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Rembourser un employé

Découvrez comment enregistrer ou rembourser les dépenses d’entreprise de vos employés dans QuickBooks en ligne.

S’ils ont effectué des dépenses d’entreprise à partir de leurs fonds personnels, vous pouvez les rembourser instantanément, ou encore enregistrer ces dépenses et les rembourser plus tard. Nous allons vous montrer comment procéder.

Note : Si vous devez rembourser un entrepreneur, assurez-vous qu’il est désigné comme fournisseur. Vous pouvez ensuite ajouter une facture et la payer.

Pour rembourser un employé instantanément :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque ou Dépense.
  3. Sélectionnez la liste déroulante Bénéficiaire ▼ et trouvez le nom de l’employé en question.
  4. Sélectionnez la liste déroulante Catégorie ▼, puis sélectionnez un compte de passif. Note : Si vous n’en avez pas encore, vous pouvez ajouter un nouveau compte.
  5. Saisissez les autres renseignements :
    • Montant : saisissez le montant dû à l’employé. (Répartissez le montant entre différents postes si vous faites un suivi ou que vous rendez le montant facturable pour plusieurs clients.)
    • Facturable (facultatif) : cochez la case sous Facturable afin de compenser la dépense sur la facture de votre client.
    • Client (facultatif) : sélectionnez un client dans le menu déroulant si vous voulez faire le suivi de la dépense pour un ou plusieurs clients. (Note : Les champs Client et Facturable ne sont pas disponibles dans QBO Démarrage, mais dans QuickBooks en ligne Plus, vous pouvez activer la fonction. Consultez l’article Comment activer les dépenses facturables?
  6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Pour enregistrer une dépense qui sera payée plus tard :

  1. Sélectionnez + Nouveau, puis sélectionnez Écriture de journal.
  2. À la première ligne :
    1. Sous Compte, sélectionnez votre compte de passif.
    2. Sous Crédits, entrez le montant que vous devez à votre employé.
    3. Sélectionnez la liste déroulante Nom ▼ et trouvez le nom de l’employé en question.
  3. À la deuxième ligne :
    1. Sous Compte, sélectionnez le compte de dépenses qui correspond au type d’achat effectué par l’employé.
    2. Sous Débits, saisissez le montant de l’achat.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Après avoir enregistré la dépense dans une écriture de journal, vous pouvez rembourser l’employé avec l’option chèque ou dépense.

Pour consulter les remboursements effectués aux employés :

Si vous n’avez pas remboursé en totalité les dépenses de vos employés, vous pouvez exécuter un rapport Détails des opérations pour voir ce que vous leur devez.

  1. Allez à Rapports, puis recherchez Détails des opérations par compte.
  2. Ouvrez le rapport, puis sélectionnez Personnaliser dans le haut.
  3. Dans la section Général, sélectionnez le menu déroulant Période couverte par le rapport ▼ et choisissez la période associée à votre opération.
  4. Dans la section Lignes/Colonnes, sélectionnez le menu déroulant Regrouper par ▼, puis Employé.
  5. Dans la section Filtre, sélectionnez le Compte de distribution ▼ dans le menu déroulant, puis sélectionnez le compte de remboursement de l'employé ou le compte de passif que vous avez créé.
  6. Sélectionnez le menu déroulant Employé ▼, puis choisissez le nom de l’employé. Note : Si vous voulez que le rapport indique ce que vous devez à tous les employés, laissez le paramètre à Tout.
  7. Sélectionnez Exécuter le rapport.

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