Obtenir le consentement à l'aide des formulaires RGPD

Si votre entreprise est basée dans l' Union européenne (UE) ou si vous utilisez des données personnelles dans l'UE, vous êtes concerné par le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Lorsque vous utilisez le consentement comme base légale pour le traitement, le RGPD dispose que le consentement que vous obtenez doit être librement, de manière spécifique, documentée et non équilibrée. Vous devez également expliquer clairement comment vous prévoyez d'utiliser les données personnelles de vos contacts. Les formulaires d'inscription Mailchimp peuvent vous aider à rester conforme à cette loi. Nos formulaires facultatifs et compatibles avec le RGPD incluent des cases à cocher pour le consentement, ainsi que des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez les données.

Dans cet article, vous apprendrez comment les formulaires d'inscription peuvent vous aider à vous conformer au RGPD.

Avant de commencer

Prenez en compte les points suivants avant de passer à cette procédure.

• En activant les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription, vous n'êtes pas conforme. C'est la première étape du processus.
• Vous pouvez importer des autorisations à des fins de marketing dans un contexte associé à le RGPD si vous collectez et conservez des consentements en dehors de Mailchimp. Il vous incombe de veiller à ce que vos contacts aient accepté les autorisations marketing que vous importez.
• Vous devez vérifier le domaine associé à votre adresse e-mail de la part de pour pouvoir accéder aux formulaires d'inscription.
• Ce guide vous montre comment obtenir votre consentement avec les formulaires intégrés, les formulaires hébergement et les pages de destination. Pour apprendre comment obtenir votre consentement avec les formulaires contextuels, consultez le document Collecter le consentement avec les formulaires contextuels .
• Mailchimp propose des outils et des informations en tant que ressources, mais nous ne proposons pas de conseils juridiques. Nous vous conseillons de contacter votre conseiller juridique pour savoir ce que vous pensez du RGPD.
• Si vous résidez dans l'UE ou utilisez Mailchimp dans l'UE, consultez la section 20 de nos Conditions d'utilisation standard et notre Déclaration de confidentialité internationale . Ces règlements contiennent des informations importantes sur la manière dont Mailchimp traite les données de l'UE et ce que vous devez faire si vous conservez ces données dans votre compte Mailchimp.

Fonctionnement

Il vous suffit d'activer les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription pour rester conforme. Il s'agit de la première étape d'un processus en plusieurs étapes. Pour obtenir le consentement de vos contacts (nouveaux et existants), vous devrez configurer vos formulaires, créer un suivi et envoyer un e-mail de consentement. Voici comment procéder.

Préparez votre formulaire d'inscription compatible avec le RGPD

• Activer les champs RGPD
  Activez les champs RGPD dans les formulaires d'inscription pour chaque public concerné par le RGPD.
• Modifier les champs RGPD
  Mailchimp propose des suggestions de contenu pour les champs RGPD afin de vous aider à créer facilement des formulaires compatibles RGPD. Il se peut que vous deviez modifier ce contenu pour correspondre à votre plan marketing. Veuillez donc le vérifier attentivement. Si vous décidez de rédiger vos propres descriptions, veillez à expliquer pourquoi vous collectez des données.

Analysez votre clientèle en fonction des autorisations relatives à vos activités marketing.

Analysez votre public en fonction des autorisations marketing que vous recevez à partir de votre formulaire d'inscription. N'attendez pas pour pouvoir créer des segments. Une fois que vous aurez créé et enregistré vos segments, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez à vos segments des noms descriptifs pour pouvoir les retrouver facilement.

Obtenir le consentement

Une fois vos segments créés, vous pouvez obtenir votre consentement pour envoyer votre marketing à ces contacts. Les nouveaux contacts peuvent s'inscrire via le formulaire publié, mais vous souhaitez également contacter vos contacts existants.

• Depuis les nouveaux contacts
  Une fois vos modifications enregistrées dans l'outil de création, ce formulaire d'inscription inclurea des champs RGPD dans les formulaires compatibles. Les nouveaux contacts qui utilisent votre formulaire d'inscription pourront donner leur consentement explicite à vos messages marketing.
• À partir des contacts existants
  Vous devrez également renouveler le consentement relatif au RGPD auprès des contacts que vous avez déjà. Envoyez un e-mail à tous les utilisateurs afin de leur permettre de mettre à jour leurs paramètres.

Envoyez vos e-mails

Une fois que vous avez enregistré votre secteur d'activité et que les contacts ont accepté un formulaire publié, utilisez le secteur pour envoyer votre e-mail à ces personnes uniquement.

Champs RGPD

Les champs du formulaire RGPD incluent des cases à cocher que vos contacts utiliseront pour s'inscrire à votre marketing, ainsi que des espaces pour ajouter les informations nécessaires. Mailchimp propose des articles de contenu que vous pouvez modifier pour adapter votre plan marketing. Assurez-vous que chaque section décrit vos activités marketing avec précision.

Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.

Quels sont les documents compatibles avec les champs RGPD ?

Une fois que vous avez activé les champs de formulaire RGPD pour votre public, ils seront inclus dans les formulaires d'inscription importés, les formulaires intégrés, les formulaires de profil mis à jour et les pages de destination. Pour apprendre comment obtenir votre consentement avec les formulaires contextuels, consultez le document Collecter le consentement avec les formulaires contextuels .

Préparez votre formulaire d'inscription compatible avec le RGPD

Pour utiliser les champs RGPD de vos formulaires d'inscription, activez-les pour chaque cible qui collecte ou contient des données personnelles de la part des citoyens de l'UE, puis modifiez-les pour qu'ils reflètent vos pratiques marketing.

Activer et modifier les champs RGPD

Une fois que vous aurez activé les champs RGPD pour un public, vous pourrez les consulter et les modifier. Ces champs seront inclus dans les formulaires d'inscription, les formulaires intégrés et les pages de destination de l'inscription.

Pour activer et modifier les champs RGPD en fonction de vos besoins, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Audit .
2. Si vous avez plus d'un audit, cliquez sur le menu déroulant Audition et choisissez celui avec lequel vous souhaitez travailler.
3. Cliquez sur le menu déroulant Plus d'options , puis sélectionnez Paramètres d'audit .
4. Dans la section Paramètres des formulaires , faites glisser le curseur pour activer les champs RGPD sur les formulaires d'inscription .
5. Cliquez sur Configurer les paramètres RGPD .
6. Renseignez votre titre, votre description et vos préférences en matière de marketing. Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s'abonner, cochez la case Demander au moins une option pour qu'elle soit sélectionnée . Modifiez le texte légal, si nécessaire. Au besoin, faites glisser l'option pour afficher les champs RGPD sur les formulaires d'inscription .
7. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer les paramètres RGPD .

Vous êtes fin prêt ! Une fois vos formulaires en cours d'utilisation, faites attention à toute modification ultérieure. Si vous modifiez une case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d'effectuer la modification ne sera pas valide, et vous devrez renouveler l'inscription. Si vous souhaitez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d'ajouter une option ou d'en supprimer un.

Modifier les champs RGPD dans l'outil de création de formulaire

Une fois les champs RGPD activés, vous pouvez également les modifier à partir de l'outil de création du formulaire. Les modifications apportées à l'outil de création de formulaire s'appliqueront à la plupart des formulaires d'inscription Mailchimp, y compris les pages de destination compatibles.

Pour modifier les champs RGPD de l'outil de création de formulaire, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Formulaires , puis sur Autres formulaires .
2. Défilez vers la vignette de l'outil de création de formulaire , puis cliquez sur Gérer les formulaires .
3. Si vous avez plus d'un audit, cliquez sur le menu déroulant Audition et choisissez celui avec lequel vous souhaitez travailler.
4. Cliquez sur le champ Autorisations RGPD. Vous devrez peut-être faire défiler pour trouver cet élément.

5. Dans l'onglet Paramètres des champs , modifiez vos champs RGPD.
   

   Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s'abonner, cochez la case en regard de Demander au moins une option . Modifiez le texte légal , si nécessaire.

6. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer les champs .

Analysez votre clientèle en fonction des autorisations relatives à vos activités marketing.

Après avoir configuré les cases à cocher de votre autorisation marketing, paramétrez votre cible pour vous assurer que vous n'adressez vos e-mails qu'aux personnes qui ont donné leur consentement via votre formulaire d'inscription.

Pour créer et enregistrer un secteur d'activité, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Audit , puis sur Analyses .
2. Si vous avez plus d'un audit, cliquez sur le menu déroulant Audition et choisissez celui avec lequel vous souhaitez travailler.
3. Cliquez sur Créer un secteur .
4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez l'étiquette de votre formulaire RGPD. Par défaut, il s'agit des autorisations marketing .
5. Créez un secteur pour chaque autorisation marketing. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 conditions pour créer un secteur qui inclut les contacts qui ont accepté plusieurs autorisations marketing.
6. Lorsque vos conditions vous conviennent, cliquez sur Vérifier le secteur pour afficher les contacts qui correspondent à vos conditions.
7. Cliquez sur Utiliser le secteur .
8. Dans la fenêtre modale Nom de votre secteur , entrez un nom pour votre secteur, puis cliquez sur Enregistrer.& quitter .

Pour apprendre à gérer les segments, consultez Enregistrer et gérer les segments .

Recueillez le consentement à l'aide de l'outil de création d'héritage

Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez désormais obtenir l'accord de vos nouveaux contacts et marchés. Toutefois, vous n'avez pas encore activé les autorisations relatives à vos contacts dans QuickBooks. Indiquez à vos contacts qu'ils doivent mettre à jour leur profil avec un e-mail de consentement.

Nous avons créé un modèle d'e-mail pour vous aider. Vous pouvez également créer votre e-mail de A à Z. Envoyez votre e-mail de consentement à tous les utilisateurs concernés en veillant à ce qu'il inclue un lien Mettre à jour vos préférences . Le suivi des clics ne fonctionnera pas avec le lien Mettre à jour le profil ni avec d'autres tags de fusion générés par le système . Vous devez utiliser les champs et segments du formulaire RGPD pour voir qui a mis à jour ses paramètres.

Ce modèle est uniquement disponible avec notre programme de création d'e-mails d'origine . Pour en savoir plus, consultez les infos de création d'e-mails de Mailchimp .

Pour obtenir le consentement de vos contacts existants, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Créer .
2. Nommez votre e-mail, puis cliquez sur Créer un e-mail .
3. Dans la section Contenu , appuyez sur Créer un e-mail .
4. Sur la page Sélectionner un modèle , cliquez sur l'onglet Thèmes .
5. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Alertes pour abonnés .
6. Cliquez sur le modèle d'alerte RGPD pour les abonnés .

Le modèle comprend des suggestions de contenu que vous pouvez modifier. Visualisez et testez votre e-mail comme d'habitude, puis envoyez-le à tous vos destinataires.

Après avoir envoyé votre e-mail de consentement, utilisez les segments Autorisations marketing pour communiquer uniquement avec les contacts qui ont accepté explicitement votre message marketing. Vous pouvez essayer de désabonner en masse tous les contacts qui n'ont pas choisi de recevoir de messages publicitaires.

Certaines autorités dans l'UE recommandent aux entreprises de renouveler régulièrement leur consentement, suggérant que des renouvellements peuvent toujours être envoyés. Il est important que vous ayez une base légale, comme un consentement ou un intérêt légal, pour envoyer un e-mail à un contact.

Si vous ne pensez pas que vous disposez des droits nécessaires, conformément au RGPD, pour envoyer un e-mail à un contact, vous pouvez éviter d'envoyer un e-mail de confirmation et supprimer le contact de votre réception. Comme toujours, nous vous suggérons de communiquer avec le conseiller juridique de votre région pour discuter des détails de votre situation.

Versions du formulaire

Lorsqu'un nouveau contact s'inscrit à votre marketing via une page d'inscription ou une page de destination compatible avec le RGPD, nous enregistrons les informations dans une version en texte clair de votre formulaire. Cette section contient les champs RGPD que votre contact a vus lors de son abonnement. Vous pouvez ainsi montrer que vous avez décrit vos activités marketing avec précision. Vous pouvez voir ces infos à tout moment sur la page de profil du contact .

Vous pouvez modifier les préférences pour votre contact ici, mais nous ne vous le recommandons pas. Avant de modifier les préférences de votre contact, assurez-vous de disposer de son consentement explicite et vérifiable.