Domande frequenti sull'importazione dei dati in QuickBooks Online

È possibile utilizzare un file CSV (Comma Separated Values), Fogli Google o un file XLS/XLSX per importare le informazioni in QuickBooks Online. 

Ecco alcuni dettagli sui diversi formati:

• File CSV: un formato di file comune utilizzato per i file di testo che contengono dati tabulari. Nei file CSV, ogni campo di testo è separato da una virgola, un punto e virgola o un altro carattere speciale.
• File XLS/XLSX: XLS è il formato di file di Microsoft Excel 1997-2003. Microsoft Excel 2007 e versioni successive utilizzano il formato di file XLSX.
• Fogli Google: un foglio di calcolo basato su cloud creato su Google Drive.

È possibile importare contenuti da più origini. Ad esempio, se si dispone di un elenco di contatti in Excel (XLS/XLSX) e alcuni in Outlook (CSV), è sufficiente seguire il processo di importazione per ogni origine.

È ora possibile importare le registrazioni contabili utilizzando i file CSV di Excel. È sufficiente creare una nuova registrazione contabile e selezionare Importa.

Prima di importare le registrazioni contabili, assicurarsi che il file contenga le informazioni seguenti:

• Libro contabile
• Data della registrazione
• Codice contabile
• Nome del conto
• Libro giornale
• addebiti
• Crediti
• Selezionare il formato della data

Se nel foglio di calcolo sono presenti nuovi conti, assicurati di aggiungerli al piano dei conti prima dell'importazione.

QuickBooks Online utilizza la prima riga del foglio di calcolo per la mappatura, senza importarne il contenuto. Per importare le informazioni contenute nella prima riga del file, aggiungi una riga di intestazione al foglio di calcolo o duplica la rima riga prima di importare il file.

Non è possibile importare un contatto già presente in QuickBooks Online. Controlla l'elenco contatti aggiornato e rinomina i nomi duplicati prima di importare il file.

È possibile importare esclusivamente fogli di calcolo con un numero di righe inferiore a 1.000. Ti consigliamo di suddividere il foglio di calcolo in file più piccoli e di importarli separatamente.

In QuickBooks Online è possibile importare solo campi specifici per ogni tipo di dati. Per ulteriori informazioni sui campi che possono essere importati, scarica i file di esempio disponibili nel prodotto QuickBooks.

No, QuickBooks Online non apporta modifiche al foglio di calcolo.

No, al momento non è possibile annullare o eliminare in batch i contatti importati.

• Se la versione di QuickBooks Online in uso supporta l'opzione multivaluta, per impostazione predefinita a tutti i clienti e i fornitori viene utilizzata la valuta locale. Se è necessario modificare la valuta del cliente o del fornitore, selezionare la colonna Valuta e scegliere la valuta da associare al contatto nella schermata Rivedi durante l'importazione dell'elenco.

Se i prodotti e i servizi sono stati importati in modo errato, è possibile sovrascrivere tutti i valori per ogni prodotto o servizio importato con lo stesso nome. È sufficiente importare di nuovo lo stesso file e selezionare Sovrascrivi tutti i valori nella parte inferiore della pagina.

Nota: dopo aver selezionato Importa, la sovrascrittura non può essere annullata.

Prima di convertirlo in QuickBooks Online, è necessario eseguire alcune attività per garantire che il file precedente sia il più pulito possibile.

Nota: se si sta convertendo il file da QuickBooks Desktop a QuickBooks Online, è consigliabile completare questi passaggi in QuickBooks Desktop prima di avviare il processo di conversione.

• Offerte: chiudere o finalizzare.
• Ordini di acquisto: chiudere o finalizzare.
• Attività non fatturata: eliminare o finalizzare.
• Eliminare i conti che non sono mai stati utilizzati nel piano dei conti. Al momento potrebbero essere impostate sullo stato inattivo, ma dovrebbero anche essere eliminate.
• Esegui una relazione sul libro paga per le date di conformità correnti (da inizio mese a oggi) se la conversione viene eseguita a metà periodo di rendicontazione.
• Stampa le informazioni complete sui dipendenti e i saldi per ferie correnti.
• Stampare i saldi da inizio anno (YTD) per Salari lordi, PAYG W e Superannuation per dipendente.
• Report di archiviazione eseguiti in base al bilancio di competenza, in tutte le date:
  • Bilancio di verifica
  • Stato patrimoniale
  • Relazione profitti e perdite
  • Crediti verso clienti scaduti (& dettagli)
  • Scadenza dei debiti verso fornitori (& dettagli)
  • Libro mastro generale (facoltativo ma consigliato)

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