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Effectuer automatiquement le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne9Mis à jour il y a 4 semaines

Apprenez à consigner les kilomètres parcourus par un ou plusieurs véhicules dans le cadre des activités de votre entreprise.

Enregistrez le kilométrage parcouru à des fins professionnelles et vos frais de véhicule dans QuickBooks pour avoir tous les renseignements nécessaires au moment de calculer vos déductions fiscales.

Les chauffeurs de votre équipe peuvent utiliser l’appli mobile QuickBooks en ligne pour effectuer le suivi du kilométrage qu’ils ont parcouru aux fins de l’entreprise. L’appli calcule automatiquement les trajets du début à la fin. Activez simplement l’appli mobile et laissez QuickBooks s’occuper du reste. Il vous suffit de catégoriser le déplacement. Voici la marche à suivre pour commencer à utiliser cette fonction.

Étape 1 : Vérifier les permissions d’utilisateur du chauffeur

Si vous ne l’avez pas encore fait, voici comment modifier les permissions d’un utilisateur pour permettre à vos chauffeurs d’effectuer le suivi de leur kilométrage. Seuls les administrateurs peuvent faire le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne.

Étape 2 : Activez le suivi du kilométrage et ajoutez un véhicule

Si ce n’est pas déjà fait, activez la fonction de suivi automatique du kilométrage.

Avant de commencer à faire le suivi des déplacements, ajoutez vos véhicules dans QuickBooks en ligne. De cette façon, vous pouvez attribuer le bon déplacement au bon véhicule.

Étape 3 : Faites le suivi du kilométrage parcouru aux fins de l’entreprise

Avant de commencer un trajet, sortez votre appareil mobile et ouvrez l’appli QuickBooks en ligne. Laissez l’appli ouverte pendant tout le trajet. Elle détectera votre position et enregistrera le trajet du début à la fin.

Vous avez oublié d’activer le suivi pour un trajet? Aucun problème. Rien ne vous empêche d’ajouter un trajet manuellement.

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne à partir de votre navigateur.
  2. Allez à Menu Kilométrage ou Déplacements
  3. Sélectionnez Ajouter un déplacement, puis sélectionnez Créer un déplacement.
  4. Ajoutez la date du déplacement, les lieux de départ et d’arrivée, la distance et le motif.
  5. Sélectionnez le véhicule que vous avez utilisé.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 4 : Catégorisez votre déplacement

Une fois à destination, passez en revue votre trajet.

Sur les appareils Android et iOS

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône Menu,☰ puis Kilométrage.
  3. Sélectionnez l’onglet Non vérifié.
  4. Repérez le trajet. Balayez vers la gauche pour classer le déplacement dans la catégorie Affaires, ou vers la droite pour le classer dans la catégorie Personnel.
  5. Indiquez le motif du déplacement.
  6. Sélectionnez le véhicule que vous avez utilisé.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Navigateur Web

  1. Allez à Menu Kilométrage ou Déplacements
  2. Trouvez le trajet et cochez la case.
  3. Sélectionnez Marquer comme entreprise ou Marquer comme personnel pour le type.
  4. Révisez les détails.
  5. Si vous devez modifier le lieu ou la distance, sélectionnez Plus ▼ puis Modifier voyage. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

Étapes suivantes : réviser, modifier ou exporter des itinéraires

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne à partir de votre navigateur.
  2. Allez à Menu Kilométrage ou Déplacements
  3. Sélectionnez l’onglet  Tout ou Révisé .
  4. Trouvez le déplacement que vous voulez modifier et cochez la case.
  5. Sélectionnez Plus ▼ puis Modifier voyage.
  6. Apportez les modifications nécessaires.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Pour exporter vos données de kilométrage :

  1. Allez à Menu Kilométrage ou Déplacements.
  2. Sélectionnez Télécharger les voyages.

QuickBooks télécharge vos déplacements sur votre ordinateur dans un fichier CSV, qui devrait se retrouver dans votre dossier Téléchargements.

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