Configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne et dans QuickBooks Time

Apprenez comment utiliser la fonction Pauses dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

La fonction Pauses vous permet de faire le suivi des pauses payées et non payées des membres de votre équipe tout au long de la journée. 

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou QuickBooks en ligne Paie Elite, vous pouvez configurer et gérer les pauses ici.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Comprendre les différentes options de pause
• Ajouter une règle de pause
• Configurer et attribuer des pauses
• Modifier les attributions de pauses
• Activer ou désactiver les pauses
• Supprimer une pause

Avant d’utiliser les pauses

• Seuls les administrateurs QuickBooks Time peuvent configurer et gérer les pauses. 
• QuickBooks Time installe automatiquement la fonction de pauses sur les nouveaux comptes.
• Le suivi par GPS est désactivé pendant les pauses. 
• Lorsque la pause se termine, le pointage des membres de l’équipe se fait automatiquement (en fonction du projet ou du client sur lequel ils travaillaient avant la pause). 
• Le système crée une nouvelle feuille de temps lorsqu’un membre de l’équipe prend une pause. 

Options de pause

• Utilisez la fonction de pauses automatiques si vous voulez que QuickBooks Time insère automatiquement les pauses dans les feuilles de temps des membres de l’équipe.
  • Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit du travail dans votre pays avant d’utiliser la fonction de pauses automatiques.
• Utilisez la fonction de pauses manuelles si vous voulez que les membres de votre équipe commencent et arrêtent leurs pauses eux-mêmes.
  • Si vous sélectionnez Les travailleurs ne peuvent pas mettre fin à leurs pauses plus tôt dans les règles de pause, alors les membres de votre équipe peuvent commencer leurs propres pauses, mais ne peuvent pas y mettre fin avant la durée définie. 

Ajouter une règle de pause

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
4. Sélectionnez Ajouter une règle de pause.
5. Ajoutez le nom de la pause et fixez sa durée.
6. Sélectionnez Modifier l’accès pour attribuer cette règle de pause à des membres de l’équipe, puis sélectionnez Terminé.
7. Indiquez si vous voulez que la pause soit payée ou non payée.
8. Indiquez si vous voulez que la pause soit automatique, manuelle ou les deux.
   •  Pause automatique : automatiquement ajoutée à la feuille de temps du membre de l’équipe en question. Définissez la fréquence (hh : mm) et les jours de la semaine, puis remplissez le champ Placer la pause à.
   • Pause manuelle : les membres de votre équipe peuvent commencer et arrêter une pause. Sélectionnez les paramètres appropriés.
9. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez Breaks.
2. Le système inclut automatiquement une pause pour le dîner et une pause de repos comme options, mais elles sont désactivées. Si vous en avez besoin, activez-les.
3. Si vous devez créer une nouvelle pause, sélectionnez + Add Break Rule.
4. Ajouter un nom et un code court, puis définissez la durée.
5. Indiquez si vous voulez que la pause soit payée ou non payée.
6. Indiquez si vous voulez que la pause soit une pause automatique, une pause manuelle ou les deux, puis sélectionnez les paramètres appropriés.
7. Sélectionnez Save pour enregistrer ou Continue pour configurer et attribuer votre pause.
   Note : Lorsque vous ajoutez une pause, elle est activée dès l’enregistrement. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, veuillez la désactiver.

Configurer et attribuer des pauses

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Attribué à, sélectionnez Tous les membres de l’équipe pour attribuer ou désattribuer cette règle de pause à des membres de l’équipe.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez Breaks.
2. Sélectionnez la règle de pause existante.
3. Sélectionnez All team members ou le lien < nombre > team members à côté de Team Members.
4. Cochez la case pour assigner ou désassigner cette règle de pause à un membre de l’équipe, puis sélectionnez OK.
5. Sélectionnez Save pour enregistrer les attributions aux membres de l’équipe.

Détails des pauses automatiques

Notes pour l’éditeur de feuilles de temps :

• Lorsque le système crée une pause automatique, le journal des feuilles de temps indique que « Soutien à la clientèle » a modifié le quart de travail pour ajouter la pause. Ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait normal. Vos feuilles de temps ont été modifiées par le système, et non par une personne du service de soutien. 

Utilisation de pauses manuelles et automatiques :

• Si vous utilisez des pauses manuelles et automatiques, QuickBooks Time n’insère une pause automatique que si le membre de l’équipe n’a pas pris de pause manuelle pendant son quart de travail. 

Durée du quart de travail :

• Le système applique une pause automatique lorsqu’un membre de l’équipe pointe son départ s’il a travaillé toute la durée du quart de travail définie dans les règles de pause.
  • S’il y a plus de 3 minutes entre 2 feuilles de temps, le système n’ajoutera pas de pause automatique, même si le temps total entre les feuilles de temps répond aux exigences de durée de quart.

Tous les détails sur les pauses

Interaction avec les champs personnalisés :

• Si vous utilisez des pauses automatiques et des champs personnalisés, les valeurs des champs personnalisés figureront sur toutes les feuilles de temps réparties.
  • Si vous utilisez des valeurs numériques pour les champs personnalisés, par exemple pour le suivi du kilométrage, il est important de noter que la même valeur figurera sur chaque feuille de temps répartie. Par exemple, si un membre de votre équipe a effectué 30 kilomètres en une journée, les feuilles de temps réparties vous donneront l’impression qu’il y a un total de 60 kilomètres. 
  • Si vous ne voulez pas que les valeurs des champs personnalisés soient dupliquées, vous devez modifier manuellement les feuilles de temps réparties et supprimer ces données.

Pauses pendant un quart de nuit :

• Si le quart de travail d’un membre de votre équipe chevauche deux jours civils et que vous ne voulez pas que ses feuilles de temps soient réparties sur deux jours, toutes les pauses (manuelles ou automatiques) doivent être terminées avant minuit.
  • Si la pause est à minuit ou après minuit, le système répartit la feuille de temps entre les deux jours. 
  • Si les feuilles de temps sont réparties alors que les pauses sont avant minuit, allez à Paramètre de l’entreprise, sélectionnez Options des heures travaillées, puis sélectionnez Saisie des heures travaillées. Assurez-vous que la fonction Diviser les feuilles de temps à minuit est désactivée. 

Pauses incluses dans le calcul des heures supplémentaires :

• Les pauses payées sont incluses dans le calcul des heures supplémentaires.
  • Si vous établissez une règle d’heures supplémentaires de 40 heures et qu’un membre de l’équipe travaille 40 heures normales avec un total d’une heure de pauses en une semaine, il y aurait une heure supplémentaire dans sa feuille de temps. 

Modifier les attributions de pauses

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Attribué à, sélectionnez Tous les membres de l’équipe pour attribuer ou désattribuer cette règle de pause à des membres de l’équipe.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez Breaks.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Available to, sélectionnez All team members ou < nombre > team members pour attribuer ou désattribuer cette règle de pause à des membres de l’équipe.
3. Sélectionnez OK pour enregistrer les attributions aux membres de l’équipe.

Activer ou désactiver les pauses

Note : Si vous modifiez l’une des règles de pause pour une pause qui est désactivée, le système la réactivera lorsque vous enregistrerez les nouvelles règles de pause. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, vous devez la désactiver. 

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Dans la colonne État, vous pouvez activer ou désactiver la règle de pause. 
5. Fermez la fenêtre, puis sélectionnez Terminé.

QuickBooks Time

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez Breaks.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Dans la colonne Active, cliquez sur OFF pour désactiver la règle de pause ou sur ON pour l’activer.

Supprimer une pause

Si vous n’avez plus besoin d’une pause, vous pouvez la supprimer. Si vous en avez toujours besoin, mais que vous ne voulez pas que les membres de votre équipe y aient accès, vous pouvez la désactiver ou modifier les attributions. 

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
4. La liste des règles de pauses s’affiche. Sous Actions, sélectionnez l’icône de suppression .
5. Sélectionnez Supprimer pour confirmer l’action.

QuickBooks Time

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez Breaks.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Cochez la case à côté du nom de la pause, puis sélectionnez Delete.
3. Sélectionnez ensuite OK pour confirmer.