Configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne et QuickBooks Time

Apprenez comment utiliser la fonction Pauses dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

La fonction Pauses vous permet de faire le suivi des pauses payées et non payées des membres de votre équipe tout au long de la journée. 

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou QuickBooks en ligne Paie Elite, vous pouvez configurer et gérer les pauses ici.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Comprendre les différentes options de pause
• Ajouter une règle de pause
• Configurer et assigner des pauses
• Modifier les affectations de pause
• Activer ou désactiver les pauses
• Supprimer une pause

Avant d’utiliser les pauses

• Seulement QuickBooks Time Les administrateurs peuvent configurer et gérer les pauses. 
• QuickBooks Time installe automatiquement la fonction de pauses sur les nouveaux comptes.
• Le suivi par GPS est désactivé pendant les pauses. 
• Les membres de l’équipe sont automatiquement pointés sur le projet ou le client sur lequel ils travaillaient avant la pause lorsque celle-ci se termine. 
• Le système crée une nouvelle feuille de temps lorsqu’un membre de l’équipe prend une pause. 

Options de pause

• Utilisez les pauses automatiques si vous voulez que QuickBooks Time insère automatiquement les pauses dans les feuilles de temps des membres de l’équipe.
  • Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit du travail dans votre pays avant d’utiliser les pauses automatiques.
• Utilisez des pauses manuelles si vous voulez que les membres de l’équipe commencent et arrêtent leurs pauses.
  • Si vous sélectionnez Les employés ne peuvent pas mettre fin à la pause avant la fin des règles de pause, le membre de votre équipe peut commencer sa propre pause, mais ne peut pas mettre fin à sa pause avant la durée définie. 

Ajouter une règle de pause

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, sélectionnez ✎ Modifier.
4. Sélectionnez Ajouter une règle de pause.
5. Ajoutez un nom de pause et fixez une durée.
6. Sélectionnez Modifier l’accès pour attribuer cette règle de pause aux membres de l’équipe, puis sélectionnez Terminer.
7. Indiquez si vous voulez que la pause soit payée ou non payée.
8. Indiquez si vous voulez que la pause soit automatique, manuelle ou les deux.
   •  Pause automatique : Cette pause sera automatiquement ajoutée à la feuille de temps du membre de votre équipe. Définissez la fréquence (hh : mm), les jours de la semaineet le lieu de la pause.
   • Pause manuelle : Un membre de votre équipe peut commencer et arrêter une pause. Sélectionnez les paramètres appropriés.
9. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pauses.
2. Le système inclut automatiquement une pause pour le dîner et une pause comme options, mais elles sont désactivées. Si vous en avez besoin, activez-les.
3. Si vous devez créer une nouvelle pause, sélectionnez + Ajouter une règle de pause.
4. Ajouter un nom, un code court, et définissez la longueur.
5. Indiquez si vous voulez que la pause soit payée ou non payée.
6. Indiquez si vous voulez que la pause soit une pause automatique, une pause manuelleou les deux, puis sélectionnez les paramètres appropriés.
7. Sélectionnez Enregistrerou Continuer pour configurer et assigner votre pause.
   Note : Lorsque vous ajoutez une nouvelle pause, elle est activée lorsque vous l’enregistrez. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, veuillez la désactiver.

Configurer et assigner des pauses

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, sélectionnez ✎ Modifier.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Attribué à, sélectionnez Tous les membres de l’équipe pour attribuer ou désattribuer des membres de l’équipe pour cette règle de pause.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pauses.
2. Sélectionnez la règle de pause existante.
3. Sélectionnez Tous les membres de l’équipe ou le lien < count > membres de l’équipe à côté de Membres de l’équipe.
4. Cochez la case pour assigner ou désassigner un membre de l’équipe pour cette règle de pause, puis sélectionnez OK.
5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe.

Détails automatiques des pauses

Notes pour l’éditeur de feuilles de temps :

• Lorsque le système crée une pause automatique, le journal des feuilles de temps indique que « Soutien à la clientèle » a modifié le quart de travail pour ajouter la pause. Ne vous inquiétez pas, c’est un comportement normal. Vos feuilles de temps ont été modifiées par le système, et non par une personne du service de soutien. 

Utilisation de pauses manuelles et automatiques :

• Si vous utilisez des pauses manuelles et automatiques, QuickBooks Time n’insère une pause automatique que si le membre de l’équipe n’a pas pris de pause manuelle pendant son quart de travail. 

Durée du quart de travail :

• Le système applique une pause automatique lorsqu’un membre de l’équipe quitte l’équipe s’il a travaillé toute la durée du quart de travail définie dans les règles de pause.
  • S’il y a plus de 3 minutes entre deux feuilles de temps, le système n’ajoutera pas de pause automatique, même si le temps total entre les feuilles de temps répond aux exigences de durée de quart.

Tous les détails des pauses

Interaction avec les champs personnalisés :

• Si vous utilisez des pauses automatiques et des champs personnalisés, les valeurs des champs personnalisés figureront sur toutes les feuilles de temps réparties.
  • Si vous utilisez des valeurs numériques pour des champs personnalisés, par exemple pour le suivi du kilométrage, il est important de noter que la même valeur figurera sur chaque feuille de temps répartie. Par exemple, si un membre de votre équipe a suivi 30 kilomètres pour une journée, il semblerait qu’il ait totalisé 60 kilomètres à partir des feuilles de temps réparties. 
  • Si vous ne voulez pas que les valeurs des champs personnalisés soient dupliquées, vous devez modifier manuellement les feuilles de temps réparties et supprimer ces données.

Pauses pendant un quart de nuit :

• Si le quart de travail d’un membre de votre équipe chevauche deux jours civils et que vous ne voulez pas que ses feuilles de temps soient réparties sur deux jours, toutes les pauses (manuelles ou automatiques) doivent être terminées avant minuit.
  • Si la pause tombe à minuit ou après, le système répartit la feuille de temps entre les deux jours. 
  • Si les feuilles de temps sont réparties même si les pauses tombent avant minuit, allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Options des heures travaillées, puis sélectionnez Saisie des heures travaillées pour vous assurer que la fonction Répartition des feuilles de temps à minuit est désactivée. 

Pauses incluses dans le calcul des heures supplémentaires :

• Les pauses payées sont incluses dans le calcul des heures supplémentaires.
  • Si vous établissez une règle d’heures supplémentaires de 40 heures et qu’un membre de l’équipe travaille 40 heures normales avec une heure de pause par semaine, il aura droit à une heure supplémentaire. 

Modifier les affectations de pause

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, sélectionnez ✎ Modifier.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Attribué à, sélectionnez Tous les membres de l’équipe pour attribuer ou désattribuer des membres de l’équipe pour cette règle de pause.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pauses.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Sous Disponible pour, sélectionnez Tous les membres de l’équipe ou < count > membres de l’équipe pour assigner ou désassigner des membres de l’équipe pour cette règle de pause.
3. Sélectionnez OK pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe.

Activer ou désactiver les pauses

Note : Si vous modifiez l’une des règles de pause pour une pause qui est désactivée, le système la réactivera lorsque vous enregistrerez les nouvelles règles de pause. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, vous devez la désactiver. 

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, sélectionnez ✎ Modifier.
4. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Dans la colonne État , vous pouvez activer ou désactiver la règle de pause. 
5. Fermez la fenêtre, puis sélectionnez Terminer.

QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pauses.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Dans la colonne Actif , activez ou désactivez la règle de pause que vous voulez activer ou désactiver.

Supprimer une pause

Si vous n’avez plus besoin d’une pause, vous pouvez la supprimer. Si vous en avez toujours besoin, mais que vous ne voulez pas que les membres de votre équipe y aient accès, vous pouvez la désactiver ou modifier les affectations. 

QuickBooks en ligne

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Heures travaillées.
3. Dans Pauses, sélectionnez ✎ Modifier.
4. La liste des règles de pauses s’affiche. Sous Actions, sélectionnez l’icône de suppression. .
5. Sélectionnez Supprimer pour confirmer l’action.

QuickBooks Time

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pauses.
2. La liste des règles de pause ajoutées s’affichera. Cochez la case à côté du nom de la pause, puis sélectionnez Supprimer.
3. Sélectionnez ensuite OK pour confirmer.