QuickBooksHelpIntuit

Usar o acesso de auditoria no QuickBooks Online

by Intuit• Updated 1 week ago

Saiba o que o registro de auditoria pode fazer e como usá-lo para manter um registro de auditoria.

QuickBooks Online monitora não apenas as transações financeiras, mas todas as atividades de conta no registro de auditoria. Isso inclui acessos de usuários, alterações emQuickBooks configurações de, edições em clientes, fornecedores e funcionários. Se você precisa encontrar uma transação excluída, como uma fatura excluída, pesquise o log para encontrar o registro específico.

O registro de auditoria oferece um registro detalhado de quem fez alterações e quais ações foram realizadas para ajudar você a gerenciar seus livros contábeis.

Os eventos registrados no registro de auditoria ficam disponíveis por dois anos.

Observação: as saídas só são registradas no registro de auditoria quando você clica em Sair. As saídas não são registradas se você fechar o navegador, acessar outro site ou quando QuickBooks desconecta você automaticamente devido a inatividade.

O que será necessário

Um ativoQuickBooks Online assinatura.
Acesso de administrador. Se não for possível ver o registro de auditoria, entre em contato com o administrador principal para obter acesso.

Encontrar uma fatura ou uma atividade excluída

Se você está procurando como encontrar uma fatura excluída ou revisar as atividades da fatura emQuickBooks Online , siga as etapas abaixo:

Acessar Configurações⚙ e selecione Registro de auditoria .
Selecione o usuário , a data de alteração ou os eventos adequados nos respectivos menus suspensos ▼ para filtrar os resultados.
Localize a transação ou evento nos resultados, que exibem 150 registros de cada vez.
Selecione Exibir na coluna Histórico para abrir o histórico de auditoria dessa transação específica.
Observação : a opção Ver está disponível na coluna Histórico somente para transações específicas.

Observação: por motivos de auditoria e segurança, não é possível desativar o registro de auditoria.

RevisarQuickBooks perfis de usuário

QuickBooks O cria automaticamente perfis de usuário específicos para monitorar certas ações no registro de auditoria. Se você vir um usuário não reconhecido, é mais provável que seja um destes:

Administração da Conexão bancária : exibe uma alteração relacionada às suas contas bancárias conectadas feita automaticamente porQuickBooks Online .
Representante do suporte : exibe as alterações feitas por umQuickBooks Online consultor de suporte
Administração do sistema : exibe as alterações feitas automaticamente porQuickBooks Online . Isso pode ocorrer por vários motivos, como:
- Você altera um registro, e a mudança afeta outro registro. Por exemplo, se você editar um pagamento e vinculá-lo a uma fatura diferente, poderá ver um evento de Administração do sistema para uma alteração na fatura original.
- Você conecta um aplicativo de terceiros (disponível somente em inglês) paraQuickBooks . Quando o aplicativo de terceiros envia dados ao QuickBooks ou quando ele altera seus dados atuais, isso aparece como um evento de administração do sistema.
- Você cria uma transação recorrente , como uma despesa recorrente. QuandoQuickBooks adiciona automaticamente uma instância da transação aos seus livros, um evento de Administração do sistema aparece no registro de auditoria.
- Você configura outros eventos para acontecerem automaticamente, mesmo quando não está conectado. Por exemplo, um evento de Administração do sistema pode aparecer quando houver uma atualização nos feeds bancários.

Resultados

O registro de auditoria exibe a data da alteração, o usuário que a fez e os detalhes da transação original.

Próximas etapas

Revise as "edições indiretas" no histórico, que ocorrem quando alguém modifica uma transação que já está nos seus livros contábeis, como uma conciliação editada.