Effectuer automatiquement le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne

Apprenez à consigner les kilomètres parcourus par un ou plusieurs véhicules dans le cadre des activités de votre entreprise.

Enregistrez le kilométrage parcouru à des fins professionnelles et vos frais de véhicule dans QuickBooks pour avoir tous les renseignements nécessaires au moment de calculer vos déductions fiscales.

Les chauffeurs de votre équipe peuvent utiliser l’appli mobile QuickBooks en ligne pour effectuer le suivi du kilométrage qu’ils ont parcouru aux fins de l’entreprise. L’appli calcule automatiquement les trajets du début à la fin. Activez simplement l’appli mobile et laissez QuickBooks s’occuper du reste. Il vous suffit de catégoriser le trajet. Voici la marche à suivre pour commencer à utiliser cette fonction.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Vérifiez les autorisations d’utilisateur de votre chauffeur
• Activer le suivi du kilométrage et ajouter un véhicule
• Faire le suivi des kilomètres parcourus pour affaires
• Catégorisez votre kilométrage
• Réviser, modifier ou exporter des itinéraires
• Corriger les problèmes de kilométrage

Étape 1 : Vérifier les permissions d’utilisateur du chauffeur

Si vous ne l’avez pas encore fait, voici comment modifier les permissions d’un utilisateur pour que vos chauffeurs puissent effectuer le suivi de leur kilométrage. Seuls les administrateurs peuvent faire le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne.

Étape 2 : Activez le suivi du kilométrage et ajoutez un véhicule

Si ce n’est pas déjà fait, activez la fonction de suivi automatique du kilométrage.

Avant de commencer à faire le suivi des trajets, ajoutez vos véhicules dans QuickBooks en ligne. De cette façon, vous pouvez attribuer le bon trajet au bon véhicule.

Étape 3 : Faites le suivi du kilométrage parcouru aux fins de l’entreprise

Avant de commencer un trajet, sortez votre appareil mobile et ouvrez l’appli QuickBooks en ligne. Laissez l’appli ouverte pendant tout le trajet. Elle détectera votre position et enregistrera le trajet du début à la fin.

Étape 4 : Catégorisez votre kilométrage

Une fois à destination, passez en revue votre trajet.

Sur les appareils Android et iOS

1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
2. Sélectionnez l’icône du menu ☰, puis Kilométrage.
3. Sélectionnez l’onglet Non vérifié.
4. Repérez le trajet. Balayez vers la gauche pour classer le trajet dans la catégorie Professionnel, ou vers la droite pour le classer dans la catégorie Personnel.
5. Indiquez le motif du trajet.
6. Sélectionnez le véhicule que vous avez utilisé.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Sur un navigateur Web

1. Allez à Dépenses, puis sélectionnez Kilométrage (Accéder).
2. Trouvez le trajet et cochez la case.
3. Sélectionner Marquer comme entreprise ou Marquer comme personnel pour le type.
4. Révisez les détails.
5. Si vous devez modifier le lieu ou la distance, sélectionnez le déplacement, apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer.

Étapes suivantes : réviser, modifier ou exporter des trajets

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne à partir de votre navigateur.
2. Allez à Dépenses, puis à Kilométrage (Accéder).
3. Sélectionnez le Non vérifié, Entreprise, Personnel, ou Tout onglet.
4. Trouvez et sélectionnez le déplacement que vous voulez modifier.
5. Apportez les modifications nécessaires.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Pour exporter vos données de kilométrage :

1. Allez à Dépenses, puis à Kilométrage (Accéder).
2. Sélectionnez la flèche de déroulement à côté de Ajouter un déplacement.
3. Sélectionnez Télécharger les trajets.

QuickBooks télécharge vos trajets sur votre ordinateur dans un fichier CSV, qui devrait se retrouver dans votre dossier Téléchargements.