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Acquisisci firme utilizzando App mobile di QuickBooks

by Intuit• Updated 1 week ago

Scopri come acquisire le firme utilizzando App mobile di QuickBooks.

Consenti al cliente di firmare stime o fatture con il App mobile di QuickBooks per una transazione veloce e sicura.

iOS

Vai su Menu, quindi su Vendite e ricevi pagamenti, quindi tocca Preventivi o Fatture.
Seleziona una transazione esistente o creane una nuova.
Aggiungere le informazioni necessarie.
Toccare Salva.
Toccare Ottieni firma.
Chiedi al cliente di firmare con il dito.
Toccare Fine.

Android

Vai su Menu, quindi su Vendite e ricevi pagamenti, quindi tocca Preventivi o Fatture.
Seleziona una transazione esistente o creane una nuova.
Aggiungere le informazioni necessarie.
Toccare Fine.
Chiedi al cliente di firmare con il dito.
Toccare Fine.

Scopri come richiedere la firma elettronica sui preventivi e come acquisire le firme di persona con l'app mobile di QuickBooks.

Esistono due modi per raccogliere le firme dei clienti in QuickBooks Online. È possibile richiedere la firma elettronica su un preventivo, in modo che il cliente firmi online prima di accettarlo o pagare un deposito. In alternativa, è possibile acquisire una firma di persona sul dispositivo mobile. In questo articolo vengono trattati entrambi.

Nota : La firma elettronica sui preventivi è disponibile in QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus e Advanced. Non è disponibile in Intuit Enterprise Suite.

Richiedi una firma elettronica su un preventivo

Quando si attiva Richiedi firma elettronica per un preventivo, il cliente visualizza un campo per la firma quando apre il preventivo. Il cliente non può accettare il preventivo finché non firma. Una volta firmato, QuickBooks:

Invia per e-mail una copia PDF firmata del preventivo all'utente e al cliente.
Memorizza il PDF firmato nel record del preventivo in modo che tu possa recuperarlo in qualsiasi momento.

Se richiedi anche un deposito sul preventivo, il cliente lo firma e lo paga in un unico passaggio.

Seleziona + Nuovo , quindi seleziona Preventivo .
Compila il preventivo come di consueto. Aggiungi il cliente, i prodotti o servizi e le eventuali richieste di versamento.
Espandere il pannello Personalizzazione .
Attivare l'opzione Richiedi firma elettronica .
Selezionare Salva o selezionare Rivedi e invia per e-mail il preventivo al cliente.

Suggerimento : QuickBooks memorizza l'ultima scelta effettuata sul modulo del preventivo. Se si attiva Richiedi firma elettronica per un preventivo, i nuovi preventivi saranno attivati per impostazione predefinita fino a quando non viene disattivata.

Cosa vede il cliente

Il tuo cliente riceverà la stessa e-mail di preventivo che hai già inviato. L'utente apre il collegamento e rivede il preventivo online. Quando è necessaria una firma elettronica, l'utente firma prima di poter approvare.

In che modo il cliente approva un preventivo?

Il cliente apre il collegamento al preventivo contenuto nell'e-mail.
Rivedono i dettagli e il totale del preventivo.
Nella sezione Firma , immettono il nome completo nel campo Nome completo .
Seleziona Accetta per firmare e approvare il preventivo.

QuickBooks conferma l'approvazione e ti comunica che il tuo cliente ha accettato il preventivo.

In che modo il cliente approva un preventivo e paga un deposito?

Se richiedi un acconto sul preventivo, la firma e il pagamento vengono eseguiti in un unico passaggio.

Il cliente apre il collegamento al preventivo contenuto nell'e-mail.
Rivedono l'importo del versamento e selezionano un metodo di pagamento: debito, credito o bancario.
Immettono i dettagli di pagamento.
Nella sezione Firma , immettono il nome completo nel campo Nome completo .
Seleziona Paga da firmare, approva il preventivo e paga il deposito in un'unica azione.

Nota : Se il cliente rifiuta il preventivo, QuickBooks non acquisisce una firma né crea un PDF firmato. Se il pagamento del deposito non riesce, QuickBooks non memorizza la firma. Il cliente può riprovare con un metodo di pagamento diverso.

Trova il PDF firmato

Dopo che il cliente ha firmato e pagato l'eventuale deposito richiesto, QuickBooks:

Consente di creare un file PDF firmato che include la firma, il nome completo e la data di accettazione del cliente.
Invia tramite e-mail una copia del PDF firmato al cliente.
Invia una copia tramite e-mail all'indirizzo Da sull'invio originale. Anche i destinatari Cc e Ccn ne ricevono una copia.
Memorizza il PDF firmato nel record del preventivo.

Recuperare il PDF firmato in un secondo momento

Vai a Tutte le app , quindi Centro clienti , quindi Preventivi .
Trova il preventivo.
Nella colonna Azione selezionare Visualizza PDF .

Nota : Il PDF firmato è un record di riferimento temporale. Mostra il preventivo esattamente come era al momento della firma del cliente, anche se il preventivo viene modificato in un secondo momento.

Modifica un preventivo dopo la firma del cliente

A volte l'ambito del lavoro cambia dopo che il cliente ha firmato. Qualsiasi modifica apportata alla determinazione del prezzo o alle voci della stima reimposta il preventivo su In sospeso e il cliente firma una nuova versione.

Quando è necessario ripetere la firma del cliente?

Se apporti una di queste modifiche, QuickBooks richiede di ripetere l'invio del preventivo dopo l'accettazione da parte del cliente:

Aggiungere, modificare o eliminare una voce di prodotto o servizio.
Modificare l'importo su una riga esistente.
Modificare l'importo o la percentuale del versamento.

Le modifiche apportate al nome del cliente, all'indirizzo o ad altri campi non ripristinano il preventivo. Il cliente firma di nuovo solo quando una modifica influisce sull'accordo concordato.

Inviare nuovamente il preventivo per una nuova firma

Apri il preventivo accettato e apporta la modifica. QuickBooks avvisa l'utente: "Il cliente dovrà firmare di nuovo".
Selezionare Continua per procedere. Lo stato del preventivo viene reimpostato su In sospeso . In alternativa, seleziona Torna indietro per mantenere il preventivo invariato.
Apporta le modifiche, quindi seleziona Rivedi e invia per inviare di nuovo il preventivo aggiornato.
Il cliente firma la nuova versione e QuickBooks crea un nuovo PDF firmato.

Importante : Se il cliente ha già versato un deposito sul preventivo originale, rimborsalo prima di richiederne uno nuovo. Un preventivo non può avere due depositi distinti.

Funzionamento delle firme con diversi tipi di preventivo

Il flusso di approvazione visualizzato dal cliente varia a seconda che tu abbia bisogno di una firma, di un deposito, di entrambi o di nessuno dei due.

Firma obbligatoria	Deposito richiesto	Operazioni eseguite dal cliente per l'approvazione
In data	No	Immette il nome completo nel campo Nome completo , quindi seleziona Accetta . QuickBooks crea un PDF firmato.
In data	Sì	Seleziona un metodo di pagamento, immette i dettagli di pagamento, immette il relativo nome completo, quindi seleziona Paga . QuickBooks crea un PDF firmato e acquisisce il versamento in un solo passaggio.
Disattive	No	Seleziona Accetta per approvare. Non viene acquisita alcuna firma e non viene creato alcun PDF firmato.
Disattive	Sì	Paga il deposito. Nessuna firma richiesta o acquisita.

Disattiva la firma elettronica per un preventivo

È possibile disattivare l'obbligo della firma elettronica per ogni singolo preventivo, ad esempio quando un cliente ha già accettato e deve solo accettare rapidamente.

Aprire il preventivo.
Espandere il pannello Personalizzazione .
Disattivare l'opzione Richiedi firma elettronica .
Selezionare Salva o Rivedi e invia .

L'impostazione predefinita per i nuovi preventivi è l'ultima scelta. Lasciare l'opzione disattivata per tornare alla raccolta delle approvazioni senza firme.

DOMANDE FREQUENTI

È possibile richiedere una firma elettronica sulle fatture?

No. È possibile richiedere la firma elettronica solo per i preventivi.

Il PDF firmato è legalmente vincolante?

Il PDF firmato acquisisce il nome completo digitato del cliente, il preventivo esatto concordato e la data e l'ora in cui ha firmato. Firma elettronica negli Stati Uniti ESIGN Act e UETA. L'applicabilità in una controversia specifica dipende dall'accordo e dalle circostanze. Rivolgiti al tuo avvocato in caso di domande su un caso specifico.

Cosa avviene se il pagamento del deposito del cliente non va a buon fine?

QuickBooks non salva la firma né crea un PDF firmato. Il cliente vede un errore e può riprovare con un metodo di pagamento diverso. Una volta che il pagamento è andato a buon fine, QuickBooks acquisisce la firma e il versamento insieme.

Più persone possono firmare lo stesso preventivo?

No. Un destinatario firma il preventivo, di solito il contatto cliente principale. Se sono necessarie più firme su un accordo, utilizzare uno strumento di firma elettronica separato per il documento.