Guide d'intégration ECWid et QuickBooks Online utilisant OneSaas

ECWID est une plateforme en ligne qui permet aux entrepreneurs de gérer leur magasin et de vendre leurs produits.

Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez configurer l’intégration entre EcWid et QuickBooks.

Se connecter

Commencez par connecter vos applis à QuickBooks Connector (OneSaas). Si vous n'avez pas encore connecté vos applis, suivez nos guides pour obtenir de l'aide. E-mail et QuickBooks.

Configurer

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera diverses options détaillant la façon dont vous voulez que votre intégration EcWid et QuickBooks fonctionne. Vous aurez besoin de quelques connaissances en comptabilité pour vérifier que les paramètres d'intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

1. Vous devez définir vos options de synchronisation pour pouvoir commencer à configurer vos flux de travail. Vous devez configurer les éléments suivants :
   • Fuseau horaire du compte
   • Date de début des intégrations
   • Options du rapport de synchronisation des e-mails
     
     
     
2. Des flux qui sont tous facultatifs vous seront présentés. Dans cette procédure pas à pas, ces flux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.
   • Ventes faites à partir d'Ecquid sera envoyée à QuickBooks en tant que facture.
   • Les produits EcWid seront créés dans QuickBooks Online.
   • Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks seront envoyées à Ecquid.
     
     

Flux de création de facture

En cliquant sur la Lorsqu'une commande est créée dans Ecquid, créez une vente dans QuickBooks. coche, vous serez invité à :

• Définissez les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées à partir d'Ecquid. Configurez les filtres selon le statut de la commande.
• Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez que la vente soit créée comme une facture de vente. ou un reçu de vente vers QuickBooks
  
  

Sélectionnez Options avancées et configurez les éléments suivants :

• Préfixe du numéro de commande -Le préfixe que vous entrez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte EcWid. Par exemple : si vous avez la commande « 1234 » dans ECW. et que vous ajoutez le préfixe « EW » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « WW1234 », et sera envoyée à QuickBooks Online en conséquence.
• Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au site- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un site par défaut dans votre système QuickBooks. Cette option est unique à QuickBooks : elle n'est disponible que si vous avez configuré des classes ou des sites dans votre compte QuickBooks.
• Attribuer la vente à- La plupart des systèmes de comptabilité exigent qu'un client soit enregistré lors de la création d'une facture de vente. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier client qui est créé. L'option par défaut est Client d'origine ; Cependant, si votre banque clients précisent le nom de l'entreprise et que vous préférez le faire apparaître dans votre système comptable. Vous pouvez alors opter pour la Organisation du client option. Si vous ne voulez pas que des documents clients soient créés dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner la Client de vente en ligne générique, cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un enregistrement client générique « Ecquid ».
• Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d'ignorer les erreurs numérotez votre facture au complet et utilisez la convention de numérotation séquentielle de votre système comptable.
• Remise sur le produit- Vous pouvez définir une remise en tant qu'« Article » pour pouvoir suivre vos remises sur les ventes.
• Produit arrondi - Sélectionnez le produit à utiliser pour identifier les écarts d'arrondi.
• Utiliser l'article d'expédition- Vous facturez peut-être à vos clients des frais d'expédition supplémentaires sur vos ventes. Dans ce cas, l'intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour ces frais d'expédition. Cela vous permettra de suivre facilement les revenus générés par les frais d’expédition.
• Utiliser le message client par défaut - Cette option vous permet d'utiliser le message qui existe sur le modèle dans QuickBooks au lieu d'avoir des notes remplies à partir d'EcWid.
• Décalage d’échéance- Un type d'échéance sera attribué si les opérations n'ont pas d'échéance. Ce montant est calculé en fonction de la date de l'opération, du décalage de l'échéance et du type spécifié. Sinon, la date de l'opération est utilisée comme date d'échéance.
• Autoriser les paiements par carte - Cochez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de paiement pour les opérations.
  
  
  
• Vous serez ensuite redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée/définie dans Ecquid, vous devez sélectionner le taux de taxe correspondant dans QuickBooks. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la TVA ici.
  
  
  
• Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez associer vos données QuickBooks produits avec QuickBooks produits Vous pouvez associer par nom ou la référence. Pour que les ventes s'intègrent correctement à votre système comptable, vous devez disposer de tous vos E-mail articles avec des références uniques.
  
  Note : avec les intégrations de QuickBooks, nous avons deux options de correspondance :
  • Nom : Nous mappons le champ SKU du produit à partir d'Ecquid dans le champ Nom du produit dans QuickBooks
  • Référence : Nous mappons la référence du produit à partir d'Ecquid. vers le champ Référence du produit dans QuickBooks
    
    
    
• De plus, si vous souhaitez que les nouveaux produits/services apparaissent dans vos factures QuickBooks à créer dans QuickBooks, il vous suffit de sélectionner la Créer de nouveaux articles dans QuickBooks case. Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de produits et de charges à utiliser pour vos articles répertoriés et non répertoriés. Vous pouvez trouver plus d'informations sur l'intégration des éléments en cliquant ici.
  
  
  
• Vous pouvez également sélectionner Créer des avoirs dans QuickBooks Online. Dans ce flux de travail, vous serez invité à mapper un compte de secours. à partir de laquelle le paiement est remboursé. Vous serez également invité à entrer le préfixe de votre numéro de remboursement préféré. qui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.
  
  
  
• Ensuite, le Envoyer des paiements à partir d’Ecwid vers QuickBooks paramètres vous permettent de choisir si vous voulez obtenir des données de paiement à partir d'EcWid pour les enregistrer dans QuickBooks.
  
  
• N'oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à avancer.

Flux de création de produit

Si vous voulez tous vos nouveaux produits Ecvid à créer dans QuickBooks, il vous suffit de sélectionner le Lorsqu'un produit est créé dans Excel, créez de nouveaux articles dans QuickBooks .case. Vous devrez sélectionner les comptes de produits et de charges à utiliser pour vos articles répertoriés et non répertoriés. Vous pouvez trouver plus d'informations sur l'intégration des éléments en cliquant ici.

• N'oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à avancer.

Flux de mise à jour du stock

Si vous sélectionnez la Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks, mettez-les à jour dans EcWid .à cocher, vous serez invité à sélectionner la façon dont vous voulez associer les articles à QuickBooks articles par nom ou référence, puis sélectionnez Enregistrer.



Note : cette option ne devrait être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks avant l’intégration. Dans le cas contraire, vous risquez de supprimer vos niveaux de stock EcWid. En savoir plus sur notre scontrôle du toc processus.

Synchroniser

Votre compte est maintenant prêt pour la synchronisation de vos données entre vos applis. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte doit être synchronisé toutes les heures, mais vous pouvez lancer une synchronisation manuelle à tout moment. Il vous suffit de sélectionner Synchroniser le Options de synchronisation en haut de votre Gérer onglet.

Si vous avez des questions, contactez notre Équipe de soutien technique pour obtenir de l'aide à tout moment.