Démarrer en tant que gestionnaire dans QuickBooks Time

Apprenez à utiliser QuickBooks Time en tant que gestionnaire.

Si vous êtes un gestionnaire ou un administrateur dans QuickBooks Time, voici un aperçu sur la façon de saisir, de gérer et d’approuver les heures pour votre équipe. Selon la configuration de votre entreprise, certaines parties de ce guide peuvent ne pas s’appliquer à votre situation. Dans le doute, communiquez avec votre administrateur.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Faites le suivi des heures travaillées pour vous-même ou votre équipe
• Gérez et corrigez les heures de votre équipe
• Gérer les demandes de congés
• Vérifier et approuver les heures travaillées

Faites le suivi des heures travaillées pour vous-même ou votre équipe

Même si vous n’avez pas besoin de faire le suivi de vos heures travaillées, il est utile d’en faire l’essai. Vous pouvez ainsi montrer à votre équipe comment elle est accomplie. Si vous devez pointer l’arrivée et le départ de votre équipe, nous vous montrerons également comment le faire.

Faire le suivi des heures travaillées dans l’appli Web de QuickBooks Time

Vous pouvez faire le suivi de vos heures avec l’horloge pointeuse, et vous pouvez également pointer l’arrivée ou le départ des membres de votre équipe avec En service,

Si vous devez saisir les heures manuellement au lieu de pointer votre arrivée et votre départ ,utiliser la fiche de présence manuelle,

Remarque : À moins que vous n’ayez la permission de gérer vos propres heures travaillées, vous ne pouvez ajouter que des heures manuelles pour les personnes que vous gérez et non pour vous-même.

Gérer les heures en QuickBooks Main-d’œuvre

Avant de commencer, assurez-vous de obtenez QuickBooks Main-d’œuvre appli, Une fois que vous avez installé l’application, vous pouvez faire le suivi de vos heures avec l’horloge pointeuse dans Appli Main-d’œuvre, Vous pouvez également pointer l’arrivée et le départ des membres de votre équipe grâce à la fonction Équipe,

Si vous devez saisir les heures travaillées manuellement au lieu de pointer votre arrivée et votre départ, voici comment le faire dans l’onglet Appli Main-d’œuvre,

Remarque : À moins que vous n’ayez la permission de gérer vos propres heures travaillées, vous ne pouvez ajouter que des heures manuelles pour les personnes que vous gérez et non pour vous-même.

1. Dans QuickBooks Main-d’œuvre, allez à Suivi des heures travaillées et sélectionnez Menu ,
2. Sélectionner Ajouter une feuille de temps,
   • Pour saisir le nombre total d’heures sans heure de début et de fin, activez Durée, Ensuite, sélectionnez la date et saisissez le nombre d’heures travaillées.
   • Pour saisir des heures de début et de fin plutôt que le total des heures, désactivez Durée, Ensuite, sélectionnez la date et saisissez l’heure de début et de fin de la feuille de temps.
3. Votre nom s’affiche automatiquement dans le Travailleur champ. Si vous saisissez des heures pour quelqu’un d’autre, sélectionnez Travailleur, puis sélectionnez le membre de l’équipe voulu.
4. Saisissez toutes les autres informations nécessaires pour la feuille de temps, comme le projet, le client ou les notes.
5. Sélectionnez Ajouter.

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Gérez et corrigez les heures de votre équipe

Si un membre de votre équipe choisit accidentellement le mauvais projet ou le mauvais client, ou oublie de pointer son arrivée ou son départ, vous pouvez facilement corriger la situation.

Remarque : À moins que vous n’ayez la permission de gérer vos propres heures travaillées, vous ne pouvez ajouter que des heures manuelles pour les personnes que vous gérez et non pour vous-même.

Gérer les heures dans l’appli Web de QuickBooks Time

Pour modifier une feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
2. Facultatif : Utiliser Rechercher un membre de l’équipe pour filtrer selon un membre de l’équipe particulier. Sinon, vous verrez les feuilles de temps de tous les personnes que vous gérez.
3. Repérez la feuille de temps souhaitée et sélectionnez Modifier les heures ✎,
4. Dans l’Éditeur de feuilles de temps, mettez à jour les heures, le projet, le client ou tout autre détail. 
   • Astuce : Si le membre de l’équipe a oublié de pointer son départ, décochez la case Travaille actuellement pour saisir une heure de départ. L’heure de départ ne peut pas être dans le futur.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Pour voir l’historique des modifications apportées à une feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
2. Facultatif : Utiliser Rechercher un membre de l’équipe pour filtrer selon un membre de l’équipe particulier.
3. Repérez la feuille de temps souhaitée et sélectionnez Afficher le journal 📄,
4. Ce journal indique les heures d’arrivée et de départ du membre de l’équipe, ainsi que les modifications apportées à la feuille de temps. Vous pouvez voir qui a apporté le changement, ainsi que la date, l’heure et les détails qui ont été modifiés.

Pour supprimer une feuille de temps, effectuez les étapes suivantes :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
2. Facultatif : Utiliser Rechercher un membre de l’équipe pour filtrer selon un membre de l’équipe particulier.
3. Repérez la feuille de temps souhaitée et sélectionnez Supprimer les heures 🗑,

Pour créer une nouvelle feuille de temps :

1. Allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
2. Si vous saisissez des heures pour quelqu’un d’autre, utilisez Rechercher un membre de l’équipe pour filtrer selon ce membre d’équipe.
3. Sélectionner + Ajouter des heures,
4. Vérifiez que le champ Membre de l’équipe Le champ indique le bon nom. Sinon, sélectionnez Annuler et réessayez l’étape 2.
5. Pour Le type, sélectionnez Heures d’arrivée/de départ pour saisir les heures de début et de fin de la feuille de temps. Ou sélectionnez Durée pour saisir le nombre total d’heures sans heure de début et de fin.
   • Conseil : Si vous n’entrez que des heures d’arrivée et que le membre de l’équipe travaille encore, sélectionnez Travaille actuellement,
6. Après avoir saisi la date et les heures travaillées, ajoutez tous les renseignements restants nécessaires pour la feuille de temps, comme le projet, le client ou les notes.
7. Si vous devez créer des feuilles de temps supplémentaires pour le même membre de l’équipe, sélectionnez Garder l’éditeur ouvert après l’enregistrement, puis Enregistrer, Sinon, sélectionnez simplement Enregistrer,

Gérer les heures dans QuickBooks Main-d’œuvre

Au besoin, vous pouvez gérer les heures dans Appli Main-d’œuvre,

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Gérer les demandes de congés

Si votre entreprise permet aux membres de l’équipe de saisir ou de demander des congés, vous pouvez gérer, approuver ou refuser leurs demandes de congé, Vous pouvez le faire dans QuickBooks Time Web, mais pas dans QuickBooks Main-d’œuvre,

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Vérifier et approuver les heures travaillées

À la fin de la semaine ou de la période de paie, vous pouvez réviser les heures de votre équipe, apporter des corrections finales et les approuver. Une fois les feuilles de temps approuvées, personne ne peut les modifier, à moins qu’un gestionnaire ou un administrateur n’annule leur approbation.

Selon la configuration de votre entreprise, il se peut que votre équipe doive d’abord soumettre ses heures. La soumission des heures dans QuickBooks Time ressemble à celle de la signature sur une fiche de présence sur papier. C’est un moyen pour votre équipe de confirmer qu’elle a révisé ses heures travaillées.

Voici comment les membres de l’équipe peuvent soumettre leurs heures sur QuickBooks Time Web, Ils peuvent également soumettre des heures avec Appli Main-d’œuvre, ou pendant à l’aide d’un poste de pointage,

Approuver les heures dans QuickBooks Time Web

Voici comment approuver les heures de votre équipe à partir d’un navigateur Web.

Approuver les heures en QuickBooks Main-d’œuvre

1. Allez à Suivi des heures travaillées, et sélectionnez Menu ,
2. Sélectionner Approuver les heures de,
3. Vérifiez que la période est correcte. Sinon, sélectionnez Plus de filtres et sélectionnez la période voulue.
4. Pour vérifier les heures d’un membre de l’équipe, repérez et sélectionnez son nom, puis apportez les modifications nécessaires.
5. Pour approuver les heures de toute votre équipe, sélectionnez Approuver tout,
6. Pour approuver les heures d’un membre de l’équipe, trouvez-le et sélectionnez Approuver,

Remarque : L’approbation des heures travaillées d’un membre de l’équipe verrouille toutes ses feuilles de temps pour les dates choisies pour le rapport, ainsi que les heures travaillées antérieures à ces dates.

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