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Intuit

Introduction à QuickBooks en ligne

Prêt à utiliser QuickBooks en ligne? Ce guide vous accompagne tout au long du processus.

Vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

  • Vous abonner à QuickBooks en ligne
  • Configurer votre fichier d’entreprise
  • Lier vos comptes bancaires et de carte de crédit
  • Importer vos listes
  • Personnaliser vos factures
  • Configurer la taxe de vente
  • Ajouter vos employés et activer la fonction Paie
  • Gérer les utilisateurs
  • Obtenir de l’aide supplémentaire

Conseil : Si vous préférez suivre une formation par vidéo ou en direct, consultez la liste des didacticiels et webinaires à la fin du présent guide.

Vous pouvez utiliser QuickBooks en ligne partout où une connexion Internet est disponible avec votre ordinateur ou votre appareil mobile. Le logiciel est continuellement mis à jour, et il ne faut que quelques minutes pour ouvrir un compte et commencer à utiliser QuickBooks.

Pour choisir votre abonnement à QuickBooks Online, consultez notre page Prix et forfaits. Il n’y a aucun contrat et vous pouvez changer votre abonnement plus tard au besoin.

Conseil : vérifiez les exigences système avant de commencer afin de vous assurer que vous avez ce qu’il faut pour profiter au mieux de QuickBooks.

Si vous avez déjà un compte Intuit pour l’un de nos produits, comme TurboImpôt, vous pouvez vous connecter en utilisant les mêmes identifiants. Sinon, remplissez le formulaire d’inscription pour créer un compte.

Important : Si vous passez à QuickBooks en ligne à partir de QuickBooks bureau, économisez du temps pendant la configuration en important votre fichier d’entreprise QuickBooks bureau. Si vous effectuez l’importation à partir d’un autre programme, nous recommandons de terminer le processus de migration avant de poursuivre le présent guide. Commencer le processus de migration après avoir déjà ajouté des renseignements dans QuickBooks en ligne peut causer des problèmes dans la migration des données.

Après avoir ouvert une session, répondez à quelques questions sur votre entreprise. Cela nous aide à configurer votre fichier d’entreprise et à adapter le logiciel pour qu’il réponde à vos besoins.

Le tableau de bord de QuickBooks s’affiche ensuite, servant de page d’accueil pour toutes vos tâches dans QuickBooks. Si vous souhaitez jeter un coup d’œil rapide à la santé de votre entreprise, vous pourrez y accéder ici.

Le tableau affiche des renseignements de base sur l’état actuel de vos revenus et dépenses. Ces données sont mises à jour en temps réel pour afficher un aperçu des finances de votre entreprise :

Tell us about your business

Consultez notre article pour en savoir plus sur le tableau de bord.

Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des renseignements sur votre entreprise.
Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Compte et paramètres.
Getting_started_with_QBO_frCA_Step2_3_070720.png

Saisissez les renseignements dans chaque section sur la barre du menu à gauche. QuickBooks vous pose des questions au fur et à mesure que vous avancez sur ce que vous devez faire et sur la façon dont vous allez utiliser les fonctions. Vos renseignements sont enregistrés et configurent automatiquement vos paramètres. Vous pouvez toujours ajuster ces paramètres plus tard.

Note : Si vous voulez essayer QuickBooks en ligne d’abord sans saisir les données de votre entreprise, vous pouvez faire l’essai de QuickBooks en ligne avec un fichier d’entreprise fictive.

La connexion bancaire est l’une des fonctions les plus utiles et les plus rapides de QuickBooks en ligne.

Lorsque vous liez vos comptes bancaires et de carte de crédit à QuickBooks en ligne, les opérations récentes sont téléchargées et catégorisées automatiquement pour la révision. Vous aurez un aperçu actualisé de vos ventes et de vos dépenses sans pratiquement aucune saisie de données.

Si vous avez besoin d’ajouter des renseignements plus anciens, vous pouvez téléverser manuellement l’historique des opérations. Cela est nécessaire si vous voulez inclure des renseignements qui existaient avant de connecter vos comptes bancaires et de cartes de crédit à QuickBooks en ligne.

Pour connecter un compte bancaire ou de carte de crédit :

  1. Sélectionnez Banque.
  2. Sélectionnez Connecter un compte.
  3. Sélectionnez la banque et connectez-vous à votre compte.

Step1_1

Suivez notre guide pour relier des comptesguide pour relier des comptes à QuickBooks en ligne pour obtenir des instructions étape par étape.

Si vous avez des listes provenant d’une autre entreprise QuickBooks ou d’une autre application de comptabilité – comme les listes de fournisseurs, de clients, de stocks ou un plan comptable – que vous pouvez importer dans QuickBooks en ligne.

Note : Si vous avez déjà importé avec succès vos listes de fournisseurs, de clients et de stocks à partir d’une autre application, vous pouvez passer à Personnalisez votre facture.

Suivez notre guide détaillé pour importer des listes dans QuickBooks en ligne.

Configurer votre liste de clients

Si votre entreprise s’occupe des opérations avec les clients, vous devrez établir votre liste de clients.

Pour en savoir plus sur l’importation de listes existantes, consultez la rubrique Comment importer des contacts de clients ou de fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail.

Pour ajouter des clients un par un, à partir du menu de gauche, allez à Ventes puis Clients, puis sélectionnez Nouveau client :

Getting_started_with_QBO_frCA_Step4a_1_070720.png

Vous pouvez également ajouter de nouveaux clients au fur et à mesure de votre travail, par exemple lorsque vous créez une facture pour un client qui n’est pas encore dans le système.

Suivez la vidéo ci-dessous sur la configuration des listes de clients pour des instructions étape par étape.

Configurer votre liste de fournisseurs

En ajoutant les renseignements sur vos fournisseurs dans QuickBooks, il est plus facile et plus rapide de les sélectionner lorsque vous en aurez besoin ultérieurement.

Pour en savoir plus sur l’importation de listes existantes, consultez la rubrique Comment importer des contacts de clients ou de fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail.

Si vous n’avez pas de liste à importer, ajoutez les fournisseurs un par un en allant à Dépenses dans le menu de gauche, puis Fournisseurs, puis sélectionnez Nouveau fournisseur :Getting_started_with_QBO_frCA_Step4b_1_070720.png

Configurer vos stocks et en faire le suivi

Si votre entreprise gère des articles en stock, vous pouvez activer le suivi des stocks pour connaître les quantités en stock, recevoir des alertes lorsqu’il est temps de réapprovisionner et savoir ce que vous achetez et vendez.

Note : Le suivi du stock est disponible uniquement dans certaines versions de QuickBooks. S’il n’est pas offert dans votre version, vous pouvez mettre à niveau votre abonnement.

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Ventes.
  3. Sous Produits et services, cliquez sur le crayon et assurez-vous que les options Suivi de la quantité et des prix/taux et Suivi de la quantité en stock sont activées.
  4. Sélectionnez le bouton Enregistrer.

Getting_started_with_QBO_frCA_Step4c_1_070720.png

Consultez nos guides sur l’activation du suivi des stocks et l’ajout des produits de stock.

Configurer vos produits et services

Les produits et les services sont des articles qui ne font pas partie du stock et que votre entreprise fournit. Vous pouvez ajouter des produits et services manuellement ou importer l’information sur vos produits et services existants à partir d’Excel.

Pour ajouter vos produits ou services manuellement, sélectionnez Ventes dans le menu de gauche, puis Produits et services > Nouveau.

Saisissez les détails de chaque produit ou service :
Getting_started_with_QBO_frCA_Step4d_1_070820.png

Les factures sont un élément important de la gestion de votre entreprise. Votre processus de facturation se déroulera plus facilement avec des factures personnalisées pour chaque client.
Dans le menu de gauche, sélectionnez + Nouveau, puis Facture :
Getting_started_with_QBO_frCA_Step4d_2_070720.png
Pour personnaliser votre facture, sélectionnez Personnaliser en bas de la facture. Vous pouvez modifier le modèle existant ou créer un nouveau style de facture.
Sur la page suivante, vous pouvez ajouter un logo, modifier la police et la couleur ou importer un style de facture personnalisé :
Getting_started_with_QBO_frCA_Step4d_3_070720.png

Vous pouvez également importer des factures existantes dans QuickBooks par lots.

Regardez la vidéo ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées sur la création, la personnalisation et l’envoi de factures.

Vous pouvez ajouter facilement la taxe de vente à vos factures et reçus et faire le suivi des remises de taxe que vous devez payer.
À partir du menu de gauche, sélectionnez Taxes.

Getting_started_with_QBO_frCA_Step7_2_070720.png

QuickBooks vous guide tout au long du processus en vous posant quelques questions au sujet de votre entreprise et de la façon dont vous gérez actuellement la taxe de vente. Consultez notre article de soutien sur la configuration des codes de taxe de vente pour obtenir des instructions étape par étape.

L’ajout d’utilisateurs leur donne la possibilité de vous aider à gérer vos documents comptables, en fonction du niveau d’accès que vous leur accordez.

QuickBooks en ligne offre cinq types d’utilisateurs différents :

  • Administrateur principal
  • Administrateur de l’entreprise
  • Utilisateurs standard
  • Utilisateurs Rapports seulement
  • Utilisateurs Suivi des heures travaillées

Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Gérer les utilisateurs. Par défaut, la personne qui configure le compte QuickBooks en ligne sera l’administrateur principal, mais vous pouvez attribuer ce rôle à un autre utilisateur si vous préférez.

Getting_started_with_QBO_frCA_Step9_1_070820.png

Dans la plupart des cas, vous pouvez personnaliser l’utilisateur et son niveau d’accès. Vous pouvez modifier ou ajuster l’accès que vous attribuez à vos utilisateurs à tout moment.

Vous avez également accès au journal de bord. Cette fonction est utile lorsque vous voulez voir les actions qu’un utilisateur précis a effectuées dans QuickBooks en ligne.

Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Gérer les utilisateurs. Sélectionnez la flèche descendante, à côté d’un nom, puis cliquez sur Afficher l’activité de l’utilisateur.

Si vous faites appel à un comptable, vous pouvez l’inviter à gérer votre entreprise QuickBooks.

Sélectionnez Paramètres ⚙️, puis Gérer les utilisateurs. Allez à l’onglet Cabinets comptables, puis saisissez son adresse courriel dans le champ de texte.

Sélectionnez le bouton Inviter.

Vous pouvez également inviter un comptable en accédant à Mon comptable dans le menu de gauche.

Note : Le nombre d’utilisateurs que vous pouvez avoir dépend de votre abonnement à QuickBooks en ligne. Consultez notre guide des types d’utilisateurs dans QuickBooks en ligne pour connaître les limites quant au nombre d’utilisateurs que vous pouvez inviter.


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