Configurer et gérer les pauses pour QuickBooks Time

Apprenez comment utiliser la fonction de pauses dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

La fonction Pauses vous permet de faire le suivi des pauses payées et non payées par les membres de votre équipe tout au long de la journée. 

Remarque : Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez y configurer et gérer les pauses.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Comprendre les différentes options de pause
• Ajouter une nouvelle règle de pause
• Configurer et assigner des pauses
• Modifier les attributions de pause
• Activer ou désactiver les pauses
• Supprimer une pause

Avant d’utiliser les pauses

• Seuls les administrateurs de QuickBooks Time peuvent configurer et gérer les pauses. 
• QuickBooks Time installe automatiquement la fonction de pauses sur les nouveaux comptes.
• Le suivi GPS est désactivé pendant les pauses. 
• Les membres de l’équipe sont automatiquement pointés pour le projet ou le client sur lequel ils travaillaient avant la pause lorsque celle-ci se termine. 
• Le système crée une nouvelle feuille de temps lorsqu’un membre de l’équipe entre une pause. 

Options de pause

• Utiliser pauses automatiques si vous voulez que QuickBooks Time insère automatiquement des pauses dans les feuilles de temps des membres de l’équipe.
  • Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit du travail dans votre pays avant d’utiliser les pauses automatiques.
• Utiliser pauses manuelles si vous voulez que les membres de l’équipe commencent et arrête leurs propres pauses.
  • Si vous sélectionnez Les employés ne peuvent pas terminer la pause plus tôt Dans les règles de pause, votre membre de l’équipe peut commencer sa propre pause, mais ne peut pas terminer sa pause avant la durée de pause définie.

Ajouter une nouvelle règle de pause

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis Affectations et sélectionnez Préférences de pause, Sinon, dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Pauses,
2. Le système inclut automatiquement une pause pour le déjeuner et une pause pour se reposer comme options à utiliser, mais elles sont désactivées. Si vous en avez besoin ,activez-les,
3. Si vous devez créer une nouvelle pause, sélectionnez Ajouter une règle de pause,
4. Saisir un Nom pour votre pause et votre code abrégé au besoin.
5. Sélectionnez si vous voulez que la pause soit une Pause automatique, Pause manuelle, ou les deux.
6. Sélectionner Enregistrer, ou continuez vers configurer et assigner une pause,
   • Remarque : Lorsque vous ajoutez une nouvelle pause, elle est activée lorsque vous l’enregistrez. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, veuillez désactivez-le,

Configurer et assigner des pauses

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis Affectations et sélectionnez Préférences de pause, Sinon, dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Pauses,
2. Sélectionnez le nom de votre pause pour ouvrir le Pause Règle fenêtre.
3. Configurer le Durée et Le type,
4. Cliquez sur le lien à côté de Membres de l’équipe,
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, sélectionnez Tous en haut.
   • Si vous n’êtes pas prêt pour que les membres de l’équipe aient accès à la pause, vous pouvez sélectionner Aucune,
   • Pour l’attribuer à certains membres de l’équipe, sélectionnez + à côté du nom du groupe, puis cochez les cases à côté des membres de l’équipe auxquels vous voulez l’attribuer.
5. Sélectionner OK pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe.
6. Configurez vos préférences pour les pauses automatiques ou manuelles.
   • Si vous n’êtes pas certain du fonctionnement de chaque pause, apprenez-en davantage sur les pauses manuelles et automatiques.
   • Si vous utilisez les pauses automatiques, configurez la durée du quart pour lequel vous voulez que le système calcule une pause, les jours pour lesquels vous la voulez et l’endroit où vous voulez que le système place la pause.
   • Si vous utilisez des pauses manuelles, sélectionnez les exigences ou les paramètres dont vous avez besoin.
7. Sélectionnez Enregistrer. 

Détails de la pause automatique

Utiliser les pauses manuelles et automatiques

Si vous utilisez des pauses manuelles et automatiques, QuickBooks Time insère une pause automatique uniquement si le membre de l’équipe n’a pas pris de pause manuelle pendant son quart de travail. 

Durée du quart

Le système applique une pause automatique lorsque le membre de l’équipe quitte le travail s’il a travaillé toute la durée du quart de travail défini dans les règles de pause.

S’il y a plus de 3 minutes entre deux feuilles de temps, le système n’ajoutera pas de pause automatique, même si le temps total entre les feuilles de temps répond à l’exigence de durée du quart.

Tous les détails de la pause

Interaction avec les champs personnalisés

Si vous utilisez des pauses automatiques et des champs personnalisés, les valeurs de ces champs seront activées tout feuilles de temps fractionnées.

Si vous utilisez des valeurs numériques pour les champs personnalisés, par exemple pour le suivi du kilométrage, il est important de noter que chaque feuille de temps sera la même. Par exemple, si votre équipe a suivi 30 kilomètres de déplacements pour la journée, il semblerait qu’il ait un total de déplacements selon les feuilles de temps réparties. 

Si vous ne voulez pas que les valeurs des champs personnalisés soient dupliquées, vous devrez modifier manuellement les feuilles de temps réparties et supprimer ces données.

Pauses pendant un quart de travail de nuit

Si le quart de travail d’un membre de l’équipe dépasse deux jours civils et que vous ne voulez pas que ses feuilles de temps soient réparties sur deux jours ,une de les pauses (manuelles ou automatiques) doivent être complétées avant minuit.

Si la pause tombe à minuit ou après minuit, le système répartit la feuille de temps entre les deux jours. 

Si les feuilles de temps sont fractionnées même avec des pauses avant minuit, allez à Paramètres de l'entreprise, Options liées aux heures, puis Saisie des heures travaillées pour être certain Fractionner les feuilles de temps à minuit est désactivé.

Pauses incluses dans le calcul des heures supplémentaires

Les pauses payées sont incluses dans le calcul des heures supplémentaires. 

Si vous définissez une règle de 40 heures supplémentaires et qu’un membre de l’équipe a travaillé 40 heures normales avec 1 heure de pause dans une semaine, il aura 1 heure d’heures supplémentaires. 

Modifier les attributions de pause

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis Affectations et sélectionnez Préférences de pause, Sinon, dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Pauses,
2. Repérez le Disponible pour dans la colonne de la pause que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez le lien correspondant.
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, sélectionnez Tous,
   • Si vous n’êtes pas prêt pour que les membres de l’équipe y aient accès, sélectionnez Aucune,
   • Pour l’attribuer à certains membres de l’équipe, sélectionnez + à côté du nom du groupe, puis cochez la case à côté des membres de l’équipe auxquels vous voulez l’attribuer.
3. Sélectionner OK pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe.

Activer ou désactiver les pauses

Si vous n’êtes pas prêt à utiliser une pause, vous pouvez la désactiver. Lorsque vous serez prêt à l’utiliser, vous pourrez le réactiver et le système se souviendra des affectations des membres de l’équipe et des règles en matière de temps que vous avez définies précédemment. 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis Affectations et sélectionnez Préférences de pause, Sinon, dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Pauses,
2. Repérez le Actif dans la colonne de la pause que vous souhaitez modifier, puis déplacez la touche à bascule dans Le ou Non,

Remarque : Si vous modifiez l’une des règles de pause pour une pause désactivée, le système la réactivera lorsque vous enregistrerez les nouvelles règles de pause. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, vous devrez le désactiver.

Supprimer une pause

Si vous n’avez plus besoin d’une pause, vous pouvez la supprimer. Si vous en avez toujours besoin, mais que vous ne voulez pas que les membres de votre équipe y aient accès, vous pouvez désactivez-le ou modifier les affectations,

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heure, puis Affectations et sélectionnez Préférences de pause, Sinon, dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Pauses,
2. Cochez la case à côté de la ou des pauses que vous voulez supprimer.
3. Sélectionner Supprimer, puis sélectionnez OK pour confirmer.