Collecte de consentement avec les formulaires RGPD

Si votre entreprise est basée dans l' Union européenne (UE) ou si vous traitez les données personnelles de chacun dans l'UE, le règlement général sur la protection des données (RGPD) vous touche.

Lorsque vous vous appuyez sur votre consentement comme base légale pour le traitement des données, le RGPD dispose que le consentement que vous obtenez doit être librement données, spécifiques, informés et sans aucun doute. Vous devez également expliquer clairement comment vous prévoyez d'utiliser les données personnelles de vos contacts. Utilisez les formulaires d'inscription Mailchimp pour rester conforme à la loi en vigueur. Nos formulaires facultatifs, compatibles avec le RGPD, incluent des cases à cocher pour donner votre consentement, ainsi que des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez vos données.

Dans cet article, vous apprendrez comment les formulaires d'inscription peuvent vous aider à vous conformer au RGPD.

Avant de commencer

Voici quelques choses à savoir avant de passer à cette étape.

• Si vous activez les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription, vous ne serez pas conforme. C'est la première étape du processus.
• Vous pouvez importer vos autorisations marketing dans un compte associé au RGPD si vous rassemblez et conservez vos consentements pour les contacts en dehors de Mailchimp. Vous êtes tenu de vérifier que vos contacts ont consenti aux autorisations marketing que vous importez.
• Vous devez vérifier le domaine de votre adresse e-mail de l'émetteur pour pouvoir accéder aux formulaires d'inscription.
• Ce guide vous montre comment obtenir votre consentement à l'aide des formulaires intégrés, des formulaires importés et des pages de destination. Pour savoir comment obtenir votre consentement avec les formulaires contextuels, consultez l' aide Collecter le consentement avec les formulaires contextuels.
• Mailchimp propose des informations et des outils en tant que ressource, mais pas de conseils juridiques. Nous vous recommandons de contacter votre conseiller juridique pour en savoir plus sur les conséquences du RGPD.
• Si vous êtes situé dans l'UE ou utilisez Mailchimp à des fins de marketing, consultez la section 20 de nos conditions d'utilisation standard et de notre Déclaration de confidentialité. Ces règlements contiennent des informations importantes sur la manière dont Mailchimp traite les données de l'UE et ce que vous devez faire si vous conservez ces données dans votre compte Mailchimp.

Fonctionnement

Il suffit d'activer les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription pour ne pas être conforme. Il s'agit de la première partie d'un processus en plusieurs étapes. Pour obtenir le consentement de vos nouveaux contacts et de vos contacts existants, vous devez configurer vos formulaires, créer un secteur d'activité et envoyer un e-mail de consentement. Voici comment procéder.

Créez votre formulaire d'activation RGPD

• Activer les champs RGPD
  Activez les champs RGPD dans les formulaires d'inscription de chacun des clients concernés par le RGPD.
• Modifier les champs RGPD
  Mailchimp propose du contenu pour les champs RGPD, afin de vous permettre de créer plus facilement vos formulaires compatibles RGPD. Il se peut que vous deviez modifier ce contenu en fonction de votre plan marketing. Veillez à le vérifier attentivement. Si vous décidez d'écrire vos propres descriptions, expliquez clairement les raisons pour lesquelles vous collectez des données.

Analysez votre clientèle à l'aide d'autorisations marketing.

Analysez votre clientèle en fonction des autorisations marketing que vous recevez de votre formulaire d'inscription. Vous n'avez pas besoin d'attendre vos données pour créer des segments. Une fois que vous aurez créé et enregistré vos segments, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez à vos segments un nom descriptif pour pouvoir les retrouver facilement.

Collecter le consentement

Une fois vos segments créés, vous pouvez obtenir votre consentement pour envoyer vos communications marketing à ces contacts. Les nouveaux contacts peuvent s'inscrire via le formulaire publié, mais vous pouvez également contacter vos contacts existants.

• Depuis de nouveaux contacts
  Une fois que vous aurez enregistré vos modifications dans l'outil de création de formulaire, ce formulaire d'inscription inclura des champs RGPD sur les formulaires compatibles. Les nouveaux contacts qui utilisent votre formulaire d'inscription pourront donner leur consentement explicite à vos messages.
• À partir des contacts existants
  Vous devrez également demander votre consentement pour le RGPD auprès des contacts que vous avez déjà. Envoyez à vos clients un e-mail contenant un lien leur permettant de modifier leurs paramètres.

Envoyer vos e-mails

Une fois que vous avez enregistré votre secteur d'activité et que les contacts ont accepté de publier un formulaire, utilisez le secteur pour envoyer votre e-mail uniquement à ces personnes.

Champs RGPD

Les champs du formulaire RGPD contiennent des cases à cocher que vos contacts utiliseront pour participer à vos communications marketing, ainsi que de l'espace où ajouter les informations nécessaires. Mailchimp vous propose des suggestions de contenu que vous pouvez modifier en fonction de votre plan marketing. Assurez-vous que chaque section décrit vos activités marketing avec précision.

Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.

Quels formulaires sont compatibles avec les champs RGPD ?

Une fois que vous aurez activé les champs de formulaire RGPD pour votre public, ces champs seront inclus dans les formulaires d'inscription accessibles pour votre public, les formulaires intégrés, les formulaires de mise à jour du profil et les pages de destination de l'inscription. Pour savoir comment obtenir votre consentement avec les formulaires contextuels, consultez l' aide Collecter le consentement avec les formulaires contextuels.

Les champs RGPD ne sont pas compatibles avec les intégrations de formulaires.

Créez votre formulaire d'activation RGPD

Pour utiliser les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription, activez-les pour chaque public qui collecte ou contient des données personnelles de la part de citoyens de l'UE, puis modifiez-les afin de refléter vos pratiques marketing.

Activer et modifier les champs RGPD

Une fois que vous activez les champs RGPD pour un public, vous pourrez les consulter et les modifier. Ces champs seront inclus dans le formulaire d'inscription, les formulaires intégrés et les pages de destination de votre consultation.

Pour activer et modifier les champs RGPD, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Auditoire, puis sur Tous les contacts.
2. Si vous avez plus d'une assistance, cliquez sur la liste déroulante Auditoire et choisissez la banque à partir de laquelle vous voulez travailler.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Dans la section Paramètres du formulaire , faites glisser le curseur pour activer les champs RGPD sur les formulaires d'inscription.
5. Cliquez sur Configurer les paramètres RGPD.
6. Renseignez votre titre, votre description et vos préférences marketing. Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s'abonner, cochez la case Demander au moins une option. Modifiez le texte de la déclaration, si nécessaire.
7. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer les paramètres RGPD.

Vous êtes fin prêt ! Une fois que vos formulaires ont été utilisés, restez attentif aux éventuelles modifications que vous apportez. Si vous modifiez une option de case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d'effectuer la modification ne sera pas valide, et vous devrez renouveler votre consentement. Si vous voulez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d’ajouter une nouvelle option ou de supprimer l’ancienne.

Modification des champs RGPD à partir de l'outil de création de formulaire

Une fois que vous avez activé les champs RGPD, vous pouvez également les modifier dans l'outil de création de formulaire. Les modifications que vous apportez dans l'outil de création de formulaires s'appliqueront à la plupart des formulaires d'inscription Mailchimp, y compris les pages de destination compatibles.

Pour modifier les champs RGPD à partir de l'outil de création de formulaire, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Formulaires, puis sur Autres formulaires.
2. Faites défiler l'écran jusqu'à la fenêtre de création de formulaire , puis cliquez sur Gérer les formulaires.
3. Si vous avez plus d'une assistance, cliquez sur la liste déroulante Auditoire et choisissez la banque à partir de laquelle vous voulez travailler.
4. Faites défiler l'écran pour trouver l'autorisation marketing et cliquez sur la section correspondante.

5. Dans l'onglet Paramètres des champs , modifiez vos champs RGPD.
   

   Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s'abonner, cochez la case en regard de Demander au moins une option. Modifiez le texte de la déclaration, si nécessaire.

6. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer les champs.

Analysez votre clientèle à l'aide d'autorisations marketing.

Après avoir configuré les cases à cocher relatives à l'autorisation marketing, sélectionnez la façon dont vous souhaitez cibler l'accès par e-mail aux personnes qui ont donné votre consentement via votre formulaire d'inscription.

Pour créer et enregistrer un secteur d'activité, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Auditoire, puis sur Tous les contacts.
2. Si vous avez plus d'une assistance, cliquez sur la liste déroulante Auditoire et choisissez la banque à partir de laquelle vous voulez travailler.
3. Cliquez sur Créer un nouveau secteur.
4. Dans le premier menu déroulant, choisissez le libellé de votre champ de déclaration RGPD. Par défaut, le document est étiqueté Autorisations marketing.
5. Créez un segments pour chaque autorisation marketing. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 conditions pour créer un secteur comprenant les contacts pour lesquels vous avez opté pour plusieurs autorisations marketing.
   
6. Lorsque vos conditions sont satisfaites, cliquez sur Visualiser le secteur pour afficher les contacts qui correspondent à vos conditions.
7. Cliquez sur Enregistrer sous le secteur.
8. Dans la fenêtre modale Enregistrer sous , entrez un nom pour votre secteur, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour apprendre à gérer les segments, consultez Enregistrer et gérer les segments.

Demandez votre consentement à l'aide du constructeur classique

Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez obtenir le consentement de vos nouveaux contacts et commercialiser en conséquence. Mais vous avez toujours besoin de vos contacts existants pour bénéficier des autorisations marketing. Prévenez vos contacts qu'ils doivent mettre à jour leur profil en envoyant un e-mail de consentement.

Nous avons créé un modèle d'e-mail pour vous aider, ou vous pouvez créer votre e-mail de toutes pièces. Envoyez votre e-mail de consentement à toutes les personnes présentes dans l'e-mail. Assurez-vous qu'il inclut un lien « Mettre à jour vos préférences ». Le suivi des clics ne fonctionnera pas avec le lien Mettre à jour le profil ni avec les autres tags de fusion générés par le système . Utilisez les champs et segments du formulaire RGPD pour voir qui a mis à jour ses paramètres.

Pour obtenir le consentement de vos contacts existants, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Créer.
2. Donnez un nom à votre adresse e-mail, puis cliquez sur Créer une adresse e-mail.
3. Dans la section Contenu , cliquez sur Créer un e-mail.
4. Sur la page Sélectionner un modèle , cliquez sur l'onglet Thèmes .
5. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Alertes pour abonnés.
6. Cliquez sur le modèle d' alerte d'abonné au RGPD .

Le modèle inclut le contenu suggéré à modifier. Visualisez et testez votre e-mail comme d'habitude, et envoyez-le à votre public.

Après avoir envoyé votre consentement par e-mail, utilisez vos segments d'autorisations marketing pour communiquer uniquement avec les contacts qui ont accepté de manière expresse de recevoir vos messages. Vous pouvez essayer de vous désabonner tous les contacts qui n'ont pas choisi de recevoir vos messages.

Certaines autorités de l'UE recommandent aux entreprises de renouveler leur consentement, suggérant que les renouvellements peuvent encore être effectués. Avant tout, vous devez disposer d'une base légale, comme un consentement ou un intérêt légal, pour envoyer un e-mail à un contact.

Si vous pensez ne pas pouvoir envoyer un contact par e-mail à partir du RGPD, vous pouvez ne pas envoyer d'e-mail de renouvellement et supprimer le contact de votre public. Comme toujours, nous vous recommandons de contacter le conseil juridique de votre région pour discuter des détails de votre situation.

Versions du formulaire

Lorsqu'un nouveau contact se connecte à votre marketing par le biais d'un formulaire d'inscription, qu'il accepte le RGPD ou non, nous enregistrons les informations du champ dans une version texte clair de votre formulaire. Cette section détaille les champs RGPD que votre contact a pu voir lorsqu'il s'est abonné. Vous pouvez ainsi montrer que vous avez précisément décrit vos activités marketing. Vous pouvez consulter ces informations à tout moment sur la page de profil du contact.

Vous pouvez modifier les préférences de contact pour votre contact ici, mais nous vous le recommandons à tout moment. Avant de modifier vos préférences de contact, assurez-vous de disposer du consentement explicite et vérifiable de vos collaborateurs.