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Guide d'intégration entre BigCommerce et QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 05 août, 2022

Découvrez comment intégrer BigCommerce à QuickBooks.

Avec QuickBooks Connector, vous pouvez configurer votre intégration complète en quelques minutes à l'aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure pas à pas, mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Se connecter

Commencez ici par connecter les systèmes que vous souhaitez intégrer. Vous trouverez des guides sur la façon de connecter chaque système. Pour cet exemple, nous allons établir une connexion Bigcommerce et QuickBooks en ligne. Sélectionner Configurer pour aller de l'avant.

Configurer

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera différentes options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration BigCommerce-QuickBooks fonctionne. Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour vous assurer que les paramètres d'intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre Équipe de soutien technique à tout moment.

  1. Configurez vos options de synchronisation avant de commencer à configurer vos flux. Vous devrez configurer les éléments suivants :
    • Fuseau horaire du compte
    • Date de début des intégrations
    • Options du rapport de synchronisation des e-mails

      SynchronizationOptions_QBConnector_US_ExtInt_102721.png
  2. Une liste des principaux flux de travail s'affiche. Celles-ci sont facultatives. Assurez-vous donc de lire attentivement chaque option. En règle générale, notre fonction de synchronisation permet :
    • Les ventes de BigCommerce seront importées dans QuickBooks.
    • Produits de BigCommerce à envoyer dans QuickBooks.
    • Si votre stock est activé dans QuickBooks, QuickBooks Connector peut lire ces informations et mettre à jour BigCommerce.
  1. Démarrez le processus de configuration en sélectionnant le premier flux de travail pour synchroniser les commandes BigCommerce avec QuickBooks, comme indiqué ci-dessous. Cet ensemble de paramètres de configuration aidera à déterminer certains comportements d’intégration de base :
    • Sélectionnez les états de commande BigCommerce à partir desquels l'appli récupère les ventes à synchroniser avec QuickBooks. Selon la nature de votre entreprise, vous pouvez également synchroniser les ventes dans le En attente ou En attente de paiement statuts.
    • Sélectionnez le mode d'affichage des commandes BigCommerce dans QuickBooks. Dans le cas de QuickBooks, choisissez si vous voulez que vos commandes BigCommerce soient envoyées à QuickBooks comme Factures de vente ou Reçus de vente. Sélectionnez l'option appropriée pour votre entreprise.
  2. Sélectionner Produit par défaut et options avancées pour voir les paramètres avancés.
    • Préfixe du numéro de commande- Le préfixe que vous entrez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées de votre compte BigCommerce. Par exemple, si vous avez la commande 1234 dans BigCommerce et que vous ajoutez le préfixe BC- dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande BC-1234 et envoyée à QuickBooks en conséquence.
    • Produit de carte-cadeau- Comme pour les options d'expédition et de remise ci-dessus, vous pouvez spécifier un article de carte-cadeau dédié afin de pouvoir suivre les ventes de votre carte-cadeau.
    • Attribuer les ventes à une classe/Attribuer les ventes à un site- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un site par défaut dans votre système QuickBooks. Cette option est unique à QuickBooks : elle n'est disponible que si vous avez configuré des classes ou des sites dans votre compte QuickBooks.
    • Client d'origine/L'organisation du client/ Client générique pour la vente en ligne- La plupart des systèmes comptables exigent qu'un enregistrement de client soit spécifié lors de la création d'une facture de vente. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier client qui est créé. L'option par défaut est Client d'origine. Toutefois, si vos clients BigCommerce spécifient un nom d'entreprise et que vous préférez qu'il s'affiche dans votre système de comptabilité, vous pouvez opter pour l'option d'organisation du client.
    • Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d'ignorer complètement le numéro de commande BigCommerce et d'utiliser la convention de numérotation séquentielle de votre système comptable. Si vous ne voulez pas créer de documents clients dans votre système de comptabilité, vous pouvez également sélectionner l'option Client générique pour la vente en ligne option. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système de comptabilité par rapport à un dossier client BigCommerce générique. Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne, cliquez ici.
    • Remise sur le produit- Vous pouvez définir une remise en tant qu'« Article » pour pouvoir suivre vos remises sur les ventes.
    • Arrondir le produit- Ce produit sera utilisé pour répartir en cas de divergence d'arrondi dans le total général d'une commande figurant sur une facture ou un reçu de vente QuickBooks.
    • Expédition- Vous facturez peut-être à vos clients des frais d'expédition supplémentaires sur vos ventes. Dans ce cas, l'intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour ces frais d'expédition. Cela vous permettra de suivre facilement les revenus générés par les frais d’expédition.
    • Utiliser le message client par défaut- Cette option vous permet d'utiliser le message existant sur le modèle dans QuickBooks au lieu de remplir des notes depuis BigCommerce.
    • Autoriser les paiements par carte de paiement- Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte.
    • Décalage d'échéance- Une échéance est attribuée si les opérations n'ont pas de date d'échéance. Il est calculé en utilisant la date de l’opération et le décalage de la date d’échéance. Sinon, la date de l'opération est utilisée comme date d'échéance.
    • Autoriser les paiements par carte de paiement- Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte.
  3. Il existe une option permettant de synchroniser les commandes remboursées depuis BigCommerce. Dans ce flux de travail, il vous sera demandé de mapper un compte de secours à partir duquel l'argent du paiement sera remboursé. Vous serez également invité à entrer le préfixe du numéro de remboursement que vous préférez, qui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.

    Avec l'état de la commande- Sélectionnez les statuts des commandes BigCommerce à partir desquels l'appli récupère les commandes annulées/remboursées à synchroniser avec votre système de comptabilité.

    Retrieve_Refund_QBCOneSaas_EXT_US10262021.png
  4. Faire correspondre les produits BigCommerce avec QuickBooks. Pour que les ventes s'intègrent correctement à votre système de comptabilité, vous devez configurer tous vos articles BigCommerce avec des références uniques.

    Remarque : Avec les intégrations de QuickBooks, nous avons deux options de rapprochement de produits :
    • Nom : Nous faisons correspondre le produit Champ SKU de BigCommerce au produit Champ Nom dans QuickBooks.
    • Référence : Nous faisons correspondre le produit Champ SKU de BigCommerce au produit Champ SKU dans QuickBooks.
  5. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la TVA. Ici, pour chaque TVA créée/définie dans BigCommerce, vous devez sélectionner la TVA correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur la configuration de la TVA.

    Map_Big_Commerce_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.png
  6. Si vous souhaitez que QuickBooks Connector puisse créer des articles dans QuickBooks, activez cette option. Pour le stock, QuickBooks Connector ne peut attribuer le compte CMV des produits qu'au moment de leur création, mais nous ne synchronisons pas le prix CMV des produits.

    Createnew_Big_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

    Pour les articles non répertoriés, vous devez sélectionner le Revenu et Comptes de charges.

    Createnew_Big2_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG
  1. Le Envoyez des paiements de BigCommerce à QuickBooks Les paramètres vous permettent de choisir si vous voulez que les données de paiement de BigCommerce soient enregistrées par rapport à vos ventes dans QuickBooks. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire via le Mapper les différents modes de paiement. Si vous n'êtes pas certain des comptes de compensation à utiliser, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.

    SendPayments_1QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

    Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Cela permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles BigCommerce et de les créer dans QuickBooks. Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles utilisés dans les ventes réelles (ce qui est abordé ci-dessus), tandis que d’autres préfèrent utiliser tous les articles BigCommerce et les envoyer.

Product_Big_QBCOneSaas_EXT_US_10262021.PNG

Note : Si vous voulez que différents produits/dépenses aient des comptes de produits/dépenses différents, vous devez configurer ces derniers dans QuickBooks après la création des articles par l'appli.

Cliquez sur Finaliser. En savoir plus sur intégration de produits.

Synchroniser

Votre compte est maintenant prêt pour la synchronisation de vos données entre vos applis. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte doit se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher une synchronisation manuelle à tout moment. Il suffit de sélectionner Synchroniser maintenant sur le Options de synchronisation en plus de votre Gérer onglet.

Une fois que vous avez accepté l'utilisateur de QuickBooks Connector conditions générales, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatique.

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