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Importez votre plan comptable dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment importer votre plan comptable dans QuickBooks en ligne à partir d’une feuille de calcul.

QuickBooks utilise votre plan comptable pour organiser l’ensemble de votre comptabilité. Lorsque vous configurez votre entreprise, QuickBooks se charge de la personnalisation de votre plan comptable.

Voici comment importer vos comptes à partir d’une feuille de calcul.

Conseil : Le meilleur moment d’importer des comptes, c’est durant la configuration de votre entreprise dans QuickBooks.
Si vous n’avez pas beaucoup de comptes à ajouter, vous pouvez créer de nouveaux comptes.

Étape 1 : Mettre en forme votre feuille de calcul

Vous pouvez importer votre plan comptable à l’aide d’une feuille de calcul Excel ou d’un fichier CSV. Voici comment formater votre feuille de calcul pour pouvoir l’importer dans QuickBooks.

  1. Ouvrez la feuille de calcul de vos comptes ou créez-en une nouvelle. Vous pouvez aussi exporter le plan comptable d’une autre entreprise QuickBooks.
  2. Assurez-vous que votre feuille de calcul comprend les colonnes suivantes :
    • Nom du compte
    • Type
    • Sous-type
    • Note : Si vous ne connaissez pas les types et les sous-types dans QuickBooks, vous pouvez laisser ces champs vides et les ajouter plus tard.

  3. Si vous devez organiser vos comptes par numéro, ajoutez une colonne Numéro de compte. Sautez cette étape si vous n’utilisez pas de numéros de compte.
  4. Si vous avez un compte rattaché, ajoutez-le dans la colonne Nom du compte dans ce format : Compte principal : compte rattaché. Par exemple, Services publics : Essence. Consultez le tableau ci-dessous pour plus d’exemples sur la façon de formater des comptes rattachés.
  5. Si tout es correct, enregistrez votre feuille de calcul au format Excel ou CSV.

Voici à quoi devrait ressembler votre feuille de calcul. Vous pouvez également télécharger notre exemple de feuille de calcul si vous avez besoin de plus d'exemples.

 Numéro de compte Nom du compte TypeSous-type
 112720Compte chèques – Bank of America BanqueCompte chèques
Marché monétaire – First National Bank BanqueMarché monétaire
 63200Services publics:essence Dépenses Services publics
 68100Services publics : Téléphone DépensesServices publics

Étape 2 : Téléverser votre feuille de calcul

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Sélectionnez Paramètres ⚙. Sélectionnez ensuite Importer des données.
  3. Sélectionnez Plan comptable.
  4. Pour téléverser un fichier à partir de votre ordinateur, sélectionnez Parcourir et choisissez le fichier. Sélectionnez ensuite Ouvrir.
  5. Sélectionnez Suivant.

Étape 3 : Mapper les champs de la feuille de calcul aux champs de QuickBooks

Une fois que vous avez téléversé votre feuille de calcul, mappez vos comptes pour qu’ils soient importés correctement.

  1. Dans la colonne Votre champ, sélectionnez la petite flèche ▼ et faites correspondre les noms au champ QuickBooks en ligne pour :
    • Sous-type
    • Nom du compte
    • Numéro de compte
    • Type
  2. À l’exception du nom du compte, vous pouvez sélectionner Aucun appariement s’il y a un champ qui n’a pas de colonne correspondante dans votre feuille de calcul. Par exemple, si vous n’utilisez pas de numéros de compte.
  3. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : Importer votre plan comptable

Vous avez presque terminé. Vérifiez tout une dernière fois avant d’importer vos comptes.

  1. Si ce n’est pas encore fait, assurez-vous d’ajouter les types et les sous-types de vos comptes.
    Conseil : Concentrez-vous d’abord sur les bons types de comptes. Sélectionnez ensuite les sous-types correspondant aux opérations pour lesquelles vous voulez faire un suivi.
  2. Si vous voyez un champ surligné en rouge, survolez le champ en surbrillance pour voir ce que vous devez corriger.
  3. Décochez la case des comptes que vous ne voulez pas enregistrer.
  4. Si tout semble correct, sélectionnez Importer.

Étape 5 : Saisir les soldes d’ouverture des comptes

Une fois que tous vos comptes sont dans QuickBooks, vous devez saisir vos soldes d’ouverture pour les comptes bancaires, de carte de crédit et autres. Un solde d’ouverture est le point de départ du compte que vous créez dans QuickBooks. Voici comment entrer votre solde d’ouverture :

  1. Allez au menu Paramètres ⚙, ensuite Plan comptable.
  2. Trouvez votre compte bancaire ou de carte de crédit.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez l’icône de la petite flèche ▼. Ensuite, sélectionnez Modifier.
  4. Sélectionnez l’icône de la petite flèche ▼ sous À quel moment voulez-vous commencer à faire le suivi de vos finances à partir de ce compte dans QuickBooks? Ensuite, choisissez la date à laquelle vous voulez commencer à faire le suivi de vos finances pour le compte.
  5. Dans le champ Solde du compte, saisissez le solde du compte pour la date que vous avez sélectionnée.  En savoir plus sur les soldes d’ouverture.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si une opération a déjà été attribuée au compte, vous devrez enregistrer une écriture de journal pour le solde d’ouverture.

Étapes suivantes : Télécharger vos opérations dans QuickBooks

Pour télécharger les opérations de votre compte, vous pouvez connecter vos comptes bancaires ou de carte de crédit à QuickBooks. QuickBooks téléchargera et catégorisera vos opérations afin que vous puissiez les réviser et les approuver.

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