Usar o acesso de auditoria no QuickBooks Online

Saiba o que o registro de auditoria pode fazer e como usá-lo para manter um registro de auditoria.

QuickBooks Online O mantém registro de suas atividades no registro de auditoria. Você pode ver quem fez alterações nos livros contábeis e o que foi feito.

Saiba mais sobre o registro de auditoria

QuickBooks Online registra todas as suas transações financeiras no plano de contas.

Mas ele também registra todas as atividades da conta no registro de auditoria, como acessos de usuários, alterações em QuickBooks configurações, edições em clientes, fornecedores, funcionários e envios de folha de pagamento. QuickBooks registra o seguinte no registro de auditoria:

• A data de qualquer alteração nos seus livros contábeis
• O nome do usuário que fez a alteração
• O tipo de mudança ou evento
• O nome de qualquer cliente ou fornecedor relacionado à mudança
• Qualquer data e valor originais de transação

Os eventos registrados no registro de auditoria ficam disponíveis por dois anos.

Observação: as saídas só são registradas no registro de auditoria quando você clica em Sair. As saídas não são registradas se você fechar o navegador, acessar outro site ou quando QuickBooks desconecta você automaticamente devido a inatividade.

Usar o registro de auditoria

Façalogin como administrador para acessar o registro de auditoria. Fale com o administrador principal se não a vir.

1. Acessar Configurações⚙ e selecione Registro de auditoria.
2. Use os campos no para escolher o filtroUsuário,DataouEventos adequado e restringir os resultados.

O registro de auditoria mostra 150 registros de uma vez. Para a maioria das transações ou eventos, selecioneExibirna coluna Histórico para abrir o histórico de auditoria. Isso informa quem fez a alteração e o que foi feito.

Você poderá ver uma coisa chamada "edição indireta". QuickBooks registra edições indiretas quando alguém altera uma transação que já estava nos seus livros contábeis (por exemplo, se alguém edita uma conciliação concluída).

Observação: por motivos de auditoria e segurança, não é possível desativar o registro de auditoria.

Saiba mais sobre os usuários criados pelo QuickBooks

QuickBooks O cria automaticamente perfis de usuário específicos para monitorar certas ações no registro de auditoria. Se você vir um usuário não reconhecido, é mais provável que seja um destes:

• Administração da Conexão bancária: exibe uma alteração relacionada às suas contas bancárias conectadas feita automaticamente pelo QuickBooks.
• Representante do suporte: exibe as alterações feitas por um consultor de suporte do QuickBooks.
• Administração do sistema: exibe as alterações feitas automaticamente pelo QuickBooks. Isso pode ocorrer por vários motivos, como:
  • Você altera um registro, e a mudança afeta outro registro. Por exemplo, se você editar um pagamento e vinculá-lo a uma fatura diferente, poderá ver um evento de Administração do sistema para uma alteração na fatura original.
  • Você conecta um aplicativo de terceiros ao QuickBooks. Quando o aplicativo de terceiros envia dados ao QuickBooks ou quando faz uma alteração nos seus dados atuais, isso aparece como um evento de administração do sistema.
  • Você cria uma transação recorrente, como uma despesa recorrente. Quando o QuickBooks adiciona automaticamente uma instância da transação aos seus livros contábeis, um evento de Administração do sistema é exibido no registro de auditoria.
  • Você configura outros eventos para acontecerem automaticamente, mesmo quando não está conectado. Por exemplo, um evento de Administração do sistema pode aparecer quando houver uma atualização nos feeds bancários.