Comment connecter le LMN et QuickBooks Desktop

Apprenez comment connecter Landscape Management Network (LMN) à QuickBooks Desktop.

Le NMR utilise un outil d’intégration de QuickBooks pour synchroniser vos données avec QuickBooks. À l’aide de cet outil, le LMN peut synchroniser vos devis, vos clients, vos projets, vos factures et les heures travaillées des employés et des entrepreneurs dans QuickBooks. Ensuite, vous pouvez :

• Transformez les devis en factures dans QuickBooks.
• Faites le suivi des dépenses à l’aide de bons de commande ou de vente.
• Créez des chèques de paie dans QuickBooks à l’aide du suivi des heures travaillées de LMN.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Ajouter des éléments de liste dans QuickBooks pour qu’ils correspondent aux éléments de liste du NML
• Télécharger l’outil d’intégration de QuickBooks
• Configurer vos importations/exportations dans LMN
• Modifier vos devis, vos factures et vos feuilles de temps

Étape 1 : Ajouter des éléments de liste dans QuickBooks pour qu’ils correspondent aux éléments de liste du NML

Avant de synchroniser le LMN et QuickBooks, vous devez créer des éléments de liste dans QuickBooks qui correspondent aux articles de la liste du NML. Ajoutez les éléments de liste suivants à la fois au LMN et à QuickBooks pour que l’outil d’intégration puisse les apparier :

• Taxe de vente- Le NMR utilise des codes de taxe. Ces codes de taxe ajoutent les taux de taxe aux devis et aux factures. QuickBooks utilise les codes de taxe de vente d’une manière différente. Lorsqu’il est ajouté à un client, le code de taxe de vente le rend taxable ou exonéré de taxe. Vous pouvez créer d’autres codes de taxe de vente, qui seront taxables ou non. Aucun taux de taxe n’est associé à ces codes de taxe de vente, contrairement aux codes de taxe dans les NML. Par défaut, QuickBooks a deux codes de taxe, « Taxe » (taxable) et « Non » (non taxable). Voici comment configurer la taxe de vente dans QuickBooks afin qu’il soit prêt à se synchroniser avec le NML. Si vous utilisez seulement Taxe et Hors taxe, vous pouvez ignorer les étapes de configuration.
• Classes : Vous devez créer des classes dans QuickBooks (le cas échéant).
• Articles de service : Vous devez ajouter tous les services dans QuickBooks. Le NML a un petit nombre de codes de coût qui doivent être configurés comme articles principaux dans QuickBooks et liés aux comptes de revenus. Le NMR n’utilise pas d’articles rattachés, mais peut ajouter de la main-d’œuvre, de l’équipement, des matériaux et d’autres types d’articles aux devis et aux factures. Ces articles seront ensuite liés aux articles QuickBooks qui sont des sous-articles des articles primaires (codes de coût). Par exemple, « Déneigement » sera un sous-article de l’article primaire « Neige + Glace ».
• Éléments de salaire

Les employés, les clients, les clients, les projets, les devis, les factures et le suivi des heures travaillées seront importés dans QuickBooks à partir du NML et ajoutés automatiquement s’ils n’y sont pas déjà.

Étape 2 : Télécharger l’outil d’intégration de QuickBooks

À partir du LMN, vous pouvez télécharger l’outil d’intégration de QuickBooks. Vous devez effectuer une configuration initiale pour apparier le NML à votre fichier d’entreprise. Assurez-vous de vous connecter à QuickBooks en tant qu’administrateur.

1. À partir du NML, sélectionnez QuickBooks, puis Configuration.
2. Sélectionner Cliquez ici pour télécharger l’application de bureau LMN QB Sync.
3. Ouvrez le fichier, puis suivez les instructions à l’écran.

Étape 3 : Configurer vos importations/exportations dans le NML

Le processus d’importation/exportation est effectué dans le NML. Une fois que vous avez connecté votre fichier d’entreprise, le LMN vous guidera dans l’appariement :

• Éléments de taxe
• Éléments QuickBooks en codes de coût des NML
• Classes à codes de coût des NML

La main-d’œuvre, l’équipement, les matériaux et les autres types d’articles dans le NML ne sont pas mappés aux articles rattachés de QuickBooks.

Le NMR crée ensuite les clients, les projets, les devis, les factures (non liés au devis) et les heures travaillées des employés qui peuvent ensuite être exportés dans QuickBooks.

Note : Les heures travaillées des employés s’afficheront comme client : projet, mais ne seront pas marquées comme étant facturables. Cela n’a pas besoin d’être changé puisque les heures de main-d’œuvre estimées se trouvent sur les devis. Les heures importées s’afficheront dans Paie, sur les feuilles de temps et les heures de traitement de l’employé.

Étape 4 : Modifier vos devis, vos factures et vos feuilles de temps

Devis : Le NMR ajoutera tous les clients et projets qui ne sont pas dans QuickBooks. Les renseignements sur le client, le numéro du devis, la classe et le montant en dollars seront synchronisés avec le devis dans QuickBooks. Une fois vos devis synchronisés avec QuickBooks, vous devez modifier le code de la classe de l’article. Cet article figurera sur le devis dans le NML et s’affichera dans le champ Description du devis exporté.

Factures :Les factures peuvent être créées dans le NML, puis exportées vers QuickBooks. L’article doit être remplacé par l’article principal (code de coût) par l’article réel. La classe devra ensuite être ajoutée de nouveau. Vous pouvez ensuite utiliser la facturation automatisée de LMN à partir des feuilles de temps et de QuickBooks et générer et créer rapidement des factures QuickBooks.

Feuilles de temps :Lorsque vous créez vos chèques de paie dans QuickBooks, le coût des heures travaillées et des salaires de chaque employé est calculé automatiquement pour les projets qui ont été pointés dans LMN Time.

Les feuilles de temps peuvent être exportées de LMN Time vers QuickBooks. Il contiendra les éléments Client :Projet, Service et Salaire. Les heures travaillées ne sont pas définies comme étant facturables, car le devis ou la facture contiendra déjà la main-d’œuvre. L’article de service, comme les devis et les factures, aura l’article principal (code de coût). Bien que vous n’ayez pas besoin de changer cette option, elle est recommandée si vous utilisez la répartition des coûts du projet.