Configurer et gérer les pauses pour QuickBooks Time

Apprenez comment utiliser la fonction Pauses dans QuickBooks Time et QuickBooks en ligne.

La fonction Pauses vous permet de faire le suivi des pauses payées et non payées des membres de votre équipe tout au long de la journée. 

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Comprendre les différentes options de pause
• Ajouter une règle de pause
• Configurer et assigner des pauses
• Modifier les affectations de pause
• Activer ou désactiver les pauses
• Supprimer une pause

Avant d’utiliser les pauses

• Seuls les administrateurs de QuickBooks Time peuvent configurer et gérer les pauses. 
• QuickBooks Time installe automatiquement la fonction de pauses sur les nouveaux comptes.
• Le suivi par GPS est désactivé pendant les pauses. 
• Les membres de l’équipe sont automatiquement pointés sur le projet ou le client sur lequel ils travaillaient avant la pause lorsque celle-ci se termine. 
• Le système crée une nouvelle feuille de temps lorsqu’un membre de l’équipe prend une pause. 

Options de pause

• Utilisez les pauses automatiques si vous voulez que QuickBooks Time insère automatiquement les pauses dans les feuilles de temps des membres de l’équipe.
  • Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit du travail dans votre pays avant d’utiliser les pauses automatiques.
• Utilisez des pauses manuelles si vous voulez que les membres de l’équipe commencent et arrêtent leurs pauses.
  • Si vous sélectionnez Les employés ne peuvent pas mettre fin à la pause avant la fin des règles de pause, le membre de votre équipe peut commencer sa propre pause, mais ne peut pas mettre fin à sa pause avant la durée définie. 

Ajouter une règle de pause

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis Affectationset sélectionnez Préférences de pause. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis Pauses.
2. Le système inclut automatiquement une pause pour le dîner et une pause comme options, mais elles sont désactivées. Si vous en avez besoin, activez-les.
3. Si vous devez créer une nouvelle pause, sélectionnez Ajouter une règle de pause.
4. Saisissez un nom pour votre pause et un code court si vous en avez besoin. 
5. Indiquez si vous voulez que la pause soit automatique, manuelleou les deux. 
6. Sélectionnez Enregistrerou Continuer pour configurer et assigner votre pause.
   • Note : Lorsque vous ajoutez une nouvelle pause, elle est activée lorsque vous l’enregistrez. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, veuillez la désactiver.

Configurer et assigner des pauses

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis Affectationset sélectionnez Préférences de pause. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis Pauses.
2. Sélectionnez le nom de votre pause pour ouvrir la fenêtre Règle de pause . 
3. Définissez la longueur et le type. 
4. Sélectionnez le lien à côté de Membres de l’équipe.
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, sélectionnez Tous dans le haut de l’écran. 
   • Si vous n’êtes pas prêt pour que les membres de l’équipe aient accès à la pause, vous pouvez sélectionner Aucun.
   • Pour l’attribuer à certains membres de l’équipe, sélectionnez + à côté du nom du groupe, puis cochez les cases à côté des membres de l’équipe auxquels vous voulez l’attribuer. 
5. Sélectionnez OK pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe. 
6. Définissez vos préférences pour les pauses automatiques ou manuelles.
   • Si vous n’êtes pas sûr du fonctionnement de chaque pause, apprenez-en plus sur les pauses automatiques et manuelles.
   • Si vous utilisez les pauses automatiques, définissez la durée du quart pour laquelle vous voulez que le système calcule une pause, les jours pour lesquels vous la voulez et l’endroit où vous voulez que le système place la pause dans le quart.
   • Si vous utilisez des pauses manuelles, sélectionnez les exigences ou les paramètres dont vous avez besoin.
7. Sélectionnez Enregistrer. 

Détails automatiques des pauses

Utilisation de pauses manuelles et automatiques

Si vous utilisez des pauses manuelles et automatiques, QuickBooks Time insère une pause automatique uniquement si le membre de l’équipe n’a pas pris de pause manuelle pendant son quart de travail. 

Durée du quart de travail

Le système applique une pause automatique lorsqu’un membre de l’équipe quitte l’équipe s’il a travaillé toute la durée du quart de travail définie dans les règles de pause.

S’il y a plus de 3 minutes entre deux feuilles de temps, le système n’ajoutera pas de pause automatique, même si le temps total entre les feuilles de temps répond aux exigences de durée de quart.

Tous les détails des pauses

Interaction avec les champs personnalisés

Si vous utilisez des pauses automatiques et des champs personnalisés, les valeurs des champs personnalisés figureront sur toutes les feuilles de temps réparties. 

Si vous utilisez des valeurs numériques pour des champs personnalisés, par exemple pour le suivi du kilométrage, il est important de noter que la même valeur figurera sur chaque feuille de temps répartie. Par exemple, si un membre de votre équipe a suivi 30 kilomètres pour une journée, il semblerait qu’il ait totalisé 60 kilomètres à partir des feuilles de temps réparties. 

Si vous ne voulez pas que les valeurs des champs personnalisés soient dupliquées, vous devez modifier manuellement les feuilles de temps réparties et supprimer ces données.

Pauses pendant un quart de travail de nuit

Si le quart de travail d’un membre de votre équipe chevauche deux jours civils et que vous ne voulez pas que ses feuilles de temps soient réparties sur deux jours, toutes les pauses (manuelles ou automatiques) doivent être terminées avant minuit. 

Si la pause tombe à minuit ou après, le système répartit la feuille de temps entre les deux jours. 

Si les feuilles de temps sont réparties même si les pauses tombent avant minuit, allez à Paramètres de l’entreprise, Options des heures travaillées, puis Saisie des heures travaillées pour vous assurer que Répartir les feuilles de temps à minuit est désactivé. 

Pauses incluses dans le calcul des heures supplémentaires

Les pauses payées sont incluses dans le calcul des heures supplémentaires. 

Si vous établissez une règle d’heures supplémentaires de 40 heures et qu’un membre de l’équipe travaille 40 heures normales avec une heure de pause par semaine, il aura droit à une heure supplémentaire. 

Modifier les affectations de pause

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis Affectationset sélectionnez Préférences de pause. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis Pauses.
2. Repérez la colonne Disponible pour de la pause que vous voulez modifier, puis sélectionnez le lien.
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, sélectionnez Tous. 
   • Si vous n’êtes pas prêt pour que les membres de l’équipe y aient accès, sélectionnez Aucun.
   • Pour l’attribuer à certains membres de l’équipe, sélectionnez + à côté du nom du groupe, puis cochez la case à côté des membres de l’équipe auxquels vous voulez l’attribuer. 
3. Sélectionnez OK pour enregistrer les affectations des membres de l’équipe. 

Activer ou désactiver les pauses

Si vous n’êtes pas prêt à utiliser une pause, vous pouvez la désactiver. Lorsque vous êtes prêt à l’utiliser, vous pouvez la réactiver et le système se souviendra des affectations des membres de l’équipe et des règles de pause que vous avez définies précédemment. 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis Affectationset sélectionnez Préférences de pause. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis Pauses.
2. Repérez la colonne Active correspondant à la pause que vous voulez modifier et déplacez le commutateur sur Activer ou Désactiver. 

Note : Si vous modifiez l’une des règles de pause pour une pause qui est désactivée, le système la réactivera lorsque vous enregistrerez les nouvelles règles de pause. Si vous n’êtes pas prêt à l’utiliser, vous devez la désactiver. 

Supprimer une pause

Si vous n’avez plus besoin d’une pause, vous pouvez la supprimer. Si vous en avez toujours besoin, mais que vous ne voulez pas que les membres de votre équipe y aient accès, vous pouvez la désactiver ou modifier les affectations. 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis Affectationset sélectionnez Préférences de pause. Ou, dans QuickBooks Time, allez à Addiciels de fonction, puis Pauses.
2. Cochez la case à côté de la ou des pauses que vous voulez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer, puis sélectionnez OK pour confirmer.