Apprenez à faire la clôture de votre exercice précédent et à préparer le nouvel exercice dans QuickBooks en ligne.
Vous pourrez ainsi assurer le rapprochement de toutes vos opérations financières et préparer votre entreprise pour l’exercice à venir.
- Réviser le premier mois de votre exercice
- Vérifier les soldes des comptes clients et envoyer les relevés de compte
- Solder tous les dépôts non réglés
- Réviser les soldes des comptes fournisseurs, payer les factures ou faire des chèques
- Rapprocher tous les comptes bancaires, de carte de crédit et de caisse
- Exécuter les rapports de fin d’exercice
- Répartir les bénéfices de l’entreprise
- Préparer les déclarations de revenus avec votre comptable
- Reclasser les opérations
- Clôturer les comptes
Réviser le premier mois de votre exercice
Vérifiez la date de début de votre période comptable. QuickBooks en ligne peut ainsi nettoyer les grands livres comptables pendant que vous travaillez sur d’autres activités de fin d’exercice.
- Allez au menu Paramètres
, puis sélectionnez Compte et paramètres. - Sélectionnez Options avancées.
- Dans la section Comptabilité, cliquez sur l’icône de crayon ✎.
- Dans la liste déroulante Premier mois de l’exercice ▼, sélectionnez le mois de début de votre exercice.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez Terminé.
Vérifier les soldes des comptes clients et envoyer les relevés de compte
À la fin de l’exercice, c’est une bonne idée de vérifier le solde du compte de chacun des clients. Assurez-vous que leurs renseignements sont à jour :
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la liste déroulante Recherche de rapport par nom ▼, sélectionnez Sommaire du classement chronologique des comptes clients ou Détail du classement chronologique des comptes clients.
Note : Ces rapports sont disponibles uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé, Plus et Standard. - Révisez le rapport. Repérez ensuite les clients qui ont des soldes impayés.
Note : Si vous trouvez des soldes impayés, vous pouvez créer et envoyer un relevé de compte au client.
Solder tous les dépôts non réglés
Soldez tous les dépôts bancaires non réglés de la file d’attente de dépôt. Vous pouvez enregistrer et créer des dépôts bancaires s’il y a encore des paiements dans le compte de fonds non déposés. Vous vous assurez ainsi que tous les paiements sont enregistrés dans le bon historique de compte des plans comptables.
Note : Les fonds non déposés dans QuickBooks en ligne sont inclus dans le revenu. Vous devez tout de même déplacer les fonds dans l’historique du compte où sont reçus les paiements ou les dépôts.
Réviser les soldes des comptes fournisseurs
Passez en revue les soldes de vos comptes fournisseurs et vérifiez si vous avez des factures, des crédits, des rabais ou des produits impayés.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la liste déroulante Recherche de rapport par nom ▼, sélectionnez Sommaire du classement chronologique des comptes fournisseurs ou Détail du classement chronologique des comptes fournisseurs.
Note : Ces rapports sont disponibles uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé, Plus et Standard. - Passez en revue le rapport, puis repérez les factures à payer.
Note : Vous pouvez consigner un paiement de facture par chèque, au comptant ou par carte de crédit pour régler les factures à payer à vos fournisseurs.
Rapprocher tous les comptes
Vous devriez rapprocher tous vos comptes chaque mois afin que les opérations soient enregistrées correctement dans QuickBooks. Vous aurez ainsi des données rapprochées et exactes à la fin de l’exercice, et pourrez vous préparer pour la période des impôts.
Voici le flux de travaux et quelques astuces pour le rapprochement de fin d’exercice.
Exécuter les rapports de fin d’exercice
Exécutez des rapports pour cerner les problèmes et vérifier les écarts. Vous pouvez créer un rapport de la direction pour l’état des résultats afin de voir et de comparer vos revenus. Voici comment procéder.
- Allez à Rapports (Accéder), puis sélectionnez Rapports de la direction.
- Sélectionnez Créer un rapport de gestion.
- Dans le champ Nom du modèle, saisissez un nom pour le modèle.
- Remplissez les autres champs de renseignements au besoin.
- Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez la période pour laquelle vous voulez exporter le rapport.
- Sur la page Rapports, saisissez ou sélectionnez Bilan dans la liste déroulante Rapport ▼.
- Sélectionnez Ajouter un nouveau rapport, puis saisissez ou sélectionnez État des résultats dans la liste déroulante Rapport ▼.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Note : Assurez-vous que votre revenu net actuel correspond aux chiffres de votre bilan et de votre état des résultats.
Vous pouvez vérifier et exécuter d’autres rapports au besoin.
Répartir les bénéfices de l’entreprise selon les besoins
Au besoin, votre comptable peut vous aider à distribuer les bénéfices non répartis entre les associés.
Vous pouvez également configurer un compte de capitaux propres et de retraits et faire le suivi des paiements ou des retraits au cours de l’exercice.
Préparer les déclarations de revenus avec votre comptable
Votre comptable peut vous aider à effectuer votre processus de clôture d’exercice, à prévoir l’avenir financier de votre entreprise et à examiner vos documents comptables.
Si ce n’est déjà fait, vous pouvez ajouter votre comptable à QuickBooks en ligne. Ainsi, votre comptable aura tous les renseignements financiers nécessaires pour préparer et soumettre vos déclarations de revenus en votre nom.
Reclasser les opérations selon les besoins
Au besoin, votre comptable peut passer vos comptes en revue et reclasser certaines opérations, notamment en ajoutant, en déplaçant ou en modifiant des opérations depuis le registre, et en changeant le compte ou la catégorie de l’opération. Vous pourrez ainsi organiser votre état des résultats et votre bilan plus facilement.
Clôturer les comptes
Après avoir vérifié toutes vos données financières, vous pouvez clôturer vos comptes pour la fin de l’exercice. Vous évitez ainsi les changements non voulus qui pourraient avoir une incidence sur vos rapports financiers avant la date de clôture et avant la production de votre déclaration de revenus.