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Comment valider et clôturer une période ?

Cet article détaille comment valider et clôturer vos comptes.

La validation peut se faire à tout moment de l'exercice pour bloquer  les opérations déjà enregistrées. La clôture ne peut se faire qu'en fin d'exercice, et tout l'exercice doit être préalablement validé.

Etape 1 : Validation d'une période ou de l'exercice

Valider une période permet de figer les écritures qui ont été enregistrées pendant la période donnée. C’est à dire que l’ensemble des transactions compris dans la période ne pourront plus faire l’objet d’une modification ou d’une suppression.
Attention : Il est impossible d'annuler la validation d'une période. Une fois qu'une période est validée, aucune transaction de cette période ne peut être modifiée ou supprimée - seule est autorisé l'ajout de nouvelles transactions sur la période.

Pour valider les documents comptables :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙ puis sur Validation.
  2. Commencez par saisir les dates de votre exercice fiscal.
    La durée de votre exercice est inférieure ou supérieure à 12 mois ?  Pas d'inquiètude, dans QuickBooks, la définition de l'exercice fiscal se fait à chaque début d'exercice. Voir cet article pour en savoir plus.
  3. Cliquez sur Enregistrer mes dates d'exercice puis confirmer.
  4. Saisissez la date de début et de fin de la période que vous souhaitez valider.
    Conseil : Pour clôturer un exercice, il est nécessaire de valider toute la période associée.
  5. Cliquez sur Suivant puis Valider.

Etape 2 : Clôture de l'exercice

Vous devez valider toute la période d'un exercice avant de le clôturer.

Clôturer une période permet de figer la période entière. Cela signifie que vous ne pouvez plus supprimer, modifier ou rajouter une opération sur cette période. La clôture se fait en fin d’exercice. C’est une action irréversible.
Cet article liste quelques réflexes utiles avant la clôture.
Astuce : Pour une concordance parfaite des comptes entre votre outil de production et QuickBooks, rassemblez les opérations spécifiquement créées dans votre outil de production sous un code journal spécifique, puis importez ce journal manuellement dans QuickBooks.
  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙ puis sur Clôture.
  2. Suivez les différentes étapes pour confirmer la clôture.

Félicitations ! Vous venez de clôturer votre exercice. Une écriture a été générée automatiquement par QuickBooks afin de clôturer votre exercice ainsi qu'une écriture d'à-nouveaux destinée à ouvrir le prochain exercice. Celle-ci est enregistrée sur un journal nommé ANI.

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