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Immetti e gestisci fatture e pagamenti di fatture in QuickBooks Online

by Intuit• Updated 3 days ago

Scopri come monitorare le fatture e registrare i pagamenti.

Oltre a monitorare le vendite, QuickBooks Online semplifica la registrazione delle spese aziendali. L'immissione di reddito e spese fornisce un quadro più completo dell'attività e del profitto.

È possibile registrare le fatture una alla volta, oppure registrare più fatture di acquisto per più fornitori contemporaneamente per QuickBooks Online. Se hai già pagato una spesa aziendale, immettila come spesa.

Dopo aver ricevuto una fattura di acquisto da un fornitore, procedi nel seguente modo per registrarla:

  1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
  2. Selezionare Fattura.
  3. Dall'elenco a discesa Fornitore ▼ selezionare un fornitore.
  4. Dall'elenco a discesa Termini ▼ selezionare i termini della fattura di acquisto. Questa è la data in cui il fornitore prevede di ricevere il pagamento.
  5. Immettere laData della fattura,la Data di scadenzaeil N. fattura. man mano che vengono registrati sulla fattura di acquisto.
  6. Immettere i dettagli della fattura di acquisto nella sezioneDettagli categoria . Dall'elenco a discesaCategoria ▼ selezionare il conto uscite da utilizzare per monitorare le transazioni di spesa. Quindi, immetti una descrizione. 

Suggerimento: è inoltre possibile immettere prodotti e servizi specifici nella sezione Dettagli articoloper visualizzare i dettagli della fattura di acquisto. Per configurare, Vai a Impostazioni Icona dell'ingranaggio delle impostazioni. e selezionareAccount e impostazioni. Selezionare Spese. Nella sezione Fatture e spese selezionare Modifica. Quindi, attivare l' opzione Mostra tabella articoli su spesa e l'opzione moduli di acquisto .

  1. Immettere l'importo e imposta. L'importo totale visualizzato si basa sull'opzione selezionata nel Imposta campo.
  2. Se si prevede di fatturare la spesa a un cliente, selezionare Fatturabile e selezionare il nome del cliente dall'elenco a discesaCliente ▼ . Ulteriori informazionisulle spese fatturabili.
  3. Al termine, selezionaSalva e chiudi.

Suggerimento: se sono presenti più siti di lavoro o segmenti di attività, è possibile selezionare le località anche dall'elenco a discesa Località ▼ . Scopri come attivare e utilizzare il monitoraggio della posizione.

Carica le fatture dal tuo computer

Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto Apri questo link in una nuova finestra

  1. Dall'elenco a discesa Aggiungi fattura ▼ selezionare Carica dal computer.
  2. Trascina e rilascia i file nella finestra Carica, oppure seleziona il pulsante Carica per scegliere i file sul tuo computer.
    Nota: QuickBooks supporta immagini PDF, JPEG, JPG, GIF e PNG.

Attiva Campo fatturabile

  1. Vai a Impostazioni Icona dell'ingranaggio delle impostazioni. e selezionareAccount e impostazioni.
  2. SelezionareOra. 
  3. SelezionaScheda attivitàe assicuratiche Mostra campo del servizioeConsenti che le ore di lavoro siano fatturabilisiano attivati. 
  4. SelezionareSalva, quindiFine.

Esistono due modi per registrare i pagamenti di fatture di acquisto. Segui la procedura più adatta a te.

Importante: viene registrata solo la contabilità per i pagamenti di fatture di acquisto effettuati. È ancora necessario elaborare i pagamenti nel modo richiesto dal fornitore:

  1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
  2. Selezionare Paga fatture.

Qui è possibile visualizzare tutte le fatture di acquisto aggiunte a QuickBooks. Mostra gli importi dovuti e la data di scadenza di ogni fattura di acquisto. In genere vengono mostrate le fatture dell'ultimo anno. Per visualizzare le fatture di acquisto relative a un periodo di tempo diverso o solo a una società specifica, è possibile selezionare Filtri Testo alternativo immagine.

Per registrare i pagamenti effettuati a fronte di una fattura di acquisto:

Suggerimento: se i pagamenti verso la stessa fattura sono stati effettuati da conti diversi (ad esempio, alcuni tramite assegno e altri tramite carta di credito), o se i pagamenti sono stati effettuati in giorni diversi, immettere ogni pagamento separatamente. Immettile giorno per giorno e conto per conto.
  1. Dall'elenco a discesaConto pagamenti ▼ , seleziona il conto da cui hai pagato la fattura di acquisto.
  2. Se si seleziona un conto corrente o di risparmio, è possibile immettere ilnumero di riferimento. Questa operazione è facoltativa.
  3. Immettere la Data pagamento.
  4. Seleziona le caselle di controllo relative alle fatture per le quali hai effettuato un pagamento.
  5. Nella colonna Pagamento , immetti l'importo pagato per ogni fattura di acquisto.

Se è presente del credito con il fornitore, è possibile applicarlo nella colonna Credito applicato .

  1. Selezionare Salva, Salva e chiudio Salva e stampa.

Le fatture di acquisto selezionate vengono contrassegnate come pagate.

Attenersi alla seguente procedura solo se il pagamento è stato effettuato tramite assegno. In questo modo il pagamento viene registrato in modo specifico per garantire la precisione di QuickBooks:

  1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
  2. Selezionare Assegno.
  3. Dall'elenco a discesaBeneficiario ▼ , seleziona il fornitore che hai pagato. Verrà aperta una finestra con tutte le fatture non pagate.
  4. SelezionareAggiungi per aggiungere una fattura non pagata all'assegno.
     Nota: se non visualizzi questo messaggio, seleziona la piccola freccia accanto al campo Importo . Se disponi di crediti con il fornitore, puoi aggiungerli anche dalla sezioneCrediti .
  5. Dall'elenco a discesaConto bancario/di credito ▼ selezionare il conto dal quale è stato effettuato il pagamento tramite assegno.
  6. Nel campoImporto , immettere l'importo dell'assegno.
  7. Nella sezioneTransazioni non pagate selezionare le fatture di acquisto a cui è stato inviato il pagamento dell'assegno.
     Suggerimento: se si tratta di fatture multiple, seleziona le relative caselle di controllo. Puoi dividere il pagamento e immettere un importo per ogni fattura nella colonnaPagamento .
  8. Al termine, selezionareSalva e nuovo oSalva e chiudio Salva e invia.
    Suggerimento: è inoltre possibile selezionare Stampa per stampare un assegno fisico.

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