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Comment utiliser l'outil de révision préalable ?

RÉSOLUde QuickBooks8Mis à jour il y a 1 an

En tant qu'expert-comptable, l'outil de révision préalable vous permet de visualiser le travail à effectuer pour la clôture des comptes de chacun de vos clients. Chaque mois, ou selon la fréquence souhaitée, passez rapidement en revue les tâches qu'il vous reste à effectuer et planifiez-les pour être à jour dans votre suivi.

La fonctionnalité s'articule entre votre compte QuickBooks Expert-Comptable et chacun des comptes de vos clients, pour des usages différents :

Pour commencer la révision préalable :

  1. Accédez au compte QuickBooks de votre client et cliquez sur Révision préalable dans le menu de gauche.
  2. Sélectionnez un mois dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur Appliquer.

Le travail de révision est réparti en trois sections :

  • Préparation des comptes
  • Révision des comptes
  • Révision finale

Pour faciliter le suivi de vos révisions, vous pouvez modifier l'état des tâches à effectuer en cliquant sur la flèche située à leur droite. Il y a trois états : À faire, En attente et Terminé.

Vous avez également la possibilité d'envoyer des demandes de documents ou d'informations (justificatifs, détails d'opération, etc.) à votre client directement depuis l'outil de révision préalable QuickBooks.

Préparation des comptes

L'onglet Préparation des comptes répertorie les opérations aux infos potentiellement manquantes ou erronées.

QuickBooks identifie automatiquement les opérations bancaires (dans l'onglet Banque) et les dépenses (dans Dépenses express) en attente de validation dans QuickBooks, ainsi que les opérations sans pièce jointe.

Cliquez sur les liens Rapprocher pour les opérations bancaires et Mettre à jour pour Dépenses express : vous serez redirigé directement vers ces opérations.

Bon à savoir : Vous avez besoin de justificatifs ou de plus d'information pour ces opérations ? Envoyez le rapport Liste des opérations à valider dans la banque à vos clients. Pour cela, ouvrez-le depuis la page Rapports et cliquez sur l'enveloppe au-dessus du rapport.

QuickBooks remonte automatiquement les problèmes courants de comptabilité, tels que les opérations en attente d'imputation, les dépenses éventuellement enregistrées en double (même date, même montant, même fournisseur) ou les opérations sans TVA.

Si nécessaire, cliquez sur le lien dans la colonne Type pour ouvrir l'opération correspondante, puis identifier et résoudre rapidement le problème. Une fois le problème résolu, l'opération est automatiquement mise à jour ou supprimée de la liste.

Pour l'instant, il n'est pas possible de supprimer manuellement de la liste une opération dont le problème n'a pas été résolu.

Conseil : Gagnez en efficacité et filtrez les problèmes par montant ou par date.

Vous voulez aller plus loin ? Cette liste inclut les tâches courantes que la plupart des cabinets comptables effectue chaque mois.

  1. Cliquez sur le lien d'un point de contrôle pour poursuivre la révision.
  2. Pour terminer, modifiez l’état du point de contrôle en cliquant sur la flèche située à sa droite.

Si vous souhaitez ajouter vos propres points de contrôle à cette section :

  1. Cliquez sur + Ajouter.
  2. Renseignez les différents champs.
    Vous pouvez lier votre point de contrôle à la page QuickBooks correspondante en collant l'URL dans le champ Lien (par exemple les rapports Détail des opérations par compte, Détail des soldes par client et Détail des soldes par fournisseur).

Si, au contraire, vous souhaitez supprimer des points de contrôle de la liste :

  1. Cliquez sur le point de contrôle
  2. Cliquez sur Supprimer et confirmez. Le point de contrôle sera supprimé uniquement pour le client en question.

Révision des comptes

L'onglet Révision des comptes vous permet de vous assurer que les comptes bancaires et de carte de paiement de votre client sont à jour. Il répertorie le nombre d'opérations à rapprocher et leur dernière date de rapprochement.

Pour procéder au rapprochement, cliquez sur le lien dans la colonne Rappro en date du.

Dans la section Opérations nécessitant votre attention, vous pouvez facilement consulter les opérations en attente de rapprochement (depuis plus de 90 jours).

Conseil : Vous souhaitez résoudre d’autres problèmes de rapprochement ? Accédez à la section Autres points de contrôle et cliquez sur le bouton  + Ajouter.

Révision finale

QuickBooks affiche automatiquement les dépenses qui pourraient être immobilisées, en fonction de critères définis (montant supérieurs à 500 € HT, par exemple).
Cliquez sur le lien dans la colonne Type d'une opération pour l'ouvrir et vérifier si vous avez besoin de l'ajuster.

Vous y trouverez également les dettes fournisseurs et les créances clients de plus de 90 jours.

Enfin, l'onglet Révision finale répertorie les états comptables généralement consultés par les experts-comptables, tels que le bilan ou le compte de résultat. Si vous voulez ajouter d'autres points de contrôle, cliquez sur + Ajouter.

Vos comptes sont maintenant prêts à être exportés vers votre propre outil de production, si besoin.

Vous souhaitez suivre l’avancée des révisions de vos comptes clients ? Rien de plus simple : dans le menu de gauche, cliquez sur Clients, rendez-vous dans l’onglet Suivi des dossiers, puis consultez la colonne Révision préalable.

Si vous n’avez pas encore commencé votre révision, QuickBooks vous y invite, vous n'avez qu'à cliquer sur le lien. Si vous l’avez commencée, s’affichent alors trois icônes renvoyant aux trois onglets de la « Révision préalable » selon l’avancement du dossier client.

  • Cadran gris : À faire ;
  • Cadran orange : En attente ;
  • Coche verte : Terminé.

Pour plus de détails, cliquez sur l’une de ces icônes. Apparaissent alors à droite de l’écran les contrôles à effectuer et leur état respectif. Cliquez sur le bouton Afficher les détails de la section qui vous intéresse pour être redirigé vers l’onglet correspondant dans le compte client.

Des commentaires ?

N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ou de vos demandes d'amélioration en cliquant sur Des commentaires ? en haut à droite de la page de révision préalable.

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