pour activer les paramètres GPS, puis consultez les renseignements GPS supplémentaires pour les administrateurs.

Configurer le suivi par lieu pour tous les membres de l’équipe

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Lieu, puis Suivi.
2. Sélectionner une option :
   • Requis : Les services de localisation doivent être activés sur l’appareil mobile du membre de l’équipe pour qu’il puisse faire le suivi de ses heures travaillées.
   • Facultatif : Le membre de l’équipe peut préférer activer ou désactiver les services de localisation sans effet sur la façon dont il fait le suivi des heures travaillées.
   • Désactivé : le suivi par lieu n’est jamais effectué.
3. Pour configurer le géorepérage, allez à la section Géorepérage . 

Configurer le suivi par lieu pour un membre de l’équipe

1. Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sous l’onglet Lieu , sélectionnez Règles personnalisées pour ce membre de l’équipe.
3. Sélectionnez votre règle, puis cliquez sur Enregistrer.

Permissions pour afficher le GPS

Les administrateurs, les gestionnaires et les membres de l’équipe ayant l’autorisation Gérer les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe peuvent consulter les positions GPS d’un autre membre de l’équipe. Sinon, les membres de l’équipe peuvent uniquement consulter leurs propres positions GPS. Les données de la carte GPS s’affichent également de la même manière pour tous les visualiseurs. 

Activer l’autorisation :

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe, puis sélectionnez le membre de l’équipe auquel vous voulez accorder des autorisations.
2. Sélectionnez Permissions, puis sélectionnez l’une d’entre elles comme rôle :
   • Administrateur
   • Gestionnaire de la paie
   • Personnalisé 
   • Travailleur
3. Sélectionnez Gérer les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe, puis Enregistrer.

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Soumission de la feuille de temps

Pour permettre aux membres de l’équipe de soumettre leurs feuilles de temps à partir d’un appareil mobile :

1. Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires.
2. Allez à Approbationset sélectionnez Installer.
3. Dans la fenêtre Préférences d’approbations, sélectionnez Les membres de l’équipe peuvent réviser et soumettre leurs heures travaillées.

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Suivi du kilométrage

Cette fonction n’est disponible que pour les comptes Elite. Une fois que vous avez suivi ces étapes, vous pouvez commencer à faire le suivi du kilométrage. 

Activer le suivi du kilométrage

1. Allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires.
2. Recherchez Suivi du kilométrageet sélectionnez Installer.

Activer les paramètres de lieu

1. Pour que les membres de l’équipe puissent suivre automatiquement le kilométrage lorsqu’ils sont au travail, vous devez d’abord activer le suivi par lieu sur le tableau de bord Web.
2. Ensuite, il doit activer le suivi par lieu pour l’application. 

iPhone : 

1. Sur votre appareil iOS, allez à Paramètres, puis sélectionnez Main-d’œuvre.
2. Sélectionnez Lieu, puis Toujours.
3. Assurez-vous que vos paramètres de localisation globale sont également activés.
   1. Sur votre appareil iOS, allez à Paramètres, sélectionnez Confidentialité et sécurité, puis Services de localisation.
   2. Activez Service de localisation. 

Android :

1. Sur votre appareil Android, sélectionnez Paramètres, Lieu, puis Autorisations d’appli.
2. Repérez QuickBooks Timeet sélectionnez Autoriser toutes les heures travaillées.
3. Activer Utiliser la position précise.

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Géorepérage

Cette fonction est disponible uniquement dans les comptes Elite. Le géorepérage sera automatiquement activé sur les comptes Elite, mais nécessite une configuration supplémentaire. Une fois que vous avez terminé la configuration, vous pouvez commencer à l’utiliser pour faire le suivi de votre équipe.

Configurer le géorepérage

1. Allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Lieu, puis Suivi.
2. Réglez le suivi par lieu sur requis (recommandé) ou facultatif pour que le géorepérage fonctionne.
   1. Les paramètres de suivi par lieu peuvent être modifiés pour des membres individuels de l’équipe si vous allez à Mon équipe, sélectionnez le membre de l’équipe, sélectionnez Lieu, puis Règles personnalisées pour ce membre de l’équipeet faites votre sélection, puis Enregistrer. 
   2. Les membres de l’équipe doivent activer les services de localisation sur leur appareil pour utiliser le géorepérage.
   3. Ils doivent également régler la localisation sur Toujours et Haute précision (Android) ou Position précise (iOS).
3. Ajoutez un géorepérage à vos projets ou à vos clients afin de pouvoir commencer à l’utiliser pour faire le suivi de votre équipe.

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Notifications

Il existe de nombreuses notifications que vous pouvez activer pour que les membres de votre équipe reçoivent Appli Main-d’œuvre. 

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Paramètres de l’entreprise, puis Notifications. 
2. Sélectionnez les notifications que vous voulez que les membres de votre équipe reçoivent, puis sélectionnez Enregistrer.  

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Qui travaille autorisation

Accordez cette autorisation si le membre de votre équipe a besoin de voir qui est en poste. C’est utile s’ils ont besoin de savoir qui se trouve à proximité et ce que tout le monde fait.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Mon équipe.
2. Sélectionnez le membre de votre équipe, puis Permissions.
3. Activez Afficher Qui travaille pour tous les membres de l’équipe, puis Enregistrer.

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Fuseau horaire de l’appareil mobile

Lorsque vous allez à Mon équipeet sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez Général, le paramètre Autoriser l’application mobile à définir le fuseau horaire est coché afin que les feuilles de temps du membre de votre équipe s’affichent dans le fuseau horaire dans lequel il travaille. Cette fonction est utile si les membres de votre équipe doivent se déplacer pour le travail ou s’ils travaillent dans un fuseau horaire différent de celui de l’entreprise.

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