Cet article explique comment octroyer les droits d'accès nécessaires à vos collaborateurs pour qu'ils puissent saisir les heures de travail à facturer aux clients.
Vos collaborateurs peuvent renseigner le temps passé sur un projet, les heures à facturer et toutes les autres tâches directement dans QuickBooks Expert-Comptable. Lisez la suite pour savoir comment ajouter vos collaborateurs ou prestataires, gérer leurs droits d'accès et suivre leurs heures travaillées.
Étape 1 : Inviter vos collaborateurs dans QuickBooks
Pour commencer, ajoutez les collaborateurs de votre cabinet à QuickBooks Expert-Comptable.
Étape 2 : Ajouter un collaborateur et vérifier ses droits d'accès
Les membres de votre équipe doivent être définis en tant que collaborateurs ou prestataires pour pouvoir saisir leurs heures de travail dans les feuilles de temps.
Ajoutez-les à votre équipe, ils pourront ainsi saisir eux-mêmes leurs heures dans les feuilles de temps.
Pour gérer les droits d'accès de votre équipe :
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Équipe.
- Sélectionnez le collaborateur à qui vous voulez octroyer l'accès. Cliquez ensuite sur Modifier.
- Cliquez sur l'onglet Compte QuickBooks et administration du cabinet.
- Définissez le droit d'accès en Lecture seule.
- Pour Clients et comptes clients ou Fournisseurs et créditeurs, sélectionnez Oui.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Étape 3 : Renseigner les heures de travail
Vos collaborateurs sont désormais prêts à suivre leurs heures travaillées. Voici comment saisir vos heures ou celles de vos collaborateurs :
- Cliquez sur + Nouveau pour saisir les heures directement dans QuickBooks (si vous n'êtes pas abonné à QuickBooks Time).
- Sous Employés, cliquez sur Heures travaillées (saisie des heures sur une journée) ou Feuille de temps hebdo (saisie des heures sur une semaine).
- Sélectionnez le collaborateur ou prestataire concerné dans le menu déroulant Nom. Bon à savoir : En cliquant sur Ajouter depuis le menu Nom, vous pouvez directement créer un profil pour un nouveau collaborateur ou prestataire.
- Choisissez un Client dans la liste déroulante.
- Cochez la case À facturer.
- Entrez une description (facultatif).
- Saisissez les heures dans le champ Heures travaillées. Note : Dans les feuilles de temps hebdo, saisissez jour par jour les heures de travail de la semaine.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.