Démarrer en tant que gestionnaire dans QuickBooks Time

Apprenez à utiliser QuickBooks Time en tant que gestionnaire.

Si vous êtes un gestionnaire ou un administrateur dans QuickBooks Time, voici un aperçu de la façon de saisir, de gérer et d’approuver les heures travaillées de votre équipe. Selon la configuration de votre entreprise, certaines parties de ce guide pourraient ne pas s’appliquer à vous. Vérifiez auprès de votre administrateur si vous n’êtes pas certain.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Faire le suivi des heures travaillées pour vous ou votre équipe
• Gérer et corriger les heures travaillées de votre équipe
• Gérer les demandes de congés
• Réviser et approuver les heures travaillées

Faire le suivi des heures travaillées pour vous ou votre équipe

Même si vous n’avez pas besoin de faire le suivi de vos heures travaillées, il vaut la peine d’en faire l’essai. De cette façon, vous pouvez montrer la marche à suivre à votre équipe. Si vous devez pointer l’arrivée et le départ de votre équipe, nous vous montrerons également comment le faire.

Suivi des heures travaillées dans QuickBooks Time Web

Vous pouvez faire le suivi de vos heures avec l’horloge pointeuseet vous pouvez également pointer l’arrivée et le départ des membres de votre équipe avec Who’s working.

Si vous devez saisir les heures travaillées manuellement au lieu de pointer l’arrivée et le départ, utilisez la fiche de présence manuelle.

Note : À moins que vous ayez la permission de gérer vos heures travaillées, vous ne pouvez ajouter des heures travaillées manuellement que pour les personnes que vous gérez, et non pour vous-même.

Faire le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre

Avant de commencer, assurez-vous d’obtenir l’appli QuickBooks Main-d’œuvre. Une fois que vous avez installé l’application, vous pouvez faire le suivi de vos heures avec l’horloge pointeuse dans l’Appli Main-d’œuvre. Vous pouvez également pointer l’arrivée et le départ des membres de votre équipe grâce à la fonction Équipe.

Si vous devez saisir les heures travaillées manuellement au lieu de pointer l’arrivée et le départ, voici comment le faire dans l’Appli Main-d’œuvre.

Note : À moins que vous ayez la permission de gérer vos heures travaillées, vous ne pouvez ajouter des heures travaillées manuellement que pour les personnes que vous gérez, et non pour vous-même.

1. Dans QuickBooks Main-d’œuvre, allez à Suivi des heures travailléeset sélectionnez Menu .
2. Sélectionnez Ajouter une feuille de temps.
   • Pour saisir le nombre total d’heures sans heures de début et de fin, activez Durée. Ensuite, sélectionnez la date et saisissez le nombre d’heures travaillées.
   • Pour saisir des heures de début et de fin plutôt que le nombre total d’heures, désactivez Durée. Sélectionnez ensuite la date et saisissez les heures de début et de fin de la feuille de temps.
3. Votre nom s’inscrit automatiquement dans le champ Travailleur . Si vous saisissez les heures travaillées pour quelqu’un d’autre, sélectionnez Travailleur, puis choisissez le membre de l’équipe voulu.
4. Saisissez toute l’information restante nécessaire pour remplir la feuille de temps, comme le projet, le client ou les notes.
5. Sélectionnez Ajouter.

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Gérer et corriger les heures travaillées de votre équipe

Si un membre de votre équipe choisit accidentellement le mauvais projet ou le mauvais client, ou oublie de pointer son arrivée ou son départ, vous pouvez facilement y remédier.

Note : À moins que vous ayez la permission de gérer vos heures travaillées, vous ne pouvez ajouter des heures travaillées manuellement que pour les personnes que vous gérez, et non pour vous-même.

Gérer les heures travaillées dans QuickBooks Time Web

Pour modifier une feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Facultatif : Utilisez la recherche par membre de l’équipe pour filtrer en fonction d’un membre de l’équipe en particulier. Sinon, vous verrez des feuilles de temps pour toutes les personnes que vous gérez.
3. Repérez la feuille de temps voulue et sélectionnez Modifier les heures. ✎.
4. Dans l’éditeur de feuilles de temps, mettez à jour les heures, le projet, le client ou tout autre détail.
   • Conseil : Si le membre de l’équipe a oublié de pointer son départ, décochez Travaille actuellement pour saisir une heure de départ. L’heure de départ ne peut pas être dans le futur.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Pour voir l’historique des modifications apportées à une feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Facultatif : Utilisez la recherche par membre de l’équipe pour filtrer en fonction d’un membre de l’équipe en particulier.
3. Trouvez la feuille de temps voulue et sélectionnez Afficher le journal 📄.
4. Celui-ci indique les heures d’arrivée et de départ du membre de l’équipe, ainsi que les modifications apportées à sa feuille de temps. Vous pouvez voir la personne qui a effectué le changement, ainsi que la date, l’heure et les détails qu’elle a modifiés.

Pour supprimer une feuille de temps, effectuez les étapes suivantes :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Facultatif : Utilisez la recherche par membre de l’équipe pour filtrer en fonction d’un membre de l’équipe en particulier.
3. Repérez la feuille de temps voulue et sélectionnez Suppression des heures 🗑.

Pour créer une nouvelle feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Si vous saisissez les heures travaillées pour quelqu’un d’autre, utilisez la Recherche de membre de l’équipe pour filtrer en fonction de ce membre de l’équipe.
3. Sélectionnez + Ajouter une heure.
4. Vérifiez que le bon nom s’affiche dans le champ Membre de l’équipe. Sinon, sélectionnez Annuler et reprenez l’étape 2.
5. Pour Type, sélectionnez Heures d’arrivée/de départ pour saisir les heures de début et de fin dans la feuille de temps. Vous pouvez aussi sélectionner Durée pour saisir le nombre total d’heures sans les heures de début et de fin.
   • Conseil : Si vous venez de saisir une heure d’arrivée et que le membre de l’équipe est encore au travail, sélectionnez Travaille actuellement.
6. Après avoir entré la date et les heures travaillées, ajoutez toute l’information restante nécessaire pour la feuille de temps, comme le projet, le client ou des notes.
7. Si vous devez créer des feuilles de temps supplémentaires pour le même membre de l’équipe, sélectionnez Garder l’éditeur ouvert après l’enregistrement, puis Enregistrer. Sinon, il suffit de sélectionner Enregistrer.

Gérer les heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre

Au besoin, vous pouvez gérer les heures travaillées dans l’Appli Main-d’œuvre.

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Gérer les demandes de congés

Si votre entreprise permet aux membres de l’équipe de saisir ou de demander des congés, vous pouvez gérer, approuver ou refuser leurs demandes de congés. Vous pouvez le faire dans QuickBooks Time Web, mais pas dans QuickBooks Main-d’œuvre.

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Réviser et approuver les heures travaillées

À la fin de la semaine ou de la période de paie, vous pouvez passer en revue les heures de votre équipe, apporter les corrections finales et les approuver. Une fois que vous avez approuvé des feuilles de temps, personne ne peut les modifier, à moins qu’un gestionnaire ou un administrateur n’annule leur approbation.

Selon la configuration de votre entreprise, il se peut que votre équipe doive d’abord soumettre ses heures. La soumission des heures travaillées dans QuickBooks Time est semblable à la signature d’une fiche de présence papier. C’est une façon pour votre équipe de confirmer qu’elle a révisé ses heures pour en assurer l’exactitude.

Voici comment les membres de l’équipe peuvent soumettre leurs heures travaillées dans QuickBooks Time Web. Ils peuvent également soumettre leurs heures avec l’Appli Main-d’œuvre, ou en utilisant un poste de pointage.

Approuver des heures dans QuickBooks Time Web

Voici comment approuver les heures de votre équipe à l’aide d’un navigateur Web.

Approuver les heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre

1. Allez à Suivi des heures travaillées et sélectionnez Menu. .
2. Sélectionnez Approuver les heures.
3. Vérifiez que la période est correcte. Sinon, sélectionnez Plus de filtreset sélectionnez la période voulue.
4. Pour réviser les heures d’un membre de l’équipe, trouvez et sélectionnez son nom, puis apportez les modifications nécessaires.
5. Pour approuver les heures travaillées de toute votre équipe, sélectionnez Approuver tout.
6. Pour approuver les heures travaillées d’un membre de l’équipe, trouvez-le et sélectionnez Approuver.

Note : L’approbation des heures travaillées d’un membre de l’équipe verrouille toutes ses feuilles de temps dans la période de rapport choisie, ainsi que toutes les heures travaillées antérieures à cette période

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